Samorządowcy powinni zacząć myśleć o przeorganizowaniu pracy kancelarii w podległych sobie urzędach. Podpisana przez prezydenta ustawa o doręczeniach elektronicznych odwraca bowiem o 180 stopni dotychczasowe zasady rządzące systemem obiegu dokumentów

Wejście w życie ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (czeka na publikację w dzienniku urzędowym) będzie oznaczało zmianę dotychczasowych założeń obowiązujących w administracji publicznej. Doręczanie pism urzędowych obywatelom i przedsiębiorcom będzie co do zasady odbywać się w postaci elektronicznej. W świetle art. 4 nowej regulacji ten rodzaj komunikacji zyska charakter podstawowego rozwiązania i dopiero brak możliwości doręczenia pisma w ten sposób umożliwi urzędnikom przekazanie adresatowi dokumentu w postaci papierowej. Na szczęście na dostosowanie się do nowej regulacji urzędy będą mieć sporo czasu.

Sieć zamiast papieru

Ustawa wdraża usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która będzie świadczona przez operatora wyznaczonego. [ramka] Na potrzeby jej realizacji utworzone zostaną elektroniczne skrzynki doręczeń dla osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Będą one służyły do wymiany korespondencji ze wszystkimi urzędami. I tak po zalogowaniu się do skrzynki jej posiadacz będzie mógł wysłać do urzędu pismo w postaci dokumentu elektronicznego, odebrać przesyłkę, którą skierował do niego organ administracji publicznej, a także przejrzeć archiwalną korespondencję z administracją publiczną. Istotą rozwiązania jest dwustronność cyfrowej komunikacji. Oznacza to, że skrzynki do e-doręczeń mają być wykorzystywane zarówno do odbierania przez administrację publiczną adresowanych do urzędów pism, jak i wysyłania korespondencji, np. do stron w postępowaniach administracyjnych.

Koncepcja rodem z UE

E-doręczenia nie są autorską koncepcją polskiego ustawodawcy. Przyjęcie ustawy o doręczeniach elektronicznych stanowi pokłosie obowiązywania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73; rozporządzenie eIDAS). Zgodnie z art. 3 pkt 36 tego aktu usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego oznacza usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi (np. urząd i strona postępowania administracyjnego) drogą elektroniczną. Przy czym usługa ta zapewnia dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych (odpowiednik papierowego awizo i potwierdzenia odbioru), a ponadto chroni przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany. Rozporządzenie eIDAS stosuje się od 1 lipca 2016 r. Prace legislacyjne mające przygotować krajowe ramy prawne niezbędne dla wdrożenia usługi e-doręczeń w Polsce podjęto w 2017 r. ©℗
W przypadku części podmiotów skrzynki będą tworzone domyślnie. Zgodnie z art. 8 i 9 ustawy do ich posiadania będą zobowiązane urzędy, profesjonalni pełnomocnicy, tj. adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze, a także radcowie Prokuratorii Generalnej RP. Ważną grupą zobowiązanych będą również przedsiębiorcy i to niezależnie od tego, czy będą to osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, czy też podmioty zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym.
W odniesieniu do innych kategorii, np. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, posiadanie skrzynki będzie dobrowolne.

