Po zapewnieniu uchodźcom zakwaterowania i wyżywienia kolejną pilną potrzebą jest znalezienie im pracy. Samorządy starają się pomóc także w tym obszarze, organizując punkty informacyjne czy platformy ogłoszeniowe dla pracodawców oraz osób poszukujących zatrudnienia. Rozglądają się też w swoich strukturach, poszukując stanowisk, które nie są obsadzone, by zatrudnić na nich Ukraińców. Autorką artykułu jest Katarzyna Piech, radca prawny, Kancelaria Adwokacka Mielech Adwokaci i Radcowie Prawni.
Na przykład, na prośbę marszałka województwa zachodniopomorskiego jednostki podległe samorządowi przygotowały listę około 170 wakatów, na które dotąd bezskutecznie poszukiwały pracowników. Są to głównie oferty dla lekarzy, pielęgniarek, ratowników medycznych czy salowych, ale nie brakuje też wolnych etatów w instytucjach kultury, uzdrowiskach, placówkach edukacyjnych czy ośrodkach drogowych. Powstaje jednak pytanie, czy zatrudnienie osoby z Ukrainy jest w danej jednostce możliwe. Przypominamy najważniejsze zasady.
Co do zasady pracownikiem samorządowym może być osoba, która jest obywatelem polskim (art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych). Chyba że ktoś jest obywatelem Unii Europejskiej lub innego państwa, któremu na podstawie przepisów wspólnotowych lub umów międzynarodowych przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia w naszym kraju. Jeżeli chodzi o Ukrainę, to zawarła ona z UE umowę, na mocy której jej obywatele zatrudnieni legalnie w jednym z krajów Unii mają prawo do takich samych warunków pracy, jak obywatele tego kraju. Dodatkowo istnieje też umowa między Ukrainą a Polską w zakresie zabezpieczenia społecznego, gdzie są uregulowane wszelkie kwestie związane z ubezpieczeniem społecznym pracowników. Tak więc w przypadku osób z Ukrainy ww. warunek wydaje się spełniony. Kolejny jest związany ze znajomością języka polskiego. Ustawa o pracownikach samorządowych wyraźnie wskazuje, że należy to potwierdzić stosownym dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej. Jeśli te wymogi są spełnione, można zatrudnić obywatela Ukrainy w urzędzie, ale nie na stanowisku polegającym na bezpośrednim czy nawet pośrednim wykonywaniu władzy publicznej i związanym z ochroną generalnych interesów państwa. Ustawodawca nie ograniczył więc możliwości zajmowania stanowisk urzędniczych tylko do obywateli Rzeczypospolitej Polskiej, ale wprowadził pewne ograniczenia dla cudzoziemców ubiegających się o takie stanowiska. Przy czym w przepisach nie znajdziemy katalogu stanowisk, które w urzędzie mogą być zajmowane przez takie osoby. Wiąże się to z koniecznością dokonania przez kierownika jednostki organizacyjnej oceny stanowiska, na które ogłaszany jest nabór. Ustalenie spektrum tak zdefiniowanych stanowisk nie jest jednak zabiegiem prostym. W praktyce dostęp cudzoziemców do wolnych stanowisk urzędniczych jest bardzo ograniczony i sprowadza się tak naprawdę do stanowisk pomocniczych i obsługi.
Standardowa procedura
Ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym oraz o naborze kandydatów na to stanowisko umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej w jednostce, w której jest prowadzony nabór.
Ogłoszenie o naborze powinno zawierać:
1) nazwę i adres jednostki;
2) określenie stanowiska;
3) określenie wymagań związanych ze stanowiskiem, zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe;
4) wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku;
5) wskazanie wymaganych dokumentów;
6) określenie terminu i miejsca składania dokumentów.
