Aktualnie sprawy związane z wynagrodzeniem za wykonaną pracę, pracą w godzinach nadliczbowych, okresem odpoczynku oraz wymiarem czasu pracy, uregulowane są w kodeksie pracy. Do pracy zdalnej stosuje się bezpośrednio przepisy kodeksu pracy, ponieważ jest to wciąż stosunek pracy, taki sam jak świadczony na miejscu w firmie pracodawcy, różniący się jedynie miejscem jej wykonywania.

Analizując kwestie, rozliczenia z pracownikiem za pracę zdalną należy odnieść się również do art. 80 kodeksu pracy, który stanowi, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Z tego wynika, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie za faktyczne wykonywanie pracy. Tak więc pracownik, który pracuje zdalnie, zasadniczo od godziny 8 do 16 i robi sobie dwu godzinną przerwę o 12 na wykonanie przykładowo obowiązków domowych, nie świadczy faktycznie pracy i nie ma prawa do wynagrodzenia za te dwie godziny.

W takiej sytuacji to pracownik świadomie podejmuje decyzję o skróceniu swojego czasu pracy. Należy przy tym wskazać, że kodeks pracy wprowadził możliwość wykonywania pracy w systemie przerywanego czasu pracy, ruchomego czasu pracy lub w indywidualnym rozkładzie czasu pracy oraz zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych.

Zatem pracownik może wnioskować do pracodawcy o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, czyli w jakich godzinach pracownik będzie faktycznie wykonywał pracę i przykładowo ustalić, że w niektóre dni będzie pracował krócej a w pozostałe dłużej. Oczywiście taki rozkład pracy musi być zgodny z obowiązującymi normami dobowymi oraz limitami nadgodzin, w przeciwnym razie pracodawca może narazić się na karę grzywny do 30 tys. zł za naruszanie przepisów o czasie pracy. Dodatkowo pracownik może również wnioskować o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, wówczas pracownik musi odpracować czas nieświadczenia pracy i otrzymuje z tego tytułu prawa do wynagrodzenia bez dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, jeśli odpracowuje czas wolny po godzinach pracy.

Proponowana definicja ,,bycia offline’’ przez Parlament Europejski w rezolucji z dnia 21 stycznia 2021 r. (2019/2181(INL)), oznacza nieangażowanie się poza czasem pracy w zadania związane z pracą i nieuczestniczenie w komunikacji za pomocą narzędzi cyfrowych, bezpośrednio lub pośrednio. Należy zaznaczyć, że kwestia prawa do bycia offline niczego nie zmieni w polskim ustawodawstwie, gdyż gwarantują to przepisy o minimalnych okresach odpoczynku, wymiarze czasu pracy oraz o pracy w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z art. 132 czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Kwestię związaną z intensyfikacją pracy i wydłużeniem czasu pracy świadczonej zdalnie, którą Parlament Europejski przyjął za główny problem, rozwiązują przepisy o godzinach nadliczbowych. Zgodnie z art. 151 § 1 kodeksu pracy, praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie: konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii lub szczególnych potrzeb pracodawcy. Pracownik, świadczący pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, otrzyma dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia w przypadku gdy świadczy pracę w godzinach nadliczbowych w nocy, w niedziele i w święta, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto lub w wysokości 50% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż wskazane poprzednio.

W orzecznictwie sądów występuje sprzeczność co do wyrażenia woli pracodawcy na pracę w godzinach nadliczbowych. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 22 sierpnia 2019 r., o sygnaturze I PK 96/18, przyjął, że skoro wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych jest limitowane wyjątkowymi okolicznościami, to jasne staje się, że pracodawca powinien ją zlecić (w ramach uprawnień kierowniczych wynikających z art. 22 § 1 k.p.). Z kolei Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 września 2019 r., o sygnaturze II PK 55/18 stwierdził, że można także wykonywać pracę nadliczbową za wiedzą i zgodą (choćby) milczącą pracodawcy, gdy pracownik działa w jego interesie, bowiem polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy i wystarczająca jest dorozumiana zgoda pracodawcy.

Generalnie problem do bycia offline w pracy zdalnej nie wynika z braku regulacji prawnych, lecz z praktyki. Problem tkwi w porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem co do pracy w godzinach nadliczbowych oraz uszanowania work-life balance, które można łatwo rozwiązać poprzez uregulowania tej kwestii w aktach wewnętrznych zakładu pracy, np. w regulaminie pracy, który zawsze może przybrać bardziej rozbudowaną formę uwzględniającą specyfikę danej firmy. Z wieloletnich obserwacji wynika, że pracodawcy nie wiedzą do końca jak tworzyć akty wewnętrzne i jakie mają możliwości uregulowania organizacji pracy oraz czasu pracy.

dr Katarzyna Kalata, prawnik założycielka HR LEX Sp. z o.o.