Od 1 stycznia wzrosną ponownie stawki diet przysługujących m.in. pracownikom jednostek samorządu terytorialnego. Warto zatem wdrożyć wewnętrzne regulacje dotyczące zasad odbywania wyjazdów krajowych i zagranicznych.
Nowe stawki diet można znaleźć w opublikowanym 4 listopada br. rozporządzeniu ministra rodziny i polityki społecznej zmieniającym rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Omawiany akt prawny wejdzie zasadniczo w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia (29 listopada br.), z tym że zapis o treści „Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży” zacznie obowiązywać 1 stycznia 2023 r.
Skok od lipca o 50 proc.
Wskazana zmiana jest o tyle istotna, że to już druga podwyżka stawki diety w krajowej podróży służbowej w ciągu ostatniego półrocza. Przypomnijmy, że wzrost stawki wspomnianej diety do poziomu 38 zł został wprowadzony relatywnie niedawno, bo od 28 lipca 2022 r. Wcześniej (przez ponad dziewięć lat) obowiązywała stawka 30 zł za dobę.
Ponowny wzrost stawek diet może być wyzwaniem finansowym dla pracodawców samorządowych. Tak wysoka zmiana wysokości stawki diety z pewnością będzie miała wpływ na budżety pracodawców, w tym samorządowych, czyli gmin, powiatów i województw. Konieczne będzie wdrożenie oszczędności przy jednoczesnym zwiększeniu działań weryfikacyjnych potrzeb i celów odbywania podróży służbowych.
Dodajmy, że zmiany nastąpią w następstwie nowelizacji rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jest ono aktem wykonawczym w odniesieniu do art. 77[5] kodeksu pracy, z którego m.in. wynika, że „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Przepis ten stanowi ponadto, że minister właściwy do spraw pracy określi w drodze rozporządzenia wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju ‒ walutę, w jakiej będą ustalane dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Kiedy się należy
Warto w tym miejscu przypomnieć, że ww. dieta jest wypłacana pracownikowi w związku z odbywaniem podróży służbowej, a nie z tytułu wszelkich przejazdów pracowniczych. Zwracano już uwagę na ten fakt w orzecznictwie sądowym. W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 26 maja 2020 r. (sygn. akt I SA/Gd 2089/19) m.in. zaakcentowano, że podróż służbowa charakteryzuje się tym, iż jest odbywana poza obszar miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania oraz jest ograniczona zakładanym z góry terminem. Przy czym wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie. Decydującym elementem zakwalifikowania ‒ ze względu na miejsce ‒ wykonywania czynności zleconych przez pracodawcę jako podróży służbowej jest ich świadczenie poza stałym miejscem pracy. W tym pojęciu zawiera się cecha podróży służbowej jako zjawiska wśród obowiązków pracownika niecodziennego, okazjonalnego, w ramach pracowniczych powinności niezwyczajnego i nietypowego, stanowiącego pewien wyłom w zwykłym świadczeniu pracy. Stałymi miejscami pracy w rozumieniu art. 775 par. 1 kodeksu pracy są poszczególne, konkretne miejsca, do których (w granicach umowy o pracę) pracownik zostaje skierowany w celu stałego świadczenia umówionego rodzaju pracy. O podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczonej pracy jest wykonywane poza miejscem ustalonym w umowie o pracę.
Jeśli wziąć pod uwagę konstrukcję ww. przepisu, istotne jest to, że o ile pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki czy zasady wypłacania świadczeń związanych z podróżą służbową, o tyle pracodawcy samorządowi takiej swobody nie mają. W tym bowiem zakresie są oni związani wskazanymi wyżej przepisami, które mają charakter bezwzględnie obowiązujących, a więc nie mogą być zmieniane wolą stron. Mało tego: wydatki tego rodzaju muszą być dokonywane ściśle według przepisów finansowych, czego wyrazem są m.in. zasady określone w art. 44 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych. Z ich treści wynika, że jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Ponadto wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
W podanych wyżej uwarunkowaniach jest rzeczą oczywistą, że odbywanie podróży służbowych przez pracowników musi generować określone wydatki budżetowe. Kwestią zindywidualizowaną jest jednak zakres tych wydatków. Jest rzeczą naturalną, że jednostki o mniejszych zasobach kadrowych będą generować stosunkowo mniejsze wydatki na ww. cele w odróżnieniu od jednostek zatrudniających większą liczbę pracowników. W konsekwencji skutki wzrostu stawki diety mogą mieć zróżnicowane znaczenie dla wydatków budżetowych.
