W sądach e-akta wciąż budzą obawy

Prawie połowa sędziów i pracowników sądów nie popiera pełnej digitalizacji akt sądowych. 17 proc. uważa wręcz, że dalszej elektronizacji akt w ogóle nie powinno się wdrażać.

Takie wnioski płyną z niedawno opublikowanego „Badania oczekiwań w zakresie automatyzacji pracy w systemach teleinformatycznych w sądach”, przeprowadzonego na zlecenie Ministerstwa Sprawiedliwości przez firmę Izabela Wikar Konsulting. Wyniki zostaną wykorzystane przy tworzeniu dokumentów strategicznych na kolejne lata. Są efektem analizy 1848 ankiet, jakie nadesłali sędziowie, asesorzy, referendarze, asystenci sędziów oraz urzędnicy i pracownicy sądów.

Na pytanie „Czy w Pani/Pana ocenie w polskim wymiarze sprawiedliwości należy wdrożyć w szerszym zakresie prowadzenie akt spraw sądowych w postaci elektronicznej (w systemie teleinformatycznym)?” 43,8 proc. badanych udzieliło odpowiedzi twierdzącej. Popierają digitalizację akt we wszystkich rodzajach spraw, łącznie z wprowadzeniem elektronicznego wydawania i podpisywania orzeczeń, zarządzeń i pism sądowych (tak jak jest w elektronicznym postępowaniu upominawczym). Z konstrukcji ankiety wynika jednak, że nawet odpowiedź „tak” nie oznacza zgody na całkowite wyeliminowanie papieru: pisma pisane ręcznie po zeskanowaniu byłyby przechowywane razem z dowodami rzeczowymi, zaś strony miałyby prawo otrzymać wydruki dokumentów.

8,8 proc. ankietowanych jest za digitalizacją, ale tylko w wybranych rodzajach spraw. Poproszeni o szczegóły, byli niezgodni – przykładowo jedna z osób opowiedziała się za elektronizacją akt m.in. w sprawach z zakresu prawa pracy, a inna wskazała, że właśnie w nich cyfryzacja nie powinna być wprowadzana.

18,5 proc. nie popiera akt elektronicznych, ale zgodziłoby się na elektroniczne orzeczenia, zarządzenia i pisma sądowe oraz wykonywanie kopii cyfrowych pozostałych dokumentów, zaś 11,7 proc. dopuszcza jedynie kopiowanie dokumentów papierowych do postaci elektronicznej. 17,2 proc. uważa natomiast, że dalsza digitalizacja jest niepotrzebna. Łącznie odpowiedzi „nie należy tego robić” albo „nie, natomiast…” wskazało 47,4 proc. badanych.

Najbardziej sceptyczne są osoby ze stażem pracy od 25 do 30 lat. W tej grupie pełną digitalizację popiera nieco ponad 30 proc. ankietowanych, zaś co czwarty jest jej zdecydowanie przeciwny. Twierdzenie, że popieranie elektronizacji maleje wraz z wiekiem, byłoby jednak uproszczeniem – grupa ze stażem 15–20 lat okazała się bardziej entuzjastyczna niż nieco młodsi badani, ze stażem 10–15 lat. Widać natomiast, że digitalizacja cieszy się największym poparciem w sądach apelacyjnych, a najmniejszym w sądach rejonowych (patrz: infografika).

Ułatwienie pracy

Na pozytywne aspekty cyfryzacji zwraca uwagę w rozmowie z DGP Bartosz Pilitowski, prezes Fundacji Court Watch Polska. – Po pierwsze, zaletą prowadzenia akt elektronicznych jest łatwość ich przechowywania. Po drugie, takie akta można dużo łatwiej przesyłać np. do biegłego lub między instancjami. Po trzecie, istnieje możliwość zapoznawania się z takimi aktami przez wielu uczestników jednocześnie, co może skrócić czas postępowania, ale i urealnić dostęp do akt w sprawach wieloosobowych – wylicza. Jak dodaje, e-akta nie wykluczają możliwości ich wydrukowania, zaś sędziowie mogliby zostać wyposażeni w urządzenia umożliwiające czytanie akt na tzw. papierze elektronicznym, czyli na wyświetlaczach nieemitujących światła (jak w czytnikach e-booków).

