W przypadku osób zatrudnionych po 3 maja 2019 r. korespondencja z informacją podatkową powinna co do zasady trafić do ich miejsca zamieszkania. Natomiast tym, których angaż rozpoczął się już wcześniej, dokument niezbędny do rozliczenia rocznego można nadać na adres do korespondencji.
Reklama
Od 4 maja 2019 r. w kodeksie pracy zmieniono zakres danych osobowych, jakich można żądać od kandydata do pracy oraz pracownika. Z treści art. 221 par. 3 k.p. – określającego dane, których można żądać od pracownika – usunięto adres do korespondencji, a pozostawiono tylko adres zamieszkania.
Ten ostatni stał się więc (co do zasady) jedynym adresem, który można przetwarzać w celach związanych z zatrudnieniem i na niego powinna być wysyłana korespondencja do pracownika. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pracownik dobrowolnie podał adres do korespondencji jako dodatkową daną (nieobjętą kodeksowym katalogiem danych, których można żądać od pracownika) i tym samym wyraził zgodę na jej przetwarzanie.
Należy jednak mieć na uwadze, że niezależnie od powyższego pracodawca może posiadać adres do korespondencji pracownika dla innych celów – ubezpieczeniowych, np. związanych ze zgłoszeniem do ZUS, oraz do PPK. I tak, zgodnie z art. 36 ust. 10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.), wśród danych potrzebnych do zgłoszenia do ZUS wymienione są m.in. aż trzy adresy pracownika: zameldowania, zamieszkania oraz do korespondencji.
Zgodnie jednak ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej adresy inne niż zamieszkania nie powinny się znajdować w kwestionariuszu osobowym, a jedynie w dokumentach zgłoszeniowych wysyłanych do ZUS (pisaliśmy o tym m.in. w tygodniku Kadry i Płace z 29 sierpnia 2019 r.: „Resort pracy i UODO tłumaczą, kiedy pozyskiwać adresy: zamieszkania, zameldowania i do korespondencji” – patrz opublikowane tam stanowisko z 8 lipca 2019 r.).
Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 3 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. poz. 2215 ze zm.) danymi identyfikującymi uczestnika PPK są imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, a także seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego. W tym przypadku adres do korespondencji służy jednak konkretnemu celowi i nie można go wykorzystać w innych sytuacjach.
Zatem w przypadku osób zatrudnionych po 3 maja 2019 r. nie ma podstaw prawnych do wysłania PIT-11 czy innej korespondencji na adres inny niż zamieszkania, gdyż tylko taki może być wykorzystywany w celach związanych z zatrudnieniem. Wysłanie pisma na adres do korespondencji wymagałoby natomiast uzyskania od pracownika zgody (w trybie art. 221a k.p.). Bez niej pracodawca nie powinien wysyłać korespondencji na inny adres niż adres zamieszkania.
Natomiast sytuacja wygląda odmiennie w przypadku pracowników zatrudnionych przez pracodawców przed wdrożeniem RODO w kodeksie pracy, czyli przed 4 maja 2019 r. Stare przepisy (obowiązujące przed tą datą) pozwalały bowiem pracodawcom przetwarzać dwa adresy – zamieszkania oraz do korespondencji. W tej sytuacji UODO przyjęło, że jeśli pracodawca posiada prawidłowo uzyskany adres do korespondencji, to wówczas może na taki adres wysłać PIT-11 czy też inną korespondencję kierowaną do pracownika.©℗
Stanowisko UODO z 10 października 2019 r., uzupełnione 23 października 2019 r.
Nowelizacja kodeksu pracy z maja 2019 roku dotyczy zakresu danych osobowych związanych z zatrudnieniem, których ujawnienia może żądać pracodawca. Zgodnie z art. 22 par. 1 kodeku pracy, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Powyższy przepis zawiera katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy, w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia z nim umowy o pracę. Biorąc pod uwagę specyfikę procesu rekrutacji, do zawarcia takiej umowy nie musi ostatecznie dojść.
Natomiast w przypadku, gdy pracodawca zdecydował się zatrudnić taką osobę, to na podstawie art. 221 par. 3 k.p., ma prawo żądać podania, niezależnie od danych osobowych, które mógł od niego pozyskać w toku rekrutacji, także m.in. jego adresu zamieszkania. Zbieranie tego rodzaju danych osobowych nie tylko jest dopuszczalne w świetle przepisów kodeksu pracy i rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych, czyli RODO, ale także jest niezbędne w celu zawarcia umowy o pracę, udokumentowania przebiegu zatrudnienia czy spełniania przez pracodawcę innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Tym innym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa jest przekazanie podatnikowi rocznego rozliczenia podatku. Każdego roku pracodawca zatrudniający w poprzednim roku pracownika – czy to na umowę o pracę, czy też zlecenie lub dzieło – musi doręczyć mu PIT-11.
Zgodnie z polskim prawem podatkowym rozliczenie PIT należy złożyć zgodnie z miejscem zamieszkania. Oznacza to, że trzeba wybrać urząd skarbowy właściwy dla miejsca faktycznego pobytu, a nie formalnie potwierdzonego meldunku, który wpisuje się do dowodu osobistego. Nawet w formularzu PIT-11 organ podatkowy wymaga podania adresu miejsca zamieszkania. Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów w sprawie właściwości organów podatkowych, to miejsce zamieszkania w ostatnim dniu roku podatkowego decyduje jaki organ podatkowy (naczelnik urzędu skarbowego) jest właściwy w sprawach podatku dochodowego za ten rok (par. 11 ust. 1 pkt 1).
Co więcej, zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązkowi podatkowemu podlegają osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zatem koniecznym jest przedstawienie miejsca zamieszkania pracownika.
Pracodawca musi posiadać informację dotyczącą miejsca zamieszkania pracownika, aby wypełnić obowiązek podatkowy i przedstawić roczne rozliczenie podatkowe. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie reguluje trybu przekazania/przesłania podatnikom informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników.
Częstą praktyką jest też przekazywanie rozliczenia podatkowego bezpośrednio w miejscu pracy. Jednak w sytuacji, gdy pracownik chce otrzymywać taką korespondencję na adres inny niż miejsce zamieszkania, to powinien taki adres wskazać pracodawcy. Podanie adresu do korespondencji, innego niż adres zamieszkania, jest wówczas w interesie pracownika. I takie działanie ze strony pracownika jest zgodą na przetwarzanie tej danej. Zgodą jest bowiem także wyraźne działanie osoby, której dane dotyczą, na co wskazuje art. 4 pkt 11 RODO.
[uzupełnienie – red.] W sytuacji, gdy pracodawca pozyskał adres korespondencyjny w toku rekrutacji, która miała miejsce przed 4 maja 2019 r., a więc przed zmianą przepisów Kodeksu pracy, w dalszym ciągu jest on uprawiony do przetwarzania takiej danej. Może zatem na ten adres wysłać pracownikowi korespondencję.