Polacy składają skargi do UODO – w 2025 r. o ponad 40 proc. więcej niż rok wcześniej

To, z jakim obciążeniem przychodzi się mierzyć polskiemu organowi nadzorczemu, pokazuje statystyka. W 2024 r. do prezesa UODO wpłynęło o 15 proc. więcej skarg niż w poprzednim roku (wzrost z 6962 do 8056). Według danych za pierwsze półrocze 2025 r. liczba skarg wzrosła o ponad 40 proc. rok do roku.

Statystyki pokazują jedynie sprawy zarejestrowane w danym roku, nie uwzględniają spraw zakończonych. Rocznie UODO kończy ok. 6 tys. postępowań skargowych. Około 1,8 tys. kończy się wydaniem decyzji administracyjnej. W 2024 r. udało się ich zakończyć o 5 proc. więcej spraw niż w poprzednim roku (6179 w stosunku do 5898). Zaległe sprawy są więc dokładane do kolejki, która przez cały czas się zmniejsza, co nie jest łatwe w sytuacji tak dynamicznego wzrostu liczby nowo rejestrowanych spraw. W pierwszym półroczu 2025 r. wydano 971 decyzji, co pozwala oszacować, że w całym roku 2025 decyzji tych zostanie wydanych blisko 2 tysiące. Większa liczba decyzji i zakończonych postępowań to zasługa wytężonej pracy urzędników UODO – a liczba etatów, poza wsparciem nowych zadań, nie wzrosła od 2018 r.

Coraz więcej postępowań dotyczy także administratorów zagranicznych, co wiąże się z kolei z pojawiającymi się problemami z responsywnością tych podmiotów oraz z doręczaniem korespondencji do nich. To również znacznie wydłuża postępowania. W tej kwestii urząd współpracuje z organami nadzorczymi w innych krajach oraz z Europejską Radą Ochrony Danych.

Winą za długie terminy rozpatrywania spraw jest obarczany UODO, jednak warto pamiętać, że każda ze stron ma wpływ na to, jak sprawnie będzie przebiegało postępowanie. Skarżący przesyłają często niekompletne lub źle wypełnione wnioski, co wymaga ich uzupełnienia. Równie często formułują skargi nieadekwatne do zakresu ich praw określonych w RODO. Czasem skarżący w toku postępowania przedstawia nowe żądania. Ma do tego oczywiście prawo, jednak nie można zapominać, że takie działania stron znacząco wpływają na wydłużenie czasu postępowania.

Również administratorzy przekazują często niepełne wyjaśnienia, nie udzielają odpowiedzi na czas lub całkowicie uchylają się od ich udzielenia. Niekiedy administratorzy w toku postępowania składają obszerne wnioski, które należy rozważyć, nawet jeśli nie wnoszą nic do sprawy.

Nie bez znaczenia jest też to, że pomimo dostępności elektronicznych form kontaktu z UODO, takich jak ePUAP czy biznes.gov.pl, bardzo duża część korespondencji w sprawach skargowych odbywa się drogą tradycyjną, co znacznie wydłuża czas obsługi z uwagi na terminy doręczeń oraz konieczność wykonania wielu czynności technicznych związanych z obsługą korespondencji, nie wspominając o rosnących kosztach jej obsługi.

Dodatkowo należy pamiętać, że do czasu załatwienia sprawy nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa na dokonanie określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu. Zatem czasu oczekiwania na uzupełnienie braku formalnego nie należy wliczać do długości prowadzonego postępowania. Działania wyjaśniające muszą trwać, rzutując na czas postępowania, ale są przecież niezbędne do rzetelnego ustalenia faktów istotnych dla sprawy.

Trudno zatem skrócić radykalnie czas rozpatrywania spraw z przyczyn obiektywnych. Cały proces wymaga od pracowników UODO zaangażowania i przede wszystkim staranności, co leży przecież w interesie skarżących. Trzeba sobie zdawać sprawę, że każdy, nawet najmniejszy błąd może być wytknięty w skardze administratora do wojewódzkiego sądu administracyjnego na wydaną decyzję, co niweczy cały wysiłek nakierowany na skuteczną obronę praw osób, których dotyczą dane.

Wstępna weryfikacja skarg

Postępowania skargowe prowadzone są w trybie administracyjnym. Zdecydowana większość składanych wniosków skargowych jest niekompletna. Nie zawiera wszystkich potrzebnych informacji ani nie spełnia wymogów kodeksu postępowania administracyjnego. Uzupełnianie tych braków wymaga czasu. Dodatkowo część podań dotyczy ochrony tzw. sygnalistów zewnętrznych, są to sprawy istotne i trudne. Urząd musiał i na te sprawy znaleźć siły i środki, kosztem realizacji innych zadań.

