Zbliża się 30 września, czyli data, do której co roku pracodawcy wysyłali zatrudnionych na zaległe urlopy. W 2020 r. mają problem, bo nie jest pewne, w jakim zakresie tarcza antykryzysowa im na to pozwala.
Przypomnijmy: zgodnie z art. 168 kodeksu pracy (k.p.) pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września następnego roku kalendarzowego. I wszystko było jasne, ale 24 czerwca br. wszedł w życie art. 15gc specustawy o COVID-19 (ustawy z 2 marca 2020 r.; Dz.U. z 2020 r. poz. 374, ost. zm. Dz.U. poz. 1478). Upoważnia on pracodawców w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii do udzielania w terminie przez siebie wskazanym zaległych urlopów wypoczynkowych bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopowego – w wymiarze do 30 dni.
– Ustawodawca nie wyjaśnił jednak, skąd w nowym przepisie wzięło się ograniczenie do 30 dni, ani czy dotyczy ono całego okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii, a także czy limit odnosi się do danego roku kalendarzowego. Nie wynika z niego również, czy dotychczasowy termin udzielenia urlopu zaległego, czyli 30 września, został „przesunięty” do końca okresu zagrożenia epidemicznego lub epidemii – zauważa Bartosz Tomanek, adwokat, senior associate w SSW Pragmatic Solutions. Dodaje, że jedyne co nie budzi wątpliwości to potwierdzenie w art. 15gc możliwości udzielania zaległego urlopu przez pracodawcę bez zgody pracownika.
Prawnicy zauważają bowiem, że specustawa doprecyzowała kwestie możliwości wysyłania pracowników na zaległe urlopy w drodze polecenia pracodawcy. Choć, jak dodają, taka możliwość istniała już w dotychczasowym stanie prawnym, co potwierdzało orzecznictwo Sądu Najwyższego (np. wyrok SN z 24 stycznia 2006 r., sygn. I PK 124/05) oraz stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy (z 12 marca 2020 r.).
Problemy zaczynają się natomiast, gdy chcemy wskazać liczbę dni urlopu zaległego udzielanego w tym trybie. Dlatego, jak przyznaje Bartosz Tomanek, art. 15gc powoduje spore zamieszanie. Pracodawcy zastanawiają się więc, co zrobić – czyli który przepis de facto zastosować przy udzielaniu urlopu zaległego.
– Może to dotyczyć zwłaszcza przypadków związanych z dłuższymi okresami nieobecności. Pojawiają się już także sygnały o pewnych problemach z wykorzystaniem całości zaległego urlopu w tych branżach, w których odnotowane są liczne absencje pracowników, np. zwolnienia chorobowe przy zwiększającej się obecnie intensywności działalności – mówi Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan.

Sztywna granica

Zdaniem prawników przepis specustawy ma charakter szczególny względem kodeksu pracy i jako taki korzysta z pierwszeństwa stosowania. – O ile na gruncie dotychczasowej praktyki nie limitowano długości zaległego urlopu, na który pracodawca mógł przymusowo wysyłać pracowników, o tyle obecnie ustawodawca doprecyzował przedmiotową sytuację, ustanawiając sztywną granicę. W efekcie podmiot zatrudniający może wysłać pracownika na zaległy urlop maksymalnie na 30 dni – zauważa dr Magdalena Zwolińska, parter w kancelarii NGL Wiater. Prawniczka dodaje jednocześnie, że wbrew zakładanym oczekiwaniom omawiane rozwiązanie jest mniej korzystne dla pracodawców niż dotychczasowa wykładnia przepisów, gdzie SN nie ograniczał możliwości zobowiązania pracownika przez pracodawcę do skorzystania z urlopu zaległego jedynie do 30 dni. – Przykładowo, jeśli pracownik ma 35 dni urlopu zaległego, pracodawca mógł nakazać mu wykorzystanie całej puli we wskazanym przez siebie terminie. Opierając się na rozwiązaniu ze specustawy, polecenie pracodawcy dotyczące wykorzystania urlopu zaległego będzie obejmować maksymalnie 30 dni – mówi Magdalena Zwolińska.
Jej zdaniem pozytywnym (dla zatrudniającego) aspektem wprowadzenia art. 15gc specustawy jest natomiast możliwość wyznaczenia przez pracodawcę jednostronnie terminu wykorzystania przez pracownika urlopu zaległego – nawet wtedy, gdy termin został już przez strony uzgodniony indywidualnie lub wskazany w planie urlopów na 2020 r. Bez wyraźnej podstawy normatywnej pracodawca nie mógłby zaś dokonać samodzielnej zmiany uzgodnionego wcześniej terminu.
Również Bartosz Tomanek doradza skorzystanie najpierw z art. 15gc, czyli udzielenie urlopu zaległego w wymiarze 30 dni. Natomiast jeśli chodzi o wykorzystanie zaległego urlopu powyżej tego wymiaru, to – jego zdaniem – najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie uzyskanie zgody pracownika i ustalenie z nim konkretnego terminu wypoczynku. – Wydaje się, że dalsze jednostronne udzielanie zaległego urlopu „na zasadach ogólnych”, tj. w wymiarze powyżej 30 dni, nie będzie uzasadnione – twierdzi.

