Wiele podmiotów dużą nadzieję wiąże z ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 569; ost.zm. poz. 1002; dalej: ustawa albo u.d.e.).

rozwiń ›
Wiele podmiotów dużą nadzieję wiąże z ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 569; ost.zm. poz. 1002; dalej: ustawa albo u.d.e.). Posługując się nomenklaturą tego aktu prawnego, chodzi tu zarówno o podmioty niepubliczne (można wręcz powiedzieć, że głównie te podmioty), jak i podmioty publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego (dalej: JST) oraz inne samorządowe jednostki organizacyjne posiadające własną osobowość prawną (spółki komunalne i samorządowe instytucje kultury), jak i działające w ramach osobowości prawnej tworzącej je JST (samorządowe zakłady budżetowe i jednostki budżetowe). [ramka 1]
Autorzy opracowania są radami prawnymi w Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy w Poznaniu.

Ramka 1

Ustawowy katalog podmiotów publicznych
Zgodnie z art. 2 pkt 6 do podmiotów publicznych zaliczają się:
„a) jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305 z późn.zm.),
b) inne niż określone w lit. a państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,
c) inne niż określone w lit. a osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemające charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w lit. a i b, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio albo pośrednio przez inny podmiot:
• finansują je w ponad 50 proc. lub
• posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub
• sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub
• mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego,
d) związki podmiotów, o których mowa w lit. a-c, jeżeli realizują zadania publiczne,
e) komornik sądowy”.
W kontekście stosowania przepisów dotyczących e-doręczeń niezwykle istotne jest także wskazanie celów, jakie przyświecały przy tworzeniu, a następnie uchwaleniu ustawy. Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy (druk nr 239 Sejmu RP IX kadencji, s. 7-8), są nimi:
  • zapewnienie wszystkim - zarówno podmiotom publicznym, jak i niepublicznym, w szczególności osobom fizycznym - możliwości korzystania z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie mógł być wykorzystany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
  • standaryzacja usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego - tak aby w szczególności możliwa była skuteczna prawnie wymiana korespondencji między wszystkimi podmiotami korzystającymi z publicznej lub kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
  • odmiejscowienie procesu doręczenia przez umożliwienie wysyłania i odbierania korespondencji z dowolnego miejsca - brak konieczności informowania każdorazowo obecnych i potencjalnych korespondujących o zmianie fizycznego miejsca pobytu;
  • skrócenie czasu potrzebnego na realizację procesów doręczenia;
  • zapewnienie stronom doręczenia wzajemnej identyfikacji;
  • zapewnienie stronom doręczenia skutecznych prawnie dowodów doręczenia w postaci dowodów wysłania oraz dowodów otrzymania korespondencji;
  • zapewnienie rozliczalności oraz niezaprzeczalności doręczeń dzięki udziałowi trzeciej zaufanej strony - operatora wyznaczonego lub dostawcy usług zaufania świadczącego kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
  • pozostawienie osobom wykluczonym cyfrowo lub tym, które na wymianę korespondencji w postaci elektronicznej z różnych przyczyn nie są jeszcze gotowe, komfortu korzystania z aktualnie dostępnej przesyłki listowej;
  • stworzenie podstaw prawnych, organizacyjnych i technologicznych do realizacji doręczeń transgranicznych.
Analizując ww. wskazane cele, nie sposób nie zauważyć, że pełne wdrożenie u.d.e. spowoduje niewątpliwy skok technologiczny w zakresie kontaktów na linii obywatel-władza publiczna. Jednak byłoby jeszcze pożądane, aby za tym skokiem nastąpił również wzrost jakości świadczonych przez administrację publiczną usług oraz by nowy model stanowił uproszczenie, i to zarówno dla interesantów, jak i dla osób wykorzystujących nowe rozwiązania ze strony podmiotów publicznych. Niestety losy u.d.e. zdają się tylko potwierdzać tezę, że nawet najlepiej napisane od strony teoretycznej przepisy często nie dadzą rady z brakiem możliwości ich praktycznego wdrożenia, a następnie stosowania - w tym konkretnym przypadku zabrakło przede wszystkim rozwiązań informatycznych. W efekcie choć przepisy zostały przyjęte w listopadzie 2020 r., do tej pory w zdecydowanej większości nie mają zastosowania. Przypomnijmy, najpierw mieliśmy do czynienia z przesunięciem terminu samego wejścia w życie ustawy - z 1 lipca 2021 r. na 5 października 2021 r., a następnie ustawodawca w odniesieniu do tych grup podmiotów publicznych, które jako pierwsze miały korzystać z nowych e-doręczeń (chodzi o organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Narodowy Fundusz Zdrowia), zdecydował o przesunięciu terminu stosowania przepisów ustawy na 5 lipca 2022 r. Ostatnią nowelizacją ustawy jednak i ten termin został przesunięty - zgodnie z nowymi przepisami dokładną datę stosowania przepisów ma wskazać w swoim komunikacie minister właściwy do spraw informatyzacji, przy czym od dnia ukazania się ww. komunikatu w Dzienniku Ustaw wskazane w nim podmioty będą miały tylko 90 dni na przygotowanie się do obsługi systemu e-doręczeń. Jednocześnie ustawodawca dodał m.in. zastrzeżenie, że system ten ma ruszyć nie później niż 1 stycznia 2024 r. W ten sam sposób termin zostanie wskazany dla jednostek samorządu terytorialnego. I choć zgodnie z ustawą w brzmieniu przed nowelizacją JST były zobowiązane stosować u.d.e. w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej: e-doręczenia) też od 1 stycznia 2024 r., to jednak po zmianie przepisów ich sytuacja w tym zakresie uległa zmianie, o czym piszemy dalej.
Więcej usług w e-Urzędzie Skarbowym
Więcej usług w e-Urzędzie Skarbowym

Zobacz również
Niniejszy tekst ma na celu przybliżenie organom jednostek samorządu terytorialnego oraz pracownikom urzędów ich obsługujących i innych samorządowych jednostek organizacyjnych problematyki e-doręczeń, która co do zasady będzie obligatoryjna w zakresie komunikowania się zarówno pomiędzy podmiotami publicznymi, jak i między tymi podmiotami a obywatelami - elektroniczne doręczenie zastąpią bowiem tradycyjny, papierowy model doręczania korespondencji, co niewątpliwie będzie pewną rewolucją. Tym bardziej że e-doręczenia mają jednocześnie stanowić - w pewnym uproszczeniu - następcę obecnie wykorzystywanej platformy ePUAP (elektroniczne skrzynki podawcze funkcjonujące na tej platformie mają być aktywnie wykorzystywane jeszcze do dnia 30 września 2029 r.). [ramka 2] Przy czym dotychczasowy sposób postępowania nie tylko samego ustawodawcy, lecz także Rady Ministrów (zarówno traktowanej jako całość, jak i poszczególnych jej członków - czy to prezesa Rady Ministrów, czy też ministrów) może prowadzić do wniosku, że zanim publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego ruszy w praktyce, upłynie jeszcze sporo wody w Wiśle. Co więcej, całkiem nie jest wykluczone, że ustawodawca po raz kolejny zmieni termin jej realizacji, o czym też piszemy dalej.

Ramka 2

ePUAP docelowo zniknie
Zgodnie z art. 148 ust. 1 u.d.e. z rozwiązań Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (dalej: ePUAP) - polegających na tym, że użytkownik ma prawo dostępu do konta lub elektronicznej skrzynki podawczej w sposób umożliwiający ich przeglądanie, kopiowanie i usuwanie - można będzie korzystać do 30 września 2029 r. Po tej dacie minister właściwy do spraw informatyzacji usunie z ePUAP konta użytkownika i elektroniczne skrzynki podawcze wraz z ich zawartością (art. 148 ust. 2 u.d.e.). UW
Mateusz Karciarz

Ile czasu mają teraz samorządy

Ostatnia nowelizacja u.d.e. skomplikowała sytuację JST w zakresie obowiązkowego stosowania e-doręczeń. W praktyce może się bowiem okazać, że będą miały one mniej czasu na podjęcie działań, które mają im umożliwić świadczenie nowej usługi.
W ramach merytorycznego omawiania wszystkich zmian istotnych dla jednostek samorządu terytorialnego w zakresie doręczeń elektronicznych zawsze ostatecznie najważniejszym pytaniem jest termin wprowadzenia nowych obowiązków i konieczność stosowania nowych rozwiązań w praktyce. To pytanie w tym przypadku jest niezwykle istotne, bowiem podmioty publiczne oraz ich pracownicy będą musieli do nowych obowiązków odpowiednio się przygotować. Niestety ostatnimi czasy mamy sporo przypadków, gdy pierwotne założenia ustawodawcy dotyczące wejścia w życie nowych przepisów nie przystają do aktualnych, szybko zmieniających się warunków i bardzo często terminy te są przesuwane. Tak było np. z przepisami dotyczącymi elektromobilności czy rejestrami umów, które miały być prowadzone przez jednostki sektora finansów publicznych. Nie inaczej jest w przypadku omawianego aktu prawnego. Przypomnimy, JST i inne podmioty publiczne od początku miały zagwarantowany dodatkowy (względem organów centralnych) czas na wdrożenie u nich nowych rozwiązań. Jeszcze do 27 maja tego roku dla tych podmiotów data objęcia nowymi regulacjami dotyczącymi e-doręczeń była klarowna i wyglądała w ten sposób, że nowe obowiązki w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego miały zacząć obowiązywać:
  • od 1 stycznia 2023 r. dla spółek komunalnych i samorządowych instytucji kultury;
  • od 1 stycznia 2024 r. dla JST, ich związków i związków metropolitalnych oraz samorządowych zakładów budżetowych (doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r.);
  • od 1 stycznia 2025 r. dla samorządowych jednostek budżetowych.
Sytuacja ta uległa jednak zmianie w związku z przyjęciem ustawy z 28 kwietnia 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych (Dz.U. poz. 1002), która weszła w życie 27 maja 2022 r. Ustawodawca przyjął w niej bowiem odmienne założenie dotyczące kształtowania terminów stosowania przepisów o doręczeniach elektronicznych. Otóż by bardziej je uelastycznić, postanowił, że datę wejścia w życie nowych rozwiązań wyznaczy w komunikacie minister właściwy do spraw informatyzacji. Pomijając w tym miejscu ocenę tego rozwiązania - zarówno od strony słuszności, jak i zgodności z Konstytucją RP (bo i takowe zarzuty zdążyły się już w tym zakresie pojawić) - warto zauważyć, że ta elastyczność została jednak ograniczona przez ustawodawcę w formie pewnych dodatkowych ram nałożonych na ministra, tj. termin określony w komunikacie nie może być późniejszy niż 1 stycznia 2024 r. [tabela 1]
Tabela 1. Wejście w życie nowych obowiązków w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
Podmioty Stan do 27 maja 2022 r. Stan aktualny
Spółki komunalne i samorządowe instytucje kultury Od 1 stycznia 2023 r. Termin określi minister - nie później niż 1 stycznia 2024 r.
Jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe Od 1 stycznia 2024 r. Termin określi minister - nie później niż 1 stycznia 2024 r.
Samorządowe jednostki budżetowe Od 1 stycznia 2025 r. Od 1 stycznia 2025 r.