W celu usprawnienia i przyspieszenia tego etapu prac nad składanymi wnioskami zdecydowałem – po dokonanych w ciągu kilku miesięcy analizach – o utworzeniu z początkiem 2025 r. departamentu wstępnej kontroli skarg i naruszeń, przesuwając do niego pracowników z innych departamentów. Nowa komórka sprawdza treść złożonych skarg i w razie potrzeby kontaktuje się z wnioskodawcami, także telefonicznie, aby szybko uzupełnić braki formalne, żeby sprawa mogła być rozpoznana merytorycznie. Ta zmiana organizacyjna, dzięki specjalizacji działań i zastosowaniu nowych metod kontaktu, usprawnia i przyspiesza realizację postępowań skargowych przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości decyzji administracyjnych.

Edukacja

Urząd Ochrony Danych Osobowych prowadzi intensywne działania edukacyjne upowszechniające wiedzę o ochronie danych osobowych. Ważnym elementem tej edukacji jest infolinia UODO. Jej pracownicy informują o wymogach formalnych składania skarg. W pierwszym półroczu 2025 r. przeprowadzono ponad 8 tys. rozmów, z których ponad połowa dotyczyła spraw związanych ze skargami.

Edukacja w tym zakresie to operacja trudna i długofalowa. Głównym jej celem jest właśnie poprawa jakości składanych wniosków, w tym eliminowanie zawartych w nich błędów, co jest kluczowe dla czasu, w jakim mogą być w sprawie podjęte czynności wyjaśniające. Większa wiedza obywateli o tym, co muszą zrobić, aby ich sprawa mogła nabrać biegu, jest konieczna, żeby uniknąć czasochłonnych i pracochłonnych czynności, które wydłużają obsługę. Zaś wiedza dotycząca zakresu praw, które mogą być egzekwowane przez UODO, pozwoli przekierować zasoby urzędu z obszaru załatwiania spraw, w których zmuszony jest odmówić wszczęcia postępowania, na inne obszary. Sprawy, które nie powinny trafić do UODO, skargi składane przedwcześnie lub zawierające nieprawidłowo formułowane żądania, są wciąż zbyt liczne.

Sukcesywne podnoszenie świadomości społecznej i wiedzy na temat ochrony danych osobowych spowodowało znaczne zwiększenie liczby osób, które chcą dochodzić swoich praw. Prawdopodobnie to jest główny powód lawinowego wzrostu liczby składanych wniosków skargowych.

Warto tu zwrócić uwagę na nowo uruchomione narzędzie dla specjalistów – wyszukiwarkę orzeczeń, która niedawno została udostępniona przez UODO. Pozwala ona zobaczyć, jak organ reaguje w podobnych do naszych przypadkach, ale z drugiej – ułatwia społeczną kontrolę tych decyzji.

Język komunikacji

Uprościliśmy język komunikacji z interesariuszami. W naszej korespondencji jesteśmy związani wymogami prawa, jednak rozumiemy, że im jaśniej przekażemy istotę problemu, jakim jest konieczność ochrony danych osobowych, tym mniej wątpliwości pozostawimy obywatelom, co ma się znaleźć w skardze. Im bardziej zrozumiałe będzie pismo z UODO, tym szybciej nadejdzie odpowiedź. Język prawniczy jest precyzyjny, jednak sformułowane w nim komunikaty mogą być trudne do zrozumienia dla osób bez wykształcenia prawniczego, a możliwość złożenia skargi dotyczy każdego. UODO dokłada wszelkich starań, by sprawy skargowe były rozpatrywane szybciej mimo ograniczeń, wynikających również z obowiązujących przepisów prawa. Aby podjęte działania były jeszcze bardziej skuteczne i zauważalne, konieczne jest wsparcie tych działań przez zmiany legislacyjne (odformalizowanie postępowania). Poprawa jakości stosowanego prawa, tak aby nowo powstałe przepisy uwzględniały ochronę danych osobowych, jest dla mnie priorytetem. Opiniujemy w urzędzie pod tym kątem wiele aktów prawnych. W tym roku UODO zorganizował też serię szkoleń dla legislatorów, co jest efektem współpracy z Rządowym Centrum Legislacji oraz Polskim Towarzystwem Legislacji. ©℗