OPIS SYTUACJI: Spółka posiada samochody służbowe, które wykorzystywane są przez pracowników na podstawie regulaminu opisującego politykę samochodową. Samochody są powierzane konkretnym pracownikom, co potwierdzane jest w protokole zdawczo-odbiorczym. Wydanie pojazdów traktowane jest jako powierzenie pracownikowi mienia pracodawcy z obowiązkiem zwrotu. Zazwyczaj w okresie powierzenia pracownicy mają wyłączność na wykorzystywanie pojazdu. Zdarza się jednak, że z pojazdu przypisanego do konkretnego pracownika korzysta służbowo inny – najczęściej jest to pracownik tej samej komórki, który w godzinach pracy musi skorzystać z auta.
Jeden z samochodów służbowych został przekazany kierownikowi działu windykacji Grzegorzowi Nowakowi, który wykorzystuje pojazd również na potrzeby prywatne. Jednak w ciągu dnia, służbowo, z samochodu korzysta nie tylko kierownik windykacji, lecz także pracownicy jego działu, którzy muszą pojechać do dłużnika, sądu, komornika itd. Na początku 2015 roku kierownik złożył wypowiedzenie umowy o pracę i z końcem maja umowa miała ulec rozwiązaniu. Przed rozwiązaniem umowy musiał zwrócić samochód. Jednak ze względu na bieżące potrzeby innych pracowników, w tym jego następcy, oraz z uwagi na to, że miał on jeszcze do wykorzystania kilka dni urlopu, nie zostało dokonane przekazanie zwrotne kierownikowi administracji. Z pojazdu więc faktycznie zaczął korzystać następca kierownika (dotychczasowy zastępca). O tym, że samochód i dokumenty zostały wydane następcy, kierownik administracji dowiedział się po fakcie. Pojazd został poddany oględzinom i okazało się, że ma kilka uszkodzeń, które wykraczają poza zakres zwykłego zużycia. Ze względu na to, że szkody nie zostały zgłoszone do ubezpieczyciela, pracodawca będzie musiał sfinansować naprawy z własnych środków. Zastanawia się jednak, czy i na jakich zasadach może obciążyć takimi kosztami odchodzącego z pracy dotychczasowego użytkownika pojazdu – kierownika windykacji. Pracownikowi nie zostało jeszcze wypłacone wynagrodzenie za ostatni miesiąc i władze firmy podjęły decyzję o dokonaniu potrącenia, jednak pracownik zgłosił sprzeciw, twierdząc, że to nie on powinien ponosić odpowiedzialność, bo wprawdzie pojazd był do niego przypisany, ale korzystali z niego również inni pracownicy działu windykacji.
Szefowa działu HR, pani Ewa, wraz z kierownikiem administracji, panem Jackiem, oraz prawnikiem firmy, panem Wojciechem, dyskutują, jak odnieść się do tej sprawy.
● Etap I Ustalanie zasad powierzenia pojazdu
– Drodzy państwo, rozumiem, że pan Nowak ma zastrzeżenia co do planowanego potrącenia z jego ostatniego wynagrodzenia – starał się uporządkować wcześniejszą rozmową prawnik.
– Nie tylko co do potrącenia – doprecyzowała kierownik HR – ale w ogóle twierdzi, że nie powinien odpowiadać za te szkody. Po tylu latach wspólnej pracy. Nie spodziewałabym się tego po Grześku.
– Widocznie jeżeli chodzi o pieniądze, można się po nim wiele spodziewać. W końcu pracuje „na pieniądzach” – nieco sarkastycznie skomentował szef administracji.
– Drodzy państwo, spokojnie. Zaraz przyjrzymy się dokładnie zagadnieniu i spróbujemy ustalić, kto, za co i jak odpowiada – studził emocje prawnik. – Przecież mamy w firmie regulamin korzystania z samochodów.
Fiskus pozwolił na odliczenie. Branża paliwowa odetchnęła z ulgą
Fiskus pozwolił na odliczenie. Branża paliwowa odetchnęła z ulgą

Zobacz również
– Właśnie, i zgodnie z regulaminem samochód był powierzony Grzegorzowi. Mam protokół przekazania – kierownik administracji przesunął zapisaną kartkę A4 po blacie biurka w kierunku prawnika – wyraźnie potwierdził otrzymanie samochodu.
