Praca i nauka zdalna to jedno z największych tegorocznych wyzwań, z którymi mierzą się miliony osób na całym świecie. Samo przejście w tryb komunikacji online nie wystarczy. Aby ten typ aktywności zawodowej i edukacyjnej przebiegał bezproblemowo, potrzebne są odpowiednie narzędzia, takie jak podpokoje – idealne rozwiązanie do pracy i nauki w mniejszych grupach, gdzie liczy się interaktywność i bezpośredni kontakt z uczestnikami.
W pierwszym tygodniu listopada tylko na jednej z platform do spotkań online- ClickMeeting – odbyło się niemal 60 tysięcy wydarzeń online, które zgromadziły łącznie prawie 103 tysiące uczestników.
Z raportu „Webinary i widekonferencje w czasach pandemii” wynika, że aż 39% ankietowanych potwierdza, że korzysta z platform do webinarów i wideokonferencji w celu kontynuacji procesu edukacji po wybuchu pandemii. Z kolei 29% badanych wskazuje, że tego typu narzędzia są ich rozwiązaniem do prowadzenia spotkań biznesowych czy organizacji pracy członków zespołu.
Dziesiątki tysięcy webinarów czy spotkań online odbywających się każdego tygodnia dowodzą, że lockdown przyczynił się do gigantycznego wzrostu zapotrzebowania na tego typu narzędzia.
Jednak wyniki badań wskazują też, że przejście w tryb pracy i nauki zdalnej to dla wielu droga kręta i wyboista.
Praca i nauka 100% online – nie jest tak różowo
„Nieustannie obserwujemy publikacje, śledzimy komentarze w mediach społecznościowych oraz sami regularnie przeprowadzamy ankiety. Od samego początku pandemii docierały do nas głosy, że przejście z całą komunikacją do świata cyfrowego jest nie lada wyzwaniem. Nauczyciele zwracali uwagę na trudność zapanowania nad dużymi grupami uczniów, a przez to nieefektywne nauczanie. Uczniowie borykali się z tym, że nie mogli nadążyć za materiałem. Z kolei pracownicy zdalni, którzy nie byli przyzwyczajeni do pracy z domu, również musieli się przestawić np. na spotkania online” – mówi Dominika Paciorkowska, dyrektor zarządzająca ClickMeeting.
Wyniki jednej z ankiet przeprowadzanej przez polską platformę do wideokonferencji wskazują wyraźnie:
- Aż 44% badanych potwierdza, że nauka online jest bardziej wymagająca od jej stacjonarnego odpowiednika;
- 42% uważa, że szkoły i uniwersytety nie są gotowe na nauczanie zdalne, ale wymaga to małych inwestycji, żeby dostosowały się do nowych warunków.
Masowe przełączanie się na wirtualne spotkania wyzwala również problemy natury psychologicznej. Jak podkreślają autorzy artykułu „How to Foster Psychological Safety in Virtual Meetings”, opublikowanego na stronach Harvard Business Review, pracownicy przebywający tak długo na home office mierzą się ze społeczną izolacją oraz nagromadzeniem czynników rozpraszających.
Grupowe spotkania online, gromadzące od kilkunastu do kilkudziesięciu osób, obniżają również możliwość do aktywnego uczestnictwa pojedynczych pracowników.
Co zatem może przyjść z pomocą, żeby wideokonferencje rzeczywiście spełniały swoją funkcję i pomagały nauczycielom, uczniom, studentom czy wszystkim profesjonalistom, którzy przeszli na tryb pracy z domowego zacisza?
Podpokoje – interaktywna praca i nauka w mniejszych grupach
W tym samym artykule z Harvard Business Review możemy znaleźć szereg narzędzi, które przyczynią się do okiełznania problemów wirtualnej komunikacji.
Jednym z nich są podpokoje, z ang. breakout rooms, które zdaniem Amy C. Edmondson oraz Gene Daley, stwarzają psychologicznie bezpieczną przestrzeń, gdzie każdy może swobodnie dzielić się swoimi pomysłami i pracować nad międzyludzkimi relacjami.
