Pracodawca prowadzi działalność w zakresie tworzenia oprogramowania komputerowego, w ramach czego zatrudnia pracowników wykonujących pracę w warunkach biurowych. Czy każdy pracownik pracujący w biurze będzie w tym przypadku zwolniony ze szkoleń okresowych? Czy zwolnieniu będą podlegały również osoby pracujące w serwerowni oraz osoby, które zarządzają projektami – przy uwzględnieniu, że w pracy wykorzystują sprzęt informatyczny i świadczą pracę w pomieszczeniach (a nie na przestrzeni otwartej)?
Zwolnienie ze szkoleń okresowych bhp jest możliwe wyłącznie w przypadku pracowników administracyjno-biurowych, zakładając, że pracodawca spełnia pozostałe kryteria uprawniające do niezapewniania szkoleń okresowych, o których mowa w przepisach kodeksu pracy. Na potrzeby odstępstw od realizacji takich szkoleń należy też odróżnić pracownika administracyjno-biurowego od świadczącego pracę w biurowych warunkach pracy. I tak w przypadku pracowników serwerowni trudno mówić, że są pracownikami administracyjno-biurowymi. Z kolei osoby zarządzające projektami będą mogły być zwolnione ze szkoleń okresowych tylko wówczas, gdy zarządzanie projektem nie wiąże się z zarządzaniem pracownikami.
Co jest regułą
Zasadą jest, że nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do wykonywania której nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, jak również dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp. Obowiązkiem pracodawcy jest zatem zapewnienie przeszkolenia pracownika w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do wykonywania obowiązków. Wstępne szkolenie bhp obejmuje tzw. instruktaż ogólny oraz szkolenie wstępne na stanowisku pracy zwane instruktażem stanowiskowym (w przypadku prac, w ramach których jest on wymagany). Zapewnienie szkolenia wstępnego nie gwarantuje jednak pracownikom wystarczającego poziomu wiedzy z zakresu bhp na cały przyszły okres kariery zawodowej. Rolą pracodawcy jest więc kierowanie pracowników na szkolenia okresowe, co do niedawna było obowiązującym standardem względem wszystkich grup pracowniczych.
Nowy wyjątek
Od 1 stycznia 2019 r. szkolenie okresowe nie jest wymagane w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy (w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej) znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka (w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych), chyba że z oceny ryzyka, o której mowa w art. 226 pkt 1 kodeksu pracy, wynika, że jest to konieczne.
A zatem możliwość odstąpienia od zapewniania szkoleń okresowych istnieje w sytuacji, gdy łącznie są spełnione następujące przesłanki:
- pracownik powinien być zatrudniony na stanowisku administracyjno-biurowym,
- przeważająca część działalności pracodawcy znajduje się maksymalnie w trzeciej kategorii ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym,
- dane wynikające z oceny ryzyka zawodowego nie uzasadniają zapewniania szkoleń okresowych.
Stanowisko pracy
Jak już wyżej wspomniano, osobą zwolnioną ze szkoleń okresowych może być wyłącznie pracownik zatrudniony na stanowisku administracyjno-biurowym. Problem w tym, że przepisy prawa pracy – w tym szczegółowe, dotyczące szkoleń bhp – odwołując się do pojęcia „pracownik administracyjno-biurowy”, nie definiują, kim taki pracownik jest oraz jakie kryteria należy przyjąć, chcąc kwalifikować daną osobę do pracowników administracyjno-biurowych. Może to powodować uzasadnione wątpliwości pracodawców, w stosunku do kogo można powstrzymać się z zapewnieniem szkoleń okresowych, a w stosunku do kogo są one obowiązkowe.
