- Budowlane e-projekty będą przechowywane w centralnej chmurze, gdzie urzędnik w dowolnej chwili będzie mógł po nie sięgnąć - mówi Dorota Cabańska, p.o. głównego inspektora nadzoru budowlanego.
Tworzą państwo serwis e-budownictwo. Dlaczego jest potrzebny?
Pandemia uwypukliła potrzebę kontaktu online z urzędami, aby nie narażać zarówno urzędników, jak i inwestorów na ryzyko zakażenia koronawirusem. Tymczasem budownictwo było jednym z nielicznych obszarów, które w ogóle nie były zcyfryzowane. Inwestorzy i ich przedstawiciele składali teczki z wydrukami projektów, zaświadczenia i wnioski do powiatowej administracji architektoniczno-budowlanej. Te dokumenty nie były nawet na poziomie krajowym ustandaryzowane. W praktyce oznaczało to różne wymagania nawet w sąsiednich powiatach. Serwis e-budownictwo wprowadza jednolite elektroniczne formularze i umożliwia kontakt inwestor–urząd online. To oznacza rewolucję w branży budowlanej.
Czy to, co będzie przesyłał inwestor za pomocą internetowego serwisu, trafi do GUNB, czy bezpośrednio do właściwego urzędu?
Formularze i dokumenty będą trafiały bezpośrednio na skrzynkę podawczą właściwego urzędu przez platformę e-PUAP z wykorzystaniem elektronicznego podpisu.
Dlaczego zdecydowali się państwo rozdzielić wprowadzanie zmian na dwa etapy?
W pierwszej fazie, czyli od lutego 2021 r., będzie możliwość przekazywania prostszych wniosków, np. związanych ze zmianą sposobu użytkowania obiektu budowlanego. Składają się one wyłącznie z części pisemnej i ich obsługa nie przysparza kłopotów. Z kolei te formularze, których obsługa jest nieco trudniejsza, w szczególności wniosek o pozwolenie na budowę, którego załącznikiem jest projekt budowlany, będzie można przesyłać do organu w formie elektronicznej od lipca 2021 r.
Czy GUNB zdąży do lipca z uruchomieniem obsługi trudniejszych wniosków?
Jesteśmy zdeterminowani, by do lipca uruchomić tę funkcjonalność. Największym wyzwaniem jest to, żeby organ i jego urzędnicy nauczyli się pracować na elektronicznym projekcie budowlanym, bo projektanci i architekci już dziś przygotowują projekty w wersji elektronicznej, a samo złożenie wniosku nie powinno stanowić bariery.
A urzędy nie wnoszą uwag do nowego systemu, czy nie okaże się „za ciężki” w stosunku do sprzętu, którym dysponują?
Urzędnicy obawiali się, że odczytanie w formie elektronicznej bardzo dużego i ciężkiego pliku będzie niemożliwe na sprzęcie, którym dysponują, i będzie zagrażało lokalnej infrastrukturze (sieci). Żeby zidentyfikować wszystkie bariery i problemy, uruchomiliśmy w ubiegłym roku pilotaż w 17 starostwach. Dzięki temu przygotowaliśmy rozwiązania. Skoro urzędy się obawiały, że będą musiały się wyposażyć w sprzęt, kosztowne komputery, czytniki, skanery, to znaleźliśmy rozwiązanie – cały serwis e-budownictwo postawiony jest w infrastrukturze chmurowej. W niej każdy z urzędów będzie miał założone konta, dostępy do repozytorium. Wszystkie duże pliki będą utrzymywane w chmurze – naszej, centralnej. Urzędnik w momencie, kiedy będzie potrzebował, będzie mógł bez problemu dostać się do dokumentu.
Z kolei dla tych urzędów, które zechcą wymienić sprzęt, przygotujemy opisy i projekty właściwych urządzeń. Obecnie już są różnego rodzaju dofinansowania czy programy, z których można skorzystać przy wymianie sprzętu. Specjalnego programu tylko do tego celu nie przewidujemy.
A jeżeli urząd będzie chciał mieć takie pliki u siebie, będzie mógł je przechowywać na własnym komputerze?
Oczywiście. Jeżeli się zdecyduje, żeby dokument sobie ściągnąć, też będzie miał taką możliwość. To się nie wyklucza. Chodziło nam o to, aby przy uruchomieniu cyfrowych projektów budowlanych cała Polska nie musiała się jednocześnie doposażać w kosztowny sprzęt.
