Lawinowo rośnie liczba zwolnień lekarskich wystawianych przez lekarzy psychiatrów, które mają związek z obniżoną kondycją psychiczną zatrudnionych. Wśród jednostek chorobowych będących główną przyczyną wystawiania tych zwolnień najczęściej wskazywana jest reakcja na ciężki stres i zaburzenia adaptacyjne.

Jednym z najważniejszych wyzwań, jeśli chodzi o zarządzanie pracownikami i budowę kultury organizacyjnej firmy, jest obecnie kwestia zdrowia psychicznego pracowników. Lawinowo rośnie liczba zwolnień lekarskich wystawianych przez lekarzy psychiatrów, które mają związek z obniżoną kondycją psychiczną zatrudnionych. Wśród jednostek chorobowych będących główną przyczyną wystawiania tych zwolnień najczęściej wskazywana jest reakcja na ciężki stres i zaburzenia adaptacyjne.

Pracodawcy, starając się sprostać temu wyzwaniu, oferują pracownikom benefity obejmujące pakiety medyczne wzbogacone o konsultacje z psychologiem czy naukę technik relaksacyjnych. W trosce o zdrowie psychiczne pracowników warto też sięgać do rozwiązań, które wynikają z samego kodeksu pracy i których wprowadzenie nie wymaga szczególnego trybu. Niezwykle skutecznym narzędziem jest promowanie przez pracodawcę planowania przysługujących pracownikom urlopów i korzystania z nich.

Plan urlopów na 2025 rok się opłaca

Ustalenie planu urlopów nie zawsze jest konieczne – pracodawca nie musi go robić, gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę, a także gdy w firmie nie działają związki zawodowe. Jednak tworzenie planu urlopów już na początku roku sprzyja zarówno organizacji pracy w firmie, jak i regeneracji osób zatrudnionych. Konieczność ustalenia terminów urlopów z wyprzedzeniem zwiększa szanse na ich faktyczne wykorzystanie. Pracownik, który zaplanował wypoczynek z wielomiesięcznym wyprzedzeniem, może się do niego dobrze przygotować (ustalić termin dogodny dla partnera czy członków rodziny; zabezpieczyć środki finansowe na wyjazd). Pracodawca, który z wyprzedzeniem wie, kiedy i którzy pracownicy będą nieobecni, może zaplanować realizację poszczególnych zadań w taki sposób, aby absencja nie wpłynęła negatywnie na jego interesy. Dodatkowo brak dużej liczby urlopów zaległych ograniczy konieczność tworzenia rezerwy urlopowej (rezerwę powinno się utworzyć, jeżeli wartość niewykorzystanych urlopów jest znacząca i istotnie wpływa na rzetelność sprawozdania finansowego).

Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest rozpisanie urlopu na cały rok na początku danego roku kalendarzowego z uwzględnieniem wszystkich przysługujących pracownikowi dni, w tym również nieprzedawnionych dni zaległego urlopu (niewykorzystanego w latach ubiegłych). Zestawienie to nie może natomiast obejmować urlopu na żądanie – byłoby to sprzeczne z jego ideą, ponieważ o wykorzystaniu tych dni decyduje pracownik samodzielnie i zwykle w ostatniej chwili.

Nie ma przeszkód, aby plan obejmował tylko część przysługującego pracownikowi urlopu – np. 14 dni. Grafik urlopów może także powstać na część roku kalendarzowego – na pół roku czy nawet kwartał w zależności od specyfiki działalności pracodawcy i wynikających z niej potrzeb. Krótsza perspektywa czasowa planu urlopów wskazana jest zwłaszcza w zakładach, w których występuje realne prawdopodobieństwo zmian terminów urlopów, np. ze względu na nieregularny czy trudny do przewidzenia tryb realizacji zamówień. Przepisy kodeksu pracy nie wykluczają także stosowania planu urlopów jedynie dla określonych grup pracowników – np. tylko pracowników produkcji z wyłączeniem działów biurowych, np. administracji.

Co jeśli w firmie nie ma planu urlopów?

Jeżeli w przedsiębiorstwie nie ma planu urlopów, pracodawca ustala ich terminy po porozumieniu z pracownikami. Kodeks pracy nie określa, kiedy powinno dojść do porozumienia, więc w tym zakresie mamy pewną dowolność. Kluczowe jest, żeby tak zaplanować okresy absencji, aby nieobecność pracownika nie dezorganizowała pracy – aby był zapewniony jej prawidłowy tok. Z tej przyczyny zasadą powinno być ustalanie między współpracownikami możliwości zastępstw – tak aby żadne ważne dla pracodawcy sprawy nie pozostawały bez nadzoru.

Warto, aby pracownik idący na urlop wiedział, kto będzie nadzorował jego sprawy w trakcie nieobecności i komu przekazać rozpoczęte projekty. Dzięki wdrożeniu takiego systemu osoba będąca na urlopie nie musi być aktywna w sprawach zawodowych, może zadbać o swój komfort, relaks i zdrowie. Wprowadzenie takich reguł pozwala też na realizację powinności pracodawcy dotyczącej zorganizowania pracy tak, aby pracownicy mogli korzystać z niezakłóconego odpoczynku w czasie urlopu wypoczynkowego. Obowiązek ten został omówiony przez Sąd Najwyższy w wyroku z 23 marca 2017 r. (sygn. akt I PK 130/16). Zgodnie z tym orzeczeniem pracodawca nie może zobowiązać pracownika, aby ten pozostawał w gotowości do pracy w trakcie urlopu wypoczynkowego. Nie powinien też wymuszać na nim świadczenia pracy w tym czasie. Stałoby to w sprzeczności z istotą urlopu, a więc czasem przeznaczonym na niezakłócony odpoczynek.

