Do tej pory pracą związaną z nadawaniem numerów PESEL w mniejszych urzędach zajmowały się nierzadko dwie, trzy osoby. W obecnej sytuacji, ze względu na dużą liczbę uchodźców, którzy chcą zalegalizować swój pobyt w Polsce, to nie wystarcza. Samorządy pilnie poszukują rąk do pracy i zastanawiają się, czy do tego typu zadań można przesunąć pracowników z innych jednostek organizacyjnych gminy, np. ośrodków pomocy społecznej czy centrów usług wspólnych.
Wsparcie w sprawach z zakresu ewidencji ludności
Najszybciej do pracy z nadawaniem nr PESEL można skierować dotychczasowych pracowników urzędu, tych zatrudnionych w innych wydziałach. W tym przypadku do przesunięcia można zastosować art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.), który pozwala na czasowe powierzenie im wykonywania innej pracy. Przepis ten mówi, że jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, to pracownikowi samorządowemu można powierzyć na okres do trzech miesięcy w roku kalendarzowym wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami. W okresie tym przysługuje mu wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy, lecz nie niższe od dotychczasowego.
Reklama
Czasowe powierzenie obowiązków
Odnosząc się tej regulacji, Sąd Najwyższy wskazał w wyroku z 12 kwietnia 2017 r. (sygn. akt I PK 345/16), że art. 21 u.p.s. przewiduje możliwość jednostronnej, czasowej zmiany treści stosunku pracy w zakresie stanowiska pracy. Zdaniem SN ewidentne podobieństwo tego przepisu do art. 42 par. 4 kodeksu pracy każe uwzględnić poglądy judykatury, zgodnie z którymi powierzenie innej pracy nie stanowi oświadczenia woli, lecz jest dokonywane przez wydanie polecenia. Ponadto do tego powierzenia nie mają zastosowania przepisy o wypowiadaniu umowy o pracę, nie musi być ono dokonane na piśmie ani zawierać uzasadnienia. Nie wymaga również uprzedniej konsultacji ze związkami zawodowymi, a pracodawca nie ma obowiązku informowania pracownika o możliwości odwołania do sądu.

Reklama
Trzeba jednak pamiętać, że powierzenie pracownikowi innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres dłuższy niż trzy miesiące w roku kalendarzowym wymaga albo akceptacji pracownika, albo formalnego uregulowania statusu przez określenie w aneksie do umowy o pracę nowego zakresu zadań, obowiązków i odpowiedzialności (także wysokości wynagrodzenia), albo nawet wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy w trybie art. 42 par. 1–3 k.p. Jeżeli natomiast po upływie trzymiesięcznego okresu pracownik nadal wykonuje obowiązki pracownika delegowanego i stan ten akceptuje, to można przyjąć, że doszło w sposób dorozumiany do zawarcia porozumienia zmieniającego warunki pracy (tak SN w wyroku z 14 stycznia 2010 r., sygn. akt I PK 155/09).
Transfer z własnej inicjatywy
Przeniesienie może inicjować także pracownik. Taki tryb za jego zgodą przewiduje art. 22 u.p.s. Reguluje on przesunięcie urzędnika do innej jednostki w tej samej lub innej miejscowości, jeżeli nie narusza to ważnego interesu jednostki, która dotychczas zatrudniała pracownika samorządowego oraz jeśli przemawiają za tym ważne potrzeby po stronie jednostki przejmującej. Z uwagi na to, że wskutek przeniesienia zmienia się pracodawca, ma ono charakter stały, a nie okresowy. Na podstawie art. 22 u.p.s. możliwy jest transfer pracownika w ramach danego szczebla samorządu (np. z miejskiego ośrodka pomocy społecznej do urzędu miasta) oraz pomiędzy nimi.