Wobec braku szczególnych uregulowań można w pierwszej kolejności uznać, że pracownik administracyjno-biurowy – w kontekście możliwości odstąpienia od szkoleń okresowych – to pracownik niezaliczający się do pozostałych grup pracowników w myśl przepisów rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. nr 180 poz. 1860 ze zm.). Podkreślić należy przy tym, że kryterium odstąpienia od zapewniania szkoleń bhp nie jest „biurowe środowisko pracy”, lecz tylko wykonywanie pracy na stanowisku administracyjno-biurowym, o którym mowa w par. 14 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bhp. Samo wykonywanie pracy w szeroko rozumianych biurowych warunkach pracy nie jest jeszcze podstawą do zwolnienia pracowników ze szkoleń okresowych – nawet w sytuacji gdy pracodawca spełnia pozostałe przesłanki uprawniające do odstępstw od szkoleń okresowych, o których mowa w przepisach kodeksu pracy. Należy bowiem pamiętać, że w biurze może pracować nie tylko sekretarka, ale również zastępca dyrektora czy kierownik wyodrębnionej komórki organizacyjnej. Wszystkie powyższe osoby w procesie pracy wykorzystują takie same urządzenia – komputer, smartfon, drukarkę czy kserokopiarkę, pracując w tej samej temperaturze otoczenia oraz w porównywalnych warunkach oświetleniowych. Nie oznacza to jednak, że wszystkie te osoby są pracownikami administracyjno-biurowymi. Z całą pewnością pracownikiem takim będzie osoba zatrudniona do obsługi sekretariatu pracodawcy, natomiast na gruncie problematyki związanej ze szkoleniami bhp zastępca dyrektora, sam dyrektor, jak również każdy inny kierownik komórki organizacyjnej – nawet pracujący wyłącznie w biurze – nie będzie pracownikiem administracyjno-biurowym. [przykład]
przykład
Pozory mylą
Pracodawca prowadzi duży zakład produkcyjny. Zatrudnia pracowników świadczących pracę bezpośrednio przy produkcji, jak również osoby wykonujące pracę w biurach – odpowiednio w działach księgowości, kadr czy informatyki. Zatrudnieni są również projektanci zajmujący się opracowywaniem nowych rozwiązań technicznych i organizacyjnych. W przeważającej części wykonują oni pracę w biurze z wykorzystaniem biurowej infrastruktury, tj. komputera, drukarki, telefonu. Z tego powodu pracodawca uznał, że w przypadku projektantów istnieje również podstawa do zwolnienia ich z obowiązkowych szkoleń bhp. Pomysł pracodawcy nie ma jednak oparcia w obowiązujących przepisach. Niezależnie bowiem od tego, że projektant świadczy pracę w biurowych warunkach pracy, należy on do pracowników inżynieryjno-technicznych, którzy obligatoryjnie podlegają okresowym szkoleniom bhp. ©℗
Specyfika zatrudnienia
W sytuacji, o której mowa w pytaniu, gdzie pracodawca prowadzi działalność w zakresie tworzenia oprogramowania komputerowego, z całą pewnością pracownicy nie świadczą pracy na otwartej przestrzeni, tylko w biurowych warunkach środowiska pracy. Tak jak nie ma przeciwwskazań do zwolnienia ze szkoleń okresowych np. informatyka pracującego nad nowym oprogramowaniem, pracowników sekretariatu czy zatrudnionych odpowiedzialnych za sprzedaż internetową oprogramowania, tak już w przypadku pracowników serwerowni oraz pracowników zarządzających projektami można mieć uzasadnione wątpliwości. Serwerownia nie jest biurem. Jest specjalnym pomieszczeniem przeznaczonym do pracy sprzętu serwerowego, w którym muszą być zapewnione odpowiednie warunki fizyczne oraz środowiskowe. Wyposażona jest w instalację oraz urządzenia gwarantujące ciągłą, niezawodną i bezpieczną pracę sprzętu, co ma bezpośrednie przełożenie na funkcjonowanie firmowego systemu informatycznego. Uzgadniając zatem warunki pracy panujące w pomieszczeniu serwerowni, poziom zagrożeń – w tym zakres obowiązków pracownika – trudno postawić znak równości między nim a osobą zatrudnioną w biurze np. na stanowisku tłumacza czy grafika komputerowego.
W przypadku pracownika zarządzającego projektami pracującego w biurowych warunkach, dokonując oceny w zakresie możliwości jego zwolnienia ze szkoleń okresowych, należy stwierdzić, czy w ramach projektów zarządza on pracą innych osób, czy też pracuje samodzielnie. W przypadku gdy zarządzanie projektami wiąże się z kierowaniem innymi pracownikami, wówczas osoba, o której mowa w pytaniu, wpisuje się w pojęcie osoby kierującej pracownikami, w stosunku do której przepisy przewidują obowiązkowe szkolenia okresowe niezależnie od tego, czy praca jest świadczona w biurze czy też nie. Jeżeli jednak zarządzanie projektami nie wiąże się z kierowaniem pracą innych osób, wówczas istnieje podstawa do zakwalifikowania takiego pracownika do pracowników administracyjno-biurowych, którzy mogą być zwolnieni ze szkoleń okresowych bhp.
WAŻNE Nie wszystkie osoby wykonujące pracę w warunkach biurowych mogą być zwolnione ze szkoleń bhp. Nowe przepisy mają zastosowane wyłącznie do pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych.