Przepełniona skrzynka e-mail nie zwalnia urzędu z obowiązków

Skutki błędów, trudności czy nieprawidłowości w zakresie obsługiwania przez sąd systemów służących do oficjalnej komunikacji nie mogą być przerzucane na obywateli – wynika z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku.

25 stycznia br. skarżąca za pośrednictwem poczty elektronicznej wystąpiła do prezesa Sądu Okręgowego w Słupsku w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 902). Poprosiła o przesłanie na jej adres e-mail skanów wszystkich zawiadomień o zamiarze podjęcia dodatkowego zatrudnienia oraz o podjęciu innego zajęcia lub sposobu zarobkowania złożonych przez sędziów sądu rejonowego i okręgowego w Słupsku w latach 2015–2024, a także sprzeciwów, o ile takie zostały wydane.

Wobec braku odpowiedzi interesariuszka złożyła skargę na bezczynność organu do WSA w Gdańsku. Dopiero wówczas prezes sądu podjął działania w celu realizacji wniosku. Jak poinformował skarżącą i co podnosił na dalszym etapie postępowania, na skutek bardzo dużej liczby wiadomości elektronicznych wpływających do skrzynki biura obsługi interesantów i z uwagi na konieczność ich weryfikacji pod względem bezpieczeństwa wnioskowi o udostępnienie informacji nadano bieg dopiero 11 marca – w dniu, w którym prezes sądu dowiedział się o złożonej na niego skardze. Przekonywał, że dopiero ze skargi powziął informację o złożonym wniosku, zaś dzień po jego wysłaniu (a więc 26 stycznia) nie był on jeszcze widoczny w systemie. 19 marca odpowiedział na wystąpienie merytorycznie, udzielając skarżącej częściowej informacji w interesującej ją sprawie oraz przedstawiając powody niemożności realizacji wniosku w pełnym zakresie.

Zdaniem WSA nie ulega wątpliwości to, że w sprawie doszło do bezczynności. Sąd administracyjny przypomniał, że organ co do zasady powinien rozpoznać wniosek o udzielenie informacji w terminie 14 dni, zaś „niewysłanie odpowiedzi na wniosek w ustawowym terminie z uwagi na problemy techniczne nie może obciążać wnioskodawcy”. WSA powołał się na postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 listopada 2015 r. (sygn. akt I OZ 1414/15), z którego wynika, że skutki błędów, trudności czy nieprawidłowości w zakresie obsługi poczty elektronicznej nie mogą być przerzucane na wnioskodawców.

„Brak wiedzy organu o wpływie wniosku obciąża organ, gdyż świadczy o niewłaściwej organizacji działalności urzędu i konieczności wypracowania rozwiązań, które nie dopuszczą ponownie do takiej sytuacji” – zauważył WSA. Jak uzasadniał dalej: „W orzecznictwie utrwalone jest stanowisko, że to do obowiązków organu administracji publicznej należy taka konfiguracja poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych, oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej poczty elektronicznej organu, aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych na ten adres podań wobec prawnej dopuszczalności ich wnoszenia także drogą elektroniczną”.

WSA przyznał, że po wniesieniu skargi organ prawidłowo rozpatrzył wniosek o udzielenie informacji publicznej, stwierdził natomiast, że nie mogło to sanować uprzedniej bezczynności. Orzekł ponadto, że bezczynność nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa.©℗

orzecznictwo