Zdecyduje minister

Sama procedura wydania komunikatu będzie prosta, otóż minister w Dzienniku Ustaw ogłosi komunikat wskazujący termin wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej. Jak już wspominaliśmy wcześniej, zgodnie z art. 155 pkt 12 u.d.e. komunikat ten musi zostać ogłoszony w terminie co najmniej 90 dni przed dniem wdrożenia rozwiązań technicznych. Przy czym, co należy podkreślić, finalna decyzja ma zostać podjęta przez ministra z uwzględnieniem uwarunkowań technicznych i organizacyjnych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej. Tak więc zgodnie z obowiązującym stanem prawnym przed wydaniem komunikatu minister musi dokonać oceny, czy jednostki są gotowe na wdrożenie rozwiązań związanych z doręczeniami elektronicznymi.
UWAGA! Na obecną chwilę trudno jest wskazać, czy minister ds. informatyzacji wyda jeden komunikat, w którym wskaże termin wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej uruchomienia e-doręczeń, czy będzie to kilka odrębnych komunikatów dla poszczególnych grup jednostek, o których mowa w art. 155 ustawy (wśród których są m.in. JST). Można przypuszczać, że będzie to jednak jeden komunikat, który ewentualnie będzie różnicował termin wdrożenia ww. rozwiązań.

Nieprecyzyjna data

Zastosowane rozwiązanie - tj. wskazanie daty stosowania e-doręczeń w komunikacie - stawia jednostki samorządu terytorialnego w trudnej sytuacji. Obecnie bowiem tak naprawdę nie znają one faktycznego terminu, w jakim muszą być gotowe do stosowania przepisów dotyczących e-doręczeń. Co prawda ustawa wskazuje na 90-dniowy terminem vacatio legis od wydania ww. komunikatu, jednak jest to termin nieprecyzyjny. Mało tego, istnieje ryzyko, że dla samych JST może być on krótszy niż wynikałoby to z ustawy przed nowelizacją. Warto raz jeszcze wyraźnie to podkreślić - dla JST termin pierwotny rozpoczęcia stosowania przepisów ustawy był analogiczny, jak wyznaczony obecnie ministrowi maksymalny termin do wydania komunikatu, co oznacza, że termin w odniesieniu do tej grupy podmiotów teoretycznie może wypaść wcześniej niż przed nowelizacją, która weszła w życie 27 maja 2022 r. Jak już pisaliśmy, minister do spraw informatyzacji, zgodnie z przekazanymi mu kompetencjami, może bowiem zdecydować o wejściu w życie nowych rozwiązań nawet w ciągu najbliższych trzech miesięcy (90-dniowe vacatio legis). Oczywiście jest to raczej mało prawdopodobne, ale zgodne z nowym modelem. Innymi słowy, jest to nie tylko możliwe, lecz także w pełni dopuszczalne. A to oznacza, że jednostki muszą uważnie śledzić doniesienia ze strony ministra właściwego do spraw informatyzacji, bo inaczej mogą nie zdążyć z przygotowaniami. Co więcej, JST już teraz powinny podjąć niezbędne działania, bo inaczej mogą nie zdążyć z wdrożeniem nowych rozwiązań w ciągu ww. 90 dni. Wydaje się, że brak wdrożenia nowych rozwiązań przez JST będzie miał taki skutek, że nowe zasady doręczeń po prostu nie będą mogły zostać fizycznie zastosowane. Skoro JST nie będzie posiadało odpowiedniego adresu, to w praktyce nie będzie można takiej formy doręczenia zastosować. Oczywiście, takie rozwiązanie może mieć negatywne konsekwencje dla organów wykonawczych JST, które powinny realizować zadania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i należytą starannością. Niewątpliwie taka sytuacja może być również istotnym problemem w normalnej komunikacji z podmiotami, które będą zakładały powszechne stosowanie doręczeń elektronicznych przez JST. Niewykluczone, że w tym zakresie pojawi się w przyszłości kolejna nowelizacja, która rozstrzygnie wskazany powyżej problem, np. poprzez nakaz stosowania dla takich sytuacji analogicznych rozwiązań, jak przyjętych w art. 147 u.d.e., tj. wykorzystywanie dla celów e-doręczeń platformy ePUAP. Przypomnijmy, zgodnie z art. 147 u.d.e. do czasu zaistnienia obowiązku stosowania przez JST nowych rozwiązań doręczenia dokonywane za pośrednictwem uPUAP zasadniczo są równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. [ramka 3] Ustawodawca nie przewidział natomiast skutków prawnych dla sytuacji, gdy nowe rozwiązania powinny być już stosowane (ponieważ minister ustalił ostateczny termin w wydanym przez siebie komunikacie), a JST po prostu nie będzie realizować nowych obowiązków.

Ramka 3

Art. 147 ustawy o doręczeniach elektronicznych
1. Doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do innego podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 30 września 2029 r.
2. Doręczenie korespondencji nadanej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w ePUAP, do podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP, w ramach usługi udostępnianej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, do czasu zaistnienia obowiązku stosowania niniejszej ustawy, o którym mowa w art. 155, przez ten podmiot publiczny.
3. Doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, o których mowa w ust. 2, stanowiącej odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

PRZYKŁAD 1

Trzy miesiące na przygotowania
Minister cyfryzacji uzna, że uwarunkowania techniczne i organizacyjne niezbędne do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego są wystarczające i już 2 września 2022 r. ogłosi w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej komunikat określający termin wdrożenia rozwiązań technicznych przez JST na 1 stycznia 2023 r. Taka sytuacja jest jak najbardziej dopuszczalna i JST nie będą mogły w żaden sposób kwestionować oceny dokonanej przez ww. ministra. Tak więc do tego czasu JST muszą zrealizować nałożone na nie obowiązki, tj. dokonać odpowiednich zgłoszeń, powierzyć nowe zadania do realizacji swoim pracownikom, dokonać ich przeszkolenia oraz dokonać niezbędnej oceny swoich możliwości technicznych do praktycznego zastosowania nowych rozwiązań w zakresie doręczeń elektronicznych.

PRZYKŁAD 2

Konsekwencje nie zastosowania się jednostki do nowych rozwiązań
Załóżmy, że zgodnie z komunikatem wydanym przez ministra cyfryzacji w marcu 2022 r. JST będą zobowiązane wdrożyć nowe rozwiązania do 1 czerwca 2023 r. Brak zastosowania się do nowych rozwiązań prawnych we wskazanym terminie może stanowić podstawę odpowiedzialności organu wykonawczego (wójta, burmistrz, prezydenta), jak również może być znacznym utrudnieniem w obsłudze korespondencji. W takiej bowiem sytuacji przepisy ustawowe, zwłaszcza proceduralne (kodeksu postępowania administracyjnego i ordynacji podatkowej), nie przewidują obecnie tradycyjnego pisemnego komunikowania się przez organ ze stronami prowadzonych postępowań, co może spowodować paraliż całego urzędu niebędącego w stanie realizować żadnych zadań.
Oczywistym jest, że poziom przygotowania poszczególnych JST do świadczenia nowej usługi może się znacznie różnić. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, czy jednostki będą mogły dobrowolnie stosować regulacje zawarte w ustawie o doręczeniach elektronicznych, gdy taki obligatoryjny obowiązek nie będzie jeszcze wobec nich istniał? Otóż ustawodawca wprowadził dodatkowe rozwiązanie w art. 147 ust. 2 ustawy. Przepis ten wskazuje, że doręczenie korespondencji nadanej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w ePUAP, do podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP, w ramach usługi udostępnianej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, do czasu zaistnienia obowiązku stosowania niniejszej ustawy, o którym mowa w art. 155, przez ten podmiot publiczny. Zatem pewne praktyczne przygotowanie do wdrożenia e-doręczeń może mieć miejsce już teraz.

PRZYKŁAD 3

ePUAP tylko w okresie przejściowym
Minister cyfryzacji publikuje 1 lutego 2023 r. komunikat, który wskazuje, że od 1 czerwca 2023 r. muszą zostać wdrożone rozwiązania techniczne dla e-doręczeń w JST. 1 marca wnioskodawca, który jest użytkownikiem konta w ePUAP, składa wniosek na skrzynkę podawczą ePUAP gminy. Wniosek taki jest równoważny w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, które dopiero zacznie obowiązywać. Zatem nadal funkcjonować będą zasady dotyczące potwierdzeń otrzymania korespondencji w postaci urzędowych poświadczeń odbioru. Jest to pewien okres przejściowy do całkowitego przejścia z ePUAP na rejestrowane doręczenia elektroniczne.
PODSUMOWANIE: Pomimo zmian dotyczących pierwotnego terminu stosowania nowej usługi e-doręczeń, trudno powiedzieć, czy aktualne terminy traktowane są przez ustawodawcę jako ostateczne. Mimo że nie są znane konkretne terminy wejścia w życie nowych obowiązków, to przynajmniej znany jest termin maksymalny (o ile oczywiście nie zostanie po raz kolejny przesunięty). W sprawie bardziej szczegółowych informacji trzeba czekać na informacje ze strony ministra, który ma finalnie ocenić potencjał jednostek i systemu centralnego oraz na tej podstawie wyznaczyć konkretny termin obligatoryjnego stosowania przepisów w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Przy czym należy pamiętać, że w momencie pojawienia się w Dzienniku Ustaw komunikatu określającego termin/terminy wdrożenia rozwiązań technicznych podmioty w nim wymienione będą miały trzy miesiące na uruchomienie e-doręczeń.
Mateusz Karciarz, Karol Kupień

Docelowo będą dwie formy

Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza do polskiego systemu prawnego dwie nowe formy e-doręczeń, tj. publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publiczną usługę hybrydową. Mają one służyć do komunikacji pomiędzy obywatelem a podmiotem publicznym.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadziła zasadę pierwszeństwa korespondencji elektronicznej przed tradycyjną korespondencją papierową. Na podmioty publiczne nałożono więc obowiązek doręczania do podmiotów niepublicznych korespondencji wymagającej uzyskania przez nadawcę potwierdzenia jej nadania lub odbioru elektronicznie zawsze wtedy, kiedy adresat posiada adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Rejestrowane doręczenie elektroniczne (e-doręczenie) to nic innego jak elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Definicja publicznej usługi doręczenia elektronicznego, o której mowa w art. 2 pkt 8 ustawy, odsyła do art. 3 pkt 36 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylająca dyrektywę 1999/93/WE (Dz.U.UE L.2014.257.73) - dalej: rozporządzenie eIDAS.
Zgodnie z definicją umieszczoną w tym rozporządzeniu usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego oznacza usługę umożliwiającą przesłanie danych pomiędzy stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany. Natomiast publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie świadczyć operator wyznaczony, którym w świetle obecnie obowiązujących przepisów do 31 grudnia 2025 r. jest Poczta Polska. Po tym terminie operator zostanie wybrany w drodze konkursu.

