13 października 2022 r. wchodzą w życie obszerne zmiany kodeksu spółek handlowych, wprowadzone ustawą z 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 807; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561). Wśród nich są m.in. istotne modyfikacje w przepisach regulujących działalność rad nadzorczych w spółkach kapitałowych. Dotyczą one również spółek komunalnych. Przypomnijmy, że w spółkach powstałych w wyniku przekształcenia przedsiębiorstwa komunalnego obligatoryjnie działa rada nadzorcza. Co więcej, każda spółka akcyjna (nawet jeżeli nie powstała z przekształcenia przedsiębiorstwa komunalnego) również musi posiadać taki organ – a wiele spółek komunalnych działa właśnie w tej formie. O jakich zmianach w funkcjonowaniu rad nadzorczych powinni zatem pamiętać włodarze gmin oraz osoby, które z ramienia jednostek samorządu terytorialnego zasiadają w radach nadzorczych spółek komunalnych? Jakie zmiany warto wprowadzić – jeśli podmioty do tej pory ich nie przeprowadziły? Przestawiamy przegląd najważniejszych nowości.

we wszystkich spółkach

Zacznijmy od omówienia podstawowych zmian w funkcjonowaniu rad nadzorczych, które nowelizacja wprowadza we wszystkich typach spółek kapitałowych (w tym spółkach akcyjnych i z ograniczoną odpowiedzialnością). Są to m.in.:
►1. Doroczne sprawozdanie. Dodano obowiązek sporządzania oraz składania przez radę nadzorczą corocznego pisemnego sprawozdania z wyników ocen sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki oraz pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy. Składa się je zgromadzeniu wspólników (lub odpowiednio walnemu zgromadzeniu). W przepisach o spółce z o.o. próżno jednak szukać szczegółowej regulacji poświęconej treści takich sprawozdań. Można się jednak posiłkować tymi, które znajdziemy w przepisach o spółce akcyjnej. Sprawozdanie rady nadzorczej powinno zatem zawierać:
  • wyniki ocen sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności spółki oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty,
  • ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego;
  • ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień zażądanych przez ten organ,
  • informację o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego doradcom i ekspertom.
W odniesieniu do spółek akcyjnych jest pewien specyficzny wymóg: sprawozdanie rady nadzorczej powinno zawierać dodatkowo również ocenę realizacji przez zarząd obowiązku informowania rady nadzorczej o aktualnej sytuacji spółki.
Polecamy: „Kodeks spółek handlowych z komentarzem do zmian". Sprawdź ofertę
► 2. Szersze obowiązki informacyjne. Rozszerzeniu uległ katalog osób zobligowanych do składania radom nadzorczym spółek kapitałowych wyjaśnień, sprawozdań, dokumentów i informacji – chodzi o osoby zatrudnione w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujące na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze. Po zmianie obowiązek przekazywania informacji radzie nadzorczej obejmować będzie zatem nie tylko pracowników spółki, lecz także osoby świadczące na jej rzecz usługi na mocy umów cywilnoprawnych. Warunkiem jest wszakże stała współpraca ze spółką. Inaczej mówiąc: osoby, które wykonały na rzecz spółki pojedyncze zlecenie, nie będą musiały obawiać się angażowania przez radę nadzorczą.
► 3. Obecność biegłego rewidenta na posiedzeniu rady nadzorczej. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie tych spółek kapitałowych, których sprawozdanie finansowe było poddane badaniu przez biegłego rewidenta. W takiej sytuacji obecność kluczowego biegłego rewidenta będzie wymagana na posiedzeniu rady nadzorczej, które poświęcone jest ocenie sprawozdania finansowego spółki za ostatni rok obrotowy. W trakcie owego posiedzenia kluczowy biegły rewident (lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej) przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej. Zgodnie z art. 30069 par. 31 ustawy z 15 września 2000 r. ‒ Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1467; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488; dalej: k.s.h.) rada nadzorcza jest obowiązana zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem o terminie posiedzenia.
► 4. Możliwość powoływania komitetów. Rada nadzorcza będzie mogła ustanowić doraźny lub stały komitet, składający się z jej członków, do pełnienia określonych czynności nadzorczych. Komitet rady nadzorczej będzie podejmował czynności zlecone przez radę. Może być powołany do doraźnego zbadania określonej sprawy oraz zaproponowania rozwiązań. Nie będzie jednak jedynie organem doradczym, jego członkowie uprawnieni będą do realizowania konkretnych uprawnień rady nadzorczej. Mogą także pełnić stałą funkcję w wydzielonym zakresie kompetencji rady nadzorczej. Komitet utworzony może zostać np. do stałego nadzoru nad określonym projektem realizowanym przez spółkę bądź nad sposobem wykonywania określonych zadań przez jej zarząd. Aby było to możliwe, ustawodawca wyposażył komitety rady nadzorczej w prawo badania wszystkich dokumentów spółki, żądania od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywania rewizji stanu majątku spółki. Powołanie jednego bądź kilku komitetów w ramach rady nadzorczej pozwala na przydzielenie konkretnych działań każdemu z nich. Dzięki temu poszczególnymi sprawami nie będzie musiała zajmować się cała rada nadzorcza, ale wybrani z jej grona specjaliści.