Sprzęt, który jest w mniejszych ośrodkach, nie zawsze jest nowy. Czy ktoś, kto dysponuje starym komputerem, też będzie mógł otworzyć taki plik?
Jak najbardziej tak. Odczytanie na centralnej chmurze nie będzie powodowało obciążenia procesora, nie będzie generowało potrzeby specjalistycznego sprzętu, bo będzie się to przetwarzało wirtualnie w chmurze. Na pewno nie musi to być taki sprzęt, jakim dysponują architekci tworzący projekt.
Czy taki e-projekt urzędnik będzie mógł wydrukować?
Tu się nic nie zmienia. Jeżeli urzędnik będzie miał w swojej lokalnej części chmury ten projekt, to nie będzie z tym problemu. Może go przejrzeć, wydrukować albo przenieść do lokalnej infrastruktury. To będzie zależało wyłącznie od niego.
Zgodnie z ustawą wnioski można składać od 4 lutego 2021 r., a do dziś nie ma jeszcze rozporządzenia dotyczącego wzorów formularzy…
Rozporządzenia muszą być zaopiniowane przez Rządowe Centrum Legislacji. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii wystąpiło o zwolnienie ich z komisji prawniczej. Jeśli je uzyska, to zostanie tylko podpis ministra i publikacja. W najbliższych dniach powinny się pojawić w Dzienniku Ustaw.
Czy wobec tego można już składać wnioski w formie elektronicznej?
W serwisie e-budownictwo są umieszczone wnioski zgodne z projektami rozporządzeń. I zgodnie z ustawą można z nich korzystać. Czyli – jeśli ktoś chce złożyć wniosek o rozbiórkę, np. obiektu gospodarczego, to może to zrobić elektronicznie. Nawet więcej, może dołączyć online kopie wszystkich wymaganych załączników. Chociaż dopóki nie ma rozporządzeń, to rekomendujemy, aby raczej korzystać z tradycyjnego sposobu.
Czy do złożenia niezbędny jest podpis elektroniczny?
Może to być kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub osobisty z e-dowodu.
Wnioski składa się przez e-PUAP, a ci, którzy zwłaszcza w czasie pandemii starali się go wykorzystać, zgłaszali liczne problemy z systemem.
Wiemy o tym. Dlatego przygotowaliśmy instrukcję, jak krok po kroku wypełnić wniosek. Powstaje też już film ułatwiający interesantom skorzystanie z serwisu.
Dodam, że z przeprowadzonej ankiety, na którą odpowiedziało nam 275 urzędów, wiem, że starostwa są gotowe do odbioru tego typu korespondencji. Urzędnicy pracują z e-PUAP i wiedzą, jak go obsługiwać. Ponadto urzędy w badaniu pilotażowym wskazywały też na wartości dodane, takie jak przyspieszenie składania wniosków, ich obsługi, zmniejszenie ilości papieru, realne oszczędności.
Czy w związku z elektronizacją postępowania będą bardziej transparentnie?
Na pewno wszyscy będą składali wnioski według jednego wzoru z jednakowymi załącznikami i to już będzie duży krok naprzód. Bo to znaczy, że niezależnie od tego, czy ktoś dziś inwestuje w Krakowie, a jutro w Nowym Targu, będzie składał taki sam wniosek i załączniki. Celem jest to, aby procedury stały się bardziej transparentne.
Jak długo wnioski będą przechowywane w chmurze?
Dokumenty w chmurze w plikach bieżących będą się znajdowały przez określony czas, a potem zostaną zarchiwizowane. Żeby się dostać do archiwum, trzeba będzie złożyć wniosek elektroniczny z jednodniowym wyprzedzeniem. Wówczas systemowo stanie się on znowu aktywny. Jest to dokładnie tak jak dzisiaj. Na bieżąco sprawa jest procedowana, a następnie trafia do archiwum, z którego może być wyciągnięta. Dla urzędu to też będzie korzystne. Nie trzeba będzie wciąż powiększać powierzchni archiwów i ręcznie opisywać plików dokumentów. Wszystko będzie spakowane i opisane w systemie.
A co w razie awarii systemu? Wszystkie dane znikną?
