Pracodawcy mają prawo kontrolować internetową aktywność swoich podwładnych w miejscu pracy, jednak ten nadzór ma pewne ograniczenia - niedozwolony jest między innymi dostęp do prywatnych wiadomości e-mail bez zgody pracownika.

Zarówno Kodeks pracy, jak i przez przepisy Kodeksu cywilnego gwarantują pracownikowi prawo do prywatności, które jest jednym z podstawowych dóbr osobistych - pracodawca, który złamie to prawo musi się liczyć z koniecznością wypłacenia zadośćuczynienia, a nawet odszkodowania. Prawo cywilne chroni też tajemnicę korespondencji, za której naruszenie pracodawcy grozi kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat.

Jednak prawo do prywatności i tajemnicy korespondencji nie wyklucza możliwości kontroli pracodawcy nad aktywnością internetową podwładnego. Mimo że przepisy nie regulują wprost tej kwestii, to zakłada się, że jest to dopuszczalne. Podstawowym obowiązkiem pracownika jest bowiem świadczenie pracy w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę, który ma go wtedy prawo nadzorować - tak w zakresie wykonywanych obowiązków, jak i sposobu korzystania z mienia służbowego.

Pracownik musi być poinformowany

Reklama

Zanim jednak pracodawca ograniczy pracownikowi dostęp do internetu lub spróbuje skontrolować e-maile wysyłane przez pracownika w godzinach pracy, musi go o tym poinformować. Forma tego powiadomienia zasadniczo jest dowolna i zależy od sposobu komunikowania się pracodawcy z załogą: informacja o monitoringu sieci może zostać więc wprowadzona do regulaminu pracy lub innych wewnętrznych regulacji, pracodawca może ją również rozesłać pracownikom w formie e-maili, zamieścić w intranecie albo na tablicy ogłoszeń.

Zasadniczo pracodawca powinien poinformować pracownika o nadzorze już w momencie zatrudniania go. Jak wskazuje Główny Inspektor Danych Osobowych pracodawca powinien na tym etapie odpowiedzieć pracownikowi na pytania:

  • czy i pod jakimi warunkami pracownik może korzystać z prywatnej poczty elektronicznej podczas godzin pracy oraz ze służbowej poczty elektronicznej do prywatnych celów;
  • jaka jest procedura w zakresie otwierania wiadomości e-mail pracownika w przypadku przedłużonej nieobecności;
  • jakie są środki techniczne i organizacyjne podjęte przez pracodawcę w celu ochrony danych osobowych, jeżeli pracownik w godzinach pracy może korzystać z internetu.

Blokowanie stron internetowych - zgodne z prawem

Wśród specjalistów kontrowersji nie wzbudza możliwość ograniczania przez pracodawcę pracownikowi dostępu do sieci. Podobnie jak sprzęt komputerowy, internet jest niejako "powierzany" pracownikowi jako narzędzie pracy. To do pracodawcy należy więc decyzja w jakim zakresie pracownik może z tego narzędzia korzystać.

Pracodawca ma więc pełne prawo blokować korzystanie ze stron internetowych niezwiązanych z wypełnianiem obowiązków służbowych - zwłaszcza jeśli pracownicy odwiedzają strony w celach prywatnych lub też jeśli dany adres internetowy może zagrażać bezpieczeństwu informacyjnemu firmy i grozić wyciekiem danych.

Za korzystanie z internetu w pracy można zwolnić pracownika>>

Ponadto pracodawca może zbierać informacje dotyczące czasu spędzanego przez pracownika na przeglądaniu witryn internetowych. Nie ma jednak prawa gromadzić danych z formularzy wypełnianych przez pracownika w sieci, zwłaszcza haseł dostępowych do serwisów czy informacji o rachunkach bankowych. Informacje te nie są bowiem potrzebne pracodawcy do skontrolowania pracownika i sprawdzenia, czy nie odwiedza on zbyt często strony internetowej niezwiązanej z jego obowiązkami służbowymi.

Pracodawca ma dostęp do służbowych e-maili

Zarówno w celu zapewnienia sprawnego przebiegu procesu pracy, jak i ochrony przed możliwymi nielegalnymi działaniami pracowników, pracodawca ma także prawo dostępu do służbowej korespondencji e-mail podwładnych - nawet jeśli nie wyrażą oni na to zgody. Warunek jest jeden: pracodawca musi wcześniej poinformować pracowników, że będzie kontrolował ich służbowe e-maile. Pracownicy muszą też mieć możliwość dostępu do zbieranych danych, które ich dotyczą.

Pracodawca, monitorując e-maile pracowników musi jednak liczyć się z tym, że może mieć dostęp do treści prywatnych podwładnych, którzy często używają firmowej skrzynki do przesyłania korespondencji niezwiązanej z wykonywanymi obowiązkami. Tymczasem otwieranie takich e-maili stanowi naruszenie prawa do prywatności i tajemnicy korespondencji pracowników. Dlatego pracodawca nie ma prawa zapoznawać się z treścią prywatnych e-maili, a jeśli taką wiadomość przeczyta, powinien jej treść zachować dla siebie. Szef może natomiast kontrolować liczbę wysyłanych wiadomości prywatnych.

Ponadto pracodawca powinien zorganizować system e-mailowej korespondencji w taki sposób, aby prywatne i służbowe wiadomości były wyraźnie oznaczone (lub rozdzielone).