Pracodawca korzystający z dofinansowań do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników może prowadzić ich akta w formie papierowej lub elektronicznej. Ważne jest, aby taka dokumentacja była dostępna dla Komisji Europejskiej przez 10 lat.

Tak wynika z odpowiedzi udzielonej przez biuro pełnomocnika rządu ds. osób niepełnosprawnych (BON) dla Ogólnopolskiej Bazy Pracodawców Osób Niepełnosprawnych. Organizacja zadała pytanie dotyczące jednej z firm, która pobiera subsydia płacowe na pracowników z dysfunkcjami zdrowotnymi. Jej zarząd podjął decyzję o digitalizacji akt pracowniczych. W związku tym są one stopniowo skanowane i zapisywane w systemie kadrowo-płacowym. Papierowe akta będą zaś wydawane pracownikom, a w przypadku braku ich odbioru niszczone. Pracodawca ma jednak wątpliwości, czy posiadanie dokumentacji pracowniczej tylko w wersji elektronicznej jest bezpieczne i wystarczające, gdy dojdzie do kontroli Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w zakresie korzystania z dopłat do pensji, czy nie jest lepiej zachować papierowe akta, zamiast wydawać je podwładnym lub niszczyć.
BON wyjaśnia, że to pracodawca wybiera formę przechowywania i udostępniania akt pracowniczych. Szczegółowe warunki, które musi spełnić dokumentacja pracownicza w wersji elektronicznej, w tym zasady zapewnienia bezpieczeństwa zasobów, określa rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). Z kolei przepisy ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 573 ze zm.), które regulują udzielanie dopłat do pensji, nie odnoszą się do cech dokumentacji pracowniczej. Pracodawca powinien natomiast pamiętać o takim zabezpieczeniu akt osobowych, aby były bezwzględnie dostępne dla KE w okresie 10 lat od otrzymania dopłat.
Bez przełomu w sprawie rekompensat za wiatraki
Bez przełomu w sprawie rekompensat za wiatraki

Zobacz również
Ponadto BON podkreśla, że niezależnie od wymogów wskazanych w rozporządzeniu celowe jest zwrócenie uwagi na zapewnienie dostępności systemu teleinformatycznego oraz dokumentacji dla osób niepełnosprawnych (przykładowo pliki udostępniane pracownikom w formacie PDF powinny być kompatybilne ze standardem dostępności WCAG 2.1). Dzięki zadbaniu o to na etapie prac nad digitalizacją akt, pracodawca uniknie każdorazowego dostosowywania poszczególnych dokumentów wydawanych pracownikom. Dodatkowo spowoduje to, że niepełnosprawni pracownicy obsługujący dokumentację pracowniczą będą mogli wykonywać swoją pracę bez względu na dysfunkcję zdrowotną. ©℗