– A co ze zwrotem – próbował ustalić prawnik – bo rozumiem, że pan Nowak nie korzysta już z samochodu?
– Tu jest właśnie problem – nieco niepewnie odpowiedziała szefowa HR. – Pod koniec okresu wypowiedzenia miał do wykorzystania kilka dni urlopu i przed tym urlopem wysłał do szefa e-maila, czy może przekazać samochód Krzyśkowi.
– A Krzysiek to... – próbował ustalić prawnik.
– To jego zastępca i następca – szybko uściśliła pani Ewa. – No a szef, jak to szef, odpisał mu, by dał Krzyśkowi samochód, klucze, dokumenty i takie tam.
– Prezes zazwyczaj nie zaprząta sobie głowy takimi sprawami jak nasze przyziemne procedury – niebezpiecznie zażartował pan Jacek. – Przecież w instrukcji jest jasno zapisane, że powinien zwrócić pojazd do mnie i powinniśmy obaj podpisać protokół zwrotu. W takim protokole wpisuję, jaki jest przebieg, stan pojazdu i takie tam.
Prawnik przez chwilę śledził w milczeniu protokół przekazania, jednocześnie spoglądając na punkt regulaminu, w którym opisane były zasady przekazania samochodu pracownikowi.
– Drodzy państwo, procedura prawidłowo przewiduje powierzenie pracownikowi samochodu z obowiązkiem zwrotu. Mowa jest w niej również o zasadach odpowiedzialności i o tym w jaki sposób pojazd powinien być zwrócony – zreferował prawnik. – W zasadzie mamy tutaj do czynienia z przypadkiem, w którym pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za szkodę, bo to jest mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu, tylko...
● Etap II Weryfikacja zakresu odpowiedzialności
– ...problemem jest zwrot – dokończyła za prawnika szefowa HR.
RADA 1
– Właśnie. Przekazując samochód pracownikowi, musimy zadbać zarówno o właściwe wydanie, jak i o zwrot.
– I co jeżeli nie mamy protokołu zwrotu?
– Co prawda, jego brak nie decyduje o zwolnieniu z odpowiedzialności pracownika, ale może to być przez niego wykorzystane, gdyby doszło do sporu.
– Przecież nie zakwestionuje, że samochód został uszkodzony – wtrącił się nieco zirytowany kierownik administracji.
– Owszem – kontynuował prawnik – pracownik ponosi odpowiedzialność, nawet jeżeli są uchybienia dokumentacyjne. Ale brak winy, a tym bardziej brak dowodu potwierdzającego, że szkoda wystąpiła w okresie, gdy on sprawował pieczę nad rzeczą, może skutecznie wyłączyć jego odpowiedzialność.
– Czyli w tym przypadku kluczowe znaczenie ma wykazanie, że szkody powstały jeszcze w okresie, gdy samochodem jeździł Grzegorz – upewniła się szefowa HR.
– W praktyce tak. Oczywiście oprócz tego mógłby podnosić, że nie było jego winy, ale myślę, że w tym przypadku byłoby to trudne.
– Jest chyba jeszcze jeden problem – szefowa HR wyraźnie oczekiwała, że temat rozwinie kierownik administracji.
– Tak – pan Jacek zrozumiał intencje koleżanki. – Grzegorz zwraca także uwagę, że nie tylko on jeździł tym samochodem. Faktycznie, jak była taka potrzeba, z samochodu korzystali pracownicy jego działu, ale formalnie samochód był jemu powierzony i on z niego korzystał po godzinach.
RADA 2
– Musimy odpowiedzieć na zasadnicze pytanie, jak zasady używania precyzuje regulamin i na jakich zasadach pojazd może być udostępniany innym pracownikom. W skrajnym przypadku może się bowiem okazać, że takie udostępnienie nie tylko nie chroni pracownika, ale wręcz stanowi naruszenie zasad korzystania z pojazdu – wyjaśnił prawnik. – Czy regulamin coś o tym stanowi?