Rozpoczynając nabór na stanowisko urzędnicze, w którym udział mogą wziąć cudzoziemcy, należy stosowną informację o tym umieścić w ogłoszeniu (tzn. że o wolne stanowisko mogą ubiegać się zarówno obywatele Polski, jak i cudzoziemcy). Konkurs powinien zostać przeprowadzony bezstronnie, w sposób niedyskryminujący. W ogłoszeniu należy zaznaczyć też warunki, jakie musi spełniać kandydat [ramka1]. Przy czym jeśli chodzi o znajomość języka polskiego, konieczny jest certyfikat potwierdzający znajomość języka na poziomie średnim ogólnym lub zaawansowanym. [ramka2]
Ramka 1
Niezbędne warunki ©℗
Urząd może zatrudnić obcokrajowca, gdy:
• jego pobyt na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej jest legalny;
• posiada on znajomość języka polskiego potwierdzoną dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej;
• stanowisko nie wiąże się z wykonywaniem władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa.
Ramka 1
Udokumentowanie znajomości języka ©℗
Obcokrajowiec ubiegający się o stanowisko, na którym wymagana jest znajomość języka polskiego, musi posiadać jeden z dokumentów:
– certyfikat znajomości języka polskiego na poziomie średnim ogólnym lub zaawansowanym wydany przez Państwową Komisję Poświadczania Znajomości Języka Polskiego;
– dokument potwierdzający ukończenie studiów wyższych w języku polskim lub
zdanie polskiej matury;
– świadectwo do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego wydawanego przez ministra sprawiedliwości.
Legalne zatrudnienie
Wymóg w zakresie zajmowania jedynie niektórych rodzajów stanowisk i konieczności znajomości języka polskiego potwierdzonego określonym dokumentem nie zmienił się po wejściu w życie tzw. specustawy ukraińskiej. Rozważeniu podlega jedynie przesłanka związana z możliwością legalnego podjęcia pracy. Należy w tym zakresie sięgnąć do przepisów regulujących kwestie zatrudnienia obcokrajowców, w tym obywateli Ukrainy. Generalnie, aby można było mówić o powierzeniu legalnego wykonywania pracy cudzoziemcowi, musi być spełniony szereg warunków, wynikających z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ustawy o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz ustawy o cudzoziemcach. Na podstawie tych regulacji pracodawca może legalnie powierzyć pracę na terytorium Polski cudzoziemcowi niebędącemu obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) albo obywatelem Szwajcarii, jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:
1. pracodawca uzyska zezwolenie na pracę dla danego cudzoziemca (ewentualnie zezwolenie na pracę sezonową), inna możliwość to uzyskanie przez samego cudzoziemca zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenia jednolitego);
2. cudzoziemiec legalnie przebywa na terytorium Polski, tzn. posiada odpowiednie dokumenty pobytowe (np. wizę lub kartę pobytu);
3. podstawa pobytu cudzoziemca na terytorium Polski pozwala mu na wykonywanie pracy (nie jest to np. wiza turystyczna lub inny dokument wykluczający podjęcie pracy);
4. wykonywanie pracy przez cudzoziemca nie może odbywać się na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę lub zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę (z wyjątkiem powierzenia pracy o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę – na okresy łącznie nieprzekraczające 30 dni w roku kalendarzowym, pod warunkiem powiadomienia o tym w terminie siedmiu dni, w formie pisemnej wojewody, który wydał zezwolenie).
Cudzoziemiec, który zamierza przebywać i pracować w Polsce powyżej trzech miesięcy, może się starać się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite). Wydanie tego dokumentu odbywa się w ramach jednego postępowania administracyjnego i – na podstawie jednego dokumentu – uprawnia cudzoziemca zarówno do pobytu, jak i do pracy w Polsce. W takim przypadku obcokrajowiec nie musi odrębnie ubiegać się o zezwolenie na pobyt (np. wizę), a pracodawca o zezwolenie na pracę.
