Do końca 2017 r. płatnicy składek będą honorować zarówno papierowe, jak i elektroniczne zwolnienia lekarskie. Obie formy w tym okresie będą bowiem ważne.
Czy elektroniczne zwolnienia zastąpią papierowe
W grudniu ubiegłego roku duża firma transportowa założyła profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Właściciel firmy miał nadzieję, że dzięki takiemu rozwiązaniu już poczynając od stycznia 2016 r., będzie online informowany przez ZUS o czasowej niezdolności do pracy jego pracowników. Sprawa była ważna, bo pracownicy są zatrudnieni w kilku bazach znajdujących się na terenie całego kraju. Okazało się jednak, że podwładni dopiero pod koniec krótkiego zwolnienia dostarczają do kadr potwierdzenie czasowej niezdolności do pracy wystawione na papierowym formularzu (ZUS ZLA). Czy lekarz ma prawo do wystawienia papierowego dokumentu, mimo że pracodawca już ma profil na PUE umożliwiający przyjmowanie elektronicznych zwolnień?
TAK
Ustawodawca, wprowadzając możliwość wystawiania zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, wprowadził dwuletni okres przejściowy. Dzięki temu lekarze, dentyści i felczerzy do końca grudnia 2017 r. będą mogli wystawiać dotychczasowe zwolnienia lekarskie w formie papierowej. Pracownicy nie muszą się więc obawiać nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy w razie problemów z systemem komputerowym ZUS. W takiej formie będzie można potwierdzać czasową niezdolności do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarnych i całodobowych świadczeń zdrowotnych. W formie papierowej będzie nadal można wystawiać poświadczenia o konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny. Przy czym ostatnim dniem wystawienia takich zaświadczeń będzie 31 grudnia 2017 r. Po tym terminie wszystkie dokumenty potwierdzające czasową niezdolność będą przekazywane do ZUS wyłącznie drogą elektroniczną.
Podstawa prawna
Art. 23 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1066).
Czy lekarz powinien sprawdzić dane
Lekarz wystawiający zwolnienie lekarskie powziął wątpliwości dotyczące danych ubezpieczonego. Chory podał więc lekarzowi nie tylko swój PESEL, ale także wszystkie dane pracodawcy. Czy to było konieczne?
TAK
Lekarz, dentysta lub felczer mający prawo do wystawiania zwolnienia lekarskiego powinni sprawdzić bezpośrednio u pacjenta prawidłowość i aktualność danych oraz informacji udostępnionych na profilu informacyjnym. Jeśli na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie nie zostaną udostępnione dane lub informacje, albo będą one niekompletne lub nieaktualne, wystawiający zaświadczenie lekarskie uzyskuje je od ubezpieczonego. Szczególnie ważne jest wpisanie danych aktualnego pracodawcy, który mógł zmienić nazwę firmy lub zakres działalności.
L4 w formie elektronicznej od 1 stycznia 2016
L4 w formie elektronicznej od 1 stycznia 2016

Zobacz również
Podstawa prawna
Art. 1 ust. 4 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1066).
Czy medyk bez internetu wystawi zwolnienie
Lekarz korzystający z możliwości wystawiania elektronicznych zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy chciał wystawić pacjentowi taki e-dokument. Osoba ta była zatrudniona u pracodawcy, który posiadał profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Okazało się jednak, że lekarz nie może się połączyć z ZUS z powodu awarii internetu. Czy pacjent pozostanie bez zwolnienia?
