Ryzykujemy zwłaszcza wtedy, gdy dokonamy zmian w kwestionariuszach osobowych, np. wymażemy poprzednie nazwisko pracownika – o jego zmianie trzeba jedynie poinformować w oświadczeniu. Czasami w aktach musi także pozostać kara porządkowa i to nawet po odejściu podwładnego z pracy

I Zmiana nazwiska

Zmiana nazwiska przez pracownika to niewątpliwie sytuacja, o której powinny być powiadomione kadry pracodawcy. Nazwisko jest przecież podstawową daną osobową identyfikującą osobę fizyczną, która jest wykorzystywana właściwie we wszystkich dokumentach kadrowych. O jego zmianie pracownik musi poinformować pracodawcę, składając – zgodnie z art. 221 par. 5 k.p. – oświadczenie. I choć pracodawca może zażądać udokumentowania danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, to jednak – zdaniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – nie ma podstaw do aktualizacji treści wcześniejszego kwestionariusza osobowego. [stanowisko]
Stanowisko MRPiPS z 29 stycznia i 11 lutego 2020 r. w sprawie usuwania danych osobowych z akt osobowych pracownika
Informujemy, że kwestionariusz osobowy dla pracownika, w którym pracodawca zamieszcza m.in. imię i nazwisko pracownika, jest dokumentem sporządzanym na początkowym etapie jego pracy (zatrudnienia). W przypadku zmiany np. nazwiska pracownika w trakcie zatrudnienia pracownik powinien przekazać pracodawcy informację w tym zakresie, składając stosowne oświadczenie. Pracodawca może żądać udokumentowania danych w nim zawartych.
Oświadczenie takie, jak również ewentualnie dokumenty potwierdzające zmianę nazwiska przez pracownika pracodawca jest obowiązany przechowywać w części B akt osobowych pracownika. Pracodawca nie ma natomiast obowiązku zmiany/aktualizacji treści sporządzonego wcześniej kwestionariusza.
Również fakt, iż pracownik który rozwiązuje stosunek pracy traci swój status pracowniczy nie oznacza, że pracodawca ma usunąć z akt osobowych kwestionariusz osobowy dla pracownika, czy poszczególne jego części (w tym np. część kwestionariusza zawierającą dane osoby, którą należy powiadomić o wypadku przy pracy, któremu uległ pracownik) [uzupełnienie z 11 lutego – red.].
Należy podkreślić, że sporządzony przez pracodawcę kwestionariusz osobowy dla pracownika stanowi część dokumentacji pracowniczej (wchodzi w skład części B akt osobowych pracownika) i jako taki powinien być przechowywany przez pracodawcę przez przewidziany przepisami prawa okres czasu (tj. odpowiednio przez 50 lub 10 lat po ustaniu zatrudnienia pracownika). Natomiast usuwanie/zaczernianie danych zawartych w treści sporządzonego wcześniej kwestionariusza osobowego dla pracownika przed upływem wspomnianego wyżej okresu [uzupełnienie z 11 lutego – red.] mogłoby zostać zakwalifikowane jako próba fałszowania tego dokumentu.
Odnośnie do podniesionej w wystąpieniu kwestii dotyczącej usuwania z akt osobowych pracownika zawiadomienia o ukaraniu go karą porządkową informujemy, że zgodnie z art. 113 § 1 zd. 1 Kodeksu pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. W przypadku, gdy stosunek pracy ukaranego karą porządkową pracownika uległ rozwiązaniu przed upływem roku nienagannej pracy i pracownik nie wykonuje już pracy u tego pracodawcy nie ma obiektywnie sensu stricto możliwości zrealizowania ww. przesłanki. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby – zwłaszcza w takiej sytuacji – pracodawca z własnej inicjatywy uznał wymierzoną pracownikowi karę za niebyłą i usunął z akt osobowych pracownika zawiadomienie o ukaraniu, np. po upływie roku od ukarania (por. art. 113 § 1 zd. 2 k.p.).
Przedstawiając powyższe, jednocześnie informujemy, że wyrażane przez MRPiPS poglądy prawne i oceny nie są wiążące dla stron konkretnych stosunków pracy, organizacji pracodawców i organizacji pracowników, Państwowej Inspekcji Pracy i sądów pracy.

