Mimo że pracodawca zwraca pracownikowi koszty ich zakupu, nie staje się ich właścicielem. Zatrudniony może je wykorzystywać nie tylko podczas wykonywania obowiązków służbowych, ale także w domu.
Do obowiązków pracodawcy należy m.in. zapewnienie pracownikom środków ochrony niezbędnych ze względu na specyfikę wykonywanej przez nich pracy. W przypadku pracowników, którzy w związku z realizacją obowiązków pracowniczych przez znaczną część dnia wpatrują się w monitor komputera, takimi środkami ochrony są okulary korekcyjne. Niestety wokół zagadnienia zapewniania pracownikom okularów ochronnych narosło wiele, całkowicie niepotrzebnych, kontrowersji, z których większość ma swoje źródło w kwestii opodatkowania przychodu pracownika i nabywcy powołanego w fakturze dokumentującej zakup okularów.
Przepisy BHP precyzują
Prawdą jest, że to przepisy dotyczące BHP precyzują, komu przysługują okulary korekcyjne od pracodawcy. Niestety regulacje są dość ogólne, w szczególności nie precyzują, w jaki sposób pracodawca powinien zapewnić pracownikom okulary korekcyjne – czy może to być forma zwrotu poniesionych wydatków, czy może konieczne jest przekazanie świadczenia niepieniężnego w postaci okularów. Prawodawca nie wskazuje również kwoty, za jaką pracodawca winien zapewnić pracownikowi pracującemu przy komputerze okulary korekcyjne.
Jeżeli pracownicy (w szerokim tego pojęcia znaczeniu, czyli również np. stażyści) wykonują pracę na stanowiskach z monitorami ekranowymi przez co najmniej połowę swojego dobowego wymiaru pracy, to pracodawca w szczególny sposób musi zadbać o ich wzrok.
W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek zapewnić takim pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną i dodatkowo, jeżeli lekarz po przeprowadzonych okulistycznych badaniach profilaktycznych zaleci pracownikowi stosowanie okularów przy obsłudze monitora ekranowego, zapewnić okulary korygujące wzrok.
To bezsprzecznie oznacza, że sfinansowanie pracownikowi okularów do pracy przy komputerze powinno być poprzedzone odpowiednim badaniem lekarskim. Badanie takie winno być dokonywane okresowo, ale również dodatkowo, jeżeli pracownik zgłosi pracodawcy, że odczuwa dolegliwości związane z pracą przy komputerze. Wówczas pracodawca musi skierować go na badania i oczywiście pokryć ich koszt. Gdyby wynik badań przemawiał za koniecznością używania okularów, pracodawca, działając zgodne z regulaminem wewnętrznym (bo to najczęściej on normuje takie zasady), winien sfinansować pracownikowi zakup okularów.
Doświadczenie pokazuje, że większość pracodawców posługuje się regulaminami, w których identyfikuje zasady refundacji okularów nabywanych samodzielnie przez pracowników, a dokładniej szkieł do takich okularów. Typowe jest rozwiązanie, że regulamin wyznacza maksymalną kwotę dofinansowania na szkła. Incydentalnie tylko można spotkać się z rozwiązaniem regulaminowym, w ramach którego pracodawca zobowiązuje się kupić pracownikowi okulary służbowe.
Zatrudniający tylko refunduje
Zgodnie z regulaminem pracodawca nie nabywa okularów (nie staje się ich właścicielem), a jedynie finansuje ich zakup, zwracając pracownikowi koszt (najczęściej część kosztu) nabycia szkieł.
W praktyce bardzo często (ostatnio nieco rzadziej, ale jednak problem jest aktualny) prowadzone są spory o to, kto ma być wskazany w fakturze dokumentującej zakup okularów jako ich nabywca, a w konsekwencji również o to, czy przypisanie takiej funkcji pracodawcy legitymuje go do rozliczenia VAT z takiego dokumentu.
Odcinając się od takich sporów, należy stwierdzić, że wobec takich zapisów regulaminowych jak wskazane powyżej, odpowiedź może być tylko jedna: faktura winna być wystawiona na tego, który kupuje okulary, czyli na pracownika, a gdyby ten przyniósł pracodawcy fakturę, w której ten ostatni figuruje jako nabywca, to i tak nie dawałaby ona prawa do rozliczenia VAT naliczonego.
Skoro bowiem pracodawca „zwraca”, „refunduje”, „wypłaca zwrot” itp. kwoty (części w ramach limitu) wydatkowanej przez pracownika na okulary, to nie może być mowy o nabyciu przez pracodawcę okularów. Zatem jeżeli pracownik kupił okulary, jest nabywcą, jemu przysługuje gwarancja, rękojmia, a pracodawca – zgodnie z regulaminem – zwraca jedynie część kosztu nabycia, to ewentualny zapis wskazujący pracodawcę jako nabywcę prezentowałby dostawę, której nie było (pomiędzy takimi stronami).
Jedynie gdyby istotnie pracodawca kupował okulary służbowe, stając się ich właścicielem, to rozliczałby od nich VAT jak od innego zakupu. Tylko wówczas pracownik nie powinien korzystać z okularów na potrzeby prywatne. W przeciwnym razie pracodawca musiałby opodatkować VAT nieodpłatne świadczenie na potrzeby osobiste pracownika (co w przypadku okularów może się wydawać dość kuriozalnym pomysłem) oraz rozpoznać oraz opodatkować u pracownika przychód z tytułu wykorzystywania okularów służbowych na potrzeby prywatne (co jest jeszcze bardziej absurdalne).