– W regulaminie jest jedynie ogólne postanowienie, że w razie potrzeby pracodawcy samochód może być ad hoc przekazany innym pracownikom w celu jego służbowego wykorzystania – kierownik administracji otworzył regulamin na odpowiedniej stronie i podsunął go prawnikowi.
– Tak – zastanowił się prawnik – jeżeli to są wszystkie zapisy, to zdecydowanie konieczne jest znowelizowanie regulaminu i uzupełnienie go o zapisy dotyczące zasad i procedur udostępniania.
– A co z tą konkretną sprawą? – zaniepokoiła się szefowa HR.
– Musimy jeszcze dokładnie zbadać okoliczności, ale obawiam się, że gdyby doszło do sporu sądowego, trudno byłoby jednoznacznie wykazać, że pracownik powinien ponosić pełną odpowiedzialność. W szczególności nie pomogłyby nam zapisy regulaminu, no i korespondencja e-mailowa z prezesem, który wyraźnie polecił przekazać pojazd bezpośrednio innemu pracownikowi windykacji. Obawiam się, że byłby tutaj problem z rozstrzygnięciem, czy jest wina pracownika, ale przede wszystkim, czy szkody powstały w czasie, gdy odpowiadał za samochód. Mam przy tym na myśli zarówno zwrot przed końcem umowy, jak i udostępnienie w czasie jej trwania. Oczywiście, jeżeli taka będzie decyzja szefa, to zrobię wszystko, by zakończyć sprawę pozytywnie, ale gwarancji dać nie mogę.
● Etap III Ustalenie, czy możliwe jest potrącenie z pensji
– Jak znam szefa, to na pewno stwierdzi, że szkoda czasu na takie spory i odpuścimy – nieco zrezygnowany podsumował kierownik administracji. – Trzeba rozwiązać problem na przyszłość, aby uchronić się przed takimi przypadkami.
– O tym za chwilę. Ale tak hipotetycznie – nie dawała za wygraną szefowa HR – gdybyśmy chcieli dochodzić naprawienia szkody albo dogadalibyśmy się z Grzegorzem, to możemy zrobić potrącenie z wynagrodzenia?
– No, tutaj musimy odwołać się do zasad dokonywania potrąceń z wynagrodzenia – nieco przydługim wstępem rozpoczął swoją myśl prawnik. – Oczywiście potrącenia z wynagrodzenia pracownika podlegają ścisłej reglamentacji prawnej. Mogą być dokonane jedynie w konkretnych przypadkach określonych w przepisach i na tam zdefiniowanych zasadach.
– Tak ogólnie to wiem, że nie można swobodnie dokonywać potrącenia, ale w przypadku powierzonego mienia jest jakaś szczególna zasada – doprecyzowała, o co jej chodzi, pani Ewa.
– Pani Ewo, obawiam się, że ma pani na myśli potrącenia z wynagrodzenia wypłaconych pracownikowi zaliczek – prawnik nie miał dobrych wiadomości. – Jeżeli chodzi o potrącenie z wynagrodzenia kwoty tytułem naprawienia szkody wyrządzonej przez pracownika pracodawcy, to owszem jest to możliwe, ale tylko za jego zgodą.
– Faktycznie, chyba pomyliło mi się z zaliczkami...
– Ale przecież w regulaminie jest zapis o zgodzie na potrącenie i pracownicy przyjmując samochód, podpisują taką zgodę – pośpiesznie wtrącił się pan Jacek. – Mam też zgodę Nowaka – pokazał dokument prawnikowi.
RADA 3
– Obawiam się, a w zasadzie mam pewność, że to nie wystarczy – ostudził jego zapał prawnik. – Taka zgoda blankietowa nie jest prawidłowa.
– To nawet gdybyśmy wykazali, że pracownik zawinił, to bez jego zgody nie odzyskamy szkody? – kierowniczka HR była wyraźnie niezadowolona z obrotu sprawy.
– Nie, to nie oznacza, że nie możemy dochodzić naprawienia szkody – uspokoił prawnik. – Nie możemy bez zgody pracownika dokonać potrącenia z wynagrodzenia, ale drogę do odszkodowania mamy otwartą.