Zawsze robi się kopię zapasową dokumentów. Gdyby stało się coś z podstawowymi funkcjonalnościami systemu informatycznego, to jest zabezpieczenie, czyli backup. Na podstawie tego można w razie potężnej awarii odtworzyć dokumenty.
Czy ten system będzie współpracował z prowadzoną także przez GUNB Centralną Ewidencją Emisyjności Budynków?
Docelowo tak. Po kolejnych etapach będziemy wszystkie nasze systemy grupować i łączyć, tak żeby się wzajemnie widziały i wykorzystywały wspólne elementy.
Czy będzie można elektroniczny wniosek złożyć w urzędzie przy wsparciu merytorycznego pracownika? Tak żeby mniej wprawni inwestorzy też mogli go złożyć online.
Z badania wynika, że większe urzędy są lepiej przygotowane do obsługi internetu, wszelkich nowinek i postępowań. Gdy zaczęliśmy rozmawiać z organami o tworzeniu tego typu punktów obsługi interesantów, okazało się, że wiąże się to często z dodatkowym sprzętem, pomieszczeniem. Część urzędów wskazuje, że dysponuje dodatkową powierzchnią, część, że nie. W trudniejszej sytuacji są zazwyczaj te małe. Na pewno jedną z naszych rekomendacji będzie to, żeby takie punkty wsparcia dla tych, którzy są mniej biegli cyfrowo, powstały. Myślę, że liczba takich miejsc będzie stopniowo rosła.
Czy za pomocą serwisu e-budownictwo można będzie wydać pozwolenie budowlane?
Serwis e-budownictwo jest przeznaczony dla inwestorów, a nie dla urzędników. Urzędnik realizuje swoje zadania tak jak dotychczas w innych sprawach. Po rozpatrzeniu wniosku prześle decyzję przez e-PUAP na adres wskazany przez inwestora.
Czy powiaty mogą liczyć na szkolenia personelu?
Od kilku tygodni cyklicznie, co piątek, prowadzimy szkolenia urzędników online. Na razie dla tych prostszych wniosków. Taki sam cykl szkoleń otworzymy dla wniosków bardziej skomplikowanych, przede wszystkim z załączonym projektem budowlanym. Zdajemy sobie bowiem sprawę, że w urzędach pracują też osoby starsze, nie tak biegłe w systemach komputerowych. W razie wątpliwości można się też zgłaszać do naszego urzędu.
Czy GUNB będzie wymagał od powiatów raportów, sprawozdań dotyczących e-wniosków?
Nie. Docelowo jako administrator centralny będziemy widzieli, ile wniosków wpływa i ile zostało przetworzonych, uwzględnionych, odrzuconych.
W obszarze prawa budowlanego często mamy do czynienia z odwołaniami stron, czy też będzie się to odbywało przez serwis e-budownictwo?
Na tym etapie procedura odwoławcza będzie się odbywała tak jak do tej pory, ale stopniowo będziemy portal rozbudowywać o kolejne funkcjonalności. Docelowo mają one umożliwić prowadzenie postępowań, w tym odwoławczych, w pełnej formie elektronicznej. Dodam, że już teraz jest możliwość prowadzenia korespondencji odwoławczej z wykorzystaniem ePUAP.
Jakie jeszcze funkcjonalności znajdą się w przyszłości w serwisie?
Chcemy, żeby serwis e-budownictwo był połączony z nowym Rejestrem Wniosków Decyzji i Zgłoszeń. Aby wszystkie wnioski były przetwarzane w jednym docelowym systemie. I żeby nie składać dokumentów przez e-PUAP, a bezpośrednio w serwisie. Ideą jest to, aby w przyszłości można było zobaczyć na mapie, że tam, gdzie chcemy mieć inwestycję, jest wydane np. pozwolenie na budowę lub jakaś inna decyzja.
Czy każdy będzie miał dostęp do wniosków, czy tylko urzędnicy, a inwestor do swojego?
Nie, dostęp do wniosków będzie reglamentowany. Oznacza to, że dany wniosek będzie widział urząd, do którego został on skierowany, oraz inwestor, który będzie miał dostęp do wszystkich swoich wniosków, które będzie miał zapisane na swoim koncie użytkownika. Oczywiście pod warunkiem, że najpierw je w serwisie założy.
