Od obecnej kadencji władz samorządowych radni gminni, powiatowi i wojewódzcy posiadają nowe uprawnienia informacyjne, wzorowane na uprawnieniach posłów i senatorów. Niestety procedura korzystania z nich nie została uregulowana, co prowadzi do wielu niejasności.
Radni mogą, jeżeli nie narusza to dóbr osobistych innych osób, uzyskiwać informacje i materiały, mają wstęp do pomieszczeń, w których one się znajdują, wgląd w działalność urzędu gminy, a także spółek z udziałem gminy, spółek handlowych z udziałem gminnych osób prawnych oraz zakładów, przedsiębiorstw i innych gminnych jednostek organizacyjnych, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej.

Kreatywne Kartuzy

Kontrowersje wynikają z faktu, że ustawodawca powielił błąd, który wcześniej popełnił w odniesieniu do posłów i senatorów – nie uregulował procedury korzystania z tych uprawnień.
W warty przeanalizowania sposób z problemem postanowił poradzić sobie burmistrz Kartuz. Wydał zarządzenie nr 9/2019 z 30 stycznia 2019 r. w sprawie określenia zasad postępowania dotyczącego uzyskiwania informacji i materiałów, wstępu do pomieszczeń, w których znajdują się te informacje i materiały, oraz wglądu w działalność Urzędu Miejskiego w Kartuzach przez radnych Rady Miejskiej w Kartuzach.
Jako podstawę prawną tego zarządzenia wskazano art. 33 ust. 1 i 3 w zw. z art. 24 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 994). Są to przepisy stanowiące o tym, że wójt (burmistrz, prezydent miasta) wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy oraz jest jego kierownikiem. Drugi z przepisów dotyczy uprawnień informacyjnych radnych (przytoczonych na wstępie tekstu).
W tych przepisach na próżno szukać delegacji ustawowej do wydania zarządzenia w przedmiocie określenia zasad korzystania przez radnych z uprawnień informacyjnych. Zresztą byłoby to sprzeczne z celem ustawowym regulacji – umożliwienia sprawowania kontroli przed radnych. Przypomnijmy, że rada gminy (miejska, miasta) jest nie tylko organem stanowiącym, ale także kontrolnym, a sprawowana kontrola obejmuje m.in. organ wykonawczy (wójta, burmistrza, prezydenta miasta).
Obok kilku powtórzeń regulacji ustawowych, dotyczących uprawnień informacyjnych radnych, w zarządzeniu jest mowa o tym, że:
  • realizacja uprawnienia informacyjnego wiąże się z koniecznością wystosowania wniosku, który ”może być złożony tylko w formie pisemnej„;
  • wniosek musi zawierać m.in. wskazanie enumeratywnie zakresu i rodzaju informacji i materiałów, o które występuje;
  • udostępnienie materiałów lub udzielenie informacji winno nastąpić bez zbędnej zwłoki, czyli w najbliższym terminie, w jakim jest to możliwe, uwzględniając przy tym przepisy o ochronie dóbr osobistych i tajemnicy prawnie chronionej oraz możliwości komórki organizacyjnej i konieczności realizacji podstawowych bieżących obowiązków, nie później jednak niż w terminie 14 dni; w przypadkach szczególnie skomplikowanych, gdy dotrzymanie terminu, o którym mowa w ust. 1, nie jest możliwe, powiadamia się pisemnie radnego o przyczynie zwłoki, wskazując nowy termin, nie dłuższy jednak niż dwa miesiące od dnia złożenia wniosku;
  • obok wymienienia tajemnic prawnie chronionych (ochrony dóbr osobistych, informacji niejawnych, tajemnicy skarbowej itd.) wskazano także, że ”udostępnianie materiałów lub udzielanie informacji podlega ograniczeniom w przypadkach mogących naruszać interes Gminy Kartuzy„;
  • zobowiązuje się na mocy zarządzenia wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Kartuzach do zapoznania z treścią zarządzenia i stosowania postanowień.

Próba załatania dziury

O ile można zrozumieć próbę poszukiwania rozwiązań powstających problemów (np. w jakiej formie można korzystać z uprawnień informacyjnych, zwłaszcza w jakim terminie ma dojść do ich realizacji), o tyle należy odnieść się krytycznie do pomysłu wydawania zarządzenia.
Nie ma bowiem podstawy prawnej do jego przyjęcia. Normuje ono sposób wykonywania uprawnień informacyjnych radnych, które zagwarantował ustawodawca, podczas gdy w ustawach nie zawarto żadnej delegacji dla adresata uprawnień informacyjnych (są nim nie tylko urząd miejski, ale też inne osoby i prawne jednostki samorządu terytorialnego, więc m.in. jednostki budżetowe czy spółki komunalne).
Przyjęte w Kartuzach zarządzenie jest wadliwe także pod względem skutków regulacji, które wprowadza, gdyż w sposób niedopuszczalny ogranicza zakres ustawowych uprawnień informacyjnych radnych. Wykorzystane w załączeniu ”wskazanie enumeratywnie„ sugerowałoby, że radny musi dokładnie wiedzieć, jakie dokumenty chciałby zobaczyć. Zarazem wydaje się to sprzeczne z ideą uprawnienia informacyjnego, czyli możliwością wglądu do dokumentów i materiałów, których wcześniej radny nie widział, zatem nie sposób wskazać, czego dokładnie, ”enumeratywnie„ oczekuje.
Złożenie wniosku tylko w formie pisemnej oraz uzależnienie w istocie realizacji uprawnień od rozpatrzenia go przez organ wykonawczy wypacza ideę możliwości bieżącego kontrolowania dokumentacji urzędowej. Daje bowiem urzędowi czas na przygotowanie się, co z jednej strony uniemożliwia bieżącą kontrolę, a z drugiej może u radnych stwarzać poczucie, że udostępnione dokumenty zostały przygotowane specjalnie na okazję realizacji uprawnień informacyjnych.
Szczególnie krytycznie należy ocenić wprowadzenie dodatkowej przesłanki, wykraczającej poza regulację ustawową, która ma ograniczać uprawnienia informacyjne radnych w przypadkach mogących naruszać interes gminy Kartuzy.

Co zrobić w razie sporu?

Na silniejszej pozycji znajduje się strona urzędowa. To ona dysponuje dokumentami, materiałami, zarządza instytucjami, a zatem w sposób skuteczny może uniemożliwić dostęp do dokumentów. Jeżeli tak się stanie, to rekomendowałbym radnym zawiadamianie o możliwości popełnienia przestępstwa w postaci niedopełnienia obowiązków lub przekroczenia uprawnień. Tylko postępowanie karne, wskutek braku odmiennej procedury, może stanowić płaszczyznę do oceny, czy żądanie radnego mieściło się w ramach jego uprawnień lub też czy instytucja samorządowa prawidłowo uniemożliwiła dostęp do dokumentów, materiałów i informacji.
Ponadto rekomendowałbym, w razie trudności z uzyskaniem informacji, wykorzystanie dostępu do informacji publicznej, z którego mogą skorzystać wszyscy zainteresowani, nie tylko radni. Wówczas nieotrzymanie dokumentu może stać się przedmiotem postępowania sądowoadministracyjnego.