– No tak, ale w tym przypadku jest mało prawdopodobne, by Nowak zgodził się na potrącenia, a nawet na naprawienie szkody – niecierpliwił się pan Jacek. – Przedstawmy sytuację prezesowi i niech podejmie decyzję, czy będziemy szli do sądu, bo na pewno na tym się skończy, jeżeli nie odpuścimy. Mnie bardziej interesuje to, co należy zmienić w regulaminie, aby uniknąć takich przypadków w przyszłości.
● Etap IV Weryfikacja zasad korzystania z pojazdów
RADA 4
– Drodzy państwo – prawnik wyraźnie czekał na takie pytanie – teraz mogę tak pokrótce wskazać, na co warto zwrócić uwagę, ale z pewnością zalecana byłaby weryfikacja całego regulaminu. Zwłaszcza że od niedawna zmieniły się regulacje podatkowe i warto pod tym kątem również sprawdzić regulamin. Jako doradca podatkowy mogę zapewnić, że negatywne skutki fiskalne niedostosowania regulaminu mogą być jeszcze bardziej nieprzyjemne. Ale do rzeczy. Przede wszystkim trzeba uporządkować sprawę udostępniania samochodów innym pracownikom. Oprócz tego ważna jest też sprawa tych nieszczęsnych oświadczeń o potrąceniu. Trzeba to całkowicie przebudować.
– A może warto by było wprowadzić wspólną odpowiedzialność pracowników – zastanowiła się szefowa HR.
RADA 5
– Tak, jeżeli tylko są ku temu wystarczające przesłanki, ale i możliwości, to byłoby to najlepsze rozwiązanie. Tylko w tym przypadku konieczna jest odrębna umowa, która będzie porządkowała takie zagadnienie i poprzez którą pracownicy przyjmą na siebie taką odpowiedzialność.
– Rozumiem, że mógłby pan przygotować dla nas taką umowę?
– Pani Ewo, ja i moi pracownicy jesteśmy do dyspozycji. Proszę tylko o decyzję, że działamy, i zabieramy się za weryfikację regulaminu, sprawdzamy możliwość zastosowania wspólnej odpowiedzialności i piszemy umowę.
– To my z Jackiem uzyskamy na to zgodę prezesa, ale proszę już działać. Dam też panu znać, jaka jest decyzja w sprawie Nowaka, ale podejrzewam, że tym razem damy sobie spokój. Trudno, czasami tak bywa – zakończyła spotkanie szefowa HR.
1. RADA PRAWNIKA
Trzeba zadbać o przejrzysty regulamin
Jeżeli pracownikowi powierzany jest sprzęt z obowiązkiem zwrotu, należy sporządzić dokument potwierdzający wydanie, określający jego stan w momencie przekazania. Zwrot powinien być również udokumentowany protokołem, w którym opisane będzie, w jakim stanie jest zwracany sprzęt.
Pracownik, któremu pracodawca powierzył mienie z obowiązkiem wyliczenia się lub zwrotu, ponosi pełną odpowiedzialność bez względu na to, w jaki sposób rzecz została przekazana. Tego rodzaju odpowiedzialność materialna spoczywa na każdym pracowniku, któremu został przekazany składnik majątku pracodawcy. Doprecyzować przy tym trzeba – co jest szczególnie ważne w przypadku samochodów, bo te bardzo często nie są własnością pracodawcy, lecz są używane na podstawie umowy leasingu – że dokładnie tak samo definiowana jest odpowiedzialność materialna pracownika, któremu powierzono rzecz pozostającą w dyspozycji pracodawcy, czyli właśnie np. wykorzystywaną na podstawie umowy najmy, leasingu etc.
O ile generalnie powierzenie powinno być dokonane po przeprowadzaniu inwentaryzacji, to w praktyce nie ma o niej mowy w odniesieniu do samochodu. Warunkiem skutecznego ustanowienia odpowiedzialności pracownika jest jednak prawidłowe powierzenie mienia, jego opis, wskazanie cech przekazywanej rzeczy, a przede wszystkim zgoda na jej przejęcie. Zgoda taka może wynika z regulaminu, który opisuje zasady korzystania z rzeczy i ponoszenia odpowiedzialności. Istotne jest potwierdzenie faktycznego przyjęcia przez pracownika rzeczy do używania. Równie ważne w praktyce jest powrotne przejęcie rzeczy od pracownika, a w jego ramach sporządzenie protokołu zwrotu, w którym wskazywany jest stan, uszkodzenia itp.