Sędziowie poproszeni przez DGP o opinie generalnie opowiadają się jako zwolennicy cyfryzacji. – Sama idea jest mi bardzo bliska, gdyż informatyzacja zawsze prowadzi do uproszczenia i przyspieszenia procedur oraz optymalizacji pracy sędziów i sekretariatów – wskazuje sędzia Rafał Jerka z Sądu Okręgowego w Olsztynie. Obawia się jednak, że przy dużym projekcie cyfryzacji pojawią się błędy i „choroby wieku dziecięcego”, postuluje więc, by digitalizację wprowadzać stopniowo albo obszarowo – np. wybrany sąd byłby „polem doświadczalnym” do sprawdzania poprawności działania i bieżącego korygowania systemu.

– W sądzie okręgowym spotkałem się z oprogramowaniem umożliwiającym inteligentną digitalizację akt. Jeśli sędzia szuka informacji na temat świadka Kowalskiego, otrzymuje wszystkie fragmenty akt, w których pada to nazwisko. To znacznie ułatwia pracę. Takie rozwiązanie powinno zostać upowszechnione i wprowadzone także w sądach rejonowych – mówi sędzia Katarzyna Kruk z Sądu Rejonowego dla Warszawy-Mokotowa. Zaznacza jednak, że sprzeciwia się przymusowej digitalizacji. – Dokumenty papierowe są ważne z różnych przyczyn, mogą być np. bezcennym materiałem porównawczym do badania podpisów. Ponadto dużo jest ludzi starszych, którzy nie mają do czynienia z takimi rozwiązaniami, jak ePUAP czy Profil Zaufany. Nakazanie im korzystanie z komputera oznaczałoby wykluczenie ich z każdej sprawy – wskazuje.

Cyfryzacja wyprzedza przepisy

Na zagrożenie wykluczenia osób starszych (ale też osadzonych w zakładach karnych) zwrócił uwagę także jeden z uczestników anonimowej ankiety. Niektórzy badani obawiali się, że skanowanie wielu pism wiązałoby się z dużym nakładem pracy – jeden napisał wręcz, że wymagałoby to utworzenia osobnego oddziału w każdym sądzie. Przeciwnicy cyfryzacji zwracali też uwagę na ryzyko wykradzenia danych przez hakerów. Sędziowie w rozmowach z DGP zgodnie odrzucają ten ostatni argument, wskazując, że już dziś rozprawy są nagrywane i przechowywane cyfrowo, komputery sędziów są zabezpieczane, a akta równie dobrze mogą wyciec w formie tradycyjnej kserokopii.

– Z punktu widzenia karnisty mogę opowiedzieć się jako zwolennik digitalizacji akt – mówi sędzia Piotr Mgłosiek z Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Krzyków. Wskazuje, że już teraz pracuje z programem Sędzia 2, który zawiera cyfrowe protokoły rozpraw, orzeczenia do sprawy, zawiadomienia itp. – Nie widzę przeszkód, by profesjonalny obrońca komunikował się z sądem jedynie w formie cyfrowej. Tak naprawdę głównym problemem pozostaje brak postaci cyfrowej akt postępowania przygotowawczego, jakie otrzymujemy z prokuratury – mówi sędzia Mgłosiek.

Bartosz Pilitowski zwraca uwagę, że digitalizacja następuje w Polsce „wyspowo” – prokuratura ma do tego już swój system PROK-SYS. – Jedyną przeszkodą, aby akta prokuratorskie trafiały do sądu również w formie elektronicznej, wydaje się więc brak przepisów. Nie ma też powodów, aby profesjonalni pełnomocnicy już teraz nie mogli korespondować z sądem przez portal informacyjny. Pisma elektroniczne trafiałyby do sądu w formie edytowalnej, którą sędzia mógłby przeszukiwać i odsłuchać – mówi prezes Fundacji Court Watch Polska.©℗