Również w późniejszym terminie

Przepisy dotyczące urlopu zaległego inaczej natomiast interpretuje Izabela Zawacka, radca prawny w kancelarii Zawacka&Rdzeń Prawo Przedsiębiorstw i HR. – Relacja art. 168 k.p. do art. 15gc specustawy wygląda tak, że ustawa potwierdza i jednocześnie usuwa wątpliwości, że pracodawca może przymusowo wysłać pracownika na każdy urlop zaległy, bez względu na to, którego roku taki urlop dotyczy. Tu jednak należy pamiętać o trzyletnim terminie przedawnienia urlopów – mówi. Ekspertka dodaje też, że art. 15gc w porównaniu do uregulowania kodeksowego pozwala na udzielenie takiego urlopu także po 30 września.
– Jeżeli więc pracownik ma zaległy urlop za 2019 r. w wymiarze 20 dni, pracodawca nie musi zarządzić tym urlopem do końca września. Może np. dopiero w listopadzie zadecydować o jego wykorzystaniu i udzielić go pracownikowi w grudniu. Takiego uprawnienia nie daje art. 168 k.p., wedle którego urlop zaległy powinien się rozpocząć nie później niż w ostatnim dniu września, w którym pracownik zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy miał wykonywać pracę – tłumaczy Izabela Zawacka. I podkreśla, że w tym właśnie znaczeniu przepis specustawy ma charakter szczególny względem kodeksu pracy i jako taki korzysta z pierwszeństwa stosowania.
Izabela Zawacka uważa też, że ograniczenie do 30 dni, o którym mowa w art. 15gc specustawy, ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy pracodawca zamierza udzielić urlopu zaległego po 30 września następnego roku kalendarzowego. Zaś do tej daty, na podstawie art. 168 k.p., pracodawca może udzielić takiego urlopu w wymiarze dowolnym, a więc większym niż 30 dni, o ile pracownik taki wymiar zaległego urlopu posiada.
Podobne stanowisko prezentuje Robert Stępień, radca prawny, partner w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter. Uważa on, że przepis specustawy ma stanowić ułatwienie, a nie ograniczenie dla pracodawcy. Oznacza to, że zatrudniający może w dalszym ciągu udzielać zaległego urlopu wypoczynkowego na dotychczasowych zasadach. A więc, jeżeli zbliża się maksymalny termin na udzielenie takiego urlopu, czyli koniec III kwartału kolejnego roku kalendarzowego, pracodawca może jednostronnie polecić wykorzystanie nawet całego urlopu zaległego. – Jest to zgodne z interpretacją inspekcji pracy w tym zakresie, przedstawioną już wiele lat temu. Z kolei z ustawy antykryzysowej wynika dodatkowe uprawnienie pracodawcy, pozwalające mu na jednostronne udzielenie 30 dni urlopu zaległego, niezależnie od tego, w jakim terminie to nastąpi. A więc może to zrobić nawet na początku roku, o ile przepis antykryzysowy będzie nadal obowiązywał – wyjaśnia.

Ryzyka i konsekwencje

Na kwestię ewentualnego zniesienia terminu udzielania zaległego urlopu do 30 września (za sprawą art. 15gc specustawy) zwraca uwagę również Bartosz Tomanek. Pytanie, czy w okresie pandemii COVID-19 pracodawcy wciąż powinni udzielać urlopów zaległych do 30 września (co wynika z art. 168 k.p.), jest to bowiem istotne w kontekście narażenia się na potencjalne sankcje w razie kontroli PIP. Poprosiliśmy więc inspekcję o wskazanie, czy dzięki specustawie jednostronne udzielanie urlopów zostało przedłużone do końca pandemii COVID-19 (chyba że wcześniej urlop ulegnie przedawnieniu) i czy w takim wypadku nie ma ryzyka popełnienia wykroczenia. Stanowisko PIP opublikujemy po jego otrzymaniu.
– Ustalenie, czy do przesunięcia tego terminu doszło, czy nie, ma duże znaczenie w praktyce. Interpretacja zakładająca „zniesienie” tego terminu na czas pandemii byłaby korzystna dla pracodawców. Być może bowiem dopiero po 30 września pracodawca będzie wiedzieć, kiedy i komu może udzielić urlopu, np. z uwagi na dużą liczbę zamówień. Natomiast jeśli interpretacja PIP będzie niekorzystna dla firm, to nieudzielenie zaległych urlopów do 30 września wciąż pozostaje zagrożone sankcją w razie kontroli pracodawcy – uważa Bartosz Tomanek. Ekspert przypomina przy tym, że nieudzielanie przez pracodawcę przysługującego urlopu może być uznane za wykroczenie z art. 282 par. 1 pkt 2 k.p., zagrożone grzywną w wysokości od 1000 do 30 000 zł. – Tak więc powyższe niejasności i ograniczenia wynikające z art. 15gc zamiast przeciwdziałać kumulowaniu zaległych urlopów, mogą przynieść wręcz odwrotne skutki – stwierdza.
Pytanie, czy w okresie pandemii COVID-19 pracodawcy wciąż powinni udzielać urlopów zaległych do 30 września (co wynika z art. 168 k.p.), jest istotne w kontekście narażenia się na potencjalne sankcje w razie kontroli PIP.