Choć na wdrożenie procedur zgłaszania nieprawidłowości w miejscu pracy firmy mają ponad rok, to warto je przyjąć już dziś. Zwłaszcza że mogą one być szczególnie przydatne w czasie pandemii.
Po raz kolejny za sprawą unijnych przepisów szykuje się rewolucja dla pracodawców. Tym razem nowe obowiązki będą dotyczyły wdrożenia systemów zgłaszania nieprawidłowości w miejscu pracy. Takie procedury warto wdrożyć nie tylko ze względu na prawny obowiązek, lecz także dlatego, że whistleblowing – poprzez wykrywanie i zapobieganie nadużyć – może być mechanizmem zarządzania ryzykiem. Co ciekawe, wiele firm w Polsce posiada już takie procedury (i to nie tylko w sektorze finansowym, który jest do tego zobowiązany z mocy prawa).
Według badania z 2020 r., przeprowadzonego przez Association of Certified Fraud Examiners, to dzięki sygnalistom wykryto 43 proc. wszystkich zidentyfikowanych przypadków nadużyć. Z kolei w raporcie tej samej organizacji z 2018 r. stwierdzono, że w organizacjach posiadających procedury zgłaszania nieprawidłowości straty spowodowane oszustwami były o 50 proc. mniejsze niż w organizacjach bez odpowiednich mechanizmów whistleblowingowych.
Reklama

Obowiązek prawny

Jak wynika z dyrektywy z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, do 17 grudnia 2021 r. systemy zgłaszania nieprawidłowości będą musiały zostać wdrożone przez podmioty zatrudniające 250 i więcej pracowników. Z kolei do 17 grudnia 2023 r. taki obowiązek obejmie również podmioty zatrudniające 50–249 pracowników. Dyrektywa oprócz zgłoszeń wewnątrz organizacji przewiduje także zgłoszenia zewnętrzne do właściwych organów krajowych (jak np. urząd skarbowy, prokuratura, Państwowa Inspekcja Pracy) oraz ujawnienie publiczne do mediów. W Polsce nowe przepisy nie zostały jeszcze implementowane, ale powinno to nastąpić w najbliższym czasie. Można spodziewać się, że pierwsza regulacja w tym zakresie może znaleźć się w projekcie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, która przewiduje do 60 mln zł kary m.in. za nieprzeprowadzenie postępowania wyjaśniającego lub nieusunięcie stwierdzonych w ramach tego postępowania nieprawidłowości lub naruszeń, które ułatwiły lub umożliwiły popełnienie czynu zabronionego [DGP informowało o wznowieniu prac nad projektem już pod koniec sierpnia – red.].

Reklama
Zarówno podmioty sektora prywatnego jak i publicznego będą miały obowiązek ustanowienia wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Powinien on objąć ustanowienie procedur i odpowiednich kanałów do dokonywania zgłoszeń, a także wyznaczenie osób lub zespołów, których obowiązkiem będzie obsługa systemu poprzez rozpoznawanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych (dyrektywa umożliwia również outsourcowanie tych zadań na zewnątrz).

Jak ma wyglądać procedura

Wdrożone procedury powinny umożliwiać pracownikom oraz innym osobom – m.in. współpracownikom (zleceniobiorcom, prowadzącym działalność na własny rachunek), akcjonariuszom, wspólnikom, członkom organu zarządzającego i nadzorującego, pracownikom wykonawców i podwykonawców – dokonywanie zgłoszeń na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą. Dyrektywa ściśle określa zakres zgłaszanych naruszeń wskazując poszczególne dziedziny prawa Unii w tym m.in. bezpieczeństwo produktów, bezpieczeństwo transportu, ochronę środowiska, bezpieczeństwo żywności, zdrowie publiczne, ochronę konsumentów czy ochronę prywatności. Należy się spodziewać, że polska ustawa implementująca dyrektywę nie ograniczy się tylko do powyższych obszarów, a obejmie wszelkie naruszenia prawa krajowego. Co więcej, sugeruje się, by w ramach wewnętrznych procedur przyjąć możliwość raportowania także naruszeń wewnątrzzakładowych regulacji oraz wszelkich regulacji miękkich, np. kodeksów dobrych praktyk.
W ramach wewnętrznej procedury konieczne jest ustanowienie co najmniej jednego bezpiecznego kanału dokonywania zgłoszeń, na piśmie lub ustnie. Kanały mogą przybrać różną formę – od dedykowanej skrzynki e-mailowej, infolinii, osobistego spotkania, aż po specjalistyczną aplikację. Przy czym na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia należy umożliwić spotkanie osobiste. Wybrane kanały muszą zapewniać ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób, których zgłoszenie dotyczy, a także uniemożliwiać uzyskanie dostępu do zgłoszeń osobom nieupoważnionym. Stąd też rekomendowanym kanałem zgłoszenia jest aplikacja, która może zapewnić wysoki stopień bezpieczeństwa i ochrony danych. Ponadto unijne przepisy wymagają, by osobie dokonującej zgłoszenia potwierdzić jego przyjęcie w terminie siedmiu dni od jego otrzymania.
Pracodawca ma obowiązek wyznaczyć bezstronną osobę lub zespół do przyjmowania zgłoszeń i przeprowadzania postępowań wyjaśniających. Może też zlecić obsługę zgłoszeń na zewnątrz, co zwiększy gwarancję bezstronności procesu.
Działania następcze powinny być podejmowane przez wyznaczone osoby z zachowaniem należytej staranności. Osobie zgłaszającej naruszenie należy przekazać informacje zwrotne w rozsądnym terminie nieprzekraczającym trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. Niewykluczone, że w ramach polskiej ustawy znajdzie się również obowiązek rozpatrywania zgłoszeń anonimowych, co jest rekomendowane przez organizacje międzynarodowe. Przy czym zaznaczyć należy, że bezpieczny kontakt zwrotny z anonimowym sygnalistą jest możliwy przy wykorzystaniu narzędzi technologicznych, np. dedykowanej do tego celu platformy.
Pracodawcy zobowiązani będą także do ochrony danych osobowych i prowadzenia rejestru zgłoszeń.

