Miało być szybciej, sprawniej i elektronicznie: od 3 lipca pisma z sądów miały być doręczane pełnomocnikom poprzez portale informacyjne sądów. Wszystko po to, by epidemia nie blokowała postępowań. Wątpliwości – prawnych i technicznych – jest jednak tyle, że zarządzenie o wstrzymaniu przynajmniej do 31 sierpnia doręczeń elektronicznych wydała uchodząca za „człowieka Ziobry” Dagmara Pawełczyk-Woicka, prezes Sądu Okręgowego w Krakowie. Podobne rekomendacje przedstawiły władze SO w Warszawie – największego sądu w Polsce. Ostateczną decyzję podejmuje co prawda sędzia prowadzący sprawę, ale to oznacza ogromny chaos – różne praktyki obowiązują już nie tylko w różnych sądach, lecz także między wydziałami czy orzekającymi.

Ministerstwo Sprawiedliwości zapewnia, że analizuje uwagi spływające z sądów oraz od pełnomocników i rozważa zmiany legislacyjne.

Od 3 lipca pisma sądowe adresowane do profesjonalnych pełnomocników – adwokatów, radców, rzeczników patentowych, notariuszy czy radców Prokuratorii Generalnej RP – miały być doręczane poprzez Portale Informacyjne (PI) sądów. Jednak problemów jest tyle, że kolejne sądy odstępują od doręczeń cyfrowych.
– Z przeprowadzonej w Sądzie Okręgowym w Warszawie analizy wynika, że wprowadzone w art. 15 zzs9 ust. 2 specustawy covidowej (Dz.U. z 2021 r. poz. 1090) doręczenie przez portal informacyjny nie jest doręczeniem elektronicznym, ponieważ portal nie jest systemem teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe w rozumieniu art. 1311 par. 1 kodeksu postępowania cywilnego. Nie w takim celu został stworzony – tłumaczy sędzia Sylwia Urbańska, rzecznik prasowy warszawskiego SO. – Dokumenty przesyłane za pomocą portalu nie są podpisane i nie są opatrzone odciskiem pieczęci urzędowej sądu, nie spełniają wymogów formalnych dla odpisu pisma. O ile nie ma przeszkód do doręczenia w ten sposób pisma niewymagającego podpisu, o tyle doręczenie innych pism w ten sposób jest wątpliwe – dodaje.
A to oznaczałoby, że za pomocą portalu można przesyłać co najwyżej pisma wskazane w par. 21 ust. 4–8 zarządzenia ministra sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych (Dz.Urz. MS z 2019 r. poz. 138): wezwania, zawiadomienia, zarządzenia o zwrocie pisma, nakazy zapłaty wydane w postępowaniu upominawczym, pisma przewodnie, pouczenia czy postanowienia, od których nie przysługuje środek odwoławczy. W przypadku orzeczeń i innych pism wymagających opatrzenia podpisem i pieczęcią, SO w Warszawie sugeruje skorzystanie z art. 15zzs9 ust. 5, który pozwala na odstąpienie od doręczenia pisma za pomocą portalu.
Ministerstwo Sprawiedliwości przyznaje, że PI nie jest systemem teleinformatycznym przewidzianym w art. 9 k.p.c. – Takimi systemami są bowiem systemy, które są w stanie zapewnić obsługę całego postępowania sądowego. Przepisy o doręczeniach za pomocą portali informacyjnych sądów powszechnych są przepisami szczególnymi wobec ogólnych regulacji dotyczących doręczeń pism sądowych. Ustanowiony nimi tryb jest szczególnym, wprowadzonym wyjątkowo na określony czas, sposobem doręczeń, niezależnym od innych sposobów doręczeń przewidzianych w przepisach k.p.c. – informują przedstawiciele resortu. Jednocześnie MS zapewnia, że na bieżąco analizuje wszelkie uwagi i rozpatruje zasadność zmian legislacyjnych. Jak słyszymy, rozważana jest nowelizacja rozporządzenia – Regulamin urzędowania sądów powszechnych oraz wspomnianego zarządzenia w sprawie organizacji sekretariatów sądowych.
Sądy się wstrzymują
Na razie jednak mnożą się decyzje o odstąpieniu od e-doręczeń. Prezes Sądu Okręgowego w Krakowie Dagmara Pawełczyk-Woicka zleciła wydawanie przez referentów zarządzeń o odstąpieniu od doręczeń za pośrednictwem portalu do 31 sierpnia. Przy czym, jeśli sędzia referent takowego zarządzenia nie wyda, pismo będzie doręczone elektronicznie. To z kolei oznacza ogromny chaos, ponieważ różne praktyki występują już nie tylko pomiędzy poszczególnymi sądami, ale też wydziałami czy nawet sędziami.
– Można też zauważyć stanowisko sędziów apelacji krakowskiej, którzy w tej sytuacji postanowili w części wydziałów doręczać tylko papierowo – wskazuje adwokat dr Kamil Szmid z sekcji praktyków prawa ORA Warszawa, która zbiera uwagi dotyczące działania portalu od stołecznych adwokatów. – Problem jest i zdają się go zauważać także entuzjaści pomysłu doręczeń przez portal informacyjny, zalecając w tej sytuacji, aby jeszcze pierwsze pismo było wysyłane papierowo z przypomnieniem o konieczności założenia konta – mówi mec. Szmid.
A – jak opowiadają pełnomocnicy – podstaw do odstąpienia od e-doręczeń może być więcej. Niektórzy sędziowie powołują się na ochronę danych osobowych, a jeszcze inni twierdzą, że wyroki, postanowienia czy zarządzenia nie są pismami sądowymi w rozumieniu zarządzenia ministra sprawiedliwości dotyczącego pracy sekretariatu.
Problemy z terminami
Co więcej, doręczenie przez portal może wywołać trudności z ustaleniem jego daty. Według nowych przepisów jest nią data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu. Jednak przepis nie określa, w jakiej formie ma być potwierdzany odbiór pisma ani tego, czy odbiorcą jest jedynie jego adresat. Nie określa też, jak traktować doręczenie (zapoznanie się) w porze nocnej i w dniu ustawowo wolnym od pracy (według art. 134 k.p.c. takie doręczenie może nastąpić wyjątkowo za uprzednim zarządzeniem prezesa sądu).
A doręczenia w porze nocnej to standard. Migracja danych w systemie następuje bowiem po godzinach pracy sądu. W Portalu Informacyjnym już teraz znajduje się 287 mln dokumentów. Przyrost miesięczny to kilka milionów. PI komunikuje się z bazami wszystkich sądów w Polsce, co oznacza komunikację z około 2 tys. baz (sądów i/lub wydziałów). Konieczność przetworzenia takiej ilości danych sprawia, że pisma często dostarczane są np. tuż przed północą. Wówczas z terminu na zapoznanie się z nim odpada cały dzień, choć realnie było to np. 15 minut. Adwokaci wskazują też, że najpierw pojawia się sentencja wyroku, w innym dniu jego uzasadnienie, a w jeszcze innym pismo przewodnie. Nie wiadomo więc, od otwarcia którego dokumentu liczyć bieg terminu.
– To również ma być zmienione i ma być publikowany „jednolity plik”, co jest właśnie efektem zabiegów środowiska adwokackiego – tłumaczy mec. Szmid. – Szkoda jednak, że o takie uwagi nie zwrócono się do adwokatów przed wejściem w życie ustawy. To są przecież rzeczy oczywiste.