Ustanowienie komitetu oraz jego działalność nie będzie wszakże zwalniała członków rady nadzorczej z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru. Dodajmy, że dotychczas komitety takie były już często ustanawianie, jednakże praktyka ta nie miała formalnej podstawy prawnej.
► 5. Prawo powołania doradców. Rady nadzorcze zyskały kompetencję do podejmowania uchwał w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego doradcę (zwanego doradcą rady nadzorczej).
Uwaga! W umowie spółki można wyłączyć przedmiotową kompetencję rady nadzorczej albo ją ograniczyć (przykładowo wprowadzając kwotowy limit [budżet], w ramach którego rada nadzorcza uprawniona będzie do zatrudnienia doradcy).
Aby zapewnić pełną swobodę w wyborze doradcy, postanowiono, że umowa pomiędzy spółką a nim będzie zawierana przez radę nadzorczą. W interesie spółki wprowadzono zastrzeżenie, że doradca oraz osoba wykonująca czynności w jego imieniu lub na jego rzecz będą bezterminowo zobowiązani zachować w tajemnicy wszystkie niemające publicznego charakteru informacje i dokumenty otrzymane od spółki.
Doradca rady nadzorczej może być powołany np. w celu zbadania, na koszt spółki, określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku. Może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii. Zakres pracy doradcy określa umowa zawierana z wybranym ekspertem przez spółkę, którą reprezentuje rada nadzorcza. Fakt zawierania umowy z doradcą przez organ nadzoru ma wykluczyć ewentualne wpływy zarządu na wybór eksperta i tym samym zapewnić jego większą bezstronność. Podobnie jak w przypadku komitetu rady nadzorczej także doradca ma dostęp do dokumentów spółki, a zarząd zobowiązany jest do udzielania informacji żądanych przez doradcę.
► 6. Zwiększenie kompetencji przewodniczącego rady. Wprowadzono katalog kompetencji przewodniczącego rady nadzorczej (nowo dodany art. 2211 k.s.h.). Odpowiedzialny będzie za zwoływanie i organizację posiedzeń rady nadzorczej, w tym za pośrednictwem środków komunikowania się na odległość, a także należyte organizowanie jej prac.
► 7. Jawność głosowań. Zgodnie z art. 222 par. 41 k.s.h. głosy oddawane w trakcie posiedzeń przez poszczególnych członków organu nadzoru są jawne (chyba że umowa spółki lub regulamin rady nadzorczej stanowi inaczej).
► 8. Precyzyjniejsze wymogi co do protokołu rady nadzorczej. Dodano przepisy normujące sposób zwoływania posiedzeń rady nadzorczej i protokołowania jej obrad. W tej ostatniej kwestii doprecyzowano, że do protokołów rady nadzorczej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące protokołów zarządu (art. 222 par. 2 k.s.h.). Przy jednoczesnym uregulowaniu treści, jaką powinien zawierać protokół posiedzenia organu zarządzającego, pozwala to również na określenie treści protokołu z posiedzenia rady nadzorczej. A zatem jak wskazuje nowo dodany art. 2081 k.s.h., „protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej”.
► 9. Lojalność i poufność. Wprowadzono obowiązek lojalności członków rady nadzorczej względem spółki oraz obowiązek zachowania poufności członków organów spółki po wygaśnięciu mandatu (art. 3871 k.s.h.).
► 10. Ochrona tajemnic spółki. Na mocy art. 2091 k.s.h. oraz art. 2141 par. 2 k.s.h. – w przypadku spółki z o.o., a także art. 3771 par. 2 k.s.h. oraz art. 3871 par. 2 k.s.h. – w odniesieniu do spółki akcyjnej, na członków zarządu i członków rady nadzorczej nałożono zakaz ujawniania tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu. Przepisy te nie są precyzyjne, w szczególności nie wyjaśniają, jaką „tajemnicę” ustawodawca miał na myśli: czy chodzi o tajemnicę przedsiębiorstwa, tajemnicę handlową, czy może wszelkie tajemnice rozumiane jako informacje niedostępne publicznie. W tej sytuacji w praktyce w spółkach komunalnych mogą również pojawić się pytania o możliwość bieżącego raportowania przez członków organów spółki pracownikom nadzoru właścicielskiego. Problem ten może dotyczyć w szczególności spółek, w których gmina nie jest większościowym wspólnikiem. Jednocześnie jednak pamiętać należy, że nawet posiadanie mniejszościowego udziału w kapitale zakładowym spółki nie pozbawia wspólnika (akcjonariusza) praw udziałowych, w tym prawa do zaciągania informacji o sprawach spółki oraz dostępu do jej ksiąg i dokumentów (np. art. 212 k.s.h.). Niemniej jednak nowe regulacje mogą ograniczać prawo swobodnego przekazywania informacji akcjonariuszom spółek akcyjnych (którzy dysponują mniejszymi kompetencjami niż wspólnicy spółek z o.o.). Częściowo skutek ten łagodzony jest koniecznością składania przez radę nadzorczą szczegółowych sprawozdań walnemu zgromadzeniu akcjonariuszy.