Pod parasolem?

Dyrektywa przewiduje również środki ochrony dla osób zgłaszających nieprawidłowości oraz sankcje za podejmowanie działań odwetowych wobec nich. Projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych (przewidujący, jak już wspomniano, kary nawet do 60 mln zł) sugeruje, że również w przypadku ustawy dedykowanej sygnalistom sankcje za podejmowanie działań odwetowych lub niewypełnienie obowiązków związanych z wdrożeniem systemu zgłaszania nieprawidłowości mogą być bardzo dotkliwe.
Co istotne, sygnalista będzie jednak chroniony tylko wtedy, gdy zgłaszając naruszenie, miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacje będące przedmiotem zgłoszenia są prawdziwe w momencie jego dokonywania oraz jeśli nastąpiło ono zgodnie z wewnętrzną procedurą. Oznacza to, że wszelkie osoby, które będą świadomie raportowały nieprawdziwe informacje, nie będą chronione i będą mogły ponieść z tego tytułu konsekwencje – choćby dyscyplinarne.

OPINIA EKSPERTA

Wzorem mogą być rozwiązania dotyczące mobbingu i dyskryminacji

dr Agata Miętek lider praktyki prawa pracy Kancelarii Ożóg Tomczykowski, adiunkt w Zakładzie Prawa Pracy Akademii Leona Koźmińskiego
Pomimo że większość pracodawców w Polsce nie jest jeszcze zobowiązana do wdrożenia systemów zgłaszania nieprawidłowości, warto już dzisiaj przyjrzeć się, jak w naszej firmie wygląda sfera zarządzania zgodnością i jaka jest wiedza pracowników w tym obszarze.
Jak pokazują badania, samo tylko istnienie systemu zgłaszania nieprawidłowości skutkuje zmniejszeniem liczby niepożądanych zachowań i nadużyć oraz wpływa pozytywnie na wizerunek marki. Natomiast jego skuteczność będzie w dużej mierze zależała od świadomości pracowników i współpracowników funkcjonujących w firmie oraz od ich poczucia, że implementowany system nie jest tylko wypełnieniem obowiązku prawnego, lecz stanowi część systemu etyki w przedsiębiorstwie. Niepożądane zachowania będą zgłaszane, jeśli do pracodawcy i wdrożonego przez niego systemu pracownicy będą mieli zaufanie – a zbudowanie tego ostatniego zawsze wymaga czasu.
Przy tworzeniu wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości warto wykorzystać doświadczenia pracodawców przy realizowaniu obowiązku przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji. W tym celu w wielu firmach wdrożono systemy umożliwiające zgłaszanie zachowań, które w ocenie pracowników noszą znamiona mobbingu czy dyskryminacji. Dotychczasowe doświadczenia (pozytywne i negatywne) mogą stać się punktem wyjścia do pracy nad wdrożeniem kompleksowego systemu zgłaszania nieprawidłowości zgodnie z wymogami unijnej dyrektywy. ©℗
Pracownik i jego rola
Sheron Watkins, menedżer w Enron (USA), 15 sierpnia 2000 r. napisała notatkę ujawniającą nieprawidłowości finansowe w firmie. Prezes Enronu Kenneth Lay zignorował jej doniesienia, nie podejmując żadnych działań. Jakiś czas później Enron ogłosił upadłość. Gdyby Kenneth Lay zbadał sprawę i poważnie potraktował informacje od Sheron Watkins, katastrofy można byłoby uniknąć. Podobnie w WorldCom i Lehman Brothers – problemy w tych spółkach podnoszone były przez sygnalistów na długo przed tym, gdy gigant telekomunikacyjny i bank inwestycyjny pogrążyły się w bankructwie. To jedne z najbardziej drastycznych przykładów pokazujących, że informacje uzyskiwane od pracowników (współpracowników) są bardzo cenne i nie należy ich lekceważyć.