Przykład

Nowy kwestionariusz lub oświadczenie
Pracownik po zawarciu małżeństwa zmienił nazwisko, o czym przyszedł poinformować dział kadr, który poprosił go o ponowne wypełnienie kwestionariusza osobowego, przewidzianego dla pracownika. Kadrowa nie chciała przyjąć samego oświadczenia dotyczącego zmiany nazwiska i poprosiła o udokumentowanie tego faktu przez okazanie nowego dowodu osobistego, co potwierdziła, robiąc adnotację na kwestionariuszu wypełnionym przez pracownika. Na pytanie zatrudnionego, czy może odebrać stary kwestionariusz, odpowiedziała, że nie, gdyż jest on częścią dokumentacji pracowniczej, którą pracodawca musi obligatoryjnie przechowywać. Wskazała jednak, że w związku ze złożeniem nowego kwestionariusza stary nie będzie już wykorzystywany. Takie postępowanie pracownika działu kadr należy uznać za dopuszczalne.
Działanie opisane w przykładzie powyżej jest prawidłowe, gdyż nie ma znaczenia, czy w kadrach będzie stosowany odrębny wniosek o zmianę nazwiska, czy szerzej o zmianę danych osobowych pracownika, czy też będzie on proszony o ponowne wypełnienie całego kwestionariusza osobowego. Zauważyć bowiem należy, że sformułowanie „kwestionariusz osobowy” zniknęło z przepisów o dokumentacji pracowniczej 1 stycznia 2019 r., a te posługują się już teraz konsekwentnie terminem „oświadczenie osoby, której dane dotyczą”. Zatem z prawnego punktu widzenia kwestionariusz to nic innego jak właśnie oświadczenie pracownika o przekazaniu danych osobowych.
Ponowne odebranie kwestionariusza w praktyce może być wygodniejsze dla działu kadr, gdyż przy okazji może się okazać, że zmiana jest szersza i np. obejmuje również adres zamieszkania, o czym pracownik sam nie pomyślał. Ponadto dzięki temu wszystkie dane, które będą używane przez pracodawcę, odnajdziemy w jednym, a nie w dwóch oddzielnych dokumentach, które do tego są przechowywane w różnych miejscach akt osobowych. Działanie takie minimalizuje ryzyko posłużenia się przez pomyłkę starą daną na skutek niezauważenia wniosku o zmianę danych.
Co więcej, w ocenie MRPiPS usuwanie/zaczernianie danych zawartych w treści sporządzonego wcześniej kwestionariusza osobowego dla pracownika mogłoby zostać zakwalifikowane jako próba fałszowania tego dokumentu.
Powyższych zasad postępowania nie zmienia również fakt odejścia pracownika z pracy – w takim przypadku pracodawca nadal nie może usunąć kwestionariusza ani też części danych w nim zawartych, których przechowywanie nie ma znaczenia, jak np. danych osoby, którą należało powiadomić w razie wypadku pracownika. Jest to integralna część dokumentu, w który pracodawca nie powinien ingerować.

II Kary porządkowe

Całkowicie odmiennym przypadkiem jest natomiast usuwanie z akt osobowych dokumentów związanych z nałożonymi karami porządkowymi. W tym zakresie istnieje bowiem prawny obowiązek ich usunięcia w określonych okolicznościach, a przepisy wyznaczają pracodawcom termin na takie działanie. Zgodnie za art. 113 par. 1 k.p. odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt po roku nienagannej pracy, ewentualnie pracodawca może to uczynić szybciej z własnej inicjatywy lub na wniosek związków zawodowych. Aby powyższe działanie było prostsze do wykonania, od 1 stycznia 2019 r. wydzielono odrębną część D akt osobowych, w której przechowywana jest cała dokumentacja związana z karami, a każda z nich ma swoją odrębną podczęść D1, D2 itd.
Może się jednak zdarzyć, że pracownik odchodzi z pracy przed upływem roku nienagannej pracy i tutaj pojawia się praktyczny dylemat, czy usunąć z jego akt osobowych karę przed ich archiwizacją, czy też nie. Z przepisów taki obowiązek nie wynika, co potwierdziło w swoim stanowisku MRPiPS, przyjmując, że w takim przypadku nie została spełniona przesłanka z art. 113 k.p. W praktyce jest to bez znaczenia, gdyż informacja o nałożonej karze nie może w żaden sposób wpłynąć na dalsze losy pracownika – nie jest ona bowiem ujmowana w treści świadectwa pracy. Resort rodziny podkreślił jednak, że byłaby to idealna sytuacja do podjęcia przez pracodawcę dobrowolnej decyzji o usunięciu kary. Nie należy tego jednak robić, gdy spodziewamy się roszczeń sądowych i dokumentacja dotycząca kary może mieć w nich znaczenie dowodowe.