Wewnętrzne zasady
W świetle ostatnich zmian znaczenia nabierają wewnętrzne zasady odbywania podróży służbowych. Z dużym prawdopodobieństwem poszczególne JST będą z większą ostrożnością planować wydatki na podane cele, ograniczając je do minimum. Zresztą tendencja oszczędnościowa w różnego rodzaju wydatkach budżetowych, m.in. w zakresie podróży służbowych, uwidoczniła się w samorządach już w 2020 r., kiedy pandemia COVID-19 spowodowała ograniczenie podróży służbowych na znaczną skalę. Można więc stwierdzić, że zasadniczo wzrost stawek diety nie będzie większym zaskoczeniem w kontekście planowania wydatków budżetowych. Planowanie to powinno następować zgodnie z możliwościami finansowymi danej jednostki. Warto zatem wdrożyć w jednostce wewnętrzne procedury związane z zasadami rozliczania kosztów podróży służbowych – o ile jeszcze takie nie powstały.
Kto w urzędzie gminy ustala wewnętrzne procedury rozliczania podróży służbowych?
W przypadku struktury samorządu gminnego władnym do wydania takiego aktu prawnego będzie kierownik urzędu, którym jest wójt gminy. Ma to normatywne podstawy w art. 33 ust. 3 i 5 ustawy o samorządzie gminnym, gdzie postanowiono, że kierownikiem urzędu jest wójt i w tej roli wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
Oczywiście wspomniane mechanizmy powinny zostać wdrożone również na szczeblach jednostek organizacyjnych pozostających w strukturze samorządu, m.in. w jednostkach budżetowych.
W tym wewnętrznym akcie prawnym powinny się znaleźć zapisy m.in. przewidujące ustalenie potrzeby i celowości podróży służbowej, zasady ich weryfikowania przez uprawnione osoby. Chodzi o to, aby wydatki na podane cele miały racjonalne i merytoryczne uzasadnienie, o czym mowa we wspomnianych wyżej regulacjach ustawy o finansach publicznych.
Czy rada gminy może mieć wpływ na kształt regulaminu podróży służbowych lub na ograniczenie liczby podróży służbowych w urzędzie?
Nie, w zakres kompetencji kierowników jednostek nie powinny ingerować organy stanowiące JST. W orzecznictwie nadzorczym akcentuje się, że organy stanowiące gminy nie są upoważnione do określania obowiązków i zadań podmiotów podległych organom wykonawczym, w tym zwłaszcza obowiązków pracowników samorządowych zatrudnionych w poszczególnych wydziałach i jednostkach organizacyjnych gminy. Kompetencje w tym zakresie przysługują wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi), który jest kierownikiem urzędu i określa zarówno organizację, jak i zasady jego funkcjonowania, pełniąc również funkcję zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Z tego względu to nie rada gminy, ale organ wykonawczy ma wyłączne prawo do nałożenia na te podmioty obowiązków (por. rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody warmińsko-mazurskiego z 3 stycznia 2022 r., znak PN.4131.13.2022).
Argumenty za wprowadzeniem
Wprowadzenie takich wewnętrznych przepisów przez kierownika urzędu stanowiłoby przejaw realizacji tzw. kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 i nast. ustawy o finansach publicznych. W art. 68 tej ustawy postanowiono, że kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2) skuteczności i efektywności działania,
3) wiarygodności sprawozdań,
4) ochrony zasobów,
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7) zarządzania ryzykiem.
Natomiast zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu JST oraz kierownika jednostki. ©℗
To jeszcze się zmienia
Z rozporządzenia zmieniającego z 25 października 2022 r. wynikają jeszcze inne zmiany związane z wydatkami na podróże służbowe.
► Zmieniono również niektóre wysokości diet za dobę w przypadku podróży zagranicznej oraz limity wydatków na nocleg w poszczególnych państwach. Jak wynika z tabeli stanowiącej załącznik do rozporządzenia zmieniającego z 25 października 2022 r., kwoty diet zostały zmienione dla 31 państw, natomiast kwoty limitów na nocleg – dla 42 państw. Nowa wersja tabeli (a więc i nowe stawki) obowiązuje od 29 listopada br.
► W związku ze zwiększeniem wysokości diety krajowej od 1 stycznia 2023 r. zmianie ulegną również stawki na pokrycie kosztów przejazdu środkami komunikacji lokalnej oraz ryczałt za nocleg. I tak ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej (zgodnie z rozporządzeniem stanowiący 20 proc. wysokości diety) – wzrośnie do 9 zł (obecnie wynosi 7,60 zł), a ryczałt za nocleg (stanowiący 150 proc. diety) – do 67,50 zł (obecnie 57 zł). Natomiast zwrot udokumentowanych kosztów noclegu (następujący w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety) wyniesie maksymalnie do 900 zł (obecnie 760 zł). ©℗
Oprac. JP
Podstawa prawna
rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 2302)
rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2302)
art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2140)
art. 44 ust. 2 i 3, art. 68, art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2414)
art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 559; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561 )