W obliczu pandemii coraz więcej firm i instytucji decyduje się na pracę zdalną. Również Dobrosław Dowiat-Urbański, szef służby cywilnej, w specjalnym stanowisku skierowanym do dyrektorów generalnych urzędów zaapelował o wysłanie pracowników do domu. Jednak zdaniem ekspertów takie rozwiązanie jest w ich przypadku mało skuteczne i często niewykonalne – choćby ze względów bezpieczeństwa.

Odrabianie zaległości

Na mocy art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374) pracodawca może polecić pracownikowi przejście na pracę zdalną. Z tego rozwiązania chce skorzystać m.in. administracji publiczna. Taką możliwość ma jednak ograniczona grupa urzędników. W pierwszej kolejności wykluczeni są ci, którzy zajmują się bezpośrednią obsługą interesantów. A na razie nic nie wskazuje na to, żeby ludzie w związku z zagrożeniem epidemią rezygnowali w wizyt w urzędach. Przeciwnie, wielu wykorzystuje ten czas na załatwienie zaległych spraw.

– W piątek wydziały paszportowe zalała lawina rodziców, którzy – korzystając z tego, że uczniowie mają wolne – chcą wyrobić sobie dokumenty – mówi Robert Barabasz, szef NSZZ „Solidarność” w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim.

Część instytucji zdecydowała się jednak na wprowadzenie ograniczeń. – Udało nam się przekonać resort finansów do tego, aby zamknąć urzędy skarbowe na bezpośredni kontakt z poszczególnymi wydziałami. Działają tylko biura podawcze. Jeśli ktoś zachorowałby np. w urzędzie na stołecznym Targówku, w którym pracuje ok. 280 osób, a każdego dnia obsługiwanych jest 2 tys. petentów, to dopiero byłby paraliż – mówi Tomasz Ludwiński, przewodniczący Krajowej Sekcji Administracji Skarbowej NSZZ „Solidarność”.

Z kwitami do domu

Zdaniem ekspertów do prawdziwego paraliżu w urzędach może dojść wtedy, kiedy w konkretnej instytucji pojawi się pierwszy przypadek zakażenia wirusem.

– Urzędnicy się dobrze znają i kontaktują, więc wszyscy będą natychmiast o tym wiedzieć, a wtedy nagle pojawią się zwolnienia na żądanie lub ucieczki na chorobowe – przestrzega Robert Barabasz.

Chcąc uniknąć takich sytuacji, dyrektorzy generalni zalecają urzędnikom pracę w domu. I od razu pojawiają się pierwsze problemy, bo w urzędach działa elektroniczny obieg dokumentów, do którego nie ma dostępu nikt z zewnątrz. Z naszych informacji wynika, że w urzędach administracji rządowej informatycy pracują już nad rozwiązaniami pozwalającymi na dostęp z domu przynajmniej do wybranych dokumentów. Są też wątpliwości, czy urzędnik może zabrać część zadekretowanych na siebie dokumentów i bez odpowiednich zabezpieczeń pracować nad nimi zdalnie. Robert Barabasz zwraca uwagę, że po połączeniu z urzędem za pomocą zwykłej domowej sieci dokumenty nie będą wystarczająco zabezpieczone. – Z tego powodu wielu urzędników będzie się bało, że trafią one w niepowołane ręce. Część z nich nie będzie chciała pracować zdalnie – podkreśla.

Stąd kolejne wątpliwości dyrektorów generalnych: czy urzędnika można zmusić do pracy na odległość i jak długo może to trwać. Dobrosław Dowiat-Urbański apeluje, aby urzędy wykorzystywały pracę zdalną w maksymalnym stopniu. Przyznaje jednak, że specustawa nie zawiera regulacji normujących szczegółowe zagadnienia, które wiążą się z tą nadzwyczajną formą świadczenia pracy. Aczkolwiek stoi na stanowisku, że wspomniany art. 3 przyznaje pracodawcy prawo wydania pracownikowi polecenia wykonywania pracy w tej formie.

– Nie jest wymagana zgoda ani inicjatywa pracowników. Nie ma więc potrzeby zawierania w tej sprawie porozumienia. Takie polecenie służbowe należy traktować jako wiążące, a odmowa jego wykonania może doprowadzić do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego wynikającego z ustawy o służbie cywilnej – wskazuje Dobrosław Dowiat-Urbański.

Praca bez procedur

Każdy urząd na wypadek poddania kwarantannie powinien wcześniej zadbać, aby część urzędników pracowała z domu.