Należy nie tylko stworzyć procedury, ale w szczególny sposób dbać o ich szczegółowe przestrzeganie. W praktyce bowiem o ile samo udostępnienie pracownikowi samochodu, zwłaszcza takiego, który ma mu służyć również na potrzeby prywatne, nie przysparza problemów, o tyle już przy zwrocie nie zawsze łatwo jest osiągnąć konsens.
Konkludując: dla eliminacji sporów u pracodawcy powinien funkcjonować wewnętrzny regulamin używania z dużym naciskiem na zasady powierzenia i zwrotu mienia. Winien on zawierać wzory protokołów, wyraźnie określać odpowiedzialność pracowników. (W przypadku samochodów protokół przekazania i protokół zwrotu powinien zawierać nawet takie informacje jak godzina przekazania/zwrotu.
2. RADA PRAWNIKA
Okoliczności powierzenia decydują
Jeżeli pracownik przekazał powierzoną mu rzecz innemu pracownikowi, to trzeba sprawdzić, jakie były okoliczności jej udostępnienia. Może bowiem się okazać, że działanie takie nie chroni pracownika, któremu rzecz została powierzona, od odpowiedzialności materialnej, a wręcz stanowi naruszenie zasad korzystania z rzeczy.
Pracownik, któremu powierzono mienie pracodawcy z obowiązkiem zwrotu, odpowiada za nie w szczególny sposób, bo do pełnej wysokości. W tym przypadku nie ma zastosowania ograniczenie do trzykrotności wynagrodzenia pracownika. Dodatkowo podkreślić trzeba, że jest to sytuacja specyficzna, bo pracownik może ponosić odpowiedzialność nawet wówczas, gdy nieumyślnie zawinił powstaniu szkody. To nie na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania winy pracownika, a wprost przeciwnie – pracownik powinien udowodnić, że tym razem to nie on zawinił. Dopiero jeżeli pracownik wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, to nie ponosi odpowiedzialności. Jest to zasada szczególna, odmienna od reguł ogólnej odpowiedzialności pracownika.
Królową przesłanek znoszących odpowiedzialność pracownika za powierzone mienie jest ta, która wskazuje na niezapewnienie przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. W tej kategorii zawierać się mogą różne okoliczności, takie jak brak zabezpieczeń samochodu, brak środków na prawidłowe serwisowanie pojazdu, ale również brak przejrzystych zasad udostępniania pojazdu innym pracownikom.
Odwrotnie, jeżeli pracodawca zapewnił wszystkie warunki do prawidłowego sprawowania pieczy, uregulował zasady korzystania z pojazdu, chroni pracownika – poprzez precyzyjne procedury – przed niekontrolowanym używaniem pojazdu przez inne osoby, które nie ponoszą odpowiedzialności, lub precyzyjnie reguluje zasady, na jakich ma być dokonywane przekazywanie pojazdu innym osobom i ich zwrot. Wówczas to, że pracownik przekazał pojazd innym pracownikom firmy, nawet w dobrej wierze, może nie tylko nie chronić go przed odpowiedzialnością za powierzone mi mienie, ale wręcz może być uznane za przesłankę takiej odpowiedzialności i naruszenie regulaminu wewnętrznego.
3. RADA PRAWNIKA
Zdecydowane „nie” dla zgód blankietowych
Nie wolno stosować zgód na potrącenie o charakterze blankietowym, przez które pracownik w sposób ogólny i niedookreślony godzi się na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia kwot stanowiących odszkodowanie za wyrządzoną szkodę, a nawet za zapłacone przez pracodawcę mandaty za wykroczenia drogowe pracownika.
