Karty lunchowe zwolnione ze składek do wartości 450 zł

Nowelizacja rozporządzenia składkowego zwiększyła limit finansowania gotowych posiłków, od których nie trzeba odprowadzać ZUS. Wskazano wprost, że dotyczy on także bonów, talonów oraz kart przedpłaconych.

1 września 2023 r. wchodzi w życie rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 9 sierpnia 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. poz. 1665). Tym samym nie tylko podwyższono do 450 zł limit wartości finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom, lecz także uporządkowano kilka innych kwestii, które wywoływały wątpliwości lub były już nieaktualne. Następuje bowiem nowelizacja rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728; dalej: rozporządzenie), które zawiera listę przychodów ze stosunku pracy, od których nie odprowadza się składek

Oświadczenie nie wystarczy

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1230) i powtórzoną w rozporządzeniu podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Wyjątki zostały określone w art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (chodzi np. o wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków) oraz par. 2 rozporządzenia.

Do 31 sierpnia 2023 r. z oskładkowania była zwolniona wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu do wysokości 300 zł (par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia). Od 1 września limit ten zostaje zwiększony do 450 zł, ale to niejedyna zmiana w tym przepisie. Zgodnie z jego nowym brzmieniem zwolniona do tej kwoty jest także wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych. Dotychczas ZUS raczej zgadzał się, że bony czy talony korzystały z takiego zwolnienia, o ile pracownicy mogli wymienić je jedynie na posiłki i nie uprawniały do wymiany na ekwiwalent pieniężny. Wątpliwości dotyczyły przede wszystkim tzw. kart lunchowych. To rodzaj benefitu dla pracowników w postaci karty przedpłaconej, na którą pracodawcy przekazują miesięcznie określoną kwotę do wydania na zakup posiłków. Dotychczas takie karty były różnie oceniane przez ZUS pod kątem oskładkowania, a spór dotyczył przede wszystkim tego, co pracownicy mogą kupić za pomocą karty lunchowej. Problem sprowadzał się do tego, czy dana karta teoretycznie pozwalała kupić także coś innego niż gotowy posiłek (np. w sieci handlowej), a ograniczeniem było jedynie oświadczenie pracownika, że za pomocą karty kupuje tylko posiłek.

Z jednej strony możemy przywołać np. interpretację z 5 marca 2019 r., znak DI/100000/43/126/2019, wydaną na wniosek płatnika, który udostępniał swoim pracownikom bony żywieniowe i karty lunchowe. ZUS uznał, że z wyłączenia, o którym mowa w par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia, mogą korzystać te bony żywieniowe lub karty, które są przeznaczane tylko na zakup gotowych posiłków w przeznaczonych do tego punktach gastronomicznych.

Z drugiej strony może jednak przytoczyć interpretację ZUS z 2 czerwca 2023 r., znak WPI/200000/43/499/2023. W tym przypadku wnioskodawca zamierzał udostępnić pracownikom karty lunchowe, z których pomocą pracownicy mogli, korzystając z przypisanego do karty salda (mieszczącego się w limicie wynikającym z rozporządzania), nabywać gotowe posiłki oraz napoje u podmiotów, które akceptowały tę formę zapłaty. Pracodawca zaznaczył jednak, że nie jest w stanie w pełni zagwarantować, iż określone podmioty będą akceptowały wyłącznie zapłatę kartą za gotowe posiłki i napoje, chociaż pracownicy, którzy będą chcieli otrzymać kartę lunchową, będą musieli złożyć oświadczenie, że mogą wykorzystywać ją wyłącznie do zapłaty za gotowe posiłki oraz napoje.

ZUS uznał w tym przypadku, że wartość środków z karty powinna być oskładkowana, bo nie podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek wartość bonów, talonów czy innych znaków towarowych umożliwiających zakup wszelkich towarów, zarówno spożywczych nieprzetworzonych, jak i innych, np. przemysłowych, chemicznych itd. bądź usług realizowanych w sklepach, sieciach handlowych, specjalnych punktach. Dotyczy to w szczególności wartości środków znajdujących się na kartach płatniczych typu prepaid, doładowanych środkami pieniężnymi i przekazanych pracownikom z możliwością wykorzystania do zapłaty za różne towary i usługi oferowane przez zarówno placówki gastronomiczne, sklepy jak i punkty usługowe. ZUS zwrócił uwagę bowiem, że pracodawca nie może zweryfikować, czy pracownicy rzeczywiście zapłacili kartą za gotowy posiłek.

