Subskrybuj nas na Youtube
Obsługa elektronicznych systemów biurowych i tworzenie e-dokumentów. Tego wymaga się od pracowników urzędów państwowych
Już nie tylko informatycy i pracownicy pomocniczy działów IT w urzędach muszą biegle poruszać się po wirtualnej przestrzeni. Tego samego oczekuje się od pracowników różnych komórek merytorycznych urzędu. Coraz więcej obszarów funkcjonowania jednostek administracji rządowej zostaje zinformatyzowanych.
E-kompetencje
Z przeprowadzonej przez firmę badawczą PBS pod koniec zeszłego roku analizy „Wpływ na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2014 r.” wynika, że trzy na cztery urzędy przy zatrudnianiu pracowników na stanowiska merytoryczne wymagają posiadania kompetencji informatycznych. Umiejętność sprawnej obsługi komputerów i systemów biurowych z Microsoft Office na czele to jedno z wymagań niezbędnych.
Trzeba je spełniać, by ubiegać się o posadę w korpusie służby cywilnej. Wiedza jest najczęściej sprawdzana w drodze analizy dokumentów, np. posiadanych przez kandydatów certyfikatów, testu wiedzy, a także ćwiczeń praktycznych, zlecanych w czasie rozmowy kwalifikacyjnej. Zaledwie 8 proc. urzędów nie sprawdza umiejętności informatycznych kandydatów do pracy.
Standardem w większości jednostek stały się szkolenia informatyczne dla nowo zatrudnianych pracowników, a także cykliczne kursy dla urzędników z dłuższym stażem pracy. W 2014 r. takie szkolenia przeprowadzono w więcej niż co drugim urzędzie. Najczęściej pracowników administracji rządowej szkoli się z zakresu problematyki zarządzania dokumentami elektronicznymi, zgodnie z wymogami kodeksu postępowania administracyjnego. 63 proc. urzędów szkoliło w tym zakresie pracowników w 2014 r. Inne szkolenia dotyczyły użytkowania specjalistycznych aplikacji – 75 proc., a także zasad bezpieczeństwa systemów informatycznych – 75 proc. oraz przetwarzania informacji w systemach teleinformatycznych – również 75 proc.
Postępująca cyfryzacja
Obecnie 91 proc. zatrudnionych w urzędach administracji rządowej posiada już indywidualny adres mejlowy. Jeden na sześciu pracowników urzędów posiada podpis elektroniczny, by móc wysyłać dokumenty elektroniczne. W urzędach administracji rządowej przeważają osoby, które wdrożyły elektroniczne zarządzanie dokumentacją – to już 62 proc. Gorzej jest w urzędach samorządowych. Tam ponad połowa jest przywiązana do papierowego obiegu dokumentów.
Coraz częściej wykorzystywane są elektroniczne skrzynki podawcze (ESP). 37 proc. urzędów administracji rządowej zarówno odbiera, jak i wysyła pisma tą drogą w różnych sprawach. Kolejne 6 proc. wykonuje te operacje jedynie w odniesieniu do konkretnych typów spraw. Do pewnego momentu standardem było jedynie przyjmowanie dokumentów trafiających na skrzynkę. Dziś takie urzędy to 16 proc. wszystkich. W 2014 r. 96 proc. urzędów odnotowało wpływ pism na ESP, podczas gdy trzy lata wcześniej było to zaledwie 28 proc.
Powoli odchodzi się od praktyki umożliwienia obywatelom złożenia przez internet jedynie pisma ogólnego. Już prawie co drugi urząd, czyli 48 proc. wszystkich, oferuje szerszy katalog e-usług.
Z opisywanego badania wynika, że w kolejnych latach nastąpi dalszy dynamiczny rozwój e-administracji. Tempo będzie zależało od pokonania dwóch barier: prawnej i mentalnej. Okazuje się, że w wielu przypadkach wciąż wymogi formalne stanowią, by określone kategorie pism były obsługiwane w formie papierowej. Zwróciło na to uwagę aż 47 proc. badanych urzędów administracji rządowej. Dużą rolę odgrywa również przyzwyczajenie urzędników do papieru, gdyż czym innym jest użytkowanie mejla i programów komputerowych ułatwiających pracę, a czym innym wydawanie decyzji administracyjnej w formie elektronicznej. Tak przyznaje 46 proc. respondentów. Przeszkodą nie powinny być jednak decyzje kierownictwa urzędów o dalszej informatyzacji jednostek, którymi zarządzają.
