Narodowy Spis Powszechny Ludności i Mieszkań to dla jednostek samorządu liczne obowiązki. Muszą organizować punkty spisowe, wyposażać je oraz zachęcać mieszkańców do spisania się. Jak radzić sobie z tymi zadaniami w czasie pandemii? Doradzamy, odpowiadając na konkretne pytania.
Czy każda gmina musi zorganizować gminny punkt spisowy?
Tak, w każdej gminie powinien się znajdować się co najmniej jeden taki punkt, co wynika wprost z ustawy z 9 sierpnia 2019 r. o narodowym spisie powszechnym ludności i mieszkań w 2021 r. (Dz.U. poz. 1775; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 615; dalej: ustawa o NSP). W art. 24 wymienione są zadania gmin w ramach prac spisowych. Wśród nich (ust. 1 pkt 3) znajduje się zapewnienie pomieszczeń wyposażonych w sprzęt komputerowy z zainstalowanym oprogramowaniem wystarczającym do przeprowadzenia samospisu internetowego oraz zapewnienie niezbędnej pomocy w zakresie obsługi interaktywnej aplikacji. W punktach tych muszą być przestrzegane przepisy sanitarne (maseczka, środki dezynfekujące, limit osób w biurze).
Jak wskazuje Marek Walczak, koordynator ds. spisowych gminnego biura spisowego w Lesznowoli, wypełnienie tego zadania przez gminy jest konieczne, bo niektórzy ludzie mogą nie mieć dostępu do komputera lub internetu albo zwyczajnie z różnych względów nie umieć dokonać samospisu.
To, ile punktów spisowych będzie w danej jednostce samorządu terytorialnego, zależy od jej wielkości. W Częstochowie i Gdańsku zorganizowano np. po dwa takie miejsca, w znacznie mniejszym Ustroniu – jedno. Punkty są zazwyczaj zlokalizowane na parterze, w miejscach, do których łatwo dotrzeć. Niektóre gminy wymagają, by mieszkaniec wcześniej zarezerwował sobie termin na skorzystanie z punktu, np. telefonicznie lub przez stronę internetową.
Choć każda gmina ma ustawowy obowiązek utworzenia punktu spisowego, to może się zdarzyć, że ze względu na chorobę części pracowników urzędu i kwarantannę innych nie będzie to możliwe. – Docierają do nas informacje, że niektóre urzędy gmin i punkty samospisu są zamknięte ze względów epidemicznych – przyznaje Karolina Banaszek, rzeczniczka prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Dodaje, że w takiej sytuacji gminne biuro spisowe może zwrócić się do biura wojewódzkiego, by wskazało najbliższy punkt spisowy w którejś z sąsiednich gmin, do którego można kierować mieszkańców.
Jak rozwiewać wątpliwości mieszkańców, którzy obawiają się o bezpieczeństwo danych?
Według eksperta Związku Miast Polskich Marka Wójcika obawy o bezpieczeństwo danych spisowych nie docierają do gmin często. Ale bywają sygnały od mieszkańców, że niektóre pytania zbyto mocno ingerują w sferę prywatności i dlatego, mimo gwarancji poufności, nie chcą na nie odpowiadać. – Takim osobom można wskazać, że w spisie jest opcja: „nie chcę udzielić odpowiedzi”. Oczywiście, jeśli będzie to częste, wyniki spisu mogą nie oddawać prawdziwej sytuacji, ale to inna kwestia – mówi Marek Wójcik.
Jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych, ekspert ZMP podkreśla, że w gminnych punktach spisowych pracują osoby, które na co dzień realizują zadania wiążące z obowiązkiem zachowania poufności. – Mają odpowiednią wiedzę na temat zapewnienia bezpieczeństwa danych. Poza tym komputer w gminnym punkcie jest połączony bezpośrednio z GUS i nie ma łączności z żadną inną siecią – dodaje ekspert.