w spółce akcyjnej

Niezależnie od zmian wprowadzonych w przepisach normujących rady nadzorcze w spółkach kapitałowych w sposób szczególny ustawodawca potraktował ten organ nadzoru w spółce akcyjnej. Oprócz wyżej omówionych zmian wprowadzono w niej bowiem także dodatkowe rozwiązania, które nie występują w innych spółkach kapitałowych:
► 1. Bieżące informowanie rady nadzorczej przez zarząd o aktualnej sytuacji spółki akcyjnej. Obowiązek ten dotyczy przekazywania informacji enumeratywnie wymienionych w art. 3801 k.s.h. Na jego mocy zarząd spółki akcyjnej zobowiązany został do udzielenia radzie nadzorczej, bez dodatkowego wezwania, informacji o:
  • uchwałach zarządu i ich przedmiocie,
  • sytuacji spółki, w tym w zakresie jej majątku, a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym,
  • postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki, przy czym powinien wskazać na odstępstwa od wcześniej wyznaczonych kierunków, podając zarazem uzasadnienie odstępstw,
  • transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki, w tym na jej rentowność lub płynność,
  • zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację spółki.
Co istotne, informacje powinny być przekazywane radzie nadzorczej na każdym jej posiedzeniu, chyba że postanowi ona inaczej. A w ostatnich dwóch przypadkach ‒ niezwłocznie po wystąpieniu określonych zdarzeń lub okoliczności.
Co ważne, w statucie spółki akcyjnej możliwe będzie wyłączenie opisanego wyżej obowiązku zarządu. Bieżące informowanie o sytuacji spółki rady nadzorczej może stanowić wszakże bardzo dobre narzędzie do weryfikacji funkcjonowania organu zarządzającego przez radę nadzorczą. A to ten organ uprawniony jest do powoływania, odwoływania oraz zawieszania członków zarządu spółki akcyjnej.
► 2. Przyznanie radzie nadzorczej prawa do udostępnienia akcjonariuszom treści raportu sporządzonego na zlecenie organu nadzoru przez zewnętrznego eksperta albo doradcę rady nadzorczej. Możliwość ta ma być pomocna w przekonaniu akcjonariuszy do powzięcia uchwały o określonej treści, zgodnie z rekomendacją rady nadzorczej.
►3. Przyznanie akcjonariuszom prawa do określenia w drodze uchwały walnego zgromadzenia maksymalnego łącznego wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, które spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego. Środki na wynagrodzenie zewnętrznych ekspertów pochodzą bowiem z budżetu spółki.

