Media / mat prasowe
Grupowanie wydatków
Generalnie przedsiębiorcy, aby odliczyć danego rodzaju wydatki, muszą nie tylko prawidłowo je udokumentować, ale również odpowiednio powiązać datę ich poniesienia z przychodami, które powstały w danym okresie rozliczeniowym. Takie grupowanie wydatków ponoszonych w trakcie prowadzonej działalności gospodarczej stanowi rozliczanie kosztów w czasie.
Pamiętać trzeba też o tym, że z odliczenia wyłączona jest pewna grupa wydatków, która została umieszczona na negatywnej liście kosztów w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) oraz art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (t.j.Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Chodzi np. o sankcyjne opłaty nałożone na firmę za naruszenie przepisów administracyjnych, grzywny czy też koszty egzekucyjne.
Natomiast o tym, czy dany wydatek może być odliczony od przychodów firmy, decyduje ogólna zasada, zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wśród tych wydatków rozróżnia się wydatki bezpośrednie oraz pośrednie.
To, czy wydatek jest bezpośrednio związany z przychodem, czy tylko pośrednio, wpływa na jego rozliczenie czasie. Dotyczy to zarówno firm prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR), jak i wszystkich podmiotów ewidencjonujących zdarzenia gospodarcze w księgach rachunkowych (zarówno podatników PIT, jak i CIT).
Dwa rodzaje bez definicji
Przepisy podatkowe nie zawierają definicji pojęcia kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z uzyskaniem przychodów. Wiele wskazówek co do tego, z jakiego rodzaju wydatkami mamy do czynienia, dostarcza orzecznictwo sądów administracyjnych.
Koszty bezpośrednie to te, które zostały poniesione w celu osiągnięcia konkretnego przychodu (np. cena zakupu surowców do produkcji). Do drugiej grupy wydatków, czyli kosztów pośrednich, zalicza się te wydatki, które mają charakter ogólny i są ponoszone w celu zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, i trudno jest je powiązać z konkretnym przychodem – są to np.: koszty doradztwa, koszty zużycia mediów przez zakład produkcyjny, czy też wydatki poniesione na transport. Generalnie koszty pośrednie to takie, które nie są związane z konkretnym przychodem firmy, ale raczej z całokształtem prowadzonej przez nią działalności.
Szczególny sposób rozliczenia wydatków przewidziany jest dla przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi rachunkowe. Rozliczenie przez nich wydatków poniesionych po zakończeniu danego roku uzależnione jest od tego, kiedy złożyli sprawozdanie finansowe oraz roczne zeznanie podatkowe (w przypadku podatników CIT, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin na złożenie rocznej deklaracji rocznej CIT-8 upływa ostatniego dnia marca, natomiast w przypadku podatników PIT termin na złożenie rocznego zeznania podatkowego, np. PIT-36, upływa z końcem kwietnia).
PRZYKŁADY:
1. Odjąć jeszcze w 2013 r. czy już w 2014 r.

Spółka sporządziła sprawozdanie finansowe za 2013 r. do 25 stycznia 2014 r. W jaki sposób może rozliczyć koszty bezpośrednio związane z przychodem dotyczącym 2013 r.
W przypadku gdy spółka sporządziła sprawozdanie finansowe 25 stycznia 2014 r., to koszty bezpośrednio związane z przychodem powstałym w 2013 r., ujęte w księgach rachunkowych 2013 r. na dzień przypadający do 25 stycznia 2014 r., musi przypisać do roku podatkowego, w którym został rozpoznany przychód, czyli za 2013 r. Z kolei koszty bezpośrednie, związane z przychodem poprzedniego roku, ujęte w księgach rachunkowych 2014 r. na dzień przypadający po 25 stycznia 2014 r., będą stanowiły koszty uzyskania przychodów już w 2014 r.
2. Kampanię reklamową odliczamy proporcjonalnie