Administratorem danych pozyskanych w spisie powszechnym jest prezes Głównego Urzędu Statystycznego działający jako generalny komisarz spisowy, którego na terenie województwa reprezentuje wojewódzki komisarz spisowy (wojewoda). Gmina nie jest więc administratorem tych danych.
Oprócz tego, jak wyjaśnia Marek Walczak z Lesznowoli, każdy z rachmistrzów, a także pracowników obsługujących gminne punkty przeszedł szkolenie m.in. z zakresu ochrony danych osobowych i konieczności zachowania tajemnicy statystycznej. Każdy złożył też pisemne przyrzeczenie dotyczące przestrzegania tajemnicy.
Jak dotrzeć do mieszkańców z informacjami o spisie?
To zadanie gminnych biur spisowych, które odpowiadają za koordynację i promocję działań Narodowego Spisu Powszechnego Ludnoości i Mieszkań 2021 na terenie danej gminy. – Powinny to robić za pomocą wszystkich dostępnych środków: przez internet, ogłoszenia w urzędach, kontakty z mieszkańcami oraz wypowiedzi dla mediów lokalnych. Działania gminnych biur spisowych są uzupełnieniem regionalnej i ogólnopolskiej kampanii popularyzującej spis, prowadzonej odpowiednio przez wojewódzkie urzędy statystyczne i GUS – mówi Karolina Banaszek.
Na przykład gminy z województwa mazowieckiego otrzymują od Urzędu Statystycznego w Warszawie w regularnych, dwutygodniowych odstępach pakiet gotowych materiałów promocyjnych: teksty na strony internetowe, grafiki, wpisy do mediów społecznościowych (Face book, Twitter) oraz materiały dodatkowe, np. informacje prasowe, listy do radnych i mieszkańców czy wpisy do e-dzienników szkolnych. – Działania te mają na celu odciążenie gminnych biur spisowych. Pozwalają też na reagowanie na wątpliwości mieszkańców zgłaszane na infolinii i dostarczanie im odpowiedzi na wątpliwości przy wykorzystaniu kanałów informacyjnych dostępnych w województwie – wyjaśnia Tomasz Zegar, kierownik mazowieckiego Ośrodka Badań Regionalnych.
Bywają jednak mieszkańcy, do których gminy nie potrafią dotrzeć z informacją. To, jak wyjaśnia Marek Wójcik, osoby, które nie korzystają z narzędzi informatycznych, nie czytają samorządowych informatorów, nie bywają na spotkaniach w dzielnicach czy sołectwach. – I tak, niestety, chyba jeszcze długo pozostanie. Ale nie ma tu dużej zmiany w porównaniu z tym, co było przed pandemią – dodaje.
Oddzielną grupę stanowią obcokrajowcy, przebywający na terenie Polski na stałe lub czasowo, niezależnie od tego, czy mają tu miejsce zameldowania. Również podlegają oni obowiązkowi spisu (z wyjątkiem szefów oraz cudzoziemskiego personelu przedstawicielstw dyplomatycznych i urzędów konsularnych państw obcych, członków ich rodzin oraz innych osób korzystających z przywilejów i immunitetów na mocy umów, ustaw lub powszechnie ustalonych zwyczajów międzynarodowych). Pewne doświadczenia ma w tym zakresie gmina Lesznowola, która uczestniczyła w spisie próbnym, a na której terenie znajduje się jedno z największych w Polsce skupisk obywateli Azji. – Wspólnie z wojewódzkim biurem spisowym wypracowaliśmy już pewne mechanizmy komunikacji z tą grupą. Pomagają w tym m.in. lokalna szkoła oraz organizacje i stowarzyszenia skupiające obcokrajowców pochodzenia azjatyckiego. Bardzo ważne jest też to, że jedna osoba komunikująca się dostatecznie w języku polskim może spisać nie tylko siebie, lecz także pozostałych członków rodziny lub osoby wspólnie zamieszkujące. W spisie próbnym bywało, że spisywała kilka czy kilkanaście osób – mówi Marek Walczak.
