Resort sprawiedliwości zapowiada usprawnienia w formularzach składanych przez Portal Rejestrów Sądowych. Są one odpowiedzią na postulaty firm i pełnomocników. Ministerstwo ma też pomysły na usprawnienie procedowania wniosków

Możliwość wybierania wydziału sądu w formularzach składanych przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) oraz umożliwienie pełnomocnikom monitorowania korespondencji dotyczącej wniosków - to tylko niektóre z usprawnień, jakie planuje wprowadzić Ministerstwo Sprawiedliwości. Resort chce też przyspieszyć procedowanie wniosków. Sposobem na to ma być ograniczenie kognicji sądów rejestrowych oraz spłaszczenie ich struktury. Chodzi o zautomatyzowanie niektórych procesów, którymi zajmują się referendarze w sądach rejestrowych, oraz odciążenie wydziałów zlokalizowanych w największych miastach.
Agnieszka Forowicz-Janicka, zastępca dyrektora departamentu informatyzacji i rejestrów sądowych w Ministerstwie Sprawiedliwości, zdradza DGP, że PRS ma w przyszłości integrować nie tylko systemy rejestrowe zarządzane przez jej resort, takie jak eKRS i Krajowy Rejestr Zadłużonych. Mówi również, że planowane jest usprawnienie systemu S24, który służy do składania wniosków dotyczących np. spółek jawnych i spółek z o.o. - System ten ruszył ponad dekadę temu, więc jego funkcjonalność i intuicyjność nie przystają do tej oferowanej w pozostałych serwisach eKRS - przyznaje Forowicz-Janicka.
Przypomnijmy, że od 1 lipca 2021 r. wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego można już składać tylko w formie elektronicznej poprzez PRS. W pierwszej połowie 2022 r. w systemie było zarejestrowanych 184 tys. użytkowników.

Wybór oddziału

Największym atutem PRS miało być ułatwienie wypełniania formularzy do KRS i zminimalizowanie ryzyka błędu ludzkiego. Gdy składa się wniosek np. o zmianę danych w rejestrze, wystarczy wpisać numer KRS podmiotu, a formularz sam uzupełnia rubryki z jego nazwą, NIP, REGON, adres siedziby. Jest nawet przycisk „sprawdź poprawność”, który pozwala zweryfikować spójność wprowadzonych danych.
Rzecz w tym, że z tą automatyzacją bywają problemy. Jakub Sikorski, radca prawny w Kancelarii GL, opowiada, że czasami system wskazuje we wniosku błędny sąd rejestrowy, a wypełniający nie może tego zmienić. Musi wówczas wysłać wniosek i poczekać, aż sąd przekaże sprawę do właściwego wydziału.
- Wypełniałam wniosek dotyczący spółki mającej siedzibę w województwie mazowieckim, dla której sądem właściwym był ten w Łodzi, a nie w Warszawie. System nie dał mi możliwości wyboru poprawnego wydziału - dodaje Katarzyna Krzywobłocka, radca prawny w kancelarii SDZLEGAL Schindhelm.
Agnieszka Forowicz-Janicka wyjaśnia, że takie przypadki mogą się zdarzać, np. gdy ulica, przy której mieści się siedziba firmy, jest na tyle długa, że przechodzi przez dwie gminy w jednej miejscowości. Przez to poszczególne części ulic mają inną właściwość miejscową. PRS zaciąga zaś dane z rejestru TERYT (zarządzanego przez Główny Urząd Statystyczny) i na jego podstawie przypisuje sąd właściwy do rozpoznania sprawy.
Michał Woś, wiceminister sprawiedliwości, przyznaje, że możliwość edycji sądu we wnioskach składanych przez PRS była dyskutowana na etapie projektowania systemu. Uznano jednak, że mniej problemów sprawią jednostkowe przypadki, gdy PRS przypisze niewłaściwy sąd, niż błędne wskazywanie sądu rejestrowego przez użytkowników.
- Do resortu trafiają jednak sygnały, że brak edycji oddziału to kłopot dla przedsiębiorców. Dlatego toczą się już prace nad wprowadzeniem tej możliwości we wnioskach, ale tylko w uzasadnionych przypadkach - mówi minister Woś.

Powiadomienie pełnomocnika

Innym kłopotem związanym z wypełnianiem wniosków przez PRS jest to, że nie da się udostępniać formularza do edycji innym użytkownikom. - Jeżeli aplikant lub sekretarz biura wypełniają wniosek, to mogą go jedynie przesłać swojemu przełożonemu do podpisu kwalifikowanym podpisem bądź profilem zaufanym - tłumaczy Katarzyna Krzywobłocka.
Co gorsza, po podpisaniu wniosek jest przekazywany z powrotem do osoby pierwotnie go wypełniającej. To ona wysyła formularz do sądu rejestrowego. I to ona otrzymuje później wszelką dotyczącą go korespondencję. Jeżeli zatem sąd np. wezwie wnioskodawcę do uzupełnienia ewentualnych braków, wezwanie to trafia nie do pełnomocnika lub osoby zarządzającej w spółce, lecz do pracownika, który wypełniał formularz. Zdaniem ekspertów ten mankament może naruszać art. 133 par. 3 kodeksu postępowania cywilnego. Wynika z niego, że jeżeli w sprawie ustanowiono pełnomocnika procesowego lub osobę upoważnioną do odbioru pism sądowych, to pisma sądowe doręcza się tym osobom.
Przedstawiciele MS zapewniają, że ten problem jest im znany. Dodają, że w fazie testów jest funkcjonalność polegająca na tym, że jeżeli w danej sprawie trafi do systemu pismo z konta pełnomocnika, to on będzie otrzymywał wszelką dokumentację dotyczącą sprawy na swoje konto.
- Nie zamierzamy jednak wprowadzać możliwości edytowania jednego wniosku przez kilku użytkowników. Przyniosłoby to bowiem więcej szkody niż pożytku - podkreśla Forowicz-Janicka.