Jak już wspominałam, obowiązkiem cudzoziemca wykonującego pracę na terytorium Polski jest posiadanie ważnego zezwolenia na pobyt w Polsce (w formie niewykluczającej wykonywanie pracy). Pracodawca jest natomiast zobowiązany do tego, aby przed rozpoczęciem pracy przez obcokrajowca żądać od niego ważnego dokumentu uprawniającego tę osobę do pobytu na terytorium Polski (w szczególności wizy lub karty pobytu), którego kopię – w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę – musi przechowywać w aktach osobowych pracownika na zasadach i przez okres obowiązkowego przechowywania tych akt; w razie zawarcia z cudzoziemcem umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia lub umowy o dzieło) – ww. dokument musi być przechowywany przez okres wykonywania pracy przez cudzoziemca.
Wojna zmieniła sytuację
Do wymienionych wyżej aktów prawnych doszła teraz specustawa ukraińska regulująca szybką ścieżkę pobytu i pracy osób, które wjechały na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bezpośrednio z terytorium Ukrainy 24 lutego 2022 r. i później. Z przepisów specustawy mogą więc skorzystać:
- osoby z obywatelstwem ukraińskim,
- małżonkowie tych osób nieposiadający obywatelstwa ukraińskiego,
- obywatele Ukrainy posiadający Kartę Polaka – wraz z rodzinami.
Jeśli jednostka samorządu będzie chciała zatrudnić taką osobę, musi dopełnić formalności, czyli zawiadomić o tym powiatowy urząd pracy. Ma na to 14 dni od dnia podjęcia przez tę osobę pracy. Przy czym może to zrobić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – praca.gov.pl, nie ma bowiem możliwości zgłoszeń w formie papierowej. Brak zawiadomienia bądź opóźnienie terminu zgłoszenia nawet o jeden dzień skutkuje tym, że praca nie jest legalna i grozi karą, np. grzywny.
► Czy szybka ścieżka legalizacji pobytu i zatrudnienia obywatela Ukrainy dotyczy także osób, które uzyskały dokument pobytowy w Polsce przed 24 lutego?
Teoretycznie ustawa dotyczy osób, które wjechały legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie od 24 lutego 2022 r., czyli po wybuchu wojny na Ukrainie. Ale art. 22 ust. 1 specustawy reguluje kwestie zatrudniania obywateli Ukrainy na terytorium Polski w sposób szerszy niż przepisy ogólne przedmiotowej ustawy – regulacja ta mówi wyraźnie, że także obywatel Ukrainy przebywający legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej będzie mógł podjąć zatrudnienie bez zbędnych formalności, jedynie po spełnieniu przesłanki w postaci zgłoszenia takiego zatrudnienia do właściwego powiatowego urzędu pracy w terminie 14 dni. Będzie to też dotyczyło przypadków zatrudniania obywateli Ukrainy na podstawie ustawy o pracownikach samorządowych. Obywatel Ukrainy starający się o zatrudnienie np. w urzędzie gminy czy w ośrodkach pomocy społecznej nie będzie więc musiał posiadać zezwolenia na pracę. Wystarczające będzie jedynie zgłoszenie takiego pracownika do powiatowego urzędu pracy. Pracownik będzie jednak musiał spełniać pozostałe warunki określone zarówno w ustawie o pracownikach samorządowych oraz w specustawie ukraińskiej.
Konieczność przetłumaczenia dokumentów
Po ustaleniu warunków zatrudnienia obywatela Ukrainy na terytorium Polski należy przejść do kwestii technicznych związanych z pozyskaniem nowego pracownika, w szczególności chodzi o sporządzenie umowy o pracę. Należy też pamiętać, że zatrudniając cudzoziemca, pracodawca ma wobec niego te same obowiązki co wobec polskiego pracownika. Musi go przeszkolić z zasad bhp, założyć teczkę akt osobowych. Oprócz podstawowych dokumentów, takich jak umowa o pracę, powinny się tam znaleźć również dokumenty kadrowe czy potwierdzenie odbycia szkolenia bhp. Dobrze, by dokumenty te były dostępne w dwóch językach: polskim oraz w języku, którym posługuje się pracownik. W teczce osobowej powinny się też znaleźć dokumenty potwierdzające wykształcenie pracownika oraz okresy zatrudnienia u pracodawców w kraju ojczystym lub w innym kraju poza Polską, czyli zagraniczne świadectwa pracy. Wszystkie te dokumenty muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.