Czy będą przeprowadzane wywiady osobiste?
Rachmistrzowie spisowi rozpoczęli pracę 4 maja i choć pierwotnie planowano, że będą przeprowadzać wywiady w sposób bezpośredni, to ta forma spisania się nie jest na razie dostępna. – Jeśli sytuacja na to pozwoli, rozważymy możliwość realizacji wywiadów osobistych, przy zachowaniu reżimu sanitarnego – mówi Karolina Banaszek.
Na razie pozostaje więc kontakt telefoniczny. Co ważne, bezpośredni, jeśli w ogóle ruszy, będzie dotyczył tylko tych mieszkańców gminy, którzy nie spiszą się samodzielnie przez internet, infolinię, w gminnym punkcie spisowym albo w rozmowie telefonicznej z rachmistrzem. Rachmistrzowie odwiedzający takie osoby będą mieli zapewnione środki ochrony osobistej. Będą też mogli odstąpić od przeprowadzenia wywiadu, gdy zaobserwują u kogoś z domowników objawy sugerujące możliwość zarażenia koronawirusem. W przypadku obywateli przebywających w izolacji lub na kwarantannie wizyta rachmistrza może nastąpić dopiero po ich zakończeniu.
Jak sprawdzić uprawnienia rachmistrzów?
Zgodnie z art. 17e ustawy o NSP osoba fizyczna objęta spisem powszechnym przed przeprowadzeniem przez rachmistrza spisowego wywiadu bezpośredniego lub wywiadu telefonicznego może zweryfikować tożsamość tego rachmistrza przez kontakt telefoniczny lub osobisty z gminnym lub wojewódzkim biurem spisowym. Informacja o sposobie weryfikacji tożsamości rachmistrza jest udostępniana na stronie internetowej GUS i urzędów statystycznych oraz w materiałach informacyjnych, edukacyjnych i promocyjnych popularyzujących spis powszechny.
– Jeśli ktoś ma wątpliwości, może spytać o imię i nazwisko rachmistrza, jego numer legitymacji i umówić się na dokonanie spisu następnego dnia. W tym czasie można zweryfikować prawdziwość danych na infolinii lub w gminnym lub wojewódzkim biurze spisowym – tłumaczy Alicja Żyła, naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich i Zarządzania Kryzysowego w Ustroniu.
Czy gminy mają możliwość monitorowania postępów spisu na swoim terenie?
Monitorowanie liczby osób, które się spisały, odbywa się tylko i włącznie na poziomie GUS, a w skali województwa na poziomie wojewódzkiego biura spisowego. Z tego żrodła informacje otrzymuje gminny komisarz spisowy. Niektóre biura wojewódzkie zapowiadają uruchomienie specjalnej aplikacji, która pozwoli śledzić liczbę spisanych osób. Takie rozwiązanie przywidziano także w art. 24 ust. 4 ustawy o NSP, który stanowi, że monitorowanie czynności w ramach prac spisowych na terenie gminy jest prowadzone z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.
Marek Wójcik wskazuje, że w tym przypadku można, podobnie jak to obecnie działa w stosunku do raportowania szczepień na COVID-19, zbudować system informatyczny, który pokazywałby postępy do poziomu powiatu czy miasta na prawach powiatu. – Myślę też, że taka informacja bardzo pomogłaby GUS, bo przedstawiciele danego samorządu, widząc, że mniej ludzi wzięło udział w spisie powszechnym niż np. w sąsiednich regionach, mogliby zintensyfikować działania informacyjne i doradcze – tłumaczy ekspert ZMP.
Przebieg zbierania danych na poziomie centralnym monitoruje Centralne Biuro Spisowe, a na poziomie województw urzędy statystyczne – i to te podmioty informują jednostki samorządu o postępach spisu. – Mówimy tu wyłącznie o danych dotyczących liczby spisanych osób i mieszkań na poziomie gmin, powiatów, województw i ogółem w Polsce – zastrzega Karolina Banaszek.
