Fundusz socjalnych tworzą obowiązkowo jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe (art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Dlatego mają obowiązek dokonania ostatecznej korekty odpisów do końca grudnia. Przypomnijmy, że wcześniej równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy przekazały na rachunek bankowy funduszu socjalnego w terminie do 30 września, z tym że do 31 maja przelały kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych. W tym roku odpis nalicza się od kwoty bazowej stanowiącej przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r. – 4134,02 zł. Odpis podstawowy na pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy wynosi zatem 1550,26 zł.
Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) pracodawca może się posługiwać ewidencją kadrową. Powinien więc policzyć osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty. [ramka] Posługuje się przy tym jedną z trzech metod statystycznych: uproszczoną, średnią chronologiczną lub arytmetyczną. Potem sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12. Odpisy powinny zostać naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy. Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na rok następny.

Jak przeliczać

• Sposób przeliczania liczby pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na zatrudnionych na pełny etat jest następujący: liczbę godzin pracy w tygodniu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy podzielić przez liczbę godzin pracownika zatrudnionego na pełny etat; następnie otrzymany współczynnik należy pomnożyć przez liczbę osób pracujących w danym wymiarze czasu pracy.
• Przeliczenia osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na pełne etaty dokonuje się wg liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy.
• Wynikiem przeliczania niepełnoetatowców na pełne etaty może być liczba z kilkoma miejscami po przecinku. Przepisy nie określają, na jakich zasadach dopuszczalne są zaokrąglenia. Zazwyczaj przyjęte jest zaokrąglanie wyniku do dwóch miejsc po przecinku.
Zasada przyjmowania średniorocznego zatrudnienia do naliczenia corocznego odpisu na ZFŚS dotyczy wszystkich pracodawców tworzących ten fundusz, a wymienionych w art. 3 ustawy o ZFŚS. Wyjątkiem są publiczne szkoły wyższe oraz pracodawcy zatrudniający nauczycieli objętych przepisami Karty nauczyciela, na których odpis na fundusz nalicza się według odrębnych zasad. Co ważne, w szkole wszystkie odpisy na ZFŚS – czyli m.in. odpisy dla nauczycieli, byłych nauczycieli (emerytów i rencistów), aktualnie zatrudnionych pracowników szkoły niebędących nauczycielami oraz byłych pracowników (emerytów i rencistów) – stanowią jeden fundusz. Dlatego ujmujemy je na jednym wspólnym rachunku ZFŚS i korygujemy do 31 grudnia.
Jeśli chodzi o jednostki oświatowe, to dział księgowości powinien pamiętać, że wysokość odpisu na ZFŚS ustala się według tradycyjnych zasad wyłącznie w odniesieniu do pracowników niebędących nauczycielami (np. administracja) i byłych pracowników niebędących nauczycielami, którzy przeszli na emeryturę bądź rentę i zostali objęci opieką socjalną przez pracodawcę. W odniesieniu zaś do pracowników będących nauczycielami podstawa naliczenia odpisu podstawowego na fundusz została określona w art. 53 Karty nauczyciela. Przypomnijmy jeszcze, że odpis na ZFŚS na jednego nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w 2020 r. wynosi 3028,21 zł (110 proc. kwoty bazowej).
Podstawa prawna
ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070)
• par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349)