co warto uregulować w aktach wewnętrznych

Powyższe zmiany przepisów k.s.h. w różny sposób mogą oddziaływać na umowy, statuty i regulaminy spółek komunalnych. W części przepisów ustawa zezwala bowiem na modyfikację nowych zasad w aktach korporacyjnych, w niektórych zaś przepisach postanowiono, że stosowne postanowienia umów, statutów bądź regulaminów mogą wykluczać albo ograniczać stosowanie nowych instytucji prawa spółek. Wśród zmian są też takie regulacje, które funkcjonować będą niezależnie od treści aktów wewnątrzkorporacyjnych spółek. Warto więc zwrócić uwagę, co można dostosować do potrzeb danej spółki, co można wyłączyć w całości lub części, a co wejdzie bezwzględnie.
Prof. Szumański o zmianach w KSH: Przyjęliśmy zasadę primum non nocere [WYWIAD]
Prof. Szumański o zmianach w KSH: Przyjęliśmy zasadę primum non nocere [WYWIAD]

Zobacz również

Co można zmodyfikować w statucie

Organy właścicielskie spółek (również tych komunalnych) mają uprawnienia do modyfikowania niektórych wprowadzonych nowelizacją instytucji prawa spółek, jeżeli w ich ocenie proponowane regulacje ustawowe nie będą odpowiednie dla danych podmiotów.
Umowa (ewentualnie statut) spółki może zmieniać lub określać inaczej, niż postanowiono w ustawie, m.in.:
► 1. Sposób obliczania kadencji rady nadzorczej (a także zarządu spółki). W przeciwnym razie, gdy brak jest postanowień umownych, stosuje się zasadę kodeksową, zgodnie z którą kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych.
► 2. Możliwość przyznania członkom rady nadzorczej (innym niż przewodniczący) uprawnień w zakresie kierowania pracami tego organu oraz zwoływania jego posiedzeń. Warto się zastanowić, czy w spółce komunalnej nie wprowadzić takiej regulacji. Brak tego typu postanowień w umowie/statucie spółki skutkować będzie tym, że pracami rady nadzorczej kierować będzie tylko przewodniczący i to on będzie uprawniony do zwoływania jej posiedzeń.
► 3. Sposób oraz termin zwoływania posiedzeń rady nadzorczej. Jeśli nie zostaną wprowadzone odmienne regulacje umowne w tym zakresie, to stosowane będą zasady kodeksowe. Posiedzenia rady nadzorczej zwoływane zatem będą przez zaproszenia, w których oznacza się datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad, a także sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia.
► 4. Surowsze niż w kodeksie wymagania dotyczące kworum rady nadzorczej. Zasadą kodeksową jest, że rada nadzorcza podejmuje uchwały, jeżeli na posiedzeniu jest obecna co najmniej połowa jej członków, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. W umowie/ statucie można np. przewidzieć, że rada nadzorcza będzie władna do podejmowania uchwał, gdy na posiedzeniu obecni będą wszyscy jej członkowie, czy też określona większość kwalifikowana członków tego organu.
► 5. Surowsze wymagania dotyczące większości głosów niezbędnych do powzięcia uchwały rady nadzorczej. Umowa/statut może przewidywać np. jednomyślność bądź większość kwalifikowaną przy niektórych rodzajach uchwał podejmowanych przez członków rady nadzorczej.

