Firmy mają problem z rozróżnieniem podróży służbowej i oddelegowania podwładnego do pracy.
Przy kwalifikowaniu wyjazdu zatrudnionego jako podróży służbowej czy oddelegowania decydujące znaczenie ma określenie miejsca pracy wskazane w umowie o pracę.
Podróż służbowa wiąże się z wyjazdem poza miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce pracy zatrudnionego. Taką podróżą jest bowiem wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 par. 1 kodeksu pracy). Podwładny ma wówczas prawo do diet i zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowej, np. wydatków na przejazd czy za noclegi. Są one zwolnione z opodatkowania (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.). Należy podkreślić, iż żadne przepisy nie określają maksymalnej długości podróży służbowej.

Ważne porozumienie

Oddelegowanie ma natomiast miejsce wówczas, gdy zmieniono zatrudnionemu miejsce wykonywania pracy, wskazane w umowie o pracę. W tym celu pracodawca i pracownik zawierają porozumienie zmieniające, najczęściej zatytułowane „aneks do umowy o pracę”. W praktyce oddelegowanie często trwa dłużej niż trzy miesiące.
Oddelegowany nie znajduje się w podróży służbowej, gdyż wykonuje pracę w określonym w umowie miejscu pracy. Nie przysługują mu diety i zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej.
Należy też zaznaczyć, że dla pracownika zatrudnionego na zagranicznej budowie o stałej lokalizacji miejsca wykonywania pracy podróżą służbową jest delegowanie do innej miejscowości w kraju zatrudnienia za granicą, w celu załatwienia spraw związanych z realizacją tej budowy (wyrok SN z 11 lutego 1999 r., II UKN 466/98, OSNP 2000/7/ 289).

W regulaminie

Przepisy wewnętrzne obowiązujące u danego pracodawcy (układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania) mogą przewidywać jednak pewne świadczenia dla osób oddelegownych (np. dodatek za rozłąkę czy premię za pobyt za granicą).
W praktyce pracodawcy często wypłacają delegowanym pracownikom zwrot kosztów dojazdu, odpowiednik diet czy dodatkowe wynagrodzenie. Świadczenia te stanowią przychód pracownika, podlegający opodatkowaniu. W przypadku oddelegowania na terytorium RP wypłacone kwoty otrzymane przez podwładnego podlegają w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Natomiast przy oddelegowaniu poza granicę zwolnione z podatku dochodowego są dochody podwładnego w wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty 30 proc. diety z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Podstawa prawna
Art. 775 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) oraz pkt 20 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).