Najpierw urlopy zaległe

Gdy ustalamy zasady wykorzystania urlopu w danym roku, warto pamiętać, aby pracownicy w pierwszej kolejności wykorzystywali urlopy zaległe. Zgodnie z art. 168 k.p., jeśli z jakichkolwiek względów pracownik nie wykorzysta urlopu w roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo (przykładowo ze względu na przesunięcie urlopu na wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy czy z uwagi na przesunięcie urlopu, gdy pracownik nie może go rozpocząć w planowanym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy), powinien go wykorzystać najpóźniej do końca września następnego roku.

Chodzi o to, aby urlop rozpoczął się nie później niż w ostatnim dniu września, w którym pracownik, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, miał wykonywać pracę. Warto przypomnieć, że reguła dotycząca przeniesienia prawa do urlopu na kolejny rok nie dotyczy urlopu na żądanie. Jeśli w danym roku pracownik go nie wykorzysta, jego uprawnienie do takiego urlopu w kolejnym roku się nie zwiększy. Wymiar tego urlopu zawsze wynosi cztery dni (nie jest to dodatkowy urlop, lecz część urlopu z puli dni przysługującej danemu pracownikowi).

Zgoda pracodawcy na urlop

Rozpoczęcie urlopu przez pracownika musi być poprzedzone jego udzieleniem przez pracodawcę. Pracodawca może wyrazić zgodę na urlop zarówno poprzez bezpośredni komunikat skierowany do pracownika, jak i przez dokonanie akceptacji w systemie funkcjonującym w firmie. Istotne jest, że samo zawiadomienie pracodawcy o zamiarze wykorzystania urlopu nie może być podstawą do zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy, a zatem rozpoczęcie korzystania z urlopu bez oczekiwania na decyzję pracodawcy nie usprawiedliwia nieobecności w pracy (zostało to potwierdzone choćby w wyroku Sądu Najwyższego z 16 września 2008 r., II PK 26/08). Samowolne rozpoczęcie urlopu przez pracownika (bez akceptacji pracodawcy) może być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować rozwiązaniem umowy o pracę w trybie art. 52 kodeksu pracy.

Nawet jeśli pracodawca nie wypełni swojego obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok w najpóźniejszym ustawowym terminie, nie uprawnia to pracownika do rozpoczęcia po tym dniu urlopu bez zgody pracodawcy. Przykładowo w wyroku z 5 grudnia 2000 r. (I PKN 121/00) Sąd Najwyższy orzekł, że udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy zwalniającą pracownika z obowiązku świadczenia pracy i usprawiedliwiającą jego nieobecność w pracy. Przepisy nie przewidują możliwości zastąpienia jej żadnym oświadczeniem pracownika. Skoro pracownik sam sobie nie może skutecznie udzielić urlopu, zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku wykonywania pracy i usprawiedliwienia nieobecności.

Rodzice przodem?

Jak już wspomniałam, ustalając plan urlopów, pracodawca musi brać pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Ważne jest także uwzględnienie, w miarę możliwości, terminów przedstawionych przez pracowników w ich wnioskach urlopowych.

Źródłem nieporozumień często jest udzielanie urlopów pracownikom będącym rodzicami dzieci szkolnych w okresach ferii lub wakacji szkolnych, a pozostałym zatrudnionym poza szczytowym sezonem urlopowym. Taka praktyka musi być realizowana w sposób rozsądny, przemyślany, sprawiedliwy i obiektywny, aby podwładni niebędący rodzicami nie zarzucili zatrudniającemu nieuprawnionego różnicowania sytuacji pracowników.

Przebywanie wszystkich lub znacznej liczby zatrudnionych na urlopach w tym samym okresie, z oczywistych względów, mogłoby zagrażać działalności pracodawcy. Z tej przyczyny pracodawca nie jest związany wnioskiem urlopowym pracownika. Możliwość odmowy udzielenia urlopu w okresie wnioskowanym przez pracownika (poza wyjątkowymi sytuacjami, jak konieczność udzielenia urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim), jest uprawnieniem pracodawcy.

Zostało to potwierdzone w wyroku Sądu Najwyższego z 16 grudnia 2008 r. (I PK 88/08). Zgodnie z nim wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący (z wyjątkami). Pracodawca może go uwzględnić, jeżeli urlop we wskazanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. W tym znaczeniu realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności podwładnego w zakładzie pracy. Dodatkowo, zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 17 kwietnia 2013 r. (III APa 3/13), odmowa pracodawcy udzielenia urlopu w terminie wnioskowanym przez pracownika nie wyczerpuje znamion mobbingu w rozumieniu art. 943 par. 2 k.p. ©℗