Niezbędne wymagania

Świadczenie usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie wymagać spełnienia warunków określonych w standardzie usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, które zostały wskazane w rozporządzeniu eIDAS. I tak publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego musi:
1) identyfikować nadawcę przed wysłaniem danych;
2) identyfikować adresata przed dostarczeniem danych;
3) zabezpieczyć wysłanie i otrzymanie danych zaawansowaną pieczęcią elektroniczną dostawcy usługi w taki sposób, by wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych;
4) wyraźne wskazać nadawcy i adresatowi danych każdą zmianę danych niezbędną do celów wysłania lub otrzymania danych;
5) wskazać za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu daty i czasu wysłania, otrzymania i wszelkiej zmiany danych.
Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego ma na celu zastąpienie w przyszłości doręczenia korespondencji w formie papierowej za potwierdzeniem odbioru. W jej ramach podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. W przypadku gdy adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji następuje na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję.
UWAGA! Chwilą doręczenia korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie moment odebrania korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego lub wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego.

Upowszechnienie adresu do doręczeń elektronicznych

Na potrzeby umożliwienia korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wyznaczony operator będzie obowiązany do udostępniania zarówno podmiotom publicznym, jak i podmiotom niepublicznym skrzynek doręczeń. Przy czym adres do doręczeń elektronicznych obowiązkowo będą musiały posiadać podmioty publiczne, a ponadto osoby wskazane w art. 9 ust. 1 ustawy, w tym m. in. wykonujący zawód adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi i restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze, radcowie Prokuratorii Generalnej, podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Publiczna usługa hybrydowa

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 7 ustawy publiczna usługa hybrydowa oznacza usługę pocztową (o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, Dz.U. z 2022 r. poz. 896) świadczoną przez operatora wyznaczonego, jeżeli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny. Co to oznacza w praktyce? Przywołany wyżej przepis prawa pocztowego wskazuje, że usługę pocztową stanowi m.in. wykonywane w obrocie krajowym lub zagranicznym zarobkowe przesyłanie przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej. Tak więc usługa hybrydowa jest usługą elektroniczno-papierową (łączoną), która umożliwia wysyłanie listów elektronicznie, a odbieranie ich papierowo. Podmiotem odpowiedzialnym za cały proces będzie operator wyznaczony, czyli Poczta Polska.
Powyższe rozwiązanie uzasadnione jest wykluczeniem cyfrowym osób niegotowych na odbiór i wysyłanie pism wyłącznie za pośrednictwem przesyłek elektronicznych. Usługa hybrydowa ma na celu zmniejszenie wykluczenia cyfrowego i płynności przekazywania informacji. Na przykład wszelkie decyzje związane ze świadczeniami emerytalnymi dla osób nieposiadających skrzynek elektronicznych będą mogły zostać doręczone za pośrednictwem usługi hybrydowej.
►Czy usługa hybrydowa będzie bezpieczna?
Wszystkie przesyłki elektroniczne pochodzące od urzędów za pomocą doręczenia elektronicznego będą musiały zawierać podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną. Dzięki temu łatwo będzie można zweryfikować autentyczność dokumentu. Jednakże w przypadku usługi hybrydowej brakuje takich zabezpieczeń. Przesyłka hybrydowa zawierać będzie jedynie wydruk dokumentu zawierającego wynik weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność oraz pochodzenie dokumentu elektronicznego podmiotu publicznego zostały zapewnione z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej.
UWAGA! Podmiot publiczny będzie doręczać korespondencję wymagającą potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej nie tylko w przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych, lecz także w przypadku gdy posiada wiedzę, że osoba fizyczna posiadająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności.

