Zasady udzielania tzw. urlopu okolicznościowego reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. 1996 nr 60 poz. 281).
Według przepisów pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika na czas obejmujący:
- 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
- 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Jednocześnie przepisy nie określają okresu, w którym pracownik może skorzystać z przysługujących mu dni wolnych. Ważne, żeby miały one bezpośredni związek z wyżej wymienionymi zdarzeniami. Urlop można przeznaczyć np. na formalności związane ze ślubem lub pogrzebem w inne dni niż ten, w którym dane wydarzenie ma miejsce. Nie ma również przeszkód, żeby zatrudniony połączył urlop okolicznościowy z urlopem wypoczynkowym lub bezpłatnym.
Rozporządzenie nie określa formalności związanych z udzielaniem urlopu okolicznościowego. Pracodawca może zażądać dokumentów potwierdzających uprawnienia do dodatkowych dni wolnych w postaci odpisów aktu zgonu, ślubu czy urodzenia dziecka. Może również odstąpić od tej możliwości. Należy pamiętać, że opisywane prawo przysługuje pracownikowi na mocy obowiązujących przepisów i nie jest zależne od dobrej woli pracodawcy. Pracownik nie jest natomiast zwolniony z obowiązku poinformowania o swojej nieobecności.
Za czas urlopu okolicznościowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, które jest liczone tak samo jak za urlop wypoczynkowy z uwzględnieniem przeciętnej wartości zmiennych składników wynagrodzenia z miesiąca, w którym zatrudniony skorzystał z dni wolnych.