Dodatkowe obowiązki

Uruchomienie systemu e-doręczeń oznacza dla urzędów konieczność dokonania zmian w przyjętej organizacji pracy. Przynajmniej przejściowo się też wiąże z dodatkowymi obowiązkami. Przede wszystkim – w związku z wprowadzeniem zasady, że doręczenie elektroniczne jest podstawową formą komunikacji na linii urząd-obywatele i przedsiębiorcy – zmienią się proporcje korespondencji elektronicznej i papierowej. Dziś w urzędach obsługujących obywateli i przedsiębiorców, a do takich zaliczane są te samorządowe, wciąż dominuje korespondencja papierowa. Po zmianach ta ostatnia będzie stopniowo marginalizowana. Po pierwsze dlatego, że część podmiotów, jak np. przedsiębiorcy, zostanie zobligowana do korzystania z komunikacji elektronicznej. Po drugie urzędy będą obowiązkowo musiały wytwarzać pisma w postaci dokumentów elektronicznych. Na skrzynki e-doręczeń obywateli i przedsiębiorców mają bowiem trafiać oryginały pism w postaci elektronicznej opatrzone np. podpisem elektronicznym pracownika administracji, a takiego wymogu nie spełnia przesłanie skanu dokumentu papierowego, który został opatrzony podpisem własnoręcznym.
W efekcie tych zmian zasadnym jest zastąpienie w urzędach samorządowych tradycyjnego systemu kancelaryjnego systemem EZD, o którym mowa w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67). Jest to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Urzędy, które już teraz mają wdrożony system EZD, mogą go integrować z elektroniczną platformą usług administracji publicznej (ePUAP), dzięki czemu e-dokument po jego wytworzeniu płynnie może przejść procedurę podpisywania (w systemie EZD) i wysyłki do adresata (ePUAP). Należy założyć, że od strony technologicznej taka integracja systemu EZD będzie możliwa również z usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Skoro praca administracji ma opierać się na e-dokumentach, to sensowne jest wdrożenie systemu obiegu pism stawiającego na postać elektroniczną.
Konieczność przygotowywania pism w postaci dokumentów elektronicznych będzie niezależna od tego, czy będą one doręczane elektronicznie, czy też papierowo. W tym drugim przypadku organ administracji publicznej zostanie bowiem zobowiązany do skorzystania z usługi hybrydowej. Ma ona polegać na przekazywaniu przez urząd do operatora wyznaczonego przygotowanego wcześniej e-dokumentu. Dopiero ten podmiot będzie wykonywał wydruk dokumentu elektronicznego i uzyskaną w ten sposób papierową kopię przekaże adresatowi.
W obsłudze korespondencji po stronie urzędników pojawi się konieczność sprawdzania – za pośrednictwem bazy adresów elektronicznych – czy adresat posiada skrzynkę do e-doręczeń. Od tego będzie bowiem zależało, czy należy do niego skierować pismo w postaci elektronicznej. Tu warto podkreślić, że na mocy ustawy o doręczeniach elektronicznych z ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.) zniknie określony w art. 391 katalog przypadków, gdy doręczenie pism następuje przy pomocy środków komunikacji elektronicznej. Od momentu wejścia w życie nowych przepisów wykorzystanie e-doręczenia będzie obowiązkowe zawsze, gdy to możliwe, a więc, gdy adresat jest dysponentem wspomnianej skrzynki.
Co ważne, w okresie przejściowym urzędy będą musiały obsługiwać dwa kanały komunikacji elektronicznej. Ustawodawca zdecydował bowiem, że mimo wdrożenia usługi e-doręczenia do 30 września 2029 r. równolegle będzie funkcjonowała ePUAP. Do tego czasu na mocy art. 147 ustawy do doręczeniach elektronicznych przesłanie korespondencji przez ePUAP będzie równoważne w skutkach prawnych ze skorzystaniem z systemu e-doręczeń.

Szansą vacatio legis

Sprzymierzeńcem samorządowców w dostosowywaniu organizacji pracy do sytuacji, w której dominujące staną się e-dokumenty, jest czas. Co prawda ustawa o doręczeniach elektronicznych wejdzie w życie już 1 lipca 2021 r., lecz obowiązek stosowania jej zapisów w zakresie korzystania z systemu e-doręczeń został rozłożony w czasie i będzie stopniowo obejmował kolejne kategorie urzędów. Najwcześniej, bo już 1 października 2021 r., system ma objąć organy administracji rządowej. Urzędy samorządowe (w tym ich zakłady budżetowe) będą zobligowane do stosowania e-doręczeń od 1 stycznia 2024 r. Z kolei konieczność korzystania przez nie z usługi hybrydowej pojawi się 1 stycznia 2029 r. Długie vacatio legis stwarza szansę na gruntowne przygotowanie i wprowadzenie wewnętrznych procedur związanych z obiegiem dokumentów. ©℗