Przykład 1

Między różnymi szczeblami
Starosta za porozumieniem z burmistrzem zamierza przenieść urzędniczkę starostwa Marię Kowalską do pracy w urzędzie miasta. Maria Kowalska wyraziła na to zgodę. Urząd mieści się w miejscowości, w której zamieszkuje, co jest dla niej głównym argumentem za wyrażeniem zgody na zmianę miejsca pracy.
Przeniesienia dokonuje się w drodze porozumienia pracodawców, tj. dotychczasowego i nowego (tego, do którego pracownik ma zostać przeniesiony). Porozumienie powinno zawierać następujące elementy:
  • wskazanie podstawy prawnej przeniesienia;
  • określenie pracodawców;
  • wskazanie przenoszonego pracownika i określenie, czy przeniesienie dokonywane jest za jego zgodą czy na jego wniosek;
  • określenie nowego stanowiska pracy, daty, z jaką nastąpi przeniesienie i rozpoczęcie świadczenia pracy u nowego pracodawcy;
  • oświadczenie, że przeniesienie nie narusza ważnego interesu jednostki dotychczas zatrudniającej pracownika;
  • wskazanie potrzeb jednostki przyjmującej, uzasadniających przeniesienie;
  • określenie zasad odpowiedzialności pracodawców za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy;
  • termin przekazania akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej nowemu pracodawcy;
  • liczbę egzemplarzy porozumienia (zasadniczo powinny być trzy: dla obu pracodawców oraz dla pracownika).
W art. 22 ust. 1 u.p.s. wskazano, że przesłanką przeniesienia jest istnienie po stronie jednostki przejmującej ważnych potrzeb. Porozumienie powinno więc wskazywać te potrzeby.
Zgodnie z art. 22 ust. 3 u.p.s. w przypadku przeniesienia pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym, do innej jednostki jego akta osobowe wraz z pozostałą dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przekazuje się do jednostki, w której pracownik ma być zatrudniony. Istotę tego trybu przeniesienia trafnie scharakteryzował SN w wyroku z 12 czerwca 2013 r. (sygn. akt I PK 2/13). Sąd wskazał, że zmiana pracodawcy dokonywana w trybie art. 22 u.p.s. następuje w ramach tego samego stosunku pracy, który podlega jedynie modyfikacji, m.in. w zakresie podmiotu zatrudniającego, a tego ustawowego skutku nie niweczy zawarcie nowej umowy o pracę z pracownikiem samorządowym przeniesionym w omawianym trybie do innej jednostki samorządowej. Według SN regulacja ta realizuje cele u.p.s., jakimi było stworzenie podstaw do sprawnego i profesjonalnego wykonywania zadań przez samorząd terytorialny oraz spójnego zarządzania zasobami ludzkimi w administracji samorządowej. Wyrazem tego jest uzależnienie przeniesienia pracownika samorządowego do pracy w innej jednostce nie tylko od jego wniosku lub zgody, ale przede wszystkim od nienaruszenia ważnego interesu jednostki dotychczas zatrudniającej pracownika oraz istnienia ważnych potrzeb po stronie jednostki przejmującej.
wAŻNE Przeniesienie w trybie art. 22 ustawy o pracownikach samorządowych skutkuje kontynuacją istniejącego stosunku pracy. Przesunięcie do pracy w innej jednostce w drodze porozumienia nie powoduje rozwiązania stosunku pracy z pracodawcą dotychczasowym i nawiązania nowego stosunku pracy z jednostką, w której pracownik ma być zatrudniony.
Covidowa furtka
Kolejną możliwość przeniesienia pracowników samorządowych wprowadził art. 3a ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: specustawa o COVID-19), według którego w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii wójt, burmistrz, prezydent miasta (starosta oraz marszałek województwa) może polecić pracownikowi podległego mu urzędu tymczasowe przeniesienie do wykonywania innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami, w innej jednostce w tej samej lub innej miejscowości, na czas określony do trzech miesięcy. W okresie tym przysługuje pracownikowi wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy, lecz nie niższe od dotychczasowego. Przeniesienie ma na celu zapewnienie sprawnej realizacji zadań jednostki, do której przenoszony jest pracownik.

Przykład 2

Maksymalnie na trzy miesiące
Starosta na podstawie art. 3a specustawy o COVID-19 na okres trzech miesięcy przesunął Wiktorię Nowak do urzędu miasta. Na to przeniesienie pracodawca nie musiał mieć zgody pracownicy. Po upływie trzech miesięcy Wiktoria Nowak wróci do pracy w starostwie.
Na tych samych zasadach dokonuje się tymczasowego przeniesienia pracownika z podległej jednostki organizacyjnej.