Obowiązki operatora wyznaczonego

Zatem przesyłkę wysłaną przez podmiot publiczny operator w ramach usługi hybrydowej wydrukuje, zakopertuje i prześle w sposób tradycyjny przesyłką poleconą do odbiorcy, który nie ma możliwości odebrać przesyłki w formie elektronicznej. W praktyce będzie to zautomatyzowana linia wydruków, pakowania i kopertowania. Jedynie ostatni etap będzie wymagał doręczenia przez listonosza. Przekształcenie przesyłki elektronicznej w papierową ma odbywać się bowiem w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy korespondencji na każdym etapie realizacji usługi.
Operator wyznaczony będzie też potwierdzać datę i czas wykonania czynności przekształcenia korespondencji. Korespondencja ta będzie uzupełniona o dołączone potwierdzenie podpisania dokumentu elektronicznego przez podmiot publiczny lub jego przedstawiciela podpisem elektronicznym wraz ze wskazaniem rodzaju podpisu albo potwierdzenie złożenia oświadczenia woli przez podmiot publiczny lub jego przedstawiciela z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej. O ile przepisy odrębne nie będą stanowiły inaczej, dniem nadania przesyłki za pośrednictwem usługi hybrydowej będzie dzień odebrania dokumentu elektronicznego przez operatora wyznaczonego. Powyższe rozwiązanie będzie miało zastosowanie we wszystkich procedurach realizowanych między podmiotami publicznymi oraz realizowanych między podmiotami publicznymi a podmiotami niepublicznymi, jeżeli przepisy odrębne będą stanowiły wyłącznie o doręczeniu, a dzień nadania przesyłki będzie miał znaczenie prawne lub dowodowe.
UWAGA! Zgodnie z u.d.e. operator wyznaczony będzie zobligowany do doręczenia korespondencji w ramach usługi hybrydowej w czasie nie dłuższym niż sześć dni roboczych od dnia jej nadania.
►Kiedy operator nie przekształci dokumentu?
Operator wyznaczony nie przekształci dokumentu elektronicznego w przesyłkę listową, jeżeli:
1) dokument nie może zostać przekształcony na postać papierową ze względu na formę, w szczególności w przypadku, gdy jest nagraniem dźwiękowym lub audiowizualnym, grafiką 3D, bazą danych, oprogramowaniem;
2) ze względu na inne przyczyny po przekształceniu nie można byłoby w pełni zapoznać się z treścią dokumentu.
W takich przypadkach operator wyznaczony niezwłocznie wysyła na adres do doręczeń elektronicznych nadawcy informację o braku możliwości przekształcenia.
Publicznego doręczenia elektronicznego lub usługi hybrydowej będzie się stosować w przypadkach, gdy:
1) podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej;
2) korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na:
a) brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych,
b) brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów odrębnych,
c) konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy,
d) ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny,
e) ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny;
3) przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także sposobów innych niż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczna usługa hybrydowa, w szczególności przy pomocy swoich pracowników, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny.
O zaistnieniu powyższych przesłanek będzie decydować podmiot publiczny będący nadawcą korespondencji. Stosowanie tych wyłączeń może w przyszłości budzić szereg praktycznych wątpliwości z uwagi na bardzo nieostre wytyczne ustawodawcy. Objętość korespondencji oraz przyczyny mające charakter techniczny uzasadniające pominięcie nowych rozwiązań mogą być bardzo różnie rozumiane przez poszczególnych nadawców.
►Czy usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczne usługi hybrydowe można będzie reklamować?
Tak, ustawa o doręczeniach elektronicznych ustanawia specjalne postępowanie reklamacyjne, podobne do reklamacji tradycyjnych usług pocztowych. Reklamację można będzie zgłosić w każdej placówce pocztowej operatora wyznaczonego lub z wykorzystaniem usługi online poprzez wypełnienie wniosku zamieszczonego na stronie internetowej operatora wyznaczonego. Natomiast szczegółowe warunki reklamacji, tryb postępowania reklamacyjnego, sposób wnoszenia reklamacji oraz termin wnoszenia reklamacji uregulowano w rozporządzeniu ministra aktywów państwowych i ministra cyfryzacji z 9 sierpnia 2021 r. w sprawie reklamacji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej (Dz.U. poz. 1501).
►Komu będzie przysługiwać prawo do wniesienia reklamacji?
Prawo wniesienia reklamacji będzie przysługiwać nadawcy. Natomiast adresatowi w przypadku gdy nadawca nie skorzystał z prawa dochodzenia roszczeń albo gdy korespondencja została doręczona adresatowi (chodzi więc o takie przypadki, gdy korespondencja co prawda została doręczona, ale w sposób nieprawidłowy, np. z powodu niekompletności). JST występują zarówno w roli nadawcy, jak też w roli adresata, przy czym reklamacje (tak jak w przypadku korespondencji tradycyjnej) będą zapewne dotyczyć zasadniczo przesyłek przez nich nadawanych. Reklamacja wniesiona przez osobę nieuprawnioną zostanie potraktowana jakby była w ogóle niewniesiona, o czym operator wyznaczony powiadomi reklamującego, informując go jednocześnie o możliwości wniesienia reklamacji przez osobę uprawnioną.
►W jakim terminie będzie można złożyć reklamację?
Reklamacja będzie mogła zostać wniesiona nie później niż w terminie 12 miesięcy od dnia nadania korespondencji. Wniesienie jej po upływie tego terminu, spowoduje pozostawienie reklamacji bez rozpoznania, o czym operator wyznaczony poinformuje reklamującego.
►Kiedy najwcześniej można będzie złożyć reklamację?
Reklamację z tytułu niewykonania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego można będzie złożyć najwcześniej w dniu następnym po dniu, w którym upłynęły 24 godziny od chwili wysłania danych, potwierdzonego dowodem nadania. Natomiast z tytułu niewykonania usługi hybrydowej reklamację można będzie złożyć najwcześniej w dniu następnym po upływie 14 dni od dnia jej nadania.
►Co powinna zawierać reklamacja?
Reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko nadawcy albo adresata lub jego nazwę lub firmę; adres do korespondencji lub siedziby reklamującego oraz adres do doręczeń elektronicznych - jeśli posiada taki adres; adres poczty elektronicznej reklamującego, na który ma być doręczona korespondencja - jeśli posiada taki adres; datę sporządzenia reklamacji; przedmiot reklamacji; datę nadania przesyłki, której dotyczy reklamacja; numer przesyłki, której dotyczy reklamacja; uzasadnienie reklamacji; żądaną kwotę odszkodowania - w przypadku gdy reklamujący żąda odszkodowania; potwierdzenie nadania przesyłki; wykaz załączonych dokumentów. Do reklamacji mogą zostać dołączone dodatkowe dokumenty wskazujące na niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi. W przypadku wniesienia reklamacji na piśmie w postaci papierowej, będzie musiała ona dodatkowo zawierać własnoręczny podpis reklamującego.
►Co się stanie z reklamacją, która nie będzie zawierać wszystkich wymaganych prawem elementów? Czy pozostanie bez rozpoznania?
Nie, w pierwszej kolejności, jeśli reklamacja nie spełni wymogów, o których mowa powyżej, a dodatkowo w ocenie operatora wyznaczonego ich uzupełnienie będzie konieczne do prawidłowego rozpatrzenia reklamacji, operator wezwie reklamującego do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, wskazując, co konkretnie wymaga uzupełnienia. Dopiero nieuzupełnienie tych braków w wyznaczonym terminie spowoduje pozostawienie reklamacji bez rozpoznania, o czym operator ma obowiązek pouczenia reklamującego.
►Czy reklamujący będzie mógł żądać potwierdzenia złożenia reklamacji?
Tak, na operatorze wyznaczonym będzie ciążył obowiązek wydania potwierdzenia przyjęcia reklamacji. Jeśli reklamacja zostanie złożona w placówce pocztowej, wówczas pracownik tej placówki wydaje potwierdzenie przyjęcia reklamacji. W przypadku złożenia reklamacji online, potwierdzenie jej złożenia wygeneruje się automatycznie.
►Co będzie musiała zawierać odpowiedź operatora wyznaczonego na reklamację?
Odpowiedź na reklamację powinna zawierać: podstawę prawną, rozstrzygnięcie o uznaniu albo odmowie uznania reklamacji w całości albo w części; w przypadku przyznania odszkodowania - wskazanie kwoty odszkodowania oraz informację o sposobie i terminie jego wypłaty nie dłuższym niż 30 dni od dnia uznania reklamacji; imię i nazwisko pracownika operatora wyznaczonego upoważnionego do udzielenia odpowiedzi na reklamację - a w przypadku reklamacji wnoszonej na piśmie w formie papierowej, pouczenie o prawie do odwołania się i o sposobie składania odwołania oraz wskazanie podmiotu, do którego należy skierować odwołanie, oraz wskazanie adresu, na jaki należy je złożyć. Dodatkowo w przypadku odmowy uznania reklamacji w całości albo w części odpowiedź na reklamację będzie musiała zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne rozstrzygnięcia.
►Jak będzie wyglądać tryb odwoławczy od odpowiedzi na reklamację?
W przypadku odmowy uznania reklamacji w całości albo w części reklamujący będzie miał prawo do wniesienia odwołania. Odwołanie trzeba będzie wnieść do operatora wyznaczonego w terminie 14 dni od dnia doręczenia odpowiedzi na reklamację. Odwołanie de facto rozpatrzy więc ta sama instytucja, która rozpatrywała reklamację. Treść odwołania powinna zawierać takie same elementy jak reklamacja. Rozpatrzenie odwołania powinno nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni od jego wniesienia.
►Czy można będzie dochodzić roszczeń przeciwko operatorowi wyznaczonemu z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi przed sądem powszechnym?
Tak, a o takiej możliwości pouczy operator wyznaczony, przesyłając odwołującemu informację o wyniku odwołania. W przypadku sporów z konsumentami dotyczącymi reklamacji na publiczną usługę hybrydową możliwe będzie także zastosowanie trybu rozwiązywania sporów przed prezesem Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
►Jaki będzie zakres odpowiedzialności operatora wyznaczonego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej?
Pytanie to jest bardzo istotne, gdyż nieprawidłowe doręczenia mogą wywołać znaczne szkody. Tym niemniej należy pamiętać, że ustawa o doręczeniach elektronicznych w znacznej mierze ogranicza tę odpowiedzialność. I tak zgodnie z nią operator wyznaczony nie odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej, jeżeli nastąpiło to wskutek siły wyższej z przyczyn występujących po stronie nadawcy lub adresata niewywołanych winą operatora wyznaczonego lub z powodu naruszenia przez nadawcę lub adresata przepisów ustawy albo regulaminu świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej.
Odszkodowania z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług przez operatora wyznaczonego, ograniczone będą także kwotowo. I tak:
1) za utratę przesyłki listowej realizowanej w ramach publicznej usługi hybrydowej należne będzie odszkodowanie w wysokości nie niższej niż dwukrotność opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego za taką usługę, jednak nie wyższej niż trzydziestokrotność tej opłaty,
2) za niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego należne będzie odszkodowanie w wysokości nie niższej niż dwukrotność najwyższej opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego za taką usługę, jednak nie wyższej niż trzydziestokrotność tej opłaty,
3) za opóźnienie w doręczeniu w stosunku do gwarantowanego terminu doręczenia należne będzie odszkodowanie w wysokości nieprzekraczającej najwyższej opłaty za usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Wysokość odszkodowania z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi przez operatora wyznaczonego będzie więc mieć najczęściej wartość symboliczną w stosunku do możliwej szkody. Możliwość uzyskania wyższego odszkodowania może wynikać z postanowień regulaminu świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej.
Z kolei możliwość dochodzenia pełnego odszkodowania została dopuszczona w ustawie jedynie w trzech przypadkach tj.: gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi było następstwem czynu niedozwolonego lub nastąpiło z winy umyślnej operatora wyznaczonego, lub jest wynikiem rażącego niedbalstwa operatora wyznaczonego. W praktyce możliwość uzyskania pełnego odszkodowania od operatora będzie bardzo trudna do uzyskania.
Podsumowanie: Wprowadzenie publicznej usługi doręczenia elektronicznego oraz usługi hybrydowej powinno stanowić rewolucję w dotychczasowych procedurach doręczenia korespondencji urzędowej. Z uwagi na pierwotne przepisy przejściowe i długi czas na wdrożenie przepisów ustawy proces ten miał się odbywać w sposób bardziej łagodny, jednak mając na uwadze wciąż zmieniające się terminy wdrożenia nowego systemu, widać, że nie wszystko jest przygotowane tak, jak zakładał to ustawodawca. Co prawa ostatnie dwa lata pandemii COVID-19 przyspieszyły pewne zmiany w zakresie informatyzacji społeczeństwa, a ustawa o doręczeniach elektronicznych wpisuje się w ten nurt, kończąc w zasadzie erę tradycyjnej korespondencji papierowej pomiędzy podmiotami publicznymi a podmiotami niepublicznymi. Usługa hybrydowa ma na celu jedynie łagodzenie skutków tej rewolucji.Dla JST najistotniejszą kwestią będzie jednak niezawodność działania systemu, która powinna być zapewniona przez operatora wyznaczonego od samego początku wejścia w życie nowych rozwiązań. Znaczne trudności w tym obszarze przedłużą prowadzone przez JST postępowania i niekorzystnie wpłyną na pewność obrotu prawnego. Przepisy, co prawda, przewidują możliwość reklamowania niewłaściwego wykonania e-doręczenia i są w tym względzie bardzo szczegółowe, tym niemniej odpowiedzialność odszkodowawcza operatora wyznaczonego będzie ograniczona do niewielkich wartości, a rzeczywiste konsekwencje ponosić będą użytkownicy systemu.
Michał Walkowiak, Aneta Misiąg, Karol Kupień

Procedura założenia adresu i skrzynki

Muszą być one gotowe przed uruchomieniem przez samorządy usługi e-doręczeń. O ile samorządy zadbają o poprawne złożenie wniosku do ministra ds. informatyzacji o utworzenie im adresu - procedura ich założenia nie powinna przysparzać większych problemów.

Adres elektroniczny

Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy adres do doręczeń elektronicznych - czyli adres elektroniczny - to oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług.
ikona lupy />
Schemat - aktywacja skrzynki / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe

Tworzenie

Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych ma się odbywać w dwojaki sposób, tj.:
  • na podstawie wniosku podmiotu publicznego o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych skierowanego do ministra właściwego do spraw informatyzacji (jako przykład podmiotu publicznego obwiązanego utworzyć adres do doręczeń elektronicznych w trybie wnioskowym można wskazać np. gminy, powiaty, województwa);
  • w przypadku podmiotu publicznego wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego w sposób automatyczny po otrzymaniu przez ministra właściwego do spraw informatyzacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 3a ust. 1 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym albo w art. 3 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego albo do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (jako przykład podmiotu publicznego któremu automatycznie tworzony jest adres do doręczeń elektronicznych można wskazać np. spółki komunalne).

Zawartość wniosku

Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych będzie musiał zawierać dane, o których mowa w art. 12 ust. 2 ustawy. Obejmują one:
1) nazwę lub firmę, pod którą podmiot działa, a w przypadku komornika sądowego jego imię i nazwisko oraz tytuł;
2) numer identyfikacyjny REGON;
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP), jeżeli został nadany, lub informację o jego unieważnieniu lub uchyleniu;
4) numer KRS, jeżeli został nadany;
5) siedzibę i adres;
6) adres do korespondencji;
7) imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL, a jeżeli nie został nadany - niepowtarzalny identyfikator nadany przez państwo członkowskie Unii Europejskiej dla celów transgranicznej identyfikacji, o którym mowa w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2015/1501 z 8 września 2015 r. w sprawie ram interoperacyjności na podstawie art. 12 ust. 8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (Dz. Urz. UE L 235 z 09.09.2015 r., str. 1, z późn. zm.); dalej: rozporządzenie wykonawcze Komisji 2015/1501.
Do wniosku o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego trzeba będzie dołączyć dokument potwierdzający reprezentację podmiotu publicznego oraz pełnomocnictwo do złożenia wniosku w imieniu podmiotu publicznego albo ich kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wnioskodawcę albo przez notariusza, albo przez pełnomocnika wnioskodawcy będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym, doradcą podatkowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wniosek nie został opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
UWAGA!: Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych dla podmiotu publicznego trzeba będzie opatrzyć kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną podmiotu publicznego lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby fizycznej uprawnionej do złożenia wniosku.
Po utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego minister właściwy do spraw informatyzacji prześle niezwłocznie informację o jego utworzeniu na adres poczty elektronicznej administratora skrzynki doręczeń, jeżeli został wskazany, a w przypadku podmiotu niepublicznego będącego osobą fizyczną także na adres poczty elektronicznej wnioskodawcy wskazany we wniosku.
►Jakie będą skutki niepodania wymaganych danych?
Jeżeli we wniosku nie zostanie wskazany adres wnioskodawcy i nie będzie możliwości jego ustalenia na podstawie posiadanych danych, minister właściwy do spraw informatyzacji pozostawi wniosek bez rozpoznania. Natomiast jeśli wniosek nie spełni innych wymagań ustalonych w przepisach prawa lub będzie zawierać nieprawidłowe dane, wnioskodawca zostanie wezwany do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.