► Czy pracodawca jest zobowiązany do przetłumaczenia umowy o pracę oraz innych dokumentów związanych ze stosunkiem zatrudnienia na język ojczysty obcokrajowca?
Zgodnie z ustawą o języku polskim umowy z zakresu prawa pracy sporządza się w języku polskim. Obowiązek ten powstaje, gdy osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz umowa o pracę ma być wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Co ważne, obydwie powyższe przesłanki muszą być spełnione łącznie. Kwestię języka, w którym powinna być zawarta umowa o pracę, reguluje także ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U.2021.1100). Zgodnie z art. 88h wyżej wskazanej ustawy pracodawca zatrudniający cudzoziemca, od którego wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę, jest zobowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przed jej podpisaniem przedstawienia tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca (co nie oznacza, że musi to być język ojczysty). Co do zasady nie ma więc obowiązku zawierania umowy o pracę w języku ojczystym zatrudnianego obcokrajowca. Obowiązek sporządzenia tłumaczenia nie powstaje także w sytuacji, kiedy cudzoziemiec włada językiem polskim w takim stopniu, by móc zrozumieć postanowienia zawieranej umowy lub nie jest wymagane posiadanie zezwolenia na pracę.
► W jakim języku prowadzić szkolenie bhp?
Nie ma przepisów, które regulują kwestię dotyczącą tego, w jakim języku powinny być prowadzone szkolenia bhp. Muszą się one jednak zakończyć sprawdzianem wiedzy i potwierdzeniem przez pracownika zapoznania się i zrozumienia zasad bhp, co oznacza, że muszą one być dla niego zrozumiałe. Przeprowadzając szkolenie bhp w języku obcym dla cudzoziemca, pracodawca nie spełnia warunku dostatecznej znajomości przez pracownika przepisów oraz zasad bhp i narusza w ten sposób prawo. W przypadku np. wypadku przy pracy spowodowanego brakiem odpowiedniego przeszkolenia i zrozumienia przez pracownika zasad bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca może być nawet pociągnięty do odpowiedzialności karnej.
► Czy należy tłumaczyć regulaminy wewnętrzne?
W polskim prawie nie znajdziemy regulacji dotyczących tłumaczenia innych dokumentów funkcjonujących w zakładzie pracy, takich jak regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin organizacyjny itd. Zgodnie z art. 94 pkt 1 kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany zaznajamiać pracowników podejmujących pracę m.in. z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach i podstawowymi uprawnieniami. Ponadto zapoznaje ich z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Wszystkie te obowiązki pracodawcy powinny także zostać zrealizowane w stosunku do pracowników niebędących obywatelami polskimi. W przypadku pracowników samorządowych nie będzie jednak konieczności tłumaczenia dokumentów związanych z zatrudnieniem na język polski. Zatrudnienie cudzoziemca na stanowisku pracownika samorządowego jest bowiem obwarowane znajomością przez pracownika języka polskiego, która musi zostać potwierdzona dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej. Sytuacja będzie jednak odmienna w przypadku obywateli Ukrainy zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych gminy na stanowiskach nieurzędniczych. A to oznacza, że jeśli pracownik nie będzie się legitymował dostateczną znajomością języka polskiego, to wówczas po stronie pracodawcy zaistnieje obowiązek tłumaczenia wszelkich dokumentów dotyczących pracownika na język dla niego zrozumiały. ©℗
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 530)
ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1100; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 91)
ustawa z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1745)
ustawa z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2354; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 583)
art. 94 i art. 941 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)
art. 1, 2 oraz art. 22 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. z 2022 r. poz. 583)
