Subskrybuj nas na Youtube
Wprowadzenie przez rząd pracy zdalnej w urzędach nie oznacza zamknięcia ich na cztery spusty. Nie wszystkie zadania można bowiem wykonać na odległość. Załatwienie wielu spraw trwa jednak dłużej
Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 2 listopada 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. z 2020 r. poz. 1931) od 3 listopada urzędnicy powinni pracować zdalnie. Ale nie zawsze się da. Według Mateusza Karciarza, prawnika w Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp. k. w Poznaniu, wiele zależy od wielkość urzędu (im mniejszy, tym częściej jeden pracownik zajmuje się wieloma rzeczami, w tym takimi, które trzeba wykonać bezpośrednio) i poziomu cyfryzacji placówki. – Niemożliwa do wykonywania w sposób zdalny jest na pewno taka praca, która wymaga bezpośredniego kontaktu z innymi osobami i jest niezbędna do zapewnienia pomocy obywatelom – zaznacza Mateusz Karciarz. Dodaje, że w tym zakresie warto spojrzeć na katalog spraw określony par. 24 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z 9 października 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. poz. 1758) [ramka 1].
Ramka 1
Co trzeba realizować na bieżąco
Niezbędne dla mieszkańców są czynności z zakresu:
• rejestracji stanu cywilnego;
• ewidencji ludności i dowodów osobistych;
• pomocy społecznej;
• świadczenia usług komunalnych;
• działania urzędów pracy, w tym wsparcia przedsiębiorców w związku z epidemią;
• wydawania praw jazdy, dowodów rejestracyjnych i innych dokumentów komunikacyjnych;
• budownictwa oraz planowania i zagospodarowania przestrzennego, w tym dotyczące decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu czy pozwoleniu na budowę;
• ochrony środowiska, w tym decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji inwestycji, czy usunięciu drzew oraz wydawaniu zezwoleń na przetwarzanie czy zbieranie odpadów,
• korzystania z wód;
• przebudowy lub remontu infrastruktury telekomunikacyjnej istniejącej w pasie drogowym drogi publicznej.
We własnych domach
To, że nie każdą pracę da się wykonać poza urzędem potwierdza Piotr Bukowski, zastępca dyrektora wydziału organizacji i nadzoru UM Krakowa. Jak mówi, zdalnie swoje obowiązki wykonują urzędnicy z komórek, które nie realizują bezpośrednich usług dla mieszkańców, nie potrzebują papierowych dokumentów czy dostępu dziedzinowych systemów informatycznych (np. w ramach ewidencji ludności).
Samorządowcy podkreślają, że świadczenie pracy zdalnej nie może być związane z wynoszeniem poza siedzibę urzędu dokumentów w postaci papierowej. – Zakazuje się wynoszenia dokumentów zawierających dane osobowe, a także dane podlegające ochronie prawnej lub służbowej. Z kolei dokumenty w postaci elektronicznej po wykorzystaniu urzędnik musi trwale usunąć. Ponadto zdalnie nie można pracować na systemach, które są wyłączone z ogólnodostępnej sieci, np. system rejestrów państwowych czy CEPiK. Tu dostęp jest certyfikowany i dotyczy konkretnych osób i stanowisk komputerowych – zaznacza Włodzimierz Tutaj, rzecznik prasowy UM Częstochowy. Ale wiele rzeczy można załatwić online, np. zgłosić zbycie lub nabycie pojazdu, a także jego wyrejestrowanie, złożyć wniosek o wydanie wtórnika oznaczeń komunikacyjnych, przedłożyć zaświadczenie potwierdzające dane zawarte w utraconej karcie pojazdu lub utraconym dowodzie rejestracyjnym czy zaświadczenia w zakresie uprawnień do kierowania pojazdami. Dokumenty składa się drogą elektroniczną, za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej przez www.obywatel.gov.pl albo operatora pocztowego. Urzędy przygotowały też skrzynki, do których można je wrzucać. Tak jest np. w Lublinie. – Dla osób, które muszą załatwić sprawę w trybie pilnym, w siedmiu lokalizacjach miasta są specjalne pojemniki. Można w nich pozostawić dokumenty w zamkniętych kopertach – mówi Justyna Góźdź z biura prasowego tamtejszego magistratu.
Zdalnie działają biura obsługi klienta. Można w nich zgłosić utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego, złożyć wniosek o wydanie nowego dokumentu czy o udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych. To też dział, w którym zdalnie można się zameldować, wymeldować, poprosić o udostępnianie danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL czy wpisać do rejestru lub spisu wyborców. Bez wychodzenia załatwi się także odpis z aktu stanu cywilnego. Tu jednak wymagane jest posiadanie profilu zaufanego albo podpisu elektronicznego.