Każdy dyrektor, właściciel, członek zarządu chciałby przecież uniknąć kryzysów w firmie i wynikających z nich zagrożeń. A pracownicy są pierwszymi osobami, które mogą podejrzewać, że w miejscu pracy dochodzi do korupcji, kradzieży, mobbingu, nieuczciwej konkurencji, konfliktu interesów lub innych nieprawidłowości, które mogą spowodować straty finansowe, a także kosztować utratę pozytywnego wizerunku firmy.
Wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości może być także częścią procesu budowania kultury transparentności i zaufania pracownika, który nie boi się zgłosić zauważonego przez siebie działania nielegalnego, niepożądanego czy nieetycznego – w konsekwencji działając w interesie pracodawcy. Budowanie etycznego środowiska pracy może przynieść długofalowe korzyści. Jak wykazano, firmy które zachęcają do informowania o nieprawidłowościach i zapewniają uzyskanie informacji zwrotnej, mają mniej problemów i postępowań sądowych (K. Welch, S. Stubben, Research: Whistleblowers Are a Sign of Healthy Companies, Harvard Business Review, November 14, 2018).
Raporty sygnalistów powinny być więc traktowane jako dodatkowy filar bezpieczeństwa w firmie, który umożliwia szybkie zidentyfikowanie zagrożenia i rozwiązanie problemu wewnątrz organizacji, zanim wycieknie on na zewnątrz. Skuteczność takiego mechanizmu należy budować poprzez jasne i przejrzyste komunikaty dla pracowników, jak mają posługiwać się tym instrumentem, oraz zapewnienie wysokiej jakości obsługi systemu zgłaszania nieprawidłowości, co zbuduje zaufanie pracowników.
Warto jednak zaznaczyć, że zgodnie z badaniami Fundacji Batorego Polacy boją się zgłaszać nieprawidłowości w miejscu pracy, gdyż obawiają się zwolnienia, ostracyzmu społecznego lub innych negatywnych konsekwencji (G. Makowski, M. Waszak, „Gnębieni, podziwiani… i zasługujący na ochronę. Polacy o sygnalistach”, 2019). Bez przejrzystej procedury i gwarancji, że zgłoszenie zostanie rozpatrzone, pracownicy będą wybierali pomiędzy zignorowaniem problemu a ujawnieniem go na zewnątrz organizacji. Obie drogi mogą zaś prowadzić do katastrofalnych skutków dla pracodawcy. Aby więc wykorzystać potencjał sygnalistów, konieczne jest zapewnienie bezpiecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości, co wkrótce i tak stanie się obowiązkiem prawnym ze względu na konieczność implementacji unijnej dyrektywy.
W czasie epidemii jeszcze bardziej pożądane
Systemy zgłaszania nieprawidłowości zyskują na znaczeniu w okresie niepewności gospodarczej w związku z trwającym stanem epidemii. Informacje o działaniach niepożądanych w miejscu pracy przekazywane przez sygnalistów mogą bowiem okazać się szczególnie cenne w czasach, gdy nie można polegać na dotychczas wypracowanych mechanizmach kontroli ryzyka. Tym bardziej że w związku z ograniczeniem bezpośrednich kontaktów w pracy, w tym pracą zdalną części pracowników, przepływ informacji o potencjalnych nieprawidłowościach może być słabszy.
Alternatywą dla milczenia może być procedura zgłaszania nieprawidłowości, która umożliwi identyfikowanie pojawiających się zagrożeń i rozwiązywanie problemów wewnątrz firmy, jednocześnie minimalizując ryzyko utraty reputacji na zewnątrz. Wdrożenie przyjaznej procedury zgłaszania nieprawidłowości w miejscu pracy jest też wyrazem szacunku wobec pracowników (największego kapitału każdego przedsiębiorstwa), dając im możliwość bycia wysłuchanym. Jest to szczególnie ważne w obecnych czasach, kiedy to jesteśmy narażeni na wiele czynników wpływających na nasze życie i zdrowie takich jak stres, utrata środków do życia czy ryzyko zachorowania.