Z art. 39 ust. 2 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (dalej u.s.g.) wynika, że wójt (burmistrz, prezydent miasta) może upoważnić swoich zastępców lub innych pracowników urzędu gminy do wydawania decyzji administracyjnych w jego imieniu. Taką możliwość przewiduje także art. 268a ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257 ze zm., dalej k.p.a.) oraz art. 143 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.).

Przejęcie obowiązków

Włodarz, zwłaszcza większej gminy, nie jest w stanie podpisywać kilkudziesięciu decyzji wydanych w urzędzie każdego miesiąca. Kompetencję tę może przenieść na osoby wskazane w art. 39 ust. 2 u.s.g. Taki mechanizm zapewnia także sprawne działanie samorządu, gdy wójt z różnych powodów (np. choroby, urlopu, delegacji) nie jest obecny w pracy. Skorzystanie z pełnomocnictwa administracyjnego nie przenosi trwale kompetencji na osobę upoważnioną. Wójt w każdej chwili może pełnomocnictwo zmienić albo je cofnąć.
SN o pełnomocnictwie do głosowania nad uchwałą wspólnoty mieszkaniowej

Zobacz również
Ponadto włodarz ma całkowitą swobodę w wyborze pracowników, którym udzieli upoważnienia do wydawania decyzji (por. wyrok NSA z 8 listopada 2012 r., sygn. akt I OSK 1554/12). Może też bez ograniczeń przyznać kompetencję na określony czas lub bezterminowo. Przepisy u.s.g. nie określają zakresu spraw, które nie mogą być objęte upoważnieniem. Od tej zasady wyjątek przewiduje tylko ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, która w art. 110 ust. 7 mówi, że wójt (burmistrz, prezydent miasta) udziela kierownikowi ośrodka pomocy społecznej upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy.
Jak wskazał WSA w Gliwicach w wyroku z 14 kwietnia 2015 r. (sygn. akt I SA/Gl 1020/14), mimo że zastępca wójta lub inny pracownik urzędu gminy faktycznie sporządza i podpisuje decyzję, to na zewnątrz jest to nadal decyzja organu administracji. Upoważnienie bowiem wywiera ten skutek, że zmienia się osoba wykonująca kompetencję organu w prawnych formach, z tym że upoważniony pracownik nie staje się przez to organem administracyjnym, lecz pełni – w granicach określonych w upoważnieniu – jedynie jego funkcję (wyrok WSA w Warszawie z 22 stycznia 2015 r., sygn. akt VII SA/Wa 1677/14).

Zmiany personalne

W przypadku zmiany na najważniejszym stanowisku w urzędzie problem ważności upoważnień dotyczy tylko tych wydanych bezterminowo. Z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika bowiem, że są one wydawane przez organ. Zdaniem NSA, wyrażonym w wyroku z 9 maja 2008 r. (sygn. akt II OSK 531/07), istnienie organów i ich kompetencje nie są uzależnione od tego, kto w danej chwili piastuje dany urząd i czy posiada on aktualnie obsadę personalną. Podobnie orzekł WSA w Olsztynie w wyroku z 16 stycznia 2014 r. (sygn. akt II SA/Ol 1126/13), w którym wskazał, że sama zmiana na stanowisku nie wywołuje skutku w postaci automatycznego wygaszenia wszystkich pełnomocnictw.

Działanie bez podstawy prawnej

Decyzje wydane przez pracowników z upoważnienia wójta powinny zawierać podstawę prawną, z której wynika upoważnienie dla danej osoby, oznaczenie właściwego organu (będzie nim nadal wójt) oraz podpis upoważnionej osoby z zaznaczeniem, że działa „z upoważnienia wójta Gminy X”. Podpisanie decyzji bez poczynienia wzmianki o istnieniu upoważnienia jest podstawą do stwierdzenia wady tego aktu. Nie pociąga to za sobą jednak skutków w postaci nieważności decyzji, o ile upoważnienie takie istniało w dacie jej wydania (por. wyrok NSA z 16 stycznia 2014 r., sygn. akt II GSK 1618/12). Z kolei decyzja wydana bez upoważnienia albo z jego przekroczeniem dotknięta jest wadą nieważności.
Wójt (burmistrz, prezydent miasta), pomimo że upoważnił pracownika urzędu gminy do wydawania decyzji, nie traci swoich kompetencji. Dlatego w każdej chwili (nawet bez odwoływania udzielonego pełnomocnictwa) może wydać określone rozstrzygnięcie (wyrok NSA z 10 stycznia 2012 r., sygn. akt I OSK 1563/11).
Upoważnienie może być udzielone tylko pracownikowi urzędu gminy. Oznacza to, że jego zwolnienie z pracy będzie skutkowało wygaśnięciem pełnomocnictwa administracyjnego.
Pełnomocnik bez pełnomocnictwa
Pełnomocnik bez pełnomocnictwa

Zobacz również
W orzecznictwie przyjęto, że uprawnienie do wydawania decyzji w imieniu wójta nie może być subdelegowane (por. wyrok WSA w Warszawie z 26 sierpnia 2010 r., sygn. akt II SA/WA 956/10).
Jakie dane podać
Wystawiając upoważnienie, należy w nim podać:
  • imię i nazwisko pracownika
  • funkcję lub stanowisko w strukturze organu
  • daty określające początek i koniec okresu upoważnienia
  • przedmiotowy zakres przekazywanych uprawnień (wyrok WSA we Wrocławiu z 6 lipca 2016 r., sygn. akt I SA/Wr 241/16)
  • oznaczenie organu upoważniającego oraz podpis osoby piastującej stanowisko organu
Upoważnienie może być załącznikiem do zakresu czynności danego pracownika, może też być udzielone jednorazowo do wydania tylko ściśle określonych decyzji administracyjnych.