W uchwale dotacyjnej nie można wprowadzać wymogu raportowania list obecności uczniów

Powiat chce wprowadzić nowe zasady dotowania szkół niepublicznych i publicznych, które są prowadzone przez inne podmioty niż JST. Dlatego w projekcie uchwały wprowadzono dwa obowiązki: dołączenia do informacji o frekwencji uczniów za dany miesiąc kopii list obecności oraz przechowywania przez placówki dokumentacji finansowej przez pięć lat. Oba rozwiązania mają wzmocnić kontrolę nad środkami publicznymi przekazywanymi w ramach dotacji. Czy takie zapisy są dopuszczalne?

Upoważnienie ustawowe do wprowadzania uchwał dotacyjnych zawiera art. 38 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (dalej: u.f.z.o.). Z jego treści wynika, że organ stanowiący jednostki samorządu ustala w drodze uchwały:

• tryb udzielania i rozliczania dotacji, o których mowa w art. 15–21, art. 25, art. 26, art. 28–31a i art. 32 u.f.z.o., oraz
• tryb przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania, w tym zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji i w rozliczeniu jej wykorzystania,
• termin przekazania informacji o liczbie odpowiednio dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych lub słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych, o których mowa w art. 34 ust. 2 u.f.z.o., oraz
• termin i sposób rozliczenia wykorzystania dotacji.

Organem stanowiącym w przypadku dotowania placówek przez powiat będzie rzecz jasna rada powiatu. Niewątpliwie ma ona kompetencje do określenia terminu przekazania informacji o liczbie uczniów. Taki wymóg ustanowiony w uchwale dotacyjnej jest w pełni legalny, jednakże nie powinien być rozszerzany o dodatkowe kwestie związane m.in. z uwierzytelnionymi kopiami list obecności uczniów.

W ramach kontroli

Możliwość żądania uwierzytelnionymi kopiami list obecności uczniów wynika natomiast z innej podstawy prawnej i dotyczy innego etapu, a mianowicie związanego z kontrolą dotacji. Z art. 36 ust. 1–2 u.f.z.o. wynika, że organ dotujący, o którym mowa w art. 15–21, art. 25, art. 26, art. 28–31a i art. 32, może kontrolować prawidłowość pobrania i wykorzystania dotacji udzielonych zgodnie z ww. przepisami. Ponadto osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli mają prawo wstępu do przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek oraz wglądu do prowadzonej przez nie dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją, a w przypadku szkół, o których mowa w art. 26 ust. 2 u.f.z.o., także mają prawo wglądu do list obecności, o których mowa w art. 26 ust. 3, oraz ich weryfikacji. Z kolei z tej ostatniej regulacji wynika, że uczestnictwo uczniów w obowiązkowych zajęciach edukacyjnych, o którym mowa w ust. 2, potwierdza się na tych zajęciach ich własnoręcznymi, czytelnymi podpisami na listach obecności.

Podobnie wskazano w uchwale nr KI.411.60.2023 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie z 24 maja 2023 r. (www.krakow.rio.gov.pl). W rozstrzygnięciu nadzorczym również weryfikowano uchwałę rady powiatu w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla szkół i placówek oświatowych, poradni psychologiczno-pedagogicznych prowadzonych przez osoby fizyczne lub osoby prawne oraz trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania. Zakwestionowano m.in. zapis o treści: „Do 5-go dnia każdego miesiąca organ prowadzący szkołę, w której nie jest realizowany obowiązek szkolny lub nauki, dostarcza informację o frekwencji uczniów w poprzednim miesiącu, z uwzględnieniem spełnienia wymogu 50 proc. obecności na obowiązkowych zajęciach edukacyjnych. Do informacji należy dołączyć uwierzytelnione kserokopie list obecności, na których uczestnictwo potwierdzone będzie własnoręcznymi i czytelnymi podpisami uczniów. Zakres danych, które powinny być zawarte w korekcie informacji miesięcznej określa załącznik nr 3 do niniejszej uchwały”. W ramach argumentacji prawnej RIO wskazała m.in., że rada powiatu w sposób nieuprawniony żąda dołączenia do korekty informacji o liczbie uczniów uwierzytelnionych kserokopii list obecności, na których uczestnictwo będzie potwierdzone własnoręcznymi i czytelnymi podpisami uczniów. Podkreślono, że ustawodawca nie upoważnił rady powiatu do żądania od podmiotów dotowanych przekazywania wraz z tą informacją o frekwencji uczniów czy jej korektą dokumentów w postaci list obecności uczniów. Jak zaznaczono, weryfikacja list obecności jest możliwa dopiero na etapie kontroli. Podobnie wskazano w wyroku NSA z 24 marca 2022 r. (sygn. akt I GSK 1452/21), w którym podkreślono, że: „W świetle art. 38 ust. 1 ustawy z 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, uprawnienie do żądania od kontrolowanego dokumentów wymienionych w art. 36 ust. 2 tej ustawy aktualizować się może jedynie podczas kontroli. Ustawodawca nie przewidział obowiązku beneficjenta dotacji cyklicznego raportowania organowi udzielającemu dotacji danych o frekwencji uczniów na obowiązkowych zajęciach edukacyjnych. Przeciwnie, z treści tego przepisu wynika, że wgląd do list obecności na takich zajęciach mają właśnie osoby upoważnione do kontroli, a więc podczas kontroli, a nie przed jej uruchomieniem”.

Konieczność przechowywania

Nielegalny jest też wymóg przechowywania dokumentacji przez organy prowadzące przedszkola przez minimum pięć lat. W ww. rozstrzygnięciu nadzorczym RIO w Krakowie zaakcentowano, że zapis ten wykracza poza zakres regulacji, do których była władna rada powiatu na podstawie art. 38 u.f.z.o. Jednocześnie zwrócono uwagę na art. 36 ust. 5 tej ustawy, gdzie postanowiono, że kontrola może obejmować okres pięciu lat budżetowych poprzedzających rok budżetowy, w którym jest ona przeprowadzana. W tym zakresie organ nadzoru podał, że możliwość czasowa żądania określonych dokumentów do kontroli została już przez ustawodawcę uregulowana.

Podsumowując, w uchwale dotacyjnej nie ma możliwości wprowadzenia wymogu comiesięcznego raportowania o liczbie uczniów w postaci dołączania do informacji o frekwencji uczniów listy obecności uczniów. Tego typu dane mogą być tylko weryfikowane w trakcie czynności kontrolnych. Podobnie nielegalne jest wprowadzenie w uchwale dotacyjnej zapisu odnośnie do okresu przechowywania dokumentacji. „Usprawiedliwieniem” w tym zakresie nie mogą być argumenty natury celowościowej. Organ wprowadzający uchwałę dotacyjną powinien bowiem przestrzegać ustawowego zakresu upoważnienia, a to nie pozwala na przyjmowanie zapisów, które co prawda są ważne w kontekście nadzoru nad środkami publicznymi, jednakże pozbawione są przymiotu legalności. ©℗