Jak wliczyć do podstawy zasiłkowej nagrodę roczną w razie zmiany wymiaru czasu pracy

Pracownik poniżej 50. roku życia, który zachorował w maju (jest to jego pierwsza w tym roku niezdolność do pracy), ma prawo do wynagrodzenia chorobowego za pięć dni zwolnienia lekarskiego. Pracownik ten otrzymuje wynagrodzenie składające się z pensji zasadniczej 5400 zł, premii miesięcznej w wysokości 15 proc. wynagrodzenia za czas przepracowany. Poza tym w zakładzie pracy występują jeszcze nagrody roczne w wysokości do 20 proc. wypłaconego zasadniczego wynagrodzenia za pracę. W lutym 2023 r. pracownikowi wypłacono nagrodę za 2022 r. w kwocie 6480 zł. Jednak od 18 lipca 2022 r. pracownik przeszedł z 3/4 etatu na cały etat. Jak obliczyć podstawę wymiaru i wysokość wynagrodzenia chorobowego?

odpowiedź

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za maj 2023 r. będzie stanowiła suma przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za okres od sierpnia 2022 r. do kwietnia 2023 r., tj. po zmianie etatu, oraz 1/5 kwoty nagrody rocznej w kwocie przypadającej za pełne miesiące kalendarzowe po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od sierpnia do grudnia 2022 r.

Zasady ogólne

Pracownikowi, który nie osiągnął wieku 50 lat, za łącznie 33 dni choroby w roku kalendarzowym przysługuje wynagrodzenie w wysokości 80 proc. (tzw. wynagrodzenie chorobowe), płatne przez pracodawcę i finansowane z jego środków. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego oblicza się w ten sam sposób jak podstawę zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Oznacza to, że podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Podstawa może być ustalona z okresu krótszego, np. gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia z tytułu stosunku pracy. Wtedy bazę zasiłkową wyznacza się, przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe tego zatrudnienia. Przy czym przez „wynagrodzenie” uwzględniane w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego rozumie się przychód pracownika, od którego naliczane są składki na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. Jest to kwota odpowiadająca 13,71 proc. tej podstawy.

Podstawę wynagrodzenia/zasiłku chorobowego oblicza się, przyjmując te składniki wynagrodzenia, które podlegają objęciu składkami na ubezpieczenia społeczne i nie przysługują za okresy niezdolności do pracy.

Zatem odwracając sytuację, przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego nie uwzględnia się tych składników wynagrodzenia, które zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi, np. regulaminem wynagradzania albo umowami o pracę – jeśli pracodawca takiego regulaminu nie posiada (nie ma takiego obowiązku), przysługują za okres pobierania zasiłku/wynagrodzenia chorobowego. W razie braku postanowień o utrzymaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania chorobowego należy przyjąć, że składnik ten nie przysługuje za rzeczony okres i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak obowiązujące pracodawcę przepisy płacowe nie mają odpowiednich postanowień w tym zakresie, a pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres otrzymywania wynagrodzenia/zasiłku, to składnika tego nie uwzględnia się w podstawie jego wymiaru.

Z treści stanu faktycznego przedstawionego przez czytelnika wynika, że premie zarówno miesięczna, jak i roczna nie przysługują za okresy niezdolności do pracy, bo są ustalane od wynagrodzenia za czas przepracowany. A to oznacza, że podlegają wliczeniu do podstawy wynagrodzenia chorobowego za maj br. Należy teraz przeanalizować, w jakiej wysokości powinny być przyjęte, biorąc pod uwagę zmianę wymiaru czasu pracy w poprzednim roku, za który została wypłacona nagroda roczna.

Co do zasady, premie i inne składniki wynagrodzenia podlegające uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku bądź chorobowego przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy jego wymiaru średniej w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia tej. Natomiast premie, nagrody oraz inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania świadczeń zasiłkowych, uwzględnia się w podstawie wymiaru w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. [przykład 1]

Zmiana etatu

W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku (wynagrodzenia) chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których liczona jest podstawa (art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; dalej: ustawa zasiłkowa).

Gdyby zatem w opisywanym wyżej przypadku pracownik nie otrzymywał składnika rocznego, podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za maj 2023 r. stanowiłoby jedynie średnie miesięczne wynagrodzenie za okres od sierpnia 2022 r. do kwietnia 2023 r.

Jeśli chodzi o sposób wliczenia nagrody rocznej w takiej sytuacji, to obowiązuje zasada, że jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie roku poprzedzającego niezdolność, składnik roczny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym poprzedzającym tę niezdolność. Innymi słowy, obliczamy stosunek liczby etatów w miesiącach po zmianie do łącznej liczby wszystkich etatów w roku poprzednim i mnożymy wynik przez roczną kwotę nagrody. Następnie ustalamy nagrodę za jeden miesiąc po zmianie. [przykład 2]

Jeśli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce po zakończeniu roku poprzedzającego tę niezdolność, składnik roczny przyjmuje się w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. A jeżeli do zmian w wielkości etatu dochodziło częściej, np. jeżeli jednak zmiana miała miejsce w okresie roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność oraz kolejna modyfikacja zaszła po zakończeniu roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność, to należy obliczyć średni współczynnik wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym i składnik roczny przyjąć w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. [przykład 3]

Podstawy wymiaru zasiłku/wynagrodzenia przysługującego u tego samego pracodawcy nie oblicza się na nowo, jeżeli w pobieraniu wynagrodzenia za okres choroby i zasiłków – bez względu na ich rodzaj – nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy. Zasada ta nie ma jednak zastosowania, jeżeli między poszczególnymi okresami pobierania świadczeń zasiłkowych miała miejsce zmiana wymiaru czasu pracy. ©℗

przykład 1

przykład 2

przykład 3