Co da się wyłączyć lub wprowadzić

W przypadku niektórych rozwiązań ustawodawca zezwolił spółkom na decydowanie o stosowaniu albo o rezygnacji ze stosowania określonych przepisów kodeksu dodanych omawianą nowelizacją. Zatem jeżeli umowa/statut spółki tak stanowi, możliwe będzie:
► 1. Ustanowienie przez radę nadzorczą spółki z o.o. doradcy rady nadzorczej. Z kolei brak stosownego zapisu w umowie spółki z o.o. uniemożliwi radzie nadzorczej korzystanie z tej instytucji prawa spółek.
► 2. Ograniczenie albo całkowite wyłączenie prawa rady nadzorczej spółki akcyjnej do korzystania z instytucji doradcy rady nadzorczej. Inaczej zatem aniżeli w przypadku spółek z o.o. w spółce akcyjnej organ nadzorczy może ustanowić swojego doradcę, chyba że możliwość taka została wyłączona albo ograniczona w statucie spółki. Ograniczenie omawianego prawa rady nadzorczej może polegać m.in. na określeniu maksymalnej wysokości kosztów, jakie rada nadzorcza uprawniona będzie wydatkować na zatrudnienie doradcy.
► 3. Wprowadzenie możliwości podejmowania przez członków rady nadzorczej uchwał nieobjętych porządkiem obrad. Jeżeli umowa/statut spółki nie wprowadzają takiej opcji, rada nadzorcza nie będzie mogła podejmować uchwał nieobjętych porządkiem obrad danego posiedzenia i to nawet wtedy, gdy wszyscy członkowie tego organu wyraziliby zgodę na powzięcie takiej uchwały.
► 4. Wyłączenie możliwości odbywania zdalnych posiedzeń przez radę nadzorczą. Oznacza to, że o ile nic innego nie wynika z treści umowy (statutu) spółki, to posiedzenia organu nadzoru mogą odbywać się w trybie zdalnym (przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość). Aby nie było to możliwe, umowa (statut) spółki muszą zawierać klauzulę wykluczającą taki sposób odbywania posiedzeń przez radę nadzorczą.
► 5. Wprowadzenie tajności głosowania członków rady nadzorczej. Nowelizacja wprowadza zasadę, w myśl której wszystkie głosowania w radzie nadzorczej są jawne. Jednocześnie kodeks przewiduje możliwość zmiany tej zasady poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów w umowie (statucie) spółki albo w regulaminie rady nadzorczej. Zmiana polegać może bądź na wprowadzeniu tajności głosowania nad wszystkimi uchwałami rady nadzorczej, bądź na wprowadzeniu katalogu spraw, przy których głosowanie będzie musiało być tajne.
► 6. Wyłączenie obowiązku uzyskania zgody rady nadzorczej spółki akcyjnej na zawarcie transakcji ze spółką dominującą, zależną bądź powiązaną. Zasadą w spółkach akcyjnych będzie, że zawarcie przez spółkę ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną transakcji, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10 proc. sumy aktywów spółki w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki, wymaga zgody rady nadzorczej. W statucie spółki możliwe będzie wyłączenie tego obowiązku.
► 7. Wyłączenie w statucie spółki akcyjnej obowiązku zarządu spółki do bieżącego informowania rady nadzorczej o aktualnej sytuacji spółki. W przypadku braku takiego zapisu zarząd zobligowany będzie do przesyłania określonych informacji radzie nadzorczej i to na każde jej posiedzenie.

Co wejdzie bezwzględnie

Ostatnią kategorię zmian stanowią te, których obowiązywanie nie jest zależne od treści umowy (statutu) spółki. Oznacza to, że nowe regulacje muszą być stosowane i czas się na nie przygotować. Mowa tu o następujących instytucjach (w większości szerzej omówionych wyżej):
► 1. Obowiązek składania przez radę nadzorczą pisemnego sprawozdania zgromadzeniu wspólników lub odpowiednio walnemu zgromadzeniu.
► 2. Rozszerzenie katalogu osób udzielających informacji na żądanie rady nadzorczej.
► 3. Nowe wymogi co do protokołów.
► 4. Obowiązek informowania kluczowego biegłego rewidenta o posiedzeniu rady nadzorczej.
► 5. Umożliwienie tworzenia komitetów rady nadzorczej.
► 6. Doprecyzowanie obowiązków członka rady nadzorczej spółki akcyjnej delegowanego do samodzielnego nadzoru. Dodajmy, że osoba taka będzie mogła podejmować jednoosobowo czynności nadzorcze w spółce. Z innej wszakże strony zobligowana została do udzielania radzie nadzorczej, co najmniej raz w każdym kwartale roku obrotowego, informacji o podejmowanych czynnościach nadzorczych oraz ich wynikach.

Co warto uszczegółowić

Niezależnie od powyższego niektóre nowo dodane przepisy mogą wymagać dookreślenia w umowach (statutach) albo regulaminach rad nadzorczych. Przykładem takich postanowień mogą być te odnoszące się do:
► 1. Treści sprawozdania rady nadzorczej spółki z o.o. O ile bowiem w przepisach poświęconych spółce akcyjnej ustawodawca wprost szczegółowo określił, co sprawozdanie rady nadzorczej powinno zawierać, to w odniesieniu do spółek z o.o. brak jest aż tak dużego stopnia szczegółowości. Pożądane jest zatem, aby kwestia ta została doprecyzowana w aktach wewnątrzkorporacyjnych komunalnych spółek z o.o. Co ważne, można przy tym posiłkować się treścią przepisów normujących treść sprawozdań rady nadzorczej spółki akcyjnej.
► 2. Zasad podziału kompetencji w radzie nadzorczej pomiędzy jej przewodniczącego i zastępcę przewodniczącego. Częstą praktyką jest dokonywanie podziału kompetencji pomiędzy tych dwóch członków organu nadzoru. Ma to ten praktyczny wymiar, że w przypadku nieobecności przewodniczącego pozwala na wykonywanie jego kompetencji przez zastępcę.