opinia

Konstrukcja z płyty paździerzowej
Bartłomiej Przymusiński, Stowarzyszenie Sędziów Polskich „Iustitia”

Uchwalenie przepisów o doręczeniach za pośrednictwem portalu, bez uprzedniego zadbania o jego rozbudowę i zapewnienie kompatybilności z innymi systemami używanymi w sądach można porównać do sytuacji, w której do przeprowadzenia skomplikowanej operacji daje się chirurgowi nożyce krawieckie. Po raz kolejny ekipa Ministerstwa Sprawiedliwości uznała, że uchwalenie trzech zdań w przepisie rozwiązuje problem informatyzacji sądów. Konieczność doręczania pism za pomocą PI pokazała jak na dłoni, że wszystko opiera się na tymczasowej konstrukcji z płyty paździerzowej. Wprowadzono bardzo krótkie vacatio legis, nie biorąc pod uwagę, że portal nie jest do tego przygotowany. Ustalanie przez pracowników sądów, kiedy kto odczytał korespondencję jest utrudnione, nie mówiąc już o tym – patrząc z punktu widzenia pełnomocników – że portalowi brakuje wielu koniecznych funkcjonalności. Dlatego uważam, że sędziowie, którzy odstępują od doręczeń tą drogą przynajmniej do czasu, aż zostanie on doprowadzony do takiego stanu, że będzie on działał prawidłowo, postępują bardzo rozsądnie. W ten sposób ratują bowiem strony przed zgubnymi skutkami przepisów, których autorzy – zarówno posłowie, jak i Ministerstwo Sprawiedliwości wykazali się zupełnym brakiem wyobraźni.