Jak obliczyć świadczenie chorobowe, gdy jeszcze nie wypłacono trzynastki

Pracownik naszego urzędu, który został zatrudniony 1 czerwca 2023 r., stał się niezdolny do pracy 6 lutego 2024 r. Nie wypłacono jeszcze u nas dodatkowego wynagrodzenia, tzw. trzynastki. Czy w podstawie zasiłku uwzględniać trzynastkę, którą dopiero zamierzamy wypłacić?

Nie, jeśli do ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych trzynastka nie zostanie wypłacona, nie zostanie uwzględniona w podstawie wymiaru zasiłku. Po wypłacie trzynastki należy jednak wynagrodzenie chorobowe uzupełnić. Trzeba również zauważyć, że w opisywanej sytuacji pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie chorobowe, co wynika z art. 92 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z nim za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek:

• choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 80 proc. wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu;
• wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży – w okresie wyżej wskazanym – pracownik zachowuje prawo do 100 proc. wynagrodzenia;
• poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów – w okresie wskazanym powyżej – pracownik zachowuje prawo do 100 proc. wynagrodzenia.

Co ważne, zgodnie z art. 92 par. 2 k.p. wynagrodzenie chorobowe oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy. Zatem przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) odnoszące się do obliczania zasiłku należy odnosić także do obliczania wynagrodzenia chorobowego.

1/12 składnika rocznego

Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na art. 36 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Wynika z niego, że podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Zaś zgodnie z ust. 2, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy zatrudnienia, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Zatem w opisywanej sytuacji przeciętne miesięczne wynagrodzenie będzie obliczane z okresu obejmującego czerwiec 2023 r. – styczeń 2024 r., a więc pełnych miesięcy zatrudnienia.

W obliczeniach zasiłku należy uwzględnić jednak nie tylko miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, lecz także inne składniki wynagrodzenia. Zasady ich wliczania do zasiłku zostały określone w art. 42 ustawy zasiłkowej. I tak, zgodnie z ust. 1 tego przepisu, premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku. Z kolei ust. 2 stanowi, że składniki kwartalne wlicza się w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Natomiast ma podstawie ust. 3 składniki roczne (a więc także tzw. trzynastkę) wlicza się w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Wyrównanie później

Tak więc – zgodnie z ogólną zasadą – dla obliczenia podstawy wymiaru zasiłku należy uwzględnić 1/12 trzynastki. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że zacytowane wyżej art. 42 ust. 1–3 ustawy zasiłkowej mówią o kwotach „wypłaconych”. A w opisywanej sytuacji trzynastka nie została wypłacona. W tym miejscu powinna mieć zatem zastosowanie zasada określona w art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nią, jeżeli składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się składniki wypłacone za okres poprzedni. W opisywanej sytuacji jednak trzynastka za 2022 r. nie została wypłacona, bo pracownik dopiero w 2023 r. rozpoczął pracę u tego pracodawcy. Pracodawca wypłaca zatem wynagrodzenie chorobowe bez uwzględnienia przyszłej kwoty trzynastki. Po wypłacie trzynastki należy jednak zasiłek wyrównać.

Inna sytuacja miałaby miejsce, gdyby pracownik był zatrudniony dłużej i otrzymał trzynastkę za 2022 r. Wówczas pracodawca musiałby doliczyć do wynagrodzenia chorobowego za luty 2024 r. 1/12 trzynastki wypłaconej za 2022 r. Co ważne, po wypłacie trzynastki za 2023 r. wynagrodzenia nie należałoby przeliczać. Potwierdza to ZUS w „Komentarzu do ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – wybrane zagadnienia” stanowiącym załącznik do wytycznych nr 994800/0200/16/2023 członka zarządu nadzorującego pion świadczeń i orzecznictwa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 21 sierpnia 2023 r. ZUS w pkt. 311 wyjaśnia, że wypłata premii i innych składników wynagrodzenia po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłków nie powoduje ponownego ustalenia tej podstawy. ©℗