Przykład 3

Polecenie dla kierownika
Włodarz polecił dyrektorowi ośrodka pomocy społecznej przesunięcie jego pracownika do urzędu miasta. Przeniesienie będzie tymczasowe, od 1 kwietnia do 30 czerwca 2022 r.
Do przeniesienia tego nie jest konieczne uzyskanie zgody pracownika. Odbywa się ono na podstawie polecenia służbowego, z wszystkimi możliwymi konsekwencjami służbowymi jego niezrealizowania. Zgoda jest wymagana jedynie od:
  • kobiety w ciąży,
  • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia,
  • osoby będącej jedynym opiekunem dziecka w wieku do lat 15.
W wyniku przeniesienia pracownik będzie wykonywał pracę na rzecz innego podmiotu niż pracodawca. Mimo to przeniesienie nie powoduje rozwiązania z nim stosunku pracy. Oznacza to, że nie dojdzie do zmiany pracodawców. Najwłaściwszym sposobem ukształtowania obowiązków wynikających ze świadczenia pracy przez pracownika na rzecz innego podmiotu jest porozumienie zawarte między jednostkami samorządowymi.
Wysłanie do punktu recepcyjnego
Tryb przeniesienia pracowników do punktu recepcyjnego, co dziś nierzadko ma miejsce, zależy od tego, czy punkt jest prowadzony przez wojewodę, czy samorząd. Najczęściej jest nim wojewoda. A to oznacza, że punkt recepcyjny należy do struktur administracji rządowej (państwowej), która jest odrębna od administracji samorządowej. Dlatego nie ma podstaw prawnych do przeniesienia służbowego pracownika samorządowego. Takiej możliwości nie przewiduje ustawa o pracownikach samorządowych. Możliwe jest natomiast przeniesienie z wykorzystaniem urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi po to, by realizował zadania u innego pracodawcy, na zasadach kodeksowych. Zgodnie z kodeksem pracy za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego w ww. celu przez określony czas. Okres ten powinien zostać ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. Warto też wiedzieć, że wlicza się on do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.
W sytuacji, gdy punkt recepcyjny jest prowadzony przez samorząd, to tryb oddelegowania zależy od tego, na jaki okres ma nastąpić przesunięcie i na jakiego rodzaju stanowisku jest zatrudniony pracownik. Pierwszą podstawą mógłby być art. 21 u.p.s. Stanowi on, że jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć na okres do trzech miesięcy w roku kalendarzowym wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami. W okresie tym pracownikowi przysługuje wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy, lecz nie niższe od dotychczasowego. Z treści tej regulacji wyraźnie wynika, że powierzenie innej pracy jest związane z potrzebami danej jednostki, a więc obecnego pracodawcy, czyli urzędu gminy. W związku z tym nie można pracownikowi przydzielić okresowo pracy w innej jednostce (w tym przypadku punkcie recepcyjnym) w trybie art. 21 u.p.s., bo nie zachodzi przesłanka potrzeb jednostki zatrudniającej pracownika, ale tej, do której ma być przesunięty. Drugą teoretycznie możliwą podstawą jest art. 22 ust. 1 u.p.s. Regulacja ta wprawdzie umożliwia przeniesienie pracownika samorządowego do pracy w innej jednostce samorządowej, ale dotyczy wyłącznie stanowisk urzędniczych, a ponadto przesunięcie ma charakter stały, a nie okresowy.
W związku z tym, że stan epidemii nie został odwołany, zastosowanie może znaleźć art. 3a specustawy o COVID-19. Pozwala on włodarzowi przenieść pracownika do wykonywania innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami, w innej jednostce. Przesunięcie możliwe jest w tej samej lub innej miejscowości, na czas określony do trzech miesięcy. Przeniesienie ma na celu zapewnienie sprawnej realizacji zadań jednostki, do której jest przenoszony pracownik, czyli w tym przypadku punktu recepcyjnego.
Czy można przesunąć pracownika samorządowego do punktu recepcyjnego w innej miejscowości i czy w tym przypadku urząd gminy powinien mu zwracać koszty dojazdu? Pracownik sam wnioskował o oddelegowanie.
Przepisy nie przewidują obowiązku zwrotu kosztów dojazdów pracownika do miejscowości przeniesienia. Biorąc pod uwagę, że zasądzenie takiego zwrotu przez sąd jest bardzo prawdopodobne, zalecane jest rozliczanie dojazdów na postawie kilometrówki (zwrot podlegać będzie PIT, ale będzie zwolniony z ZUS). Przeniesienie pracownika urzędu gminy do punktu recepcyjnego (gdy jest on prowadzony przez gminę) może nastąpić na podstawie art. 3a specustawy o COVID-19, czyli nawet bez zgody pracownika i jego chęci do pomocy uchodźcom (chyba żejest to kobieta w ciąży, pracownik opiekujący się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia lub jedyny opiekun dziecka w wieku do 15 lat). Przeniesienie pracownika w tym trybie nie powoduje rozwiązania stosunku pracy z pracodawcą dotychczasowym. Niestety w przepisach specustawy o COVID-19 całkowicie pomięto kwestię kosztów. A przecież przeniesienie do innej miejscowości wiąże się z wydatkami i straconym na dojazd czasem. Pracownik, który się na to decyduje, akceptuje wystąpienie tych niedogodności, choć oczywiście są one dla niego niekorzystne. W tej sytuacji pracodawca de facto zmusza pracownika do ponoszenia wydatków, na które ten się nie godził przy podejmowaniu zatrudnienia. Można więc zaryzykować stwierdzenie, że pracownik ponosi szkodę z winy pracodawcy, a tym samym ten powinien mu ją naprawić poprzez zwrot kosztów dojazdu. Gdyby pracownik poszedł do sądu, zapewne uzyskałby rekompensatę za dojazdy. Aby uniknąć wątpliwości, a jednocześnie – aby pracownik nie był stratny – wskazane jest zawarcie z pracownikiem umowy o używanie prywatnego pojazdu do jazd służbowych. Z uwagi na znaczną liczbę kilometrów jest zalecane rozliczanie zwrotu na podstawie kilometrówki. Jeżeli stawka za kilometr nie będzie wyższa (może być niższa) od stawki wynikającej z par. 2 rozporządzenia ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, to będzie korzystała ze zwolnienia od składek ZUS na mocy par. 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. ©℗
wAŻNE Przepisy dotyczące przeniesienia pracownika samorządowego, wynikające z pragmatyki zawodowej, a także z art. 3a specustawy o COVID-19, odnoszą się tylko do osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Nie jest dopuszczalne dokonanie przesunięcia na tych zasadach zatrudnionego na podstawie powołania czy wyboru, czyli nie dotyczą one włodarza lub jego zastępcy.
Podstawa prawna
art. 21 i 22 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 530)
art. 3a ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 218)
par. 2 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. nr 61, poz. 308)
par. 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)
art. 42 par. 1‒4, art. 1741 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)