Rzecz jasna, pracodawcy powinni uregulować w stosownych procedurach zasady korzystania z samochodów służbowych, w tym kwestie odpowiedzialności pracownika za wyrządzone szkody. Zdecydowanie jednak trzeba dopilnować, aby instrukcje takie nie zawierały rozwiązań sprzecznych z prawem pracy.
Ze względu na sztywne i restrykcyjne zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzeń pracowniczych niedopuszczalne jest stosowanie oświadczeń zawierających zgodę na potrącenie, które nie wskazują na konkretnej kwoty potrącenia czy na konkretne okoliczności jego dokonania. Dlatego niedopuszczalne są wewnętrzne ustalenia, w których pracownik wyrażałby w sposób blankietowy zgodę na potrącenie przez pracodawcę z jego wynagrodzenia odszkodowania za szkodę, jaką ów pracownik wyrządził pracodawcy. Uważam, że nawet w takich oczywistych przypadkach, jak konieczność zapłaty przez pracodawcę mandatu, na który zapracował sobie sam pracownik kierujący pojazdem, dla dokonania potrącenia konieczne jest uzyskanie konkretnego oświadczenia zawierającego zgodę. Rzecz jasna, w regulaminach należy wskazywać na takie okoliczności, a w załączeniu do nich definiować treść takiego oświadczenia, jednak nie może to oznaczać akceptacji na stosowanie ogólnej zgody udzielanej w momencie przyjęcia samochodu do używania.
Zwrócił na to uwagę Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 21 grudnia 2005 r., sygn. akt I OSK 461/05 – „przepis art. 91 Kodeksu pracy dla potrącenia z wynagrodzenia za pracę wymaga zgody pracownika wyrażonej na piśmie. Wymieniona w tym przepisie zgoda pracownika nie może być blankietowa. Powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności”.
Pracownik, który wyraża zgodę na potrącenie z wynagrodzenia za pracę, powinien mieć świadomość wielkości długu oraz przesłanek odpowiedzialności. W wyroku z 1 października 1998 r., sygn. akt I PKN 366/98, opubl. OSNP 1999, nr 21, poz. 684, Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że wyrażenie przez pracownika bez zachowania formy pisemnej zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę jest nieważne (art. 87 par. 1 i 7 kodeksu pracy i art. 58 par. 1 kodeksu cywilnego w związku z art. 91 i 300 kodeksu pracy). W świetle art. 91 kodeksu pracy wyrażenie przez pracownika w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej zgody na potrącenie przez pracodawcę z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości, jest nieważne.
Tak samo wynika z wyroku SN z 5 maja 2004 r., sygn. akt I PK 529/03: „Zgoda pracownika, o jakiej mowa w art. 91 kodeksu pracy, nie może być «blankietowa», czyli dokonana bez odniesienia się do konkretnej, znanej już należności oraz do skonkretyzowanej kwoty. Nie może być ważne ani skuteczne wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie z jego wynagrodzenia niedoborów, które mogą powstać w przyszłości, bez względu na to, kto je spowodował i w jakiej wysokości”.
Sąd Najwyższy odwołał się też do wspomnianej już uchwały, sygn. I PZP 41/94, i w pełni podzielił wyrażony w niej pogląd, że sprzeczne z art. 91 kodeksu pracy jest wyrażenie zgody przez pracownika na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia bez świadomości wielkości długu i przesłanek odpowiedzialności.
4. RADA PRAWNIKA
Trzeba ustalić jasne reguły przekazywania auta
Jeżeli pracownik odpowiedzialny materialnie za powierzone mienie ma udostępniać je innym pracownikom, trzeba stworzyć jasne zasady przekazywania takiej rzeczy i jej zwrotu pracownikowi odpowiedzialnemu materialnie.
