Urzędnicy podatkowi ciągle nie rozstrzygnęli kwestii, jak zatrudnieni rozliczający się na preferencyjnych warunkach powinni dokumentować swój czas pracy. Co więcej, sprzeczne interpretacje w tej sprawie wydaje nawet ten sam dyrektor izby skarbowej.

Wystarczy ewidencja

Problem dotyczy art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT, zgodnie z którym twórcy mający prawa autorskie do wykonanych przez siebie utworów mogą odliczyć 50 proc. uzyskanego przychodu. Takim utworem jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci. Preferencja w PIT przysługuje więc np. dziennikarzom piszącym nowy artykuł, architektom projektującym most czy informatykom pracującym nad kodem nowego programu.

Preferencyjne rozliczenie

Preferencyjne rozliczenie

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Każdy z nich oprócz tego wykonuje także czynności techniczne, niemające nic wspólnego z pracą twórczą. Nie zawsze też jasny podział, ile czasu spędzają na jedno, a ile na drugie, jest zapisany w umowie o pracę. Etatowi twórcy uważają więc, że jeżeli pracodawca ewidencjonuje ich aktywność w systemach wewnętrznych, np. komputerowych time sheetach, to mają prawo odliczyć koszty, nawet jeśli pracodawca tego sam nie zrobił. Na tej bowiem podstawie łatwo mogą wyliczyć, ile czasu poświęcili na tworzenie. Dzięki temu mogą znacząco obniżyć podatek do zapłaty (od pozostałej części pieniędzy mogą potrącić tylko 1335 zł rocznie). Fiskus wielokrotnie już na to pozwolał, co potwierdzają interpretacje indywidualne. Chodzi m.in. o tę wydaną 13 maja 2016 r., nr IBPB-2-2/4511-203/16/AK, czy 7 października 2015 r. (nr IBPB-2-2/4511-496/15/MM). W obu przypadkach wypowiadał się dyrektor IS w Katowicach. Uznał, że ewidencja czasu pracy wystarczy, aby podatnik miał prawo do preferencji.

Tylko umowa

Problem w tym, że ten sam dyrektor IS w Katowicath w interpretacji z 25 lutego 2016 r., nr IBPB-2-1/4511-577/15/AD, zaprezentował zupełnie inne stanowisko. Uznał, że rozróżnienie czynności twórczych i innych musi się znaleźć wprost w umowie o pracę. Tylko wtedy – jego zdaniem – pracownik może odliczyć 50-proc. koszty.

Podobnego zdania był dyrektor IS w Bydgoszczy w interpretacji z 19 kwietnia 2016 r., nr ITPB4/4511-100/16/MS. Stwierdził w niej, że tylko jasne rozróżnienie czasu pracy na twórczy i techniczny zapisane w umowie o pracę pozwoli twórcy skorzystać z preferencji. Prowadzenie ewidencji jest tylko czynnością techniczną i nie ma żadnego większego znaczenia.

Podobnych interpretacji jest o wiele więcej. Przekaz, jaki z nich płynie, bliski jest też Annie Misiak, szefowej zespołu ds. podatków osobistych w MDDP. – Przepisy nie precyzują, jakie warunki należy spełnić, aby twórca mógł korzystać z wyższych kosztów w ramach stosunku pracy – wyjaśnia ekspertka. Jej zdaniem to działa zarówno na korzyść, jak i niekorzyść podatników.

Dlatego też najważniejsze jest wzięcie pod uwagę specyfiki pracy w danym obszarze i określenie niezbędnych dla niej ram. – Innymi słowy, w umowie o pracę należy zdefiniować prace twórcze, wymóg ich realizacji i sposób, w jaki będą rejestrowane. Należy też określić odpowiedni sposób kalkulacji wynagrodzenia – podkreśla Misiak. – Ewidencję czasu pracy itp. można w tym kontekście uznać jedynie za mechanizm pomocniczy – dodaje.

Ekspertka przestrzega też, że skutki negatywnej oceny wdrożonego modelu rozliczania podwyższonych kosztów obciążą zarówno pracodawcę (potrącał zbyt niskie zaliczki na podatek), jak i pracownika (musiałby dopłacić PIT). Zgadza się z nią Tomasz Kret, starszy konsultant w dziale prawno-podatkowym w PwC. On także podkreśla, że aby uniknąć wątpliwości, obie strony powinny wyraźnie uregulować umownie kwestię wysokości wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich.

– Może to być sztywny podział pensji bądź odesłanie do wewnętrznego systemu ewidencji czasu pracy – podpowiada Kret. W tym drugim przypadku wysokość wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich może ulegać zmianie w zależności od bieżących zadań pracownika, które przekładają się na tworzone przez niego utwory.

Ekspert PwC zwraca też uwagę, że jeżeli umowa o pracę nic na ten temat nie mówi, sama ewidencja czasu pracy może nie być wystarczającym argumentem dla fiskusa. W orzecznictwie sądów administracyjnych dominuje bowiem pogląd, że jeżeli umowa nie określa wysokości wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich, to strony nie mogą jej ustalić expost. A to oznacza, że zarówno twórca, jak i jego szef muszą zachować szczególną czujność, jeśli nie chcą się narazić na negatywne konsekwencje.