Obsługa bezpośrednia
Do rządowego rozporządzenia nie mogą się zastosować ci pracownicy samorządowi, którzy korzystają z certyfikowanych baz danych i papierowych dokumentów. Stąd normalnie musi działać część biur obsługi mieszkańców, urzędy stany cywilnego (choć nie wszystkie, bo np. w Warszawie w kilku dzielnicach są one nieczynne), wydziały spraw administracyjnych ewidencjonujące działalność gospodarczą. – Są całe grupy spraw, które można załatwić wyłącznie osobiście. Mowa o rejestracji urodzenia dziecka, wydaniu aktu zgonu, odbiorze dowodu tożsamości. Dlatego urzędnicy obsługujący m.in. te kwestie pracują w systemie 50/50, tak by zapewnić płynność pracy. Podobnie jest w działach zajmujących się wydawaniem pozwoleń na budowę, uzgodnień koniecznych do realizowania inwestycji czy wpisami do ewidencji gospodarczej – wymienia Anna Dyksińska z UM Sopot. W Warszawie normalnie działają kasy urzędu, przyjmują wpłaty gotówką oraz kartami płatniczymi.
W Częstochowie stacjonarnie pracuje biuro gospodarki lokalowej i usług komunalnych. – Pracownicy mają do czynienia z fakturami i dokumentami księgowymi. Są też zobowiązani do udziału w wizjach lokali – tłumaczy Włodzimierz Tutaj. Pewna część spraw jest załatwiana stacjonarnie również w wydziale ochrony środowiska, gdzie niektóre analizowane przez urzędników mapy są trudne do zeskanowania.
W miastach i gminach normalnie pracują także podmioty zajmujące się gospodarką komunalną – np. odbiorem i transportem odpadów, dostarczaniem pojemników służących do gromadzenia odpadów komunalnych oraz sprzątaniem terenów miejskich. Ale w sytuacji, gdy coraz więcej pracowników jest na kwarantannie, branża czeka na złagodzenie przez rząd niektórych przepisów. – Chodzi m.in. o zezwolenie na uproszczony odbiór odpadów, np. łącznie kilku frakcji czy też uproszczone ich zagospodarowanie – wyjaśnia nam Maciej Kiełbus, partner w Kancelarii Prawnej Dr Krystian Ziemski & Partners.
Skutki dla interesantów
Choć wygląda na to, że rozporządzenia rządu nie spowodowało wielkiej rewolucji w funkcjonowaniu urzędów, to jednak mieszkańcy muszą się liczyć z utrudnieniami, a zwłaszcza z oczekiwaniem na załatwienie sprawy urzędowej. – Wprowadziliśmy system kolejki elektronicznej. Każda osoba, która chce załatwić sprawę osobiście, musi wcześniej umówić się na wizytę. Dzięki temu na miejscu nie ma dużych skupisk ludzi. – mówi Marta Bartoszewicz, rzeczniczka prasowa Urzędu Miasta Olsztyna. Przyznaje jednak, że nie spowodowało to zmniejszenia liczby obsługiwanych osób. Nasza rozmówczyni zapewnia przy tym, że osoby, które nie były wcześniej umówione, nie odejdą z kwitkiem, lecz zostaną obsłużone w dalszej kolejności.
W Słupsku jedynym wydziałem z limitem przyjęć jest Centrum Obsługi Mieszkańców. – Mamy tam biletomat. W zależności od tego, jak szybko idzie załatwianie spraw i ile stanowisk działa, tyle można z niego pobrać numerków – mówi Monika Rapacewicz, rzeczniczka urzędu miasta.
Z kolei Warszawie w związku ze zdalną pracą, kwarantannami pracowników i wprowadzonymi obostrzeniami sanitarnymi część stanowisk urzędniczych pozostaje zamknięta, a na salę obsługi wpuszczanych jest znacznie mniej osób niż normalnie. Są też większe trudności z umówieniem się na wizytę.
Są jednak miasta, które starają się wychodzić mieszkańcom naprzeciw. W Piotrkowie Trybunalskim biuro obsługi mieszkańców ma wydłużone godziny pracy – pracuje od godz. 8 do 17. – Statystyki takich referatów jak: komunikacja, ewidencja ludności, geodezja świadczą o tym, że ruch jest w nich niemal identyczny. W USC klientów jest nawet więcej niż przed pandemią. Wiele osób chce wykorzystać czas na uporządkowanie swoich spraw. Jest też dużo więcej zgonów – mówi Jarosław Bąkowicz, rzecznik prezydenta Piotrkowa Trybunalskiego.
Opóźnienia i zawieszenia
Skutkiem przejścia urzędników na pracę zdalną jest dłuższe oczekiwanie na wydanie dokumentów. Przed pandemią wiele rzeczy było w zasadzie załatwianych od ręki. Teraz, z uwagi na m.in. kwarantannę dokumentów dostarczanych przez interesantów, decyzje są podejmowane w dłuższej perspektywie czasu, ale jak zapewniają urzędnicy ciągle zgodnie z przepisami albo z nieznacznym przesunięciem terminu. Na przykład na wydanie odpisów aktów z urzędów stanu cywilnego czeka się dziś o kilka dni dłużej niż ustawowe 7 dni (gdy dokument jest w danym urzędzie) lub 10 dni (gdy trzeba go pozyskać z innej placówki).