Organy już wiedzą
Problem jest o tyle szczególny, że organy twierdzą niekiedy, iż jeżeli faktura jest wystawiona na pracodawcę, który ponosi ciężar ekonomiczny nabycia okularów/szkieł, to może rozliczyć podatek naliczony. Jednak z treści tego rodzaju interpretacji można wnioskować, że ich autorzy mieli problem z odróżnieniem „nabycia” od „zwrotu kosztów”:
Oto cytat z interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 stycznia 2013 r., nr ILPP2/443-1016/12-3/MN: „Spółka zatrudnia średnio około 300 osób. Spółka nabywa m.in. okulary korekcyjne. Spółka jest zobowiązana do zwracania pracownikom wydatków na nabycie okularów korekcyjnych (oprawa, soczewki i badanie wzroku). Pracownicy otrzymują zwrot za nabycie okularów korekcyjnych (oprawa, soczewki) na podstawie dostarczonej do Spółki i wystawionej na Spółkę faktury VAT. Chodzi o pracowników pracujących przed komputerem. Zgodnie z obowiązującym w Spółce regulaminem pracy, pracownikom należy się zwrot za okulary jedynie do kwoty 600 zł. (...)
Zatem Wnioskodawca, pokrywając koszty okularów swoich pracowników, wypełnia obowiązki nałożone odrębnymi przepisami i tym samym koszty te związane są z prowadzoną przez niego działalnością.
Z treści wniosku wynika, iż nabywane przez Wnioskodawcę towary będące przedmiotem zapytania będą wykorzystywane przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych. Wynika to z faktu, że pracownicy Spółki korzystający z okularów korekcyjnych otrzymywać będą okulary w ramach stosunku służbowego, zaś pracodawca został zobligowany do zapewnienia pracownikom zgodnych z przepisami warunków pracy. Zakup okularów będzie związany z ogólną opodatkowaną działalnością Zainteresowanego, zapewniać będzie bezpieczną pracę pracowników”.
Jednak są również racjonalne, zgodne z przepisami interpretacje, których autorzy potrafią trafnie rozpoznać okoliczności faktyczne i odróżniają zwrot kosztów od nabycia świadczenia. Oto cytat z interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 lutego 2014 r., nr IPPP3/443-1068/13-4/MKw: „W odniesieniu do kwestii możliwości odliczenia przez pracodawcę podatku VAT związanego z nabyciem okularów korekcyjnych należy zauważyć, że w opisanym przypadku nabycia okularów korekcyjnych dokonuje pracownik i to pracownik – a nie pracodawca, który tylko finansuje ich zakup – posiada prawo do rozporządzania okularami jak właściciel. (...) pracownik, dokonuje nabycia okularów korekcyjnych, które są dostosowane do jego indywidualnych potrzeb. Z samego wystawienia faktury na pracodawcę, jeżeli pracodawca ten nie nabył faktycznie okularów (nie doszło do przeniesienia rozporządzania okularami jak właściciel pomiędzy zakładem optycznym a pracodawcą), nie można wywodzić prawa do odliczenia podatku wynikającego z tej faktury”.
Co z PIT
Szczególnego charakteru sprawie okularów nadaje problem PIT. Przepisy ustawy o PIT, w moim mniemaniu wadliwie, zwalniają od tego podatku przychód, jaki pracownicy otrzymują w związku z otrzymaniem świadczeń rzeczowych z zakresu BHP i ekwiwalentów za te świadczenia. Wobec zapisu wskazującego na „ekwiwalenty”, a nie na ryczałtowe zwroty kosztów, w praktyce można spotkać się z opiniami, że wypłata takiego zwrotu przesądza o braku możliwości zastosowania zwolnienia.
Istotnie, nie sposób całkowicie odmówić słuszności tezie, że jeżeli pracownik otrzymuje tylko część faktycznego wydatku na nabycie okularów, to nie do końca jest to ekwiwalent. To mogłoby przesądzać o konieczności naliczenia PIT od takiego świadczenia. Jest jednak „ale”. Otóż bowiem ograniczenie kwotowe wynika z tego, że okulary służą zarówno potrzebom pracy, jak i osobistym, a zatem zwrot 100 proc. tym bardziej nie mógłby być uznany za ekwiwalent za świadczenie BHP. Przy odrobinie dobrej woli można zatem uznać, że świadomie ustalona regulaminowa kwota zwrotu ma charakter quasi-ekwiwalentu, gdyż dotyczy tylko tej części wydatku, który jest związany z nabyciem okularów jako wyposażenia BHP.
Oprócz tego nie sposób przemilczeć wadliwości przepisu. Gdybyśmy bowiem chcieli go dosłownie interpretować, to musielibyśmy przyjąć, że otrzymanie przez pracownika świadczenia rzeczowego BHP rodzi po jego stronie przychód, tymczasem obecnie wiemy, że z tego tytułu przychód nie powstaje i stanowisko takie potwierdzane jest przez sądy (absurdem byłoby np. twierdzenie, że pracownik, który otrzymuje ubranie robocze do wykorzystania w pracy na budowie, ma z tego tytułu przychód, nawet jeżeli jest on zwolniony z opodatkowania).
Należy stwierdzić, że wykładnia pozwalająca na zwolnienie od PIT zwrotu kosztów nabycia okularów w takiej formule, jaka obecnie jest powszechnie stosowana, winna być uznana za w pełni akceptowalną
Podstawa prawna
Art. 7, art. 8 ust. 2, art. 86 art. 106e ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Art. 11, art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