Jak zauważa Dominika Paciorkowska, dyrektor zarządzająca ClickMeeting:
Przeniesienie nauczania i pracy w całości do świata online będzie w pełni efektywne tylko wtedy, kiedy uczestnicy takich wirtualnych spotkań będą mogli być w pełni zaangażowani w ich przebieg. A będzie to możliwe, kiedy wydarzenia te będą bardziej kameralne, a zarówno prowadzący, jak i uczestnicy będą mieli bardziej bezpośredni kontakt. Z pomocą narzędzia Breakout rooms, organizatorzy mogą podzielić swoje wydarzenia na mniejsze podpokoje i dowolnie przydzielać do nich uczniów, studentów, kursantów czy uczestników tematycznych konferencji.
Podpokoje to narzędzie, które pozwala organizatorowi podzielić uczestników wydarzenia i rozdystrybuować ich do mniejszych pokoi, gdzie mogą pracować nad konkretnym projektem lub zadaniem. Podpokoje to zamknięte, interaktywne sesje, gdzie wszyscy uczestnicy mogą włączyć kamery oraz mikrofony, udostępniać swoje ekrany oraz omówić wyniki swojej pracy.
Jak to działa?
Funkcja podpokoi pozwala rozdzielić uczestników na 20 mniejszych sesji. Dzięki temu w prosty sposób można zarządzać i tworzyć wirtualne klasy, grupy szkoleniowe lub sesje tematyczne w ramach większego wydarzenia online.
Bardzo ważne jest to, że prowadzący ma pełną kontrolę nad spotkaniem, a podpokoje nie mają publicznych linków w przeglądarce (adresów URL). Gwarantuje to zwiększone bezpieczeństwo, ponieważ niepowołana osoba nie dostanie się na spotkanie. Dodatkowo, niechcianego użytkownika zawsze można wylogować ze spotkania. Do sesji tematycznych, czyli podpokoi, trafia się tylko z poziomu głównego wydarzenia.
Kolejną funkcją podpokoi jest moderowanie dyskusji i przebiegu pracy w grupach. Prowadzący może włączać i wyłączać mikrofon oraz kamerę odpowiednim osobom czy pozwolić na udostępnianie ekranu. Ciekawym usprawnieniem jest zarządzanie czasem pracy grup. Dzięki temu prowadzący może określić, jak długo grupa będzie pracowała nad wybranym tematem. Co więcej, jeśli dana grupa będzie potrzebować więcej czasu, prowadzący może go dodać już w trakcie samego spotkania.
Gospodarz wydarzenia może również przechodzić między podpokojami i wysyłać wiadomości do wszystkich uczestników (pracujących w osobnych grupach). Wszystkie te narzędzia pozwalają na zarządzanie efektywnością uczestników i bezpieczeństwem wydarzeń online.
Wspominając o aspekcie bezpieczeństwa, warto zaznaczyć, że wydarzenia online organizowane za pomocą platformy ClickMeeting mogą być chronione przez ustawienie hasła dostępu, unikalnego tokenu, ukrywanie listy uczestników czy manualne zatwierdzanie osób rejestrujących się na webinar.
Podpokoje w ClickMeeting – efektywna praca i nauka online
Organizowanie wydarzeń na platformach do wideokonferencji i webinarów stało się chlebem powszednim nie tylko dla marketerów i sprzedawców, ale również dla nauczycieli, szkół, organizatorów szkoleń czy branżowych konferencji.
Jednak doświadczenia zebrane w tym roku, które znalazły ujście w badaniach czy raportach, wskazują, że zgromadzenie kilkudziesięciu czy nawet kilkuset uczestników w jednej wirtualnej sali konferencyjnej może nie wystarczyć, aby nauka czy praca zdalna była w pełni efektywna i interaktywna. Można to osiągnąć natomiast poprzez rozdzielenie takiego wydarzenia na mniejsze grupy.