Eksperci przestrzegają też, że mimo utrudnień i obostrzeń urzędy muszą prowadzić postępowania administracyjne. Gorszy kontakt z pracownikami samorządowymi czy też brak możliwość wglądu w akta postępowania administracyjnego nie może pozbawiać mieszkańców udziału w tych sprawach. Organy administracji publicznej są bowiem obowiązane do zapewnienia stronom czynnego udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. – Końcowa część tego przepisu jest trudna do realizacji w przypadku zamknięcia urzędów czy pracy zdalnej. Tymczasem naruszenie zasady czynnego udziału strony w postępowaniu może rzutować na prawidłowość wydanych decyzji – mówi Maciej Kiełbus. Dlatego samorządowcom zależy na zawieszeniu biegu postępowań administracyjnych ani cywilnych. – Aktualnie nie funkcjonują specprzepisy, które pozwalałyby na wydłużenie terminów formalnych załatwianych tego rodzaju spraw. Wraz z innymi miastami prowadzimy uzgodnienia ze stroną rządową, których celem jest wprowadzenia takich czasowych rozwiązań – mówi Piotr Bukowski z Krakowa.
Z wypowiedzi medialnych przedstawicieli rządu wynika, że na etapie senackich prac nad kolejnymi regulacjami związanymi z COVID-19 zostaną zaproponowane rozwiązania umożliwiające organom wstrzymanie biegu terminów administracyjnych, jak również rozwiązania mające dodatkowo chronić strony przed negatywnymi konsekwencjami niezawinionego uchybienia terminom. – Diabeł tradycyjnie tkwi w szczegółach i bez znajomości konkretnych rozwiązań nie sposób się do nich odnieść. Ważne, aby proponowane zmiany ustawowe były spójne systemowo i nie stały się przyczynkiem dalszych wątpliwości i sporów prawnych. W wielu postępowaniach administracyjnych mamy bowiem do czynienia ze stronami o spornych interesach, które w ramach prowadzonej walki procesowej będą wykorzystywać wszystkie możliwe argumenty – mówi Maciej Kiełbus.
Ramka 2
Praca zdalna administracji publicznej
Zalety:
• ograniczenie emisji rozprzestrzeniania się wirusa;
• poprawa komfortu psychicznego pracowników;
• wprowadzenie nowych narzędzi zdalnej komunikacji;
• upowszechnienie elektronicznego obiegu dokumentów;
• oszczędność czasu – pracownik nie musi poświęcać dodatkowego czasu na dojazdy do i z pracy;
• oszczędności pracodawcy – logistyczne, techniczne, finansowe związane z organizacją i utrzymaniem stanowiska pracy (energia, woda, papier, ścieki, środki czystości i dezynfekcyjne);
• mniej „rozpraszaczy środowiskowych” działających na pracownika, co wpływa na większą produktywność;
• lepsze dopasowanie pracy przez pracownika do życia rodzinnego, przyzwyczajeń, nawyków.
Wady:
• brak bezpośredniego kontaktu z innymi pracownikami;
• trudności z oddzieleniem życia prywatnego od zawodowego;
• problemy natury technicznej, takie jak brak odpowiednich warunków do pracy biurowej czy te dotyczące sieci informatycznej;
• konieczność określenia zasad bhp i korzystania ze sprzętu; dostęp zdalny do wszystkich możliwych systemów wewnętrznych, aplikacji może być utrudniony;
• brak kontaktu na żywo z innymi ludźmi, nie ma kogo spytać o radę;
• problemy pracowników mających problemy z dyscypliną czasu i planu (prokrestynacja) ;
• brak kontaktu z klientem czy współpracownikiem skutkuje większą ilością czasu spędzanego nad dokumentem;
• utrudnienia związane z wprowadzaniem do pracy, szkoleniem nowo przyjętych pracowników;
• brak bieżącego dostępu do dokumentów źródłowych i archiwów;
• problem z podpisywaniem od ręki dokumentów przez osoby upoważnione;
• wąski zakres spraw obsługiwanych w sposób bezpośredni; konieczność wzywania klientów o uzupełnienie wniosków, informacji czy wielokrotna wymiana e-maili, telefonów.
Przesunięty ma też zostać termin uchwalenia budżetów samorządów na 2021 r., choć z naszych ustaleń wynika, że na razie praca zdalna nie przeszkodziła samorządom w ich projektowaniu. Rafał Klajnert, sekretarz miasta Gdyni, mówi, że opracowując dokument, urzędnicy korzystali z platform internetowych do komunikacji. – Zdalna praca nie jest więc problemem, bo wszystko przebiega bardzo sprawnie, problem są dodatkowe koszty, jakie musimy ponosić w związku z nałożonymi na samorządy obowiązkami i walkę z koronawirusem – dodaje.
Wyzwaniem są też zbyt optymistyczne prognozy MF, które – jak twierdzą samorządowcy – nie uwzględniają poziomu wykonania dochodów z tytułu udziałów w PIT za dziewięć miesięcy tego roku.
