Subskrybuj nas na Youtube
Pracownik zatrudniony na stanowisku informatyka podlega bezpośrednio kierownikowi działu. Dodatkowo jest on zaangażowany w projekt realizowany na rzecz pracodawcy, który jest kierowany przez szefa projektu. Ponadto informatyk jest zaufaną osobą pracodawcy i tylko jemu prezes firmy powierza czynności serwisowe swojego komputera. Oprócz tego pracownik ma dodatkową umowę o pracę jako administrator bezpieczeństwa informacji w tej firmie. Jak uniknąć kolizji w przypadku zbiegu poleceń poszczególnych przełożonych, uwzględniając to, że w danej chwili informatyk może być w bezpośredniej dyspozycji jednego z nich?
Podleganie jednemu przełożonemu powinno być standardem, który pozwala wykluczyć przypadki zbiegu poleceń kilku przełożonych w tym samym czasie. Przepisy nie zabraniają podległości większej liczbie przełożonych. Wymaga to jednak uzgodnienia zasad wydawania poleceń przez każdego z nich, w szczególności określenia kolejności wykonywania poleceń w przypadku ich zbiegu oraz odpowiedzialności pracownika. W przeciwnym razie zatrudniony może mieć uzasadnione wątpliwości co do tego, które z poleceń powinien zrealizować najpierw. To zaś może wyłączać porządkową odpowiedzialność z tytułu nieterminowego wykonania polecenia lub w skrajnych przypadkach odmowy jego realizacji w oczekiwanym terminie.
Zasada podporządkowania
Kluczową cechą zatrudnienia na podstawie stosunku pracy jest podporządkowanie pracownika poleceniom pracodawcy, które dotyczą umówionej pracy i nie pozostają w sprzeczności z przepisami. Szeroko rozumiany element podporządkowania (a w jego ramach możliwość wydawania poleceń) jest podstawowym wyznacznikiem pozwalającym odróżnić stosunek pracy od zatrudnienia w oparciu o elastyczne formy zatrudnienia – umowy cywilnoprawne.
W przypadku niewielkich pracodawców polecenia służbowe, będące konkretyzacją zakresu czynności, wydawane są z reguły przez pracodawcę. Problem pojawia się w przypadku pracodawców będących większymi jednostkami organizacyjnymi o złożonej strukturze. Wówczas regulamin organizacyjny zakładu określa zasady podporządkowania poszczególnych pracowników konkretnym przełożonym.
!Prawidłowe i terminowe wykonanie poleceń wymaga jasnej struktury organizacyjnej, z której wyraźnie wynika, kto komu podlega. Problemy pojawiają się wtedy, gdy struktura jest mało czytelna i rozproszona. Sprzyja to krzyżowaniu się obowiązków i kompetencji pracowników, jak również całych komórek organizacyjnych.
Może być więcej
Optymalną z punktu widzenia przejrzystości organizacji jest sytuacja, w której pracownik podlega jednemu przełożonemu. Wówczas nie ma kolizji w zakresie prawidłowego i terminowego wykonywania obowiązków. Bardziej skomplikowany przypadek to taki, gdy pracownik z różnych powodów, podyktowanych potrzebami pracodawcy, ma obowiązek wykonywać zadania, podlegając kilku przełożonym.
W pierwszej kolejności należy ocenić, czy taka praktyka jest prawnie dopuszczalna. W tym celu należy odwołać się do art. 100 par. 1 kodeksu pracy, który stanowi, że pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych. Przepis wprost wskazuje tu liczbę mnogą, a więc zezwala na podleganie służbowo kilku osobom. Dopuszcza to również orzecznictwo. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 10 grudnia 2012 r., sygn. I PK 147/12: „podległość dwóm kierownikom jest spotykana w praktyce, szczególnie w sytuacji gdy zadania pracodawcy są wielorakie i podległość musi dotyczyć wszystkich zadań (np. szpitale, filharmonia, uczelnia wyższa). Nie jest ona nigdy oceniania, z góry jako dyskryminująca”.