Tak jak na to wcześniej była zwracana uwaga, pracownik, któremu zostało powierzone mienie pracodawcy z obowiązkiem zwrotu, ponosi odpowiedzialność wobec pracodawcy w szerszym zakresie niż na podstawie ogólnych zasad. Jednak jedną z najważniejszych przesłanek wyłączających odpowiedzialność pracownika jest niezapewnienie przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Do tej kategorii można zaliczyć działanie pracodawcy polegające na zobowiązaniu pracownika do udostępniania pojazdu innym pracownikom bez stworzenia precyzyjnych reguł wydawania i zwrotu pojazdu w relacji pomiędzy pracownikami. Dla wyeliminowania prawdopodobieństwa, że właśnie na to pracownik się powoła, jeżeli dojdzie do sporu o odpowiedzialność, pracodawca powinien dokładnie opisać w regulaminie używania samochodów, na jakich warunkach i w jakich okolicznościach pracownik przekazuje innemu pracownikowi powierzony mu pojazd, i dokładnie tak samo szczegółowo określić zasady zwrotu. Zalecane jest, aby w firmie funkcjonował jednolity dokument, który (bez względu na nazwę) faktycznie stanowił będzie protokół (zazwyczaj nieco uproszczony), w którym potwierdzone będzie wydanie/zwrot i będzą opisane stan pojazdu, widoczne uszkodzenia, przebieg itp. Przy wprowadzeniu takich procedur pracownik nie będzie mógł powołać się na to, że nie miał władztwa nad pojazdem z winy pracodawcy, a przez to pracodawca nie zapewnił mu warunków umożliwiających zabezpieczenie mienia. Gdyby bowiem w okresie używania pojazdu przez innego pracownika uległ on uszkodzeniu, to fakt ten byłby od razu stwierdzony i można by było nie tylko ustalić winnego w celu dochodzenia naprawienia szkody. Łatwiejsze byłoby też zapobieganie takim przypadkom w przyszłości (swego rodzaju prewencja).
5. RADA PRAWNIKA
Dopuszczalna umowna solidarna odpowiedzialność
Możliwe jest odwołanie się do zasady odpowiedzialności solidarnej pracowników za powierzone mienie. W tym celu trzeba sporządzić pisemną umowę wspólnej odpowiedzialności materialnej kilku pracowników.
Jeżeli z pojazdu korzysta więcej niż jeden pracownik (np. pracownicy działu), to nawet jeżeli głównym dysponentem jest jeden z nich, możliwe jest ustanowienie wspólnej odpowiedzialności wszystkich pracowników. W tym celu należy sporządzić na piśmie odrębną umowę, która nie tylko identyfikuje pracowników i zawiera ich zgodę, lecz także określa części, w jakich pracownicy ponoszą taką odpowiedzialność. Jest to wspólna umowa wszystkich odpowiedzialnych pracowników, a co za tym idzie, zmiana składu osobowego wymaga nowej umowy.
Zawracał na to uwagę SN w wyroku z 23 października 1989 r., sygn. akt I PR 369/89: „Jeżeli po zawarciu umowy o wspólnej odpowiedzialności nie nastąpiło łączne powierzenie mienia, a jeden z pracowników materialnie odpowiedzialnych rozwiązał umowę o pracę, to umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej wygasa i ponowne zatrudnienie tego pracownika na poprzednim stanowisku wymaga zawarcia nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej i łącznego powierzenia mienia dla wywołania odpowiedzialności na zasadzie art. 125 kodeksu pracy, przy czym skutki wygaśnięcia umowy o wspólnej materialnej odpowiedzialności obejmują nie tylko osobę, która rozwiązała umowę o pracę, ale wszystkich pracowników, którzy zawarli umowę bez łącznego powierzenia im mienia”.
Mimo że umowa powinna identyfikować zakres odpowiedzialności poszczególnych pracowników, należy pamiętać o tym, że w przypadku winy tylko jednego pracownika to on poniesie odpowiedzialność i będzie zobowiązany do naprawienia szkody.
Co prawda, wspólna odpowiedzialność kojarzona jest głównie z odpowiedzialnością za towary, materiały, ale nie jest wyłączone stosowanie takiej metody współodpowiedzialności za inne składniki majątku powierzone pracownikom, dlatego należy przyjąć, że jest to możliwe w przypadku samochodów powierzanych pracownikom.
PODSUMOWANIE
Używanie samochodów służbowych przez pracowników budzi wiele kontrowersji. Większość z nich ma swoje źródło w prawie podatkowym (w PIT, ale i w VAT). Nie można jednak pomijać implikacji, jakie mogą w związku z tym wystąpić na płaszczyźnie prawa pracy.