– Pracodawca w specustawie otrzymał szczególne prawo do wysyłania na pracę zdalną. W ustawie o służbie cywilnej jest jednak zapis, że należy tak zorganizować pracę urzędu, aby nie ograniczać dostępu do niego obywatelom. Komunikacja przez internet jest dla części petentów pewnym ograniczeniem. Na dyrektorach generalnych ciąży więc bardzo duża odpowiedzialność – mówi dr Jakub Szmit z Uniwersytetu Gdańskiego, ekspert ds. administracji publicznej.

– Wcale mnie nie dziwi, że mają oni tyle wątpliwości. W urzędach po prostu nie ma opracowanych procedur na wypadek takiego zagrożenia jak epidemia – dodaje.

Związkowcy wskazują, że w administracji rządowej dopiero opracowuje się wewnętrzne zarządzenia dotyczące pracy zdalnej. I podkreślają, że powinny w nich być określone szczegółowe procedury.

Załatwienie sprawy w urzędzie może być w tym tygodniu niemożliwe

Część miast, np. Łódź, już w piątek zarekomendowała mieszkańcom kontakty zdalne z urzędem, np. za pośrednictwem platformy ePUAP. W Warszawie wprowadzono zwiększone środki ostrożności, np. nieprzyjmowanie banknotów od petentów. Radykalne działania już podjął katowicki magistrat: zrezygnował z obsługi mieszkańców aż do odwołania. Przy wszystkich budynkach urzędu miasta pojawią się specjalne skrzynki, do których będzie można wrzucać prośby o kontakt z urzędnikami. Z tego względu do końca maja wydłużono termin wnoszenia opłat za użytkowanie wieczyste oraz uiszczania podatku od nieruchomości.
Od poniedziałku działania administracji samorządowej będą znacząco ograniczone. Obywatele będą mogli załatwiać ważne sprawy, np. otrzymywać akty urodzeń, składać deklaracje odpadowe, ale będą się musieli liczyć z utrudnieniami, bo praca urzędów zostanie przeorganizowana – mówi Rafał Trzaskowski, prezydent stolicy. Wprowadzono dodatkowe zabezpieczenia i dla mieszkańców, i dla pracowników, np. obowiązek zachowania odpowiedniego dystansu. – Podstawowe funkcje miasta będą zapewnione, a mieszkańcy obsłużeni. Wszyscy musimy zrozumieć, że zalecenia, by zostać w domu, nie oznaczają dodatkowych wakacji i czasu na załatwianie zaległych spraw. Kontakty społeczne musimy ograniczyć do minimum, by zahamować rozprzestrzenianie się choroby – podkreśla.
Urząd miasta będzie zamknięty, uruchomiliśmy infolinię dla mieszkańców – informuje z kolei Aleksandra Dulkiewicz, prezydent Gdańska. – Staramy się tak zorganizować obsługę klientów, by zminimalizować utrudnienia. Zdajemy sobie sprawę, że są kwestie, które czekać nie mogą, jak np. wystawienie aktu zgonu – dodaje.
Od władz Wrocławia usłyszeliśmy, że urząd działa w systemie jednozmianowym (Centra Obsługi Mieszkańców pracują do godziny 15.15). Przestrzenie urzędu są czyszczone i dezynfekowane. Wszyscy interesanci będą mieli mierzoną temperaturę. Tu także apeluje się o załatwianie spraw drogą telefoniczną lub elektroniczną.
W Olsztynie magistrat i podległe mu jednostki pracować mają bez zmian, ale w ograniczonym składzie osobowym w związku z zamknięciem placówek edukacyjnych. I tu apelują o ograniczenie wizyt i załatwianie spraw online.
Podobne działania przyjmują urzędy wojewódzkie. Małopolski poinformował, że ograniczona (do odwołania) będzie działalność oddziałów paszportowych w Krakowie, Nowym Sączu i Tarnowie. Przyjęcie wniosku i odbiór paszportu będą możliwe po telefonicznym zgłoszeniu, tylko w sytuacji nagłego, pilnego, udokumentowanego wyjazdu zagranicznego.
Ważność straciły wezwania do stawienia się do kwalifikacji wojskowej w okresie od 16 marca do 30 kwietnia. Osoby, które otrzymały wezwania, nie mają już obowiązku stawiennictwa. – Powiatowe komisje lekarskie wydały już orzeczenia lekarskie dla około 35–40 proc. osób zobowiązanych do stawienia się do kwalifikacji wojskowej w 2020 r. Pozostałe zostaną wezwane w 2021 r. – podało MSWiA.
Tomasz Żółciak