Urzędy jednostek samorządu terytorialnego są również pracodawcami – to oczywiste. Dlatego na szkoleniach niejednokrotnie pojawiają się również pytania z zakresu podatków czy wypłaty wynagrodzeń.
Zmieniające się przepisy sprawiają, że pracownicy odpowiedzialni za kwestie kadrowo-podatkowe gmin, miast czy powiatów często mają wątpliwości co do określonych stanów faktycznych. Odpowiadamy na wybrane pytania, jakie pojawiały się w ostatnich miesiącach.
O co pytają na szkoleniach
Korzyści z nieoprocentowanych pożyczek
ODPOWIEDŹ Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 658; dalej: ustawa o PIT) przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 7 sierpnia 2014 r. (sygn. akt TK 7/13) wskazano, jakie dokładnie przesłanki powinny być spełnione, aby po stronie podatnika powstał przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Wśród nich wskazane zostały następujące okoliczności:
1) świadczenie zostało spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z niego w pełni dobrowolnie),
2) świadczenie zostało spełnione w jego interesie (a nie interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
3) korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi.
W kontekście powyższego należałoby uznać, że samo udzielenie pożyczki przez zakład pracy nie stanowi przychodu dla pracownika. Ze swej istoty umowa pożyczki nakłada na pożyczającego obowiązek zwrotu tej samej ilości pieniędzy albo tej samej ilości rzeczy tego samego gatunku i tej samej jakości. Zatem z punktu widzenia podatku dochodowego od osób fizycznych kwota pożyczki jest świadczeniem zwrotnym i powinna zostać zwrócona przez pożyczkobiorcę. W rezultacie sama pożyczka nie stanowi przychodu podatkowego dla pożyczkobiorcy, ponieważ w wyniku jej udzielenia nie następuje przysporzenie majątkowe o charakterze definitywnym. Umowa pożyczki nakłada na pożyczającego obowiązek zwrotu tej samej ilości pieniędzy.
Odnosząc się natomiast do kwestii nieprocentowania lub niskiego oprocentowania takich pożyczek, warto zwrócić uwagę, że organy podatkowe w wydawanych interpretacjach duże znaczenie nadają temu, czy mają one charakter indywidualny, czy są udzielane przy zachowaniu jednakowych zasad i warunków.
W konsekwencji, jeżeli pożyczki są udzielane np. na podstawie regulaminu i zasady udzielania pożyczek oraz kwoty pożyczek są jednolite dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich stażu, zatrudnienia czy stanowiska, nie spowoduje to powstania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Wówczas pracodawca nie będzie miał obowiązku wyliczania hipotetycznych odsetek i pobierania od nich zaliczki na podatek ani uwzględniania ich w informacji PIT-11. Analogiczne stanowisko zostało zaprezentowane w interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Podatkowej z 9 listopada 2022 r. (nr 0112-KDIL2-1.4011.704.2022.1.KF).
Na powyższe nie ma też wpływu, czy takie pożyczki są finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Zaległe wynagrodzenie
ODPOWIEDŹ Od 1 stycznia 2023 r. obowiązuje art. 31a ust. 7 ustawy o PIT, który reguluje te kwestie. Stanowi on, że wypłacając pracownikowi wynagrodzenie po ustaniu stosunku pracy, przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy płatnik pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika. Od powyższej zasady przewidziane są wyjątki, ale dotyczą one wyłącznie: wniosku o niestosowanie ulgi na młodych, wniosku o niestosowanie pracowniczych kosztów uzyskania przychodów oraz wniosku o niestosowanie 50-proc. kosztów z tytułu praw autorskich.
Treść powyższego przepisu powoduje zatem, że wypłacając byłemu pracownikowi zaległe wynagrodzenie, nie możemy zastosować kwoty zmniejszającej podatek. Kwota ta bowiem jest stosowana przez płatnika wyłącznie na wniosek pracownika składany na formularzu PIT-2.
Natomiast inaczej wygląda już kwestia miesięcznych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów. Koszty podstawowe w wysokości 250 zł miesięcznie pracodawca stosuje na podstawie przepisów. Z kolei podwyższone koszty uzyskania w wysokości 300 zł miesięcznie są stosowane na wniosek pracownika, który powinien oświadczyć, że jego miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz że nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.
W konsekwencji, wypłacając byłemu pracownikowi zaległe wynagrodzenie jako płatnik, będziemy mogli zastosować podstawowe koszty uzyskania przychodów, a nie zastosujemy kosztów podwyższonych, gdyż oświadczenie na ten temat powinniśmy pominąć.
Warto również zwrócić uwagę na interpretację wydaną w ostatnim czasie przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (z 24 marca 2023 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.1095.2022.2.MN). Organ uznał w niej, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik, z którym ustał stosunek prawny, złożył kolejne oświadczenia i wnioski. Zdaniem organu samo ustanie stosunku prawnego pomiędzy stronami danej umowy nie powoduje, że strony tego stosunku przestają być w relacji płatnik‒podatnik. Literalne brzmienie przepisu nie wyklucza możliwości składania po ustaniu stosunku prawnego wniosków i oświadczeń będących podstawą wypłaty podatnikowi należnych mu świadczeń. Wobec powyższego organ uznał, że po ustaniu danego stosunku prawnego podatnik nie traci uprawnień do złożenia płatnikowi oświadczeń i wniosków, które mogłyby mieć wpływ na obliczenie zaliczki na podatek dochodowy od świadczeń dokonywanych po ustaniu ww. stosunku.
W tym miejscu warto jednak zwrócić uwagę na art. 31a ust. 5 ustawy o PIT, który stanowi, że płatnik uwzględnia oświadczenie lub wniosek podatnika najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał. Może się zatem okazać, że złożenie takiego oświadczenia/wniosku po ustaniu stosunku pracy nie przyniesie zamierzonego efektu.