od czego zacząć działania

Spółki komunalne powinni zatem zastanowić się, czy nie trzeba dokonać zmian w umowach (statutach) spółek i regulaminach rad nadzorczych. Pierwszym krokiem powinno być zaznajomienie się z nowymi przepisami. W drugiej kolejności należy ocenić, czy i które z nowo dodanych instytucji usprawnią funkcjonowanie spółek komunalnych. Kolejnym krokiem będzie opracowanie projektów zmian aktów wewnątrzkorporacyjnych oraz rozpoczęcie procedowania wprowadzenia tychże zmian. W tym celu konieczne będzie zwołanie i przeprowadzenie zgromadzeń wspólników (walnych zgromadzeń akcjonariuszy) spółek komunalnych.
Pamiętać przy tym należy, że samo uchwalenie zmiany umowy/statutu spółki nie oznacza jeszcze wejścia zmian w życie. Dokonane zmiany podlegają bowiem zgłoszeniu do Krajowego Rejestru Sądowego. Zmiana umowy/statutu spółki kapitałowej wchodzi w życie dopiero z chwilą wpisania stosownej zmiany w rejestrze. Do tego czasu obowiązywać zaś będzie umowa/statut spółki w dotychczasowym brzmieniu.
Nieco inaczej przedstawia się sytuacja z regulaminem rady nadzorczej spółki komunalnej. Ten bowiem może być uchwalany (zmieniany) bądź przez samą radę nadzorczą, bądź przez zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie). Nie zależnie od przyjętego sposobu zmiany regulaminu jego zaktualizowana wersja obowiązywać będzie albo od daty wskazanej w treści uchwały, albo od dnia jej powzięcia. Zmiana regulaminu rady nadzorczej nie wymaga zatem – dla swojej ważności – wpisania do rejestru. Co więcej, uchwały w tym przedmiocie nie podlegają w ogóle zgłoszeniu do sądu rejestrowego.

Co można uregulować w zasadach nadzoru właścicielskiego

Przypomnijmy też, że gmina jako wspólnik spółki komunalnej, oprócz korzystania z ogólnych zasad korporacyjnych określonych w k.s.h., może ustalić regulamin w postaci „Zasad nadzoru właścicielskiego nad spółkami z jej udziałem”. Przypomnijmy, że obejmuje on m.in.:
  • status i kompetencje Biura Nadzoru Właścicielskiego, określenie zadań biura (np. bank danych spółek, obsługa organu wykonawczego w zakresie funkcji właścicielskich, analiza i opiniowanie umów, przygotowywanie projektów strategii, regulaminów, itp.);
  • sposób realizacji funkcji właścicielskich na zgromadzeniu wspólników/walnym zgromadzeniu (np. powoływanie pełnomocnika i określanie instrukcji głosowania, rola ww. biura, sposób zawiadomienia organu wykonawczego o zwołanym zgromadzeniu);
  • postanowienia dotyczące procedury wyboru oraz dodatkowych obowiązków organów spółki (rada nadzorcza, zarząd);
  • postanowienia dotyczące sprawozdawczości spółki (np. obowiązek dostarczenia sprawozdań do ww. biura, obowiązek opracowania dodatkowych wykazów i zestawień).
W każdym z wyżej wymienionych punktów możliwe jest wprowadzenie instytucji dodanych omawianą nowelizacją k.s.h., w tym np.:
  • Biuro Nadzoru Właścicielskiego może przygotować projekty zaktualizowanych regulaminów funkcjonowania rad nadzorczych, a także propozycje zmian umów i statutów spółek komunalnych,
  • realizacja funkcji właścicielskich może prowadzić do wprowadzenia omówionych wcześniej zmian do umów, statutów i regulaminów spółek komunalnych,
  • dodatkowe obowiązki organów spółki mogą polegać na utrzymaniu w mocy obowiązku zarządu do bieżącego informowania rady nadzorczej o aktualnej sytuacji spółki,
  • sprawozdawczość spółki realizowana może być w drodze sprawozdań z działalności rady nadzorczej oraz wskazanych w poprzednim punkcie dodatkowych sprawozdań zarządów spółek akcyjnych.©℗