Subskrybuj nas na Youtube
Planujemy od września zmienić uchwałę dotacyjną w zakresie niepublicznych przedszkoli. W projekcie przewidziano dwa załączniki. Jeden dotyczący ogólnie liczby dzieci z niepełnosprawnościami i poszczególnych rodzajów niepełnosprawności oraz drugi w formie tabeli z wyszczególnieniem kwot na konkretne dzieci wraz z ich danymi osobowymi, w tym o niepełnosprawności. Czy możemy tak zrobić? Informacje o typie niepełnosprawności są ważne z uwagi na różne stawki dotacji.
Istnieje możliwość wprowadzenia załącznika pierwszego, przewidującego podawanie ogólnej liczby w poszczególnych kategoriach niepełnosprawności. Wprowadzenie drugiego w świetle RODO będzie nielegalne.
Aby dogłębnie odpowiedzieć na pytanie, należy sięgnąć do art. 38 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (dalej: u.f.z.o.), w którym postanowiono, że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, w drodze uchwały, ustala m.in. tryb udzielania i rozliczania dotacji dla przedszkoli oraz sposób przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania, w tym zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji i w jej rozliczeniu. Organ ma prawo do przetwarzania danych osobowych w związku z udzielaniem i rozliczaniem wykorzystania dotacji. Upoważnienie ustawowe nie daje mu jednak całkowitej swobody w kształtowaniu postanowień uchwały dotacyjnej, w tym wymogów dotyczących danych osobowych.
Granice delegacji ustawowej
W ocenie podanego stanu faktycznego pomocne będzie stanowisko zawarte w uchwale Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z 22 czerwca 2022 r. (nr 17/898/2022). Organ nadzoru zweryfikował legalność postanowień w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania oraz mechanizmu przeprowadzania kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu gminy dla publicznych i niepublicznych placówek oświatowych. W stanie faktycznym tej sprawy ustalił, że w załączniku „Informacja miesięczna o aktualnej liczbie uczniów/ wychowanków według stanu na pierwszy dzień miesiąca ... 20... roku” w tabeli dotyczącej wychowanków niepełnosprawnych wskazano na konieczność podania, oprócz nazwiska i imienia, daty urodzenia, miejsca zamieszkania, także danych dotyczących rodzaju niepełnosprawności, podczas gdy w poprzedniej tabeli należało podać faktyczną liczbę wychowanków z podziałem na różnego rodzaju niepełnosprawności. W analizie prawnej organ nadzoru zwrócił uwagę, że wymagania dotyczące podania w informacji rodzaju niepełnosprawności danego wychowanka nie mieszczą się w granicach delegacji ustawowej udzielonej organowi stanowiącemu JST na podstawie art. 38 ust. 1 u.f.z.o. Przepis ten nie zawiera bowiem upoważnienia do pozyskiwania szczegółowych danych osobowych imiennie wskazanych uczniów niepełnosprawnych, w tym danych dotyczących rodzaju niepełnosprawności. Z przepisu tego wynika kompetencja dla organu do ustalenia terminu przekazywania informacji o liczbie dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków lub uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Zasady przetwarzania
Kolegium RIO w Poznaniu zaznaczyło ponadto, że informacje dotyczące rodzaju niepełnosprawności imiennie wskazanych uczniów mają charakter danych wrażliwych i podlegają szczególnym obostrzeniom w zakresie ich przetwarzania. Zwrócono uwagę na art. 5 ust. 1 RODO, który wprowadza zasady przetwarzania danych osobowych. Są to zasady:
1) legalności, rzetelności i przejrzystości przetwarzania (zgodności z prawem),
2) celowości (ograniczenia celu),
3) minimalizacji danych (adekwatności, proporcjonalności),
4) prawidłowości (poprawności),
5) ograniczenia czasowego,
6) odpowiedniego bezpieczeństwa (integralności i poufności danych).
Podkreślono też, że zasada celowości oznacza, iż podejmując uchwałę, rada gminy musi brać pod uwagę cel, do którego chciałby wykorzystywać dane. Nie można go określić w sposób ogólnikowy. Organ nadzoru zwrócił również uwagę na zasadę minimalizacji danych, z której wynika, że dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Organ stanowiący powinien więc wskazać we wzorze wniosku (w innych załącznikach do uchwały) tylko takiego rodzaju dane i tylko takiej treści, które są niezbędne ze względu na cel zbierania danych. Ma obowiązek dokonania w tym względzie oceny i analizy, czy informacje zawarte we wniosku (w innych załącznikach) nie są nadmierne oraz czy ich przetwarzanie we wskazanym zakresie jest konieczne.
Szczególny rodzaj
Kolejne zagadnienie, na które zwróciło uwagę kolegium, to kategoria danych o niepełnosprawności. Są to dane wrażliwe, których przetwarzanie dopuszcza się wyłącznie w przypadkach wymienionych w art. 9 ust. 2 RODO, czyli wtedy, gdy jest to niezbędne:
a) do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą;
b) ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.
Finalnie, organ nadzoru podkreślił, że zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. b (zasadą celowości) i lit. c (zasadą minimalizacji danych) RODO – art. 38 ust. 1 u.f.z.o. nie przyznaje organowi stanowiącemu JST kompetencji do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia ucznia. Obowiązki, które JST może nałożyć na podmioty zobowiązane do złożenia informacji miesięcznej o liczbie uczniów, muszą pozostawać w odpowiedniej proporcji do założonego celu i nie mogą stać w sprzeczności z innymi prawami.
WAŻNEOrgan stanowiący JST powinien wskazać we wzorze wniosku o dotację lub w innych załącznikach do uchwały dotacyjnej dotyczącej niepublicznych przedszkoli tylko takiego rodzaju dane i tylko o takiej treści, które są niezbędne ze względu na cel zbierania danych.
Podstawa prawna
art. 38 ustawy z 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1930; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1116)
art. 5, art. 9 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; ost.zm, Dz.Urz. U z 2021 r. L 74, s. 35)