Złożenie PIT-2
ODPOWIEDŹ Obecnie zleceniobiorcy mają możliwość złożenia oświadczeń i wniosków na formularzu PIT-2, nie mają jednak takiego obowiązku. Wszystko będzie zależało od indywidualnej sytuacji danego zleceniobiorcy.
Co do wniosku o stosowanie kwoty zmniejszającej podatek od początku 2023 r. nastąpiły istotne zmiany. Taki wniosek może bowiem być złożony kilku płatnikom – maksymalnie trzem, w tym również właśnie zleceniodawcom. Wybór kilku płatników powoduje, że kwota zmniejszająca podatek jest stosowana przez każdego z nich w odpowiednio obniżonej wysokości. Jeżeli więc zleceniobiorca ma kilka stosunków prawnych, z których uzyskuje stosunkowo niskie przychody, opodatkowane według skali podatkowej, a od żadnego z tych stosunków nie odliczy się pełnej kwoty zmniejszającej podatek, może złożyć PIT-2. Oczywiście jeżeli uzyskuje przychody wyłącznie z umowy zlecenia również ma możliwość złożenia PIT-2 swojemu zleceniodawcy, wnioskując o stosowanie kwoty zmniejszającej podatek w pełnej wysokości, tj. 300 zł miesięcznie.
Brak złożenia takiego wniosku nie powoduje, że ta kwota przepadnie. Zostanie ona uwzględniona w zeznaniu rocznym, wpływając na zwrot podatku.
Dodatkowo zleceniobiorcy spełniający przesłanki do zastosowania zwolnienia w postaci ulgi dla młodych, ulgi dla rodzin 4+, ulgi dla osób zmieniających rezydencję podatkową czy ulgi dla seniorów mogą za pośrednictwem formularza PIT-2 złożyć stosowne oświadczenie. Wówczas zleceniodawca zastosuje przedmiotowe zwolnienia już w momencie wyliczania miesięcznych zaliczek. W takiej sytuacji brak złożenia PIT-2 także nie spowoduje, że ze zwolnienia nie będzie można skorzystać, będzie ono bowiem możliwe do wykazania w zeznaniu rocznym.
Zleceniobiorcy z Ukrainy
ODPOWIEDŹ Sposób opodatkowania cudzoziemców zatrudnionych na umowę zlecenia jest uzależniony od ich rezydencji podatkowej. Zgodnie z ustawą o PIT osoba fizyczna posiada polską rezydencję podatkową, jeżeli przebywa w Polsce ponad 183 dni lub posiada tutaj centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych). Ustalając powyższe okoliczności, płatnik może posłużyć się jedynie faktycznymi informacjami, które są w jego posiadaniu. Pomocne zatem będą posiadane przez zleceniodawcę informacje i dokumenty oraz informacje i dokumenty przedłożone przez podatnika. W praktyce zleceniodawcy w takich sytuacjach często proszą o złożenie oświadczenia lub wypełnienie przygotowanego dla tego celu kwestionariusza (ankiety).
W przypadku gdy cudzoziemiec będzie miał polską rezydencję podatkową (liczba dni faktycznego pobytu w Polsce w danym roku przekroczyła 183 dni lub tutaj znajduje się ośrodek jego interesów życiowych – np. jego małżonek, dzieci itp.), będzie opodatkowany na zasadach ogólnych. Zatem płatnik będzie wyliczał zaliczkę według stawki 12 proc. oraz będzie mógł zastosować kwotę zmniejszającą podatek, jeżeli zostanie złożony formularz PIT-2. Zleceniobiorca będzie też mógł skorzystać ze zwolnienia, np. ulgi dla młodych czy ulgi dla rodzin 4+, jeżeli będzie spełniał odpowiednie warunki uprawniające do skorzystania z tej preferencji. Po zakończeniu roku płatnik uwzględni to wynagrodzenie w deklaracji PIT-4R i sporządzi informację PIT-11.
Natomiast jeżeli cudzoziemiec będzie rezydentem podatkowym innego państwa, to zleceniodawca powinien pobrać zryczałtowany podatek dochodowy według stawki 20 proc. (zgodnie z art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT), a po zakończeniu roku wystawić deklarację PIT-8AR oraz informację IFT-1R.
W przypadku nierezydentów istnieje również możliwość zastosowania przepisów umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Taka umowa zawarta pomiędzy Polską a Ukrainą przewiduje, że umowa zlecenia, jako inna działalność o samodzielnym charakterze, powinna być opodatkowana wyłącznie w Ukrainie. W celu zastosowania przepisów umowy konieczne jest jednak posiadanie certyfikatu rezydencji. Jeżeli zatem zleceniobiorca przedstawi zagraniczny certyfikat rezydencji, płatnik nie pobierze w ogóle zaliczki na podstawie umowy. Będzie jednak zobowiązany do sporządzenia informacji IFT-1R. Powyższe znajduje potwierdzenie w indywidualnych interpretacjach podatkowych. Dla przykładu wskazać można na interpretację dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 sierpnia 2021 r., nr 0112-KDWL.4011.57.2021.1.TW, w której organ uznał, że: „w przypadku, gdy zleceniobiorca przy zawarciu umowy zlecenia przedłoży certyfikat rezydencji podatkowej, wydany przez właściwy ukraiński urząd, dochody z wykonywania umowy zlecenia są opodatkowane tylko na Ukrainie. Wówczas płatnik powinien sporządzić informację IFT-1R, którą przekaże w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym urzędowi skarbowemu [właściwemu ‒ red.] w sprawach opodatkowania osób zagranicznych oraz podatnikowi”. ©℗