W jaki sposób rozliczyć koszty kampanii reklamowej realizowanej od 1 grudnia 2013 r. do końca lutego 2014 r. na podstawie umowy podpisanej z agencją reklamową
W przypadku gdy koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Jeżeli zatem usługa reklamowa świadczona przez agencję reklamową jest wykonywana na przełomie lat podatkowych – w tym przypadku na przełomie 2013 i 2014 r. – to należy rozdzielić proporcjonalnie kwotę wydatku na część stanowiącą koszt 2013 r. oraz część zaliczaną do kosztów 2014 r. W związku z tym, że cała usługa ma być wykonana w okresie trzech miesięcy, to cały koszt należy rozliczyć w proporcji – jedną trzecią wydatku przypisać do starego roku, a dwie trzecie do nowego roku.
3. Co zrobić ze spóźnionym wynagrodzeniem

Przedsiębiorstwo produkcyjne z powodu okresowych problemów z płynnością finansową należne pracownikom pensje za grudzień, płatne w styczniu, ma zamiar wypłacić dopiero w marcu. W jaki sposób firma powinna ująć te wydatki w swoich kosztach?


Zgodnie z art. 15 ust. 4g ustawy o CIT należności takie jak wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń z tytułu stosunku pracy pracownika, wypłacane przez zakład pracy, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jednocześnie na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT nie można zaliczyć do kosztów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji tych wypłat czy świadczeń oraz innych należności wypłacanych przez zakład pracy. Oznacza to, że świadczenia pracownicze, w tym wynagrodzenia, powinny być ujmowane w kosztach tego okresu, za jaki są należne, pod warunkiem że zakład pracy wypłaci je lub postawi do dyspozycji pracownika w terminie.

W przeciwnym wypadku, tj. gdy wynagrodzenia zostaną wypłacone z opóźnieniem, należy je przypisać do okresu, w którym zostały faktycznie wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika, niezależnie od okresu, którego dotyczą.




Podstawa prawna

Art. 15 ust. 1, 4, 4a–4h, art. 16 ust. 1 pkt 57, 57a, ust. 7d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).
Art. 14, art. 22 ust. 5–5e, ust. 6, 6–6bb, art. 23 ust. 1 pkt 55, 55a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).
TRZY PYTANIA

Kiedy kasa, kiedy memoriał

Na co zwrócić uwagę przy rozliczeniu kosztów bezpośrednich?

Koszty bezpośrednio związane z uzyskaniem przychodów poniesione w roku podatkowym lub latach poprzedzających rok podatkowy powinny być potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody. Od tej zasady są jednak pewne wyjątki.
Z kolei gdy koszty pozostające w bezpośrednim związku z przychodami i odnoszące się do danego roku podatkowego zostały poniesione już po zakończeniu tego roku, to mogą być one potrącane z przychodami roku poprzedniego aż do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do jego złożenia lub w przypadku podatników, którzy nie mają obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego, aż do dnia złożenia zeznania rocznego, nie później niż do upływu terminu określonego do jego złożenia. W sytuacji gdy koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, które odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, zostały poniesione po sporządzeniu sprawozdania finansowego lub złożeniu zeznania, należy je potrącić w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub złożone zeznanie.

A jak jest w przypadku kosztów pośrednich?

W przypadku kosztów pośrednio związanych z przychodami wydatki te są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeśli jednak dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe kreślenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wówczas stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Czy szczególny sposób rozliczenia kosztów dotyczy też podatników PIT prowadzących księgi przychodów i rozchodów? W jaki sposób mają oni rozliczać wydatki ponoszone na przełomie różnych okresów rozliczeniowych?

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) ujmują wydatki poniesione na przełomie roku zgodnie z przyjętą przez siebie metodą rozliczenia kosztów. Podatnicy ci mają bowiem do wyboru dwie metody – uproszczoną, w której wydatki ujmuje się kasowo, oraz memoriałową.
Zgodnie z tą pierwszą koszty uzyskania przychodów potrąca się tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, bez względu na okres, którego dotyczą. Podatnicy stosujący metodę memoriałowo są zobowiązani do ewidencjonowania kosztów w okresie, którego one dotyczą. Muszą więc klasyfikować wydatki na bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskaniem przychodów. Koszty bezpośrednie poniesione w danym roku lub w roku następnym (przed dniem złożenia zeznania podatkowego) powinny być ujęte w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody. Koszty pośrednie z kolei powinny być potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, powinny być ujęte proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.