To, ilu ubezpieczonych płatnik zgłosi do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada, zdecyduje o jego obowiązkach

Nie byliśmy w tym roku płatnikiem zasiłków, bo w ubiegłym roku zatrudnialiśmy 19 osób na podstawie umowy o pracę. W tym roku jednak zatrudnienie wzrosło, w listopadzie 2023 r. zatrudniamy 23 osoby. Jeden z naszych pracowników przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim po wypadku, ale wróci do pracy prawdopodobnie w lutym. Kto będzie zobowiązany do wypłaty zasiłku chorobowego (wynagrodzenia chorobowego) – pracodawca czy ZUS?

Obowiązki płatników w kontekście wypłaty zasiłków określa art. 61 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Zgodnie z nim prawo do zasiłków określonych w ustawie i ich wysokość ustalają oraz zasiłki te wypłacają:

• płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (z wyjątkiem okresu po ustaniu ubezpieczenia);
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych:

‒ ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,

‒ ubezpieczonym prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym,

‒ ubezpieczonym będącym duchownymi,

‒ osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,

‒ ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Zatem tylko większe podmioty będą obarczone obowiązkami nie tylko samej wypłaty zasiłków, lecz także ich obliczania. Mniejsi płatnicy są zobowiązani do przekazywania ZUS jedynie zaświadczeń zawierających zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu, stanowiących podstawę wymiaru zasiłku. Wzór ten określono jako ZUS Z-3 (ZUS Z-3a w przypadku zleceniobiorców). Pozostałe obowiązki przejmuje na siebie ZUS.

Należy zwrócić przy tym uwagę, gdzie przepisy ustanawiają granicę między płatnikiem składek, który ma jednocześnie obowiązki zasiłkowe, a płatnikiem, który takiego obowiązku nie ma. We wspomnianym wyżej art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawa zasiłkowa mówi o zgłaszaniu do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób. Nie chodzi zatem o szeroko rozumiane zatrudnianie powyżej 20 osób lub „zgłaszanie do ZUS”, co może oznaczać także zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. To rozróżnienie jest ważne dla tych płatników, którzy zatrudniają zleceniobiorców, którzy mogą, ale nie muszą być zgłaszani do ubezpieczenia chorobowego przez płatnika.

przykład 1

przykład 2

Co ważne, także w kontekście opisywanej wyżej sytuacji, liczbę ubezpieczonych, od której zależą obowiązki płatnika, ustala się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Nie ma znaczenia, czy po 30 listopada u płatnika dojdzie do redukcji załogi lub jej zwiększenia. Status płatnika zasiłków zyskuje się albo traci na cały kolejny rok kalendarzowy.

W stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego, pod uwagę bierze się liczbę zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w pierwszym miesiącu, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

W opisywanej sytuacji kluczowe znaczenie ma art. 61 ust. 4 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim ZUS kontynuuje po 31 grudnia podjętą wcześniej wypłatę zasiłku, nawet jeżeli od 1 stycznia płatnik składek jest zobowiązany do wypłaty zasiłków. Zatem w opisywanej sytuacji do wypłaty zasiłku pracownikowi przebywającemu na zwolnieniu będzie zobowiązany ZUS.

W tym kontekście trzeba zwrócić uwagę, że ZUS, co oczywiste, będzie wypłacał zasiłek chorobowy, a nie wynagrodzenie chorobowe, mimo że rozpocznie się nowy rok kalendarzowy. Uznaje się bowiem, że jeśli niezdolność do pracy trwa nieprzerwanie na przełomie roku, do 1 stycznia kontynuuje się wypłatę tego rodzaju świadczenia, które było wypłacane 31 grudnia. Jeśli zatem ubezpieczony otrzymuje 31 grudnia jeszcze wynagrodzenie chorobowe, to 1 stycznia również je otrzyma, bez względu na to, że łączna długość pobierania wynagrodzenia przekroczy limit 33 dni (14 dla osób powyżej 50. roku życia). Analogiczna sytuacja dotyczy wypłaty zasiłku.©℗