Problem z sądami

Ministerstwo jest otwarte na poprawianie mankamentów PRS. Ale co z funkcjonowaniem sądów rejestrowych? Jednym z głównych założeń PRS było skrócenie czasu rozpoznawania spraw. Referendarze nie muszą już ręcznie przepisywać danych do systemu - informacje są dodawane do projektu postanowienia automatycznie. Sąd musi je tylko sprawdzić i ewentualnie skorygować. Odchodzi też konieczność wysyłania dokumentów w formie papierowej.
- Nie dostrzegłem żadnej znaczącej poprawy w zakresie szybkości rozpatrywania wniosków. Co gorsza, nie wiadomo, na jakiej zasadzie procedowane są sprawy - mówi Jakub Sikorski.
- Zdarza się, że reakcja sądu na wniosek jest już na drugi dzień, a w innych przypadkach trzeba czekać na nią wiele miesięcy. Pełnomocnicy nie rozumieją dlaczego, bo długość rozpatrywania spraw nie zawsze zależy od poziomu ich skomplikowania - potwierdza Katarzyna Krzywobłocka.
Pomimo wdrożenia PRS prawnicy dostrzegają wciąż rozbieżności w interpretacjach dokonywanych przez poszczególne sądy. Jakub Sikorski opowiada o problemach z dokumentami poświadczonymi przez pełnomocnika. Niektórym sądom wystarcza wgranie skanu dokumentu z konta pełnomocnika, w innych wymaga się poświadczenia zgodności, a więc dodania na skanie stosownego poświadczenia i podpisania dokumentu podpisem kwalifikowanym. Jeszcze inne każdorazowo wzywają pełnomocników do dostarczenia papierowych oryginałów dokumentów.
Ekspert podkreśla, że rozbieżności w praktyce są tym bardziej zastanawiające, że od lat funkcjonuje art. 129 par. 21 kodeksu postępowania cywilnego. Stanowi on, że już samo wprowadzenie dokumentu do systemu teleinformatycznego przez profesjonalnego pełnomocnika oznacza jego potwierdzenie za zgodność.
Minister Woś odpowiada na te zarzuty, że każdy może mieć inne historie związane z długością rozpatrywania spraw przez sądy rejestrowe. - Jako ministerstwo patrzymy jednak na statystyki. A te wyraźnie pokazują, że sprawy są załatwiane szybciej - twierdzi.
Minister przyznaje jednak, że do resortu spływa wiele sygnałów, że w sądach rejestrowych największych miast niektóre sprawy trwają długo. - Na ostatniej prostej są już nasze analizy dotyczące kognicji sądów. Sprawdzamy, jak dużą uznaniowość pozostawić referendarzom, a które procesy decyzyjne dałoby się jeszcze zautomatyzować - mówi Woś. Dodaje, że ograniczenie kognicji sądów mogłoby ograniczyć liczbę przypadków, w których różni referendarze w mają rozbieżne zdania w - wydawałoby się - prostych sprawach.
Ministerstwo myśli też o spłaszczeniu struktury sądów. - Do sądów największych miast oczywiście wpływa najwięcej spraw. Ale dla ministerstwa nieakceptowane jest to, by przedsiębiorcy byli poszkodowani dlatego, że prowadzą działalność w danym mieście. Reforma sądownictwa wyrównująca obciążenia orzeczników jest dla nas bardzo ważna - zapowiada Michał Woś.

Agencja zamiast KRS

Dla części ekspertów reformy sądów rejestrowych to jednak za mało. Jakub Bińkowski, członek zarządu i dyrektor departamentu prawa i legislacji Związku Przedsiębiorców i Pracodawców, uważa, że wiele kwestii związanych z wnioskami dotyczącymi spółek w ogóle nie musi być procedowanych w sądach. - W Wielkiej Brytanii rejestracją spółek zajmuje się specjalna agencja. Przyjęcie takiego rozwiązania w Polsce rozwiązałoby wiele problemów związanych z opieszałością rozpatrywania spraw i rozbieżnością w interpretacjach - twierdzi.
Minister Woś przyznaje, że takie postulaty trafiają do resortu. Są nawet odważniejsze pomysły, np. zastąpienie notariuszy systemem działającym w rejestrze blockchain, zapewniającym poświadczanie autentyczności pism. Uważa jednak, że choć byłoby to technicznie możliwie, stanowiłyby zbyt dużą rewolucję. - Nie planujemy takich zmian. Wymagałyby przeprowadzenia szczegółowych analiz, byłyby długotrwałe i kosztowne, a ostateczny efekt nie musiałby spełnić oczekiwanych celów - wyjaśnia.
- Wdrożenie eKRS i ograniczenie kognicji sądów poprawią sytuację podmiotów podlegających wpisowi do rejestru - mówi Woś. Przypomina, że podstawową funkcją sądów rejestrowych nie jest działać szybko, lecz sprawiedliwie. - A to można osiągnąć tylko przez włączenie referendarzy mających doświadczenie w zakresie orzecznictwa dotyczącego spraw rejestrowych - konkluduje minister. ©℗
Relacja z debaty dotyczącej rozwoju eKRS w jutrzejszym wydaniu DGP