Skrzynka doręczeń

Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowego doręczenia elektronicznego będzie wymagać posiadania i przyporządkowania do tej usługi skrzynki doręczeń, a więc narzędzia umożliwiającego wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2021 r. poz. 1797), w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a także w ramach publicznej usługi hybrydowej. Pod standardem tym kryje się np. gwarantowana dostępność skrzynki doręczeń czy też gwarantowana pojemność skrzynek doręczeń dla podmiotów publicznych, a także podział na korespondencję wysłaną i odebraną w ramach gwarantowanej pojemności skrzynki doręczeń zgodnie z wymogami ustanowionymi w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw informatyzacji wydanego na podstawie art. 38 ust. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Natomiast zasady dostępu do skrzynek do doręczeń uregulowano przede wszystkim w rozdziale 2 ustawy oraz w rozporządzeniu ministra cyfryzacji z 24 czerwca 2021 r. w sprawie gwarantowanej dostępności oraz pojemności skrzynek doręczeń dla podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych (Dz.U. poz. 1202). Przy czy skrzynka doręczeń tworzona jest wraz z adresem do doręczeń. Oznacza to, że jej tworzenie odbywa się w sposób automatyczny z chwilą tworzenia adresu do doręczeń na zasadach opisanych powyżej. Do udostępnienia podmiotom publicznym korzystającym z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego skrzynki doręczeń zobowiązany jest operator wyznaczony.
►Kto ma obowiązek zapewnienia skrzynek dla doręczeń elektronicznych?
Obowiązek zapewnienia systemu teleinformatycznego, w którym udostępnianie będą skrzynki doręczeń, ciąży na operatorze wyznaczonym, którym obecnie jest Poczta Polska. System ten powinien spełniać wymogi wskazane w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247). Systemy teleinformatyczne stosowane w celu realizacji zadań publicznych muszą zapewniać funkcjonalność, niezawodność, wydajność, pielęgnowalność i przenoszalność. Operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego odpowiada także za opracowanie i wdrażanie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji zapewniającego poufność, dostępność i integralność informacji.
►Jaki będzie zakres usługi oferowanej przez Pocztę Polską?
Operator wyznaczony będzie zobowiązany do zapewnienia dostępu do skrzynek doręczeń rozumianych jako narzędzie umożliwiające wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej. Operator wyznaczony zapewnia dostępność do skrzynek zarówno podmiotom publicznym (w tym JST), jak również podmiotom niepublicznym.
►Jakie gwarancje prawidłowości działania skrzynek doręczeń zapewniają obowiązujące przepisy?
Operator wyznaczony musi zapewnić gwarantowaną dostępność skrzynek doręczeń, gwarantowaną pojemność skrzynek doręczeń dla podmiotów publicznych i podmiotów niepublicznych - zapewniając podział korespondencji na prowadzoną z podmiotami publicznymi oraz podmiotami niepublicznymi.
►Jaką pojemność skrzynek elektronicznych będzie miał zapewnić operator wyznaczony?
Pojemność skrzynek elektronicznych zależy od tego, komu ta usługa jest świadczona. Dla podmiotów publicznych zagwarantowana będzie pojemność skrzynek doręczeń w wysokości 30 GB, natomiast dla podmiotów niepublicznych - 3 GB. Wielkość ta została określona w rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie gwarantowanej dostępności oraz pojemności skrzynek doręczeń dla podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych (Dz.U. poz. 1202).
►Czy gwarantowana pojemność będzie wystarczająca dla JST?
Pojemność skrzynek ma zasadnicze znaczenie dla prawidłowego działania całego systemu. Ma bowiem zapewnić prawidłowe i bieżące realizowanie zadań publicznych. Dlatego też w czasie prac legislacyjnych doszło do zwiększenia zakładanej pojemności skrzynek - dla podmiotów publicznych z 15 GB do 30 GB, a dla podmiotów niepublicznych z 1 GB do 3 GB. Ale nawet te zwiększone pojemności, szczególnie dla podmiotów publicznych, nie wydają się duże. Konieczna więc będzie archiwizacja poczty i cykliczne usuwanie korespondencji ze skrzynki. Ponadto, aby przeciwdziałać zapełnianiu skrzynki elektronicznej, wskazano, że do gwarantowanej pojemności nie wlicza się korespondencji oczekującej na pobranie z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na skrzynkę doręczeń.
►Czy użytkownicy uzyskają informację o zbliżeniu się do limitu gwarantowanej pojemności?
Operator wyznaczony po zapełnieniu 90 proc. gwarantowanej pojemności skrzynki doręczeń jednorazowo informuje podmiot o skutkach zapełnienia skrzynki doręczeń elektronicznych. Natomiast po zapełnieniu 98 proc. gwarantowanej pojemności skrzynki doręczeń operator wyznaczony umożliwia użytkownikowi jedynie odczytywanie i usuwanie korespondencji. W tym przypadku użytkownik traci możliwość pobierania na skrzynkę, wysyłania oraz tworzenia nowej korespondencji. W takiej sytuacji operator wyznaczony musi każdorazowo informować użytkownika o konieczności usunięcia korespondencji.
►Jakie gwarancje dostępności do skrzynek przewidują obecnie obowiązujące przepisy?
Rozporządzenie przewiduje także gwarantowaną dostępność na poziomie 97,85 proc. przy założeniu braku wysyłki i otrzymania korespondencji. Konkretne parametry dostępności skrzynek elektronicznych określono w załączniku do rozporządzenia, zawierającym wzór wedle którego oblicza się dostępność skrzynek doręczeń dla podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych. Parametry wzięte pod uwagę przez ustawodawcę do określenia rzeczywistej dostępności to: oczekiwana liczba godzin działania usługi tygodniowo (96,73 proc. tygodniowego czasu, tj. 162 godziny), dopuszczalny okres niedostępności nieplanowanej tygodniowo (2,08 proc. tygodniowego czasu, tj. 3 godz. i 30 min.), współczynnik wiadomości wysyłanych tygodniowo (rozumiany jako stosunek liczby wiadomości, dla których czynność wysyłania zakończyła się powodzeniem, do liczby wszystkich prób wysyłania oraz wartości wagowe 0,01 i 0,1), a także współczynnik wiadomości odebranych tygodniowo (rozumiany jako stosunek liczby wiadomości, dla których czynność odbierania zakończyła się powodzeniem, do liczby wszystkich prób odbioru oraz wartości wagowe 0,01 i 0,1).
►Kiedy operator wyznaczony będzie mógł prowadzić planowane prace serwisowe?
Planowane prace serwisowe powinny odbywać się w godzinach nocnych, od 00.30 do 6.00 w dni powszednie i soboty oraz pomiędzy godziną 15.00 a 20.00 w niedziele. Planowane prace serwisowe muszą być zgłaszane organowi sprawującemu nadzór nad publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego co najmniej z 24-godzinnym wyprzedzeniem, a w przypadku prac serwisowych planowanych w okresie dłuższym niż miesiąc - z 7-dniowym wyprzedzeniem. Łączny czas planowanej niedostępności skrzynek doręczeń w przypadku prac serwisowych nie może przekroczyć 5 godzin i 30 minut tygodniowo.
PODSUMOWANIE: Zauważyć, należy, że redakcja przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych, w zakresie regulującym kwestie utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych, skłania do wniosku, że wymóg podania przez podmiot publiczny danych, o których mowa powyżej, zachodzi tylko przy utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych wyłącznie w trybie wnioskowym. Do takich spostrzeżeń skłania bowiem literalna wykładnia przepisu art. 12 ust. 2 ustawy, zgodnie z którym „(…) Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla podmiotu publicznego zawiera następujące dane(…)”. W konsekwencji podmiot publiczny, któremu adres poczty elektronicznej będzie tworzony w sposób automatyczny, nie ma obowiązku podawania danych, o których mowa ww. przepisie. Rozwiązanie, jakie w tym zakresie przyjął ustawodawca, należy uznać za całkowicie słuszne, albowiem podmioty publiczne, które na mocy odrębnych przepisów podlegają obowiązkowemu wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, dane o których mowa w art. 12 ust. 2 ustawy podają przy rejestracji w rejestrze przedsiębiorców (KRS).
Michał Walkowiak, Piotr Ziółkowski, Jakub Kortus, Aneta Misiąg

Zarządzanie systemem

Aktywacja adresu do doręczeń przez JST będzie się wiązać z koniecznością wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Obecne brzmienie ustawy nie zawiera jednak jego definicji - na etapie prac legislacyjnych pojęcie to miało się znaleźć w ustawowym słowniczku i oznaczać osobę fizyczną upoważnioną do zarządzania skrzynką doręczeń. Ustawodawca jednak uznał, że definicja jest zbędna.
Podmiot publiczny zgodnie z art. 19 ust. 1 u.d.e zawsze będzie obowiązany do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń (na podmioty prywatne obowiązek ten został nałożony jedynie w stosunku do podmiotów, które nie są osobami fizycznymi). Z przedstawionej regulacji wynika, że ustawodawca dąży do tego, by przed uruchomieniem adresu do doręczeń została wyznaczona osoba, która będzie odpowiedzialna za zarządzanie skrzynką doręczeń. Ustawa nie precyzuje jednak, kto może pełnić obowiązki administratora, nie określa również żadnych wymogów kwalifikacyjnych dla takiej osoby ani też jej pozycji w ramach struktury JST. Ustawodawca nie wskazał również, jaki status prawny ma mieć administrator oraz czy administratorem może być zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna, czy tylko osoba fizyczna. Przy czym się wydaje się, że nie ma w tym przypadku ograniczeń, chociaż mając na uwadze specyfikę JST, można przewidywać, że w większości jednostek funkcję administratora będą pełnić osoby fizyczne.

