Pracodawca nie musi mieć zgody na przekazanie PIT-11 za pośrednictwem intranetu. Nie musi też mieć potwierdzenia odbioru dokumentu przez pracownika – potwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.
Reklama
Spytała o to firma zatrudniająca ponad 300 pracowników. Poinformowała, że zatrudnieni mają dostęp do specjalnej platformy internetowej (intranetu). Służą do tego indywidualnie nadawane loginy i hasła. Na platformie umieszczane są informacje o zatrudnieniu, nieobecnościach i szkoleniach.
Pytanie dotyczyło tego, czy za pomocą tej platformy można doręczać informacje o przychodach (PIT-11), czy w tym celu należy uzyskać indywidualne zgody od pracowników i jak potwierdzać, że pracodawca wywiązał się z obowiązku przekazania PIT-11 zatrudnionym. Czy wystarczy do tego raport potwierdzający umieszczenie informacji na platformie? – spytała firma.
Firma odkreślała, że zamierza przeprowadzić w swojej firmie kampanię informacyjną, z której pracownicy dowiedzą się o sposobie dostarczenia im dokumentów. Dlatego była zdania, że nie musi uzyskiwać od nich zgody na przekazanie im PIT-11 w tej formie ani nie musi potwierdzać pobrań tych informacji raportami logowań. Wystarczy raport z umieszczenia pliku PDF w intranecie – uważała.
Dyrektor KIS to potwierdził. Wskazał, że art. 39 ust. 1 ustawy o PIT nie określa zasad przekazywania ani przesyłania pracownikom informacji PIT-11. Ustanawia tylko wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Ustawodawca dopuścił więc możliwość przekazywania PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej – wyjaśnił organ.
Potwierdził również, że pracownicy nie muszą wyrażać na to zgody, skoro każdy z nich otrzymuje indywidualny dostęp do platformy i każdy z nich z chwilą podpisania umowy o pracę zaakceptował takie warunki przekazywania informacji związanych z zatrudnieniem (na platformie zamieszczane są wszelkie dokumenty dotyczące zatrudnienia, nieobecności, szkoleń itp.).
Dyrektor KIS zwrócił też uwagę na to, że przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Dlatego wystarczający do uznania, że pracodawca spełnił swój obowiązek w tym zakresie, będzie raport, z którego będzie wynikać data umieszczenia PIT-11 na platformie internetowej.
Interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 5 sierpnia 2020 r., sygn. 0115-KDIT2. 4011.473.2020.1.HD