Normą jest, w szczególności przy wykonywaniu szeroko rozumianej pracy biurowej, kontaktowanie się pracowników i przełożonych przez e-mail. Z reguły poczta elektroniczna używana jest do przesyłania rezultatów pracy bądź do wydawania poleceń służbowych. Oświadczenia, które kształtują sytuację prawną pracownika, muszą być już jednak składane w określonej prawem formie.

Ważne zabezpieczenie

Zgodnie z art. 30 kodeksu pracy umowa o pracę może rozwiązać się przez złożone na piśmie oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Kodeks cywilny stanowi, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Sygnatura osoby reprezentującej pracodawcę ma gwarantować prawdziwości decyzji o wypowiedzeniu. Złożenie podpisu oznacza akceptację treści danego dokumentu oraz domniemanie jego sporządzenia przez osobę podpisującą.
Możliwe jest również złożenie wyżej wymienionego oświadczenia w postaci elektronicznej. Trzeba wskazać, że w kodeksie cywilnym przewidziano co do zasady, iż wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde jej zachowanie, które ujawnia jej decyzję w sposób dostateczny, w tym również przez wyrażenie jej w postaci elektronicznej. Pismo w takiej formie jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym pisemnie wyłącznie wtedy, gdy zostało opatrzone bezpiecznym e-podpisem podwierdzonym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Dopuszczalna forma

Wiadomości e-mail z reguły nie są opatrywane bezpiecznym podpisem elektronicznym i są dostępne dla adresata niemal natychmiast po wysłaniu (przy zwyczajnym sposobie korzystania z poczty elektronicznej).
Dla skuteczności tej formy oświadczenia nie jest wymagane zapoznanie się z treścią wiadomości. Również jej skasowanie nie ma znaczenia dla jego skuteczności. Należałoby również przyjąć, że zapisanie się e-maila o danej treści w programie pocztowym, jako wysłanego do danego adresata, stwarza domniemanie jego doręczenia.
Pracodawca, chcąc wypowiedzieć umowę o pracę, powinien pamiętać o właściwej, zgodnej z prawem, pisemnej formie swojego oświadczenia. Jak wskazano wyżej, z pisemną równoważny jest jedynie bezpieczny podpis elektroniczny. Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, że wypowiedzenie inne niż na piśmie nie oznacza, że jest ono nieważne. Złożenie takiego oświadczenia w e-mailu, nawet bez bezpiecznego podpisu elektronicznego, wywołuje skutki prawne, a zatem może nawet spowodować rozwiązanie umowy o pracę po upływie terminu wypowiedzenia.
Dodać należy, że oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę przesłane e-mailem może być złożone nie tylko poprzez napisanie stosownego oświadczenia w treści wiadomości. Możliwe jest również zeskanowanie pisma zawierającego podpis osoby reprezentującej pracodawcę. Również jednak takiej formy wypowiedzenia nie można uznawać za pisemną, bowiem skan zawiera jedynie odwzorowany elektronicznie podpis.
Dodatkowo przy oświadczeniach składanych przez e-mail wątpliwości może budzić to, czy złożyła je faktycznie osoba, która jest uprawniona do wystawiania takich dokumentów. Może się przecież zdarzyć, że ktoś niepowołany skorzysta z poczty osoby reprezentującej pracodawcę i złoży pracownikowi oświadczenie o rozwiązaniu umowy. Kluczowa jest zatem weryfikacja osoby składającej pracownikowi wypowiedzenie.

Możliwość odwołania

O ile jednak e-oświadczenie złoży faktycznie osoba reprezentująca pracodawcę, to nawet jeśli spełnia ono pozostałe wymagania kodeksu pracy, takie jak np. przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie oraz pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy, może rodzić dla pracodawcy negatywne konsekwencje.
W zależności od rodzaju umowy o pracę podwładny będzie mógł się bowiem domagać bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu – przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach albo odszkodowania.
Ważna jest weryfikacja osoby składającej e-oświadczenie o rozwiązaniu umowy
Podstawa prawna
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Waldemar Laskowski