Podobne stanowisko ZUS zajął w piśmie z 8 lipca 2022 r., znak WPI/200000/43/821/2022. Odpowiedź została udzielona wnioskodawcy, który również chciał udostępnić kartę lunchową i zobowiązać pracowników regulaminem do używania jej w punktach określonych przez pracodawcę, tj. w punktach gastronomicznych takich jak restauracje, bary szybkiej obsługi, kantyny, w których można nabyć posiłki gotowe do spożycia oznaczone znakiem akceptacji. Pracownicy mieli składać stosowne oświadczenia dotyczące ograniczeń. ZUS także w tym przypadku uznał, że skoro par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia posługuje się pojęciem posiłków udostępnionych pracownikom do spożycia, w szczególności w postaci dania gotowego do spożycia, to nie można uznać, że z wyłączenia mogłaby również korzystać kwota dofinansowania artykułów w sieciach handlowych. A zdaniem ZUS wprowadzenie regulaminu i oświadczeń pracowników nie zagwarantuje, co dokładnie pracownicy z użyciem takiej karty kupią.

Powstaje jednak pytanie, w jakim stopniu zmieniony par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia ucina wszystkie wątpliwości. Wymienia on bowiem karty przedpłacone jako możliwy nośnik finansowania, ale wymaga, aby uprawniały do nabycia „wyłącznie posiłków” w placówkach gastronomicznych lub handlowych. Czas pokaże, czy ZUS również nie uzna, że karty, które teoretycznie pozwalają na zakup artykułu nienadającego się do bezpośredniego spożycia, nie korzystają z wyłączenia składkowego.

Uporządkowanie przepisów

Nowelizacja rozporządzenia przyniosła także wykreślenie par. 2 ust. 1 pkt 5 dotychczas przewidującego zwolnienie ze składek odpraw wypłaconych pracownikom powołanym do zasadniczej służby wojskowej na podstawie art. 125 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej. Jest nieco opóźnioną konsekwencją uchwalenia ustawy z 11 marca 2022 r. o obronie ojczyzny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2305; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641), która w kwietniu 2022 r. zastąpiła uchyloną ustawę o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej. Nowa ustawa przewiduje odprawę dla pracownika powołanego do terytorialnej służby wojskowej, a zasadnicza służba wojskowa w rozumieniu uchylonej ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej już nie występuje.

Szybko powstała wątpliwość, czy do tej odprawy także należy zastosować zwolnienie składkowe określone w rozporządzeniu. W tej sprawie ZUS zajął jednoznaczne stanowisko i uznał, że są to dwa różne świadczenia, a skoro odprawa z ustawy o obronie ojczyzny nie jest wprost wymieniona w rozporządzaniu, to ze zwolnienia nie korzysta (interpretacja z 1 lutego 2023 r., znak DI/100000/ 43/14/2023). W tej sytuacji wspomniany par. 2 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia od dłuższego czasu pozostawał przepisem martwym, a mógł jeszcze prowadzić do niepotrzebnego zamieszania i wątpliwości płatników, którzy nie wiedzieli o stanowisku ZUS w tej sprawie. Dlatego 1 września 2023 r. przepis ten podlega uchyleniu.

Niejako przy okazji porządkowania rozporządzenia usunięto także jego par. 2 ust. 1 pkt 1b, który zwalniał ze składek nagrody ministra gospodarki za szczególne osiągnięcia w eksporcie. Tego rodzaju nagród już się nie wypłaca, dlatego istnienie wspomnianego przepisu było bezprzedmiotowe.

Zmieniono także brzmienie par. 2 ust. 1 pkt 16a rozporządzania, zwalniającego ze składek dodatek za warunki pracy z tytułu wykonywania pracy za granicą (dodatek walutowy), przysługujący nauczycielom zatrudnionym w publicznych szkołach i szkołach polskich (dotychczas – szkolnych punktach konsultacyjnych) przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych Rzeczypospolitej Polskiej. Jest to jedynie dostosowanie przepisu do nowego nazewnictwa używanego w przepisach oświatowych.

Dla porządku trzeba dodać, że uchylono także bezprzedmiotowe obecnie pkt 31 i 32 w par. 2 ust. 1 rozporządzenia, odsyłające do nieobowiązujących już ustaw. W związku z tym uchylono także odnoszące się do tych punktów par. 2 ust. 2‒4 rozporządzenia.

Ponadto nowelizacja rozporządzania doprecyzowuje procedurę rozliczeń i przeliczeń walutowych składek przekazywanych przez inne podmioty niż płatnik składek, co ma niekiedy miejsce w przypadku pracowników delegowanych za granicę i wynika z obowiązujących w innych krajach przepisów. Po zmianach par. 4 rozporządzenia regulujący tę kwestię będzie stanowił, że stanowiące podstawę wymiaru składek przychody pracownika osiągane w walutach obcych wypłacane przez:

• płatnika składek ‒ przelicza się na złote w sposób przyjęty w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• pozostałe podmioty ‒ przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w dniu wypłaty, a jeżeli nie jest to dzień roboczy, to w następnym dniu, który jest dniem roboczym, a w przypadku gdy w tym dniu nie ogłoszono takiego kursu ‒ według ostatniego kursu ogłoszonego przed tym dniem. ©℗