Zamglona struktura organizacyjna
Prawidłowe i terminowe wykonanie poleceń wymaga jasnej struktury organizacyjnej, z której wyraźnie wynika, kto komu podlega. Problemy pojawiają się wtedy, gdy struktura jest mało czytelna i rozproszona. Sprzyja to krzyżowaniu się obowiązków i kompetencji pracowników, jak również całych komórek organizacyjnych. Do tego do bieżących działań mogą dochodzić dodatkowe projekty realizowane mniej lub bardziej okazjonalnie. Wszystko to powoduje rozmywanie się zależności służbowych oraz zacieranie granic w zakresie podległości. W praktyce sytuacje takie występują u dużych pracodawców – zarówno prywatnych, jak i publicznych.
W przypadku gdy przyjęta organizacja pracy dopuszcza możliwość otrzymania polecenia od większej liczby osób, mogą mieć miejsce problemy komunikacyjne rodzące konflikty między pracownikami a przełożonymi. W celu zapobieżenia takim nieprawidłowościom niezbędne jest dokładne – najlepiej pisemne – określenie hierarchii poleceń poprzez wskazanie, które należy wykonywać w pierwszej kolejności, a realizacja których może poczekać.
Kto i co ma pierwszeństwo
W przypadku kolizji poleceń wydawanych bezpośrednio przez pracodawcę oraz bezpośredniego przez przełożonego, będącego w strukturze organizacyjnej osobą niżej usytuowaną, nie ma większego problemu – należy uznać, że pierwszeństwo w realizacji będzie miało polecenie wydane przez pracodawcę. W takim jednak wypadku dobrą praktyką będzie poinformowanie przez pracownika bezpośredniego przełożonego o wydaniu polecenia oraz o oczekiwanym czasie jego realizacji.
Problem może wyniknąć w przypadku, gdy polecenia są wydawane przez osoby znajdujące się w strukturze organizacyjnej na równym poziomie. W takim przypadku wydaje się, że pierwszeństwo będzie miało polecenie wydane przez bezpośredniego przełożonego. Oczywiście dużo zależy w takim przypadku od wagi i rangi polecenia. Nie można bowiem wykluczyć tego, że polecenie wydane przez np. kierownika projektu, który nie jest na co dzień bezpośrednim przełożonym pracownika, będzie miało większy ciężar gatunkowy i wymaga pilniejszej realizacji.
WAŻNE
Zatrudnienie tego samego pracownika na rzecz jednego pracodawcy na podstawie dwóch niezależnych umów o pracę wymaga precyzyjnego określenia zakresu i granic obowiązków.
W sytuacji gdy bezpośredni przełożony oraz przełożony dodatkowy, np. kierownik projektu, nie dojdą do porozumienia w sprawie kolejności wykonania poleceń wydanych w tym samym czasie, ostateczna decyzja powinna należeć do pracodawcy.
Wiele etatów
Normą jest jeden stosunek pracy z jednym pracodawcą. Jednak przepisy nie zabraniają, aby ta sama osoba była zatrudniona przez tego samego pracodawcę na kilku stanowiskach pracy na podstawie oddzielnych umów o pracę. W takim przypadku w celu wyeliminowania kolizji poleceń wydanych przez dwóch różnych przełożonych służbowych niezbędne jest dokładne określenie norm czasowych, w jakich pracownik ma świadczyć pracę na podstawie każdej z umów.
Problem może powstać w przypadku, gdy pracownik ma świadczyć pracę na rzecz jednej komórki organizacyjnej do konkretnej godziny, np. 11.00, a zachodzi konieczność wykonania pracy dodatkowej tego samego dnia. Wówczas niezbędne jest porozumienie się jego przełożonych w celu ustalenia możliwości wykonania dodatkowej pracy, której czas realizacji będzie pokrywał się z godzinami pracy na rzecz innego działu.
Przejrzystość i wymiana informacji
Reasumując, jeżeli pracownik ma więcej niż jednego przełożonego, niezwykle istotny jest przejrzysty podział zadań i dobry przepływ informacji między poszczególnymi szefami pracownika. Pozwoli to na uniknięcie wydawania różnych poleceń w tym samym czasie, często sprzecznych czy wykluczających się wzajemnie. Nie zawsze bowiem intuicyjna zasada, w myśl której polecenie wydane wcześniej ma pierwszeństwo przed poleceniem wydanym później, ma bezpośrednie zastosowanie.