Cedowanie zadań do pewnych granic

Samo wyznaczenie administratora powinno zostać dokonane przez organ wykonawczy JST. W zależności od tego, jaka będzie pozycja przyszłego administratora w strukturze JST, warto również zadbać o odpowiednie powierzenie mu nowych obowiązków oraz zwrócenie szczególnej uwagi na zasady związane z zachowaniem w tajemnicy wszelkich informacji, które mogą być dostępne dla osoby pełniącej tę funkcję. Należy pamiętać, że administrator skrzynki doręczeń będzie osobą, która będzie sprawować pieczę nad całym systemem doręczeń elektronicznych w JST. Oczywiście w JST o bardzo rozbudowanych strukturach i znacznym przepływie korespondencji nie będzie to zadanie, które jest możliwe do realizacji jednoosobowo. Ustawodawca ma tego pełną świadomość i wprowadzone rozwiązania prawne pozwalają na zbudowanie całej struktury osób fizycznych, które będą mogły zostać upoważnione przez administratora do dokonywania w skrzynce doręczeń bieżących operacji. Na tym jednak cedowanie uprawnień się zatrzymuje. Ustawodawca wprost przewidział, że osoby fizyczne upoważnione przez administratora nie mogą wskazać dalszych osób upoważnionych do dokonywania operacji na skrzynce doręczeń. [tabela 2]
Tabela 2. Kto za co odpowiada
Przyznawanie uprawnień Główne obowiązki
Organ wykonawczy JST Wyznacza administratora skrzynki doręczeń Ogólna dbałość o prawidłowe funkcjonowanie doręczeń elektronicznych i wyznaczenie odpowiedniego administratora do doręczeń
Administrator skrzynki doręczeń Wskazuje osoby fizyczne upoważnione do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji (na co oczywiście może mieć wpływ JST) Aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych oraz zarządzanie skrzynką doręczeń obejmuje w szczególności:1) dokonywanie na skrzynce doręczeń następujących operacji:a) wysyłania i odbierania korespondencji,b) zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,c) konfigurowania skrzynki doręczeń;2) wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji, o których mowa w pkt 1.
Upoważnione osoby fizyczne Brak możliwości dalszego upoważniania Dokonywanie na skrzynce doręczeń następujących operacji:a) wysyłania i odbierania korespondencji,b) zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,c) konfigurowania skrzynki doręczeń.

Aktywacja

Głównym „elementem” struktury organizacyjnej, która ma realizować doręczenia elektroniczne w JST, jest administrator skrzynki doręczeń. Ustawa w sposób dość precyzyjny określa jego obowiązki. Przede wszystkim należą do nich:
1) aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych oraz
2) zarządzanie skrzynką doręczeń.
I tak aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego następuje po uwierzytelnieniu osoby uprawnionej do dokonania tej czynności w sposób określony w art. 20a ust. 1 pkt 1 lub 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2070; ost.zm. poz. 1087). W wyniku aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych osoba uprawniona uzyskuje możliwość zarządzania skrzynką doręczeń. Zgodnie zaś z treścią ww. przepisów uwierzytelnienie użytkownika systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego, w którym udostępniane są usługi online, wymaga użycia:
1) środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2021 r. poz. 1797), lub
2) środka identyfikacji elektronicznej wydanego w notyfikowanym systemie identyfikacji elektronicznej.
Tak więc wyznaczenie administratora skrzynki doręczeń jest jedną z pierwszych czynności, jakie są niezbędne do wdrożenia nowych rozwiązań w zakresie e-doręczeń. Bez wyznaczenia tej osoby nie będzie możliwe skuteczne złożenie wniosku o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych. Natomiast na dalszym etapie jest on jedyną osobą uprawnioną do aktywacji adresu - czyli jej faktycznego uruchomienia. [schemat]

PRZYKŁAD 4

Brak administratora
1 stycznia 2024 r. rozpoczynają obowiązywać nowe przepisy i adres do doręczeń elektronicznych musi zostać aktywowany, a skrzynka
musi być odpowiednio zarządzana. JST zbyt późno dokonuje wyboru administratora, przez co nie jest w stanie w odpowiednim terminie złożyć wniosku o utworzenie adresu do doręczeń do właściwego ministra, przez co JST nie może rozpocząć świadczenia usług zgodnie z ustawą. Tym samym urząd nie dopełni ciążących na nim obowiązków, co może być podstawą odpowiedzialności organu wójta, burmistrz, prezydenta i skutkować odpowiedzialnością, jak również może być znacznym utrudnieniem w obsłudze korespondencji.

Zarządzanie skrzynką

Po dokonanym uwierzytelnieniu i aktywizacji adresu administrator uzyskuje uprawnienia do realizacji swojego głównego obowiązku, jakim jest zarządzanie skrzynką doręczeń, które obejmuje w szczególności:
1) dokonywanie na skrzynce doręczeń następujących operacji:
a) wysyłania i odbierania korespondencji,
b) zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,
c) konfigurowania skrzynki doręczeń;
2) wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji, o których mowa w pkt 1.
Systematyka przepisów w zakresie zarządzania skrzynką doręczeń, w tym dostępu do zasobów skrzynki, wskazuje, że uprawnienie to jest przypisane do podmiotu zobowiązanego (podmiotu publicznego), nie zaś do konkretnej osoby (administratora) wykonującej czynności związane z wysyłaniem i odbieraniem przesyłek w imieniu tego podmiotu. Użyte przez prawodawcę sformułowanie „w szczególności” sugeruje, że zamieszczone w art. 19 ust. 6 ustawy wyliczenie nie ma charakteru zamkniętego. Można zatem przypuszczać, że podmiot publiczny w sposób nieskrępowany jest uprawniony do poszerzenia katalogu obowiązków (zadań) administratora skrzynki. Główne jego zadania zostały jednak sprecyzowane i wydają się one w praktyce najbardziej istotne dla prawidłowego działania skrzynki doręczeń. Wysyłanie i odbieranie korespondencji, zarządzanie zgromadzoną korespondencją i konfigurowanie skrzynki to zagadnienia tak pojemne, że skupiają w sobie praktycznie wszystko, co jest istotne dla JST i osób korzystających z nowych rozwiązań związanych z doręczeniami elektronicznymi. Administrator będzie zatem nie tylko operatorem nowego narzędzia, jakim będzie skrzynka doręczeń, lecz będzie miał również wpływ na jej konfigurowanie, by odpowiadała potrzebom konkretnej JST. Jest to rola niezwykle istotna i w praktyce decydująca o sprawnym obiegu korespondencji w JST.
UWAGA! Zmiana adresu do doręczeń nie będzie grozi utratą historycznych informacji ze starego adresu. Dostęp do zasobów skrzynki doręczeń po wykreśleniu adresu do e-doręczeń z bazy adresów nadal będzie przysługiwał podmiotowi publicznemu oraz jego następcy prawnemu.
►Kto i w jakiej formie będzie uprawniony do nadania osobom fizycznym uprawnień do operacji na skrzynce?
Analiza regulacji skłania do wniosku, że kompetencje w zakresie upoważnienia osób fizycznych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji pozostawia się do decyzji administratora skrzynki doręczeń. W uproszczeniu podmiot publiczny, wyznaczając administratora skrzynki doręczeń, przekaże mu wyłącznie uprawnienie do upoważniania osób fizycznych do dokonywania operacji na skrzynce doręczeń.
PODSUMOWANIE: Nowe regulacje prawne kształtujące strukturę obsługującą skrzynkę do doręczeń jasno wskazują, że główną rolą JST jest wyznaczenie odpowiedniej osoby na stanowisko administratora skrzynki doręczeń, a następnie stała kontrola jego działalności i weryfikacja przyjętych rozwiązań organizacyjnych dla danej jednostki. Administrator natomiast będzie osobą, która ma od początku do końca dbać o każdy aspekt zarządzania skrzynką doręczeń oraz ukształtować wewnętrzną strukturę w taki sposób, by mogła ona skutecznie realizować nowe obowiązki. Finalnie wyznaczone przez administratora osoby (najczęściej pracownicy urzędu) będą realizować swoje zadania poprzez wykonywanie operacji na skrzynce doręczeń. Warto zatem odpowiednio wcześnie zastanowić się nad kształtem takiej struktury i wyborem odpowiedniej osoby na administratora skrzynki doręczeń.
Karol Kupień, Piotr Ziółkowski

Jakie będą opłaty

Ich wysokość co roku będzie ustalał operator wyznaczony. Przy czym nad ich nadmiernym wzrostem czuwa prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej, który w drodze decyzji administracyjnej ma prawo zgłosić sprzeciw do przedstawionego mu projektu cennika.
Kwestię opłat za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej reguluje art. 52 u.d.e. W myśl tego przepisu operator wyznaczony pobiera od nadawcy opłatę za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej. Przy czym sama wysokość jest określana przez operatora wyznaczonego na podstawie rozporządzenia ministra aktywów państwowych i ministra cyfryzacji z 31 sierpnia 2021 r. w sprawie metodologii ustalania opłat za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej (Dz.U. poz. 1611). Zgodnie z tym aktem wykonawczym Poczta Polska ww. opłaty określa co rocznie w okresie do 5 października danego roku na kolejny rok z mocą obowiązującą do 4 października roku kolejnego. Jednocześnie jest ona zobowiązana do przedłożenia projektu cennika prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej (UKE) nie później niż 60 dni przed planowanym terminem wprowadzenia opłat za usługi. A zatem operator wyznaczony nie może dowolnie określać wysokości opłaty. Co prawda projekt cennika nie podlega zatwierdzeniu przez prezesa UKE, jednak może on wnosić sprzeciw w drodze decyzji administracyjnej w ciągu 30 dni od przedłożenia mu ww. projektu. W konsekwencji wniesienie sprzeciwu spowoduje, że w zakresie objętym sprzeciwem wniesionym przez prezesa UKE cennik nie będzie obowiązywał.
UWAGA! Cennik opłat za publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publiczną usługę hybrydową podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, ministra właściwego do spraw łączności oraz prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, a zatem jest to informacja jawna.
Choć przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego jeszcze nie funkcjonuje, to wysokości opłat na ten rok są znane. Poczta Polska musiała je wyznaczyć, ponieważ jeszcze w ubiegłym roku wszystko wskazywało, że od 5 lipca br. w systemie tym będą już pracowały organy centralne. Jak wiemy, termin ten został przesunięty. Nie mniej jednak obowiązujący cennik pozwala już teraz mniej więcej się zorientować się, czy stosowanie systemu e-doręczeń będzie opłacalne pod względem finansowym.
I tak opłata za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego obecnie mogłaby stanowić nie więcej niż 45 proc. opłaty za najtańszą przesyłkę poleconą z potwierdzeniem odbioru. Zgodnie z obowiązującym w Pocznie Polskiej od 1 stycznia 2022 r. cennikiem usług powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym najtańsza przesyłka polecona z potwierdzeniem odbioru kosztuje: 6,50 zł za przesyłkę poleconą ekonomiczną i 2,70 zł za potwierdzenie odbioru przesyłki rejestrowanej w obrocie krajowym. Zatem łączny najtańszy koszt przesyłki poleconej z potwierdzeniem odbioru to kwota: 9,20 zł.
Natomiast opłata za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi hybrydowej stanowi nie więcej niż 71 proc. opłaty za najtańszą przesyłkę poleconą z potwierdzeniem odbioru - także według cennika Poczty Polskiej. W przypadku nadawania przez podmiot publiczny zintegrowany z systemem operatora wyznaczonego korespondencji do podmiotów niepublicznych w wielkich ilościach ww. rozporządzenie przewiduje pomniejszenie opłaty. W konsekwencji opłatę za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego obecnie mogłaby wnosić maksymalnie 4,14 zł, a opłata za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi hybrydowej mogłaby wynosić 6,53 zł, co należy uznać za zdecydowanie korzystniejsze finansowo rozwiązanie w odniesieniu do obecnie stosowanych stawek za doręczanie tradycyjne.
Zgodnie z ww. rozporządzeniem w sprawie metodologii ustalania opłat za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej do wskazanych wyżek kwot należałoby doliczyć podatek od towarów i usług w wysokości 23 proc. [tabela 3]
Tabela 3. Przewidywane maksymalne opłaty
Za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego Za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi hybrydowej Za zwrot do nadawcy przesyłki poleconej doręczanej w ramach publicznej usługi hybrydowej po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy
4,14 zł 6,53 zł 5,20 zł
Zaznaczyć należy, że z opłaty jest wyłączone przekazywanie korespondencji między podmiotami publicznymi przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Z opłaty jest zwolnione przekazywanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego. Opłata pobierana jest zatem w przypadku przekazywania korespondencji od podmiotu publicznego do podmiotu niepublicznego, a także w przypadku przekazywania korespondencji pomiędzy dwoma podmiotami niepublicznymi oraz każdorazowo, gdy korzysta się z usługi hybrydowej.
Ustawodawca unormował również kwestię odpłatności za udostępnienie skrzynek doręczeń. Zgodnie z ustawą nie pobiera się opłaty za udostępnienie skrzynek doręczeń. Opłata za udostępnienie skrzynek zawarta jest w pozostałych opłatach za publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Uwaga! Ustawodawca przewidział udzielenie operatorowi wyznaczonemu dotacji przedmiotowej stanowiącej pomoc publiczną. Dotacją objęte jest wykonywanie usługi przekazywania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego.
Podsumowanie: Nowe uregulowania prawne z założenia wprowadzają mniejsze koszty doręczania korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a między podmiotami publicznymi całkowicie te koszty znoszą. Takie też było założenie ustawodawcy, który w uzasadnieniu rządowego projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych zaznaczył, że „model taki jest naturalną konsekwencją założenia, iż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego w kontaktach z podmiotami publicznymi ma być dla podmiotów niepublicznych darmowa”.
Jakub Kortus, Piotr Ziółkowski

Zmiany w procedurze administracyjnej i ordynacji podatkowej

Ustawa o doręczeniach elektronicznych zmodyfikowała też przepisy kodeksu postępowania administracyjnego i ordynacji podatkowej. Zmiany te mają na celu dalszą cyfryzację postępowań administracyjnych i postępowań podatkowych.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych została wprowadzona, aby organom, sądom, pełnomocnikom, jak również zwykłym obywatelom ułatwić życie. Akt ten znowelizował też ustawę z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1491; dalej: k.p.a.) oraz ustawę z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa Dz.U z 2021 r., poz. 1540 ze zm.; dalej o.r.). Przepisy, które co do zasady weszły w życie 5 października 2021 r., wprowadzają generalną zasadę równoważności pism służących załatwianiu spraw bez względu na to, czy zostały sporządzone i utrwalone w postaci elektronicznej, czy na papierze, a także ustalają ujednolicone zasady komunikacji z organami administracji publicznej z wykorzystaniem spełniającej standard usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej. Nie oznacza to jednak, że od października 2021 r. wszystkie organy automatycznie miały mieć w pełni gotowy i sprawny system e-doręczeń. Ustawodawca, jak już wspominaliśmy, postanowił wprowadzać go etapowo, przy czym termin funkcjonowania tego systemu ponownie został przesunięty nowelą u.d.e. z 28 kwietnia 2022 r. Przypomnijmy: nowe brzmienie art. 155 u.d.e., które obowiązuje od 27 maja 2022 r., uprawnienie do zdecydowania o rozpoczęciu stosowania e-doręczeń nadało ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji. Kiedy to nastąpi? Tego właśnie nie wiadomo. Ustawodawca dał czas na przygotowanie systemu doręczeń elektronicznych do końca 2023 r., czyli start musi nastąpić najpóźniej 1 stycznia 2024 r. Dodatkowo minister musi ogłosić swój komunikat co najmniej 90 dni przed dniem wdrożenia. W efekcie choć przepisy znowelizowanego k.p.a. obowiązują od 5 października 2021 r., to w okresie przejściowym doręczanie pism w postępowaniach administracyjnych następuje za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na dotychczasowych zasadach - i tak będzie do czasu zaktualizowania się obowiązku stosowania przez podmiot doręczeń za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej.

Zmiany w k.p.a.

Przechodząc do zmian w k.p.a., należy w pierwszej kolejności wskazać na jedną z naczelnych zasad procedury administracyjnej, tj. zasadę pisemności wyrażoną w art. 14 k.p.a. W myśl zmienionych przepisów zasada pisemności postępowania administracyjnej przejawia się w obowiązku prowadzenia i załatwiania sprawy administracyjnej w formie pisemnej, utrwalonej w postaci papierowej lub elektronicznej. W nowym przepisie celowo posłużono się terminem „pismo”, a nie jak dotychczas pojęciem dokumentu, którego szerokie rozumienie obejmuje także inne niż za pomocą znaków pisma sposoby przekazywania informacji (np. fotografie, nagrania audiowizualne). Projektodawca w uzasadnieniu do ustawy wskazał na zdezaktualizowanie się dotychczasowej regulacji, która przeciwstawiała dwa różne nieporównywalne pojęcia. Otóż zauważył on, że sformułowanie „forma pisemna” odnosi się bowiem do sposobu wyrażenia treści (w formie pisemnej, czyli za pomocą znaków pisma), a termin „forma dokumentu elektronicznego” odnosi się do sposobu utrwalenia treści. W tym zakresie działanie ustawodawcy należy uznać za słuszne, bowiem niewłaściwe były zwroty zawierające alternatywę: na piśmie i na informatycznym nośniku - skoro pismo może być utrwalone zarówno na papierze, jak i na nośniku informatycznym. Tak więc obecnie obie formy, tj. utrwalone zarówno na papierze, jak i na nośniku informatycznym, są równoważne.
►Co nowelizacja k.p.a. zmienia w zakresie załatwiania spraw administracyjnych?
Sprawy administracyjne są obecnie prowadzone i załatwiane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w formie tradycyjnej nadal są opatrywane własnoręcznym podpisem, natomiast pisma utrwalone w postaci elektronicznej są opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej - ze wskazaniem w treści pisma osoby to czyniącej.
►Czy strona postępowania zawsze będzie zmuszona stosować e-doręczenia w odniesieniu do podmiotu publicznego?
Nie, strona działająca samodzielnie nie będzie miała takiego obowiązku, nadal została pozostawiona możliwość korzystania z usług tradycyjnej poczty.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych zmieniła także art. 33 k.p.a. mówiący o pełnomocnictwie w postępowaniu administracyjnym. Z dotychczas obowiązującego przepisu art. 33 par. 2 k.p.a. usunięto sformułowanie „w formie dokumentu elektronicznego”, tak więc w nowej regulacji przepis ten brzmi: „Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu”. Jest to zmiana o charakterze porządkowym, ujednolicającym przepisy w znowelizowanym zakresie i niewątpliwie do pewnego stopnia uproszczająca regulacje kodeksowe.
UWAGA! Pełnomocnictwo nadal może być udzielone w formie dokumentu elektronicznego, bowiem udzielone na piśmie pełnomocnictwo może mieć postać zarówno papierową, jak i elektroniczną. Przy czym ta ostatnia postać winna być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Zmiany zaszły także w przepisach dotyczących terminów załatwiania spraw administracyjnych. W art. 35 par. 5 k.p.a., który stanowi o terminach, dodano zapis mówiący o tym, że nie wlicza się do terminów także okresu doręczania z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej - okresem tym jest czas mierzony od dnia nadania korespondencji w ramach tej usługi do dnia, w którym następuje skutek prawny doręczenia. W praktyce oznacza to, że co do zasady dniem nadania korespondencji w ramach publicznej usługi hybrydowej jest dzień odebrania dokumentu elektronicznego przez operatora wyznaczonego, który to powinien niezwłocznie w sposób automatyczny wydać potwierdzenie odbioru korespondencji. W znowelizowanych przepisach dniem doręczenia jest dzień faktycznego doręczenia adresatowi pisma, dzień doręczenia zastępczego albo dzień zaktualizowania się fikcji doręczenia. Celem zmienionej regulacji jest niewliczanie do terminu załatwienia danej sprawy administracyjnej, realnych okresów mieszczących się w kategoriach określonych w art. 35 k.p.a. Kolejna zmiana dotknęła art. 37 par. 4 k.pa. Skreślono w nim zdanie trzecie, które mówi o możliwości wydania odpisów w formie dokumentu elektronicznego. Jest to zmiana porządkująca terminologię stosowaną w k.p.a.
Natomiast ważną częścią nowelizacji było nadanie nowej treści art. 39 i 39[1]k.p.a. Przepisy te wyrażają zasadę cyfrowości podmiotów publicznych oraz podstawową formę doręczeń z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej. Pod rządami znowelizowanych przepisów organ administracji publicznej co do zasady doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje w siedzibie organu. Przepisy te nie naruszają przewidzianych w kodeksie sytuacji ogłoszenia decyzji ustnie. Adresem do doręczeń jest adres elektroniczny podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, publicznej usługi hybrydowej albo umożliwiająca identyfikację nadawcy oraz adresata kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Pisma doręcza się stronie i innym uczestnikom postępowania na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do BAE, jeśli natomiast adres ten nie widnieje w BAE, na adres do doręczeń elektronicznych związany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, za pomocą której wniesiono podanie.
►Jaka będzie podstawowa forma nadawania pism przez organ do strony postępowania?
W myśl nowych przepisów zasadą jest, że pisma doręcza się na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje w siedzibie organu.
►Co w sytuacji, gdy organ nie ma możliwości doręczenia pisma na adres do doręczeń elektronicznych?
W takiej sytuacji organ w myśl znowelizowanych przepisów może doręczyć pismo za pokwitowaniem przez operatora wyznaczanego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej. Polega to na tym, że organ wysyła pismo w formie elektronicznej za pośrednictwem operatora wyznaczonego, czyli w praktyce za pośrednictwem Poczty Polskiej - a obowiązkiem operatora jest przekształcenie dokumentu elektronicznego nadanego przez organ w formę przesyłki listowej w celu doręczenia adresatowi korespondencji pisma w postaci papierowej. W tej sytuacji wystarczy, by doręczono wydrukowane pismo wcześniej podpisane elektronicznie.
Ustawa przewiduje też wyjątki od zasady e-doręczeń, kiedy nie stosuje się przepisów nowelizacji w zakresie doręczeń elektronicznych oraz publicznej usługi hybrydowej. Są to sytuacje, kiedy podmiot będzie wnosił o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej albo korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych lub z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej m.in. ze względu na ważny interes publiczny, brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów odrębnych czy konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna.
►Czy organ może zdecydować, kiedy stosować przepisy o e-doręczeniach?
W określonych sytuacjach tak. W przypadku doręczenia decyzji, której organ administracji publicznej nadał rygor natychmiastowej wykonalności, albo decyzji, która podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy, w sprawach osobowych funkcjonariuszy oraz żołnierzy zawodowych, albo jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny - w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny - organ administracji może doręczyć np. decyzję administracyjną poprzez wysłanie przesyłki rejestrowanej, czyli listu poleconego albo poprzez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby.
►Jakie ryzyka wynikają z pozostawienia pewnego pola uznania dla organu?
Organ, przyjmując np. ważny interes publiczny, może nie skorzystać z doręczenia elektronicznego, nawet bez wiedzy strony postępowania. Jeśli w takiej sytuacji doręczy pismo, wysyłając je w formie tradycyjnej, zastosowanie znajdzie dobrze znana wszystkim fikcja doręczeń. W dobie pracy zdalnej nieprzebywanie pod swoim adresem zamieszkania jest coraz częstsze, wobec czego może się okazać, że strona postępowania poprzez pozostawienie uznania organowi może zostać pozbawiona swoich praw.
Z kolei do art. 42 par. 1 k.p.a - mówiącego, że pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy - dodano, że może to nastąpić również na adres do korespondencji wskazany w BAE. Uchylone zostały natomiast przepisy dotyczące trybu doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 46 k.p.a) - pozostawienie bowiem tych przepisów powodowałoby niespójność z zasadami doręczeń za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej. Dostosowano także art. 61 par. 3a k.p.a. mówiący o dacie wszczęcia postępowania administracyjnego na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną. Obecnie za datę wszczęcia takiego postępowania przyjmuje się dzień wystawienia dowodu otrzymania - tj. dowód ten jest wystawiany po wpłynięciu dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych. Rozumie się przez to zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu.
Nowelizacja objęła także przepisy odnoszące się do podań w postępowaniu administracyjnym (art. 63 k.p.a). Nie ma już możliwości wnoszenia podań telegraficznie oraz za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu. Obecnie wnoszenie podań na piśmie obejmuje pisma w postaci papierowej i elektronicznej. Obowiązujące przepisy przewidują wnoszenie podań, a także żądań, zażaleń czy odwołań na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej muszą być wnoszone wyłącznie na adres do doręczeń elektronicznych. Natomiast jeśli brak jest przepisów odrębnych, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania. Co ważne z perspektywy JST - skutek w postaci pozostawienia bez rozpoznania nie dotyczy m.in. wniosków składanych w trybie ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej oraz skarg i wniosków w rozumieniu działu VIII kodeksu postępowania administracyjnego, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i składania skarg i wniosków - pisma te mogą być nadal wnoszone do organu za pomocą poczty elektronicznej.
Aby organy mogły nadal korzystać z zastępczych form doręczenia, odstępując od zasady doręczeń elektronicznych, we wszystkich sytuacjach, zarówno wówczas, gdy strona świadomie wybiera formę elektroniczną, jak i wtedy gdy wnosi pismo w postaci ustnej lub pisemnej - wymogiem formalnym podania będzie (zgodnie z art. 63 par. 2 k.p.a.) wskazanie adresu wnioskodawcy. W praktyce oznacza to, że podmiot wnoszący w podaniu zawsze ma obowiązek wskazania adresu do doręczeń, wskazując adres stacjonarny - nawet wówczas, jeśli wnioskodawca wnosi podanie w postaci elektronicznej i wybrał elektroniczny sposób komunikowania się z organem.

Zmiany w ordynacji podatkowej

Zasady pisemności została wprowadzona także w ordynacji podatkowej, w której zmodyfikowany i rozbudowany został art. 126. Przypomnijmy, wcześniejsza regulacja stanowiła, że sprawy podatkowe są załatwiane w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Jak wskazano powyżej, przy omawianiu zasady pisemności w postępowaniu administracyjnym - pojęcie dokumentu elektronicznego wykracza poza dokumenty wyrażone na piśmie.
W ordynacji podatkowej zmodyfikowano także art. 138c, który określa elementy pełnomocnictwa. I tak zgodnie z jego nowym brzmieniem pełnomocnictwo powinno zawierać adres pełnomocnika do doręczeń w kraju, chyba że wskazuje adres do doręczeń elektronicznych, na których organy podatkowe mają doręczać pisma. Zmiana ta wynika z obowiązku posiadania przez podmioty wskazane w art. 9 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych adresu do doręczeń elektronicznych w bazie adresów elektronicznych (BAE).
Nowe brzmienie zyskał także art. 144 o.r., który dotyczy sposobu doręczania pism w postępowaniach. W myśl znowelizowanych przepisów organ podatkowy w pierwszej kolejności doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, wpisany do BAE albo z którego adresat pisma nadał korespondencję do organu podatkowego. Nie dotyczy to sytuacji doręczenia w siedzibie organu podatkowego albo za pośrednictwem portalu podatkowego. Natomiast w sytuacji braku adresu do doręczeń elektronicznych lub wystąpienia innych przesłanek uniemożliwiających zastosowanie doręczenia elektronicznego organ podatkowy doręcza pisma poprzez operatora wyznaczonego w ramach publicznej usługi hybrydowej lub pracowników urzędu, funkcjonariuszy lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. Umożliwiono także doręczania pism przesyłką rejestrowaną.
Podsumowanie: Zaproponowane zmiany w kodeksie postępowania administracyjnego oraz w ordynacji podatkowej należy ocenić jako doniosłe. Powinny one usprawnić zarówno procedurę administracyjną, jak i podatkową w zakresie korespondencji elektronicznej strony z organem. Warto przy tym podkreślić, że postępująca cyfryzacja postępowań administracyjnych sprzyja pewności obrotu prawnego. Przekazywanie dokumentów takich jak np. odwołania od decyzji organu I instancji poprzez doręczenia elektroniczne z pewnością są bardziej transparentne z uwagi na to, że przesłane za ich pośrednictwem dokumenty zostają trwale zapisane na nośniku danych. Przy zwykłej formie pisemnej zdarzały się sytuacje, gdy organ otrzymywał pustą kopertę, a odwołujący się podnosił, że wniósł odwołanie, przedstawiając dowód nadania pisma. Stosując e-doręczenia, takie sytuacje zostaną z pewnością zminimalizowane.
Jakub Kortus, Michał Walkowiak
Wciąż jest wiele niewiadomych
Jako pewnego rodzaju formę zakończenia bądź też próbę podsumowania obecnego stanu wiedzy na temat e-doręczeń warto pokusić się o wskazanie tego, czego w obecnie obowiązujących przepisach brakuje. Nie będzie dużym zaskoczeniem wskazanie, że główną bolączką nowych przepisów jest z jednej strony ich niepewność (zwłaszcza co do terminu, od którego należy je stosować), a z drugiej - trudność w normatywnym opisaniu kwestii technicznych. Trzeba mieć bowiem na uwadze to, że zasadniczo sposób prowadzenia przez podmioty publiczne swojej działalności (w tym postępowań administracyjnych i podatkowych) nie ulegnie jakiejś większej zmianie aż do ostatniego etapu tej działalności, tj. kontaktu z obywatelem. Ustawa o doręczeniach elektronicznych tak naprawdę wprowadza zmiany dopiero i wyłącznie na tym etapie działań podejmowanych przez podmioty publiczne. To natomiast, czy e-doręczenia okażą się sukcesem, czy porażką, w dużej mierze będzie zależeć od przygotowanych rozwiązań technicznych, zwłaszcza informatycznych, a także sprawnego działania operatora wyznaczonego. Bez przejrzystego i nieskomplikowanego systemu, z którego będą korzystać zarówno podmioty publiczne, jak i podmioty niepubliczne, nie sposób wyobrazić sobie sukcesu nowych rozwiązań prawnych dotyczących elektronicznego doręczania korespondencji.
Jednocześnie zanim pierwsza grupa podmiotów publicznych nie zacznie korzystać z nowej instytucji e-doręczeń, nie sposób ocenić prawidłowość przyjętych rozwiązań prawnych. Innymi słowy, czas pokaże, jakie zmiany okażą się niezbędne do wprowadzenia do ustawy w celu wyeliminowania pojawiających się błędów jej praktycznego stosowania. Można jednak zakładać, że tak jak każde nowe rozwiązanie prawne i techniczne, tak omawiana nowelizacja w pełni zostanie zweryfikowana w praktycznym zastosowaniu.
Mateusz Karciarz
poleca
Kancelaria Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy w Poznaniu