Nabywca oprogramowania musi przestrzegać warunków określonych przez producenta. Pomijając sytuacje, gdy firma zleca stworzenie programu na własne potrzeby i kupuje go wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych, najczęściej płacąc za aplikację nie staje się jej właścicielem. Uzyskuje jedynie uprawnienia do korzystania z niej.
O tym, w jaki sposób można używać programu, decyduje licencja. Łamiąc jej postanowienia, można stać się piratem, nawet gdy legalnie kupiło się program. W licencji może być określone, do jakich celów można używać oprogramowania, na ilu stanowiskach, na jakich komputerach (np. licencja przypisana do jednego urządzenia), czy też przez kogo (np. tylko przez pracowników naukowych).
Dlatego też przed dokonaniem zakupu warto zastanowić się, w jaki sposób zamierzamy używać oprogramowania. Nie tylko zresztą dlatego, by przypadkowo nie złamać prawa, ale także dlatego, że dobór właściwej licencji często pozwala na znaczne oszczędności.
Dla przykładu – firma, która kupiłaby osobne programy biurowe dla każdego z 20 komputerów, zapłaciłaby więcej niż ta, która nabyłaby jedną ich kopię z licencją na używanie na 20 stanowiskach.
Jednym z częściej spotykanych ograniczeń licencyjnych jest ograniczenie możliwości korzystania z programu wyłącznie do celów domowych (niekomercyjnych). Ten sam program możemy kupić do prywatnego użytku (płacąc za niego mniej) lub też do używania w firmie (co zazwyczaj kosztuje więcej). Przy większych przedsiębiorstwach sprawa jest oczywista.
Problematyczne może jednak być określenie, gdzie zaczyna się, a gdzie kończy działalność gospodarcza indywidualnego przedsiębiorcy, zwłaszcza gdy pracuje w domu. Decyduje o tym wówczas cel, do jakiego użyty zostanie program. Jeśli edytor graficzny służy do obróbki rodzinnych zdjęć, to licencja nie zostaje złamana, jeśli jednak do stworzenia ulotki reklamowej, to już tak.
Inny przykład ograniczeń to licencje typu OEM, przypisane do konkretnych komputerów. Oznaczone nimi oprogramowanie jest nierozerwalnie połączone z urządzeniem (lub jego częścią), na którym zostało zainstalowane. Nie wolno go przenosić na inne komputery, a odsprzedaż jest możliwa tylko wraz z urządzeniem.