NIE
Jeśli wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej nie jest możliwe, lekarz ma obowiązek w dniu badania wystawić papierowy dokument potwierdzający czasową niezdolność do pracy. Dokument może być wystawiony na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanego z systemu teleinformatycznego. Na tym jednak się nie kończą obowiązki medyka związane z przygotowaniem elektronicznego potwierdzenia niezdolności do pracy. Lekarz, dentysta lub felczer, któremu nie udało się od razu wystawić e-dokumentu, w ciągu trzech dni roboczych od wystawienia choremu papierowego zaświadczenia musi przekazać na elektroniczną skrzynkę podawczą Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zaświadczenie lekarskie wystawione w formie dokumentu elektronicznego, czyli mówiąc wprost, wpisać je do systemu. Jeżeli przekazanie zaświadczenia lekarskiego w tym terminie nie jest możliwe, medyk ma dodatkowy termin wynoszący kolejne trzy dni robocze. Tym razem są one liczone od ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zaświadczenia lekarskiego.
Podstawa prawna
Art. 1 ust 9 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1066).
Czy pracodawca zapłaci za dokument
Pracodawca zatrudniający kilkuset pracowników w kilku oddziałach w całej Polsce chce ograniczyć koszty prowadzenia firmy. Z tego powodu poinformował pracowników, że już ma profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Jednocześnie zwrócił się do zatrudnionych, żeby w miarę swoich możliwości – w przypadku choroby – dostarczali mu elektroniczne zwolnienia. Czy jednak przedsiębiorca nie będzie musiał płacić za dostarczenie takiego dokumentu?
NIE
ZUS ma ustawowy obowiązek udostępniania bezpłatnie pracodawcy zaświadczeń lekarskich potwierdzających niezdolność do pracy zatrudnianych osób. Musi to zrobić nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania dokumentu. Przy czym dostarczony do firmy e-dokument nie może zawierać informacji o numerze statystycznym choroby. Nie będzie też dostarczony e-mailem, ale zapisany na profilu informacyjnym płatnika składek, który już został utworzony przez niego za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS. Przy czym profil informacyjny obowiązani byli utworzyć ci płatnicy składek, na których spoczywa ustawowy obowiązek kontaktowania się z ZUS drogą elektroniczną. Termin ten upłynął 31 grudnia 2015 r. Jednocześnie firmy, które z powodu ograniczenia zatrudnienia w przyszłości nie będą już musiały wysyłać za pośrednictwem internetu dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego – i tak będą musiały utrzymywać profil informacyjny płatnika składek.
Podstawa prawna
Art. 1 ust. 19 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1066).
Art. 47a ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).
Czy lekarz musi podpisać e-ZLA
Lekarz po zakończonej wizycie pacjenta wymagającego dalszego leczenia w domu wypełnił druk zaświadczenia lekarskiego. Wprowadził identyfikator i datę wystawienia dokumentu oraz dane ubezpieczonego. W e-zwolnieniu wpisał więc pierwsze imię, nazwisko, numer PESEL (lub serię i numer paszportu i datę urodzenia) oraz adres miejsca pobytu ubezpieczonego w czasie trwania niezdolności do pracy. Wprowadził także dane płatnika składek (numer NIP). Wystawiający zaświadczenie lekarskie wpisał również swoje dane – imię, nazwisko, numer prawa wykonywania zawodu oraz adres miejsca udzielania świadczeń zdrowotnych. Na koniec w elektronicznym zwolnieniu został wpisany okres czasowej niezdolności do pracy, w tym termin pobytu w szpitalu. Problemy pojawiły się, kiedy lekarz chciał potwierdzić dokument, korzystając z e-podpisu. Czy może wystawiać taki dokument?
NIE
Każde zwolnienie wysyłane drogą elektroniczną musi być uwierzytelnione z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. Jeśli nie ma takiej możliwości, to lekarz powinien wystawić choremu papierowe zwolnienie lekarskie, które musi być opieczętowane i podpisane. Następnie w ciągu trzech dni roboczych ma obowiązek ponownie wysłać potwierdzone elektroniczne zwolnienie. Kolejna próba jest możliwa w ciągu 3 dni od ustania przyczyny powodującej niemożność potwierdzenia takiego dokumentu.
Podstawa prawna
Art. 1 ust. 15 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1066).
Art. 3 pkt 12 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2013 r. poz. 262 ze zm.).
Art. 3 pkt 14 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2014 r. poz. 1114).