Od 1 stycznia 2023 r. pracownica przebywa na urlopie wychowawczym. Jak ustalić jej podstawę wymiaru składek na ZUS, jeżeli przez cały poprzedni rok przebywała na urlopie macierzyńskim oraz rodzicielskim? Według umowy o pracę jej wynagrodzenie wynosi 3620 zł miesięcznie (pełny etat).

odpowiedź

Począwszy od stycznia 2023 r., podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowej stanowi kwota wynagrodzenia z umowy o pracę tej pracownicy, tj. 3620 zł. Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają nie tylko pracownicy, lecz także m.in. osoby przebywające na urlopach wychowawczych, jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń społecznych. Jeśli więc pracownik przejdzie na urlop wychowawczy udzielony przez pracodawcę na podstawie przepisów kodeksu pracy i nie będzie poza tym nigdzie dorabiał, np. na umowie zlecenia, to będzie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z racji urlopu. Nie podlega natomiast ubezpieczeniu chorobowemu ani wypadkowemu.

Zasady ogólne

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Przy czym podstawa wymiaru składek na wymienione ubezpieczenia osób przebywających na urlopie wychowawczym nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia.
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych za miesiące od stycznia do grudnia 2023 r. nie może być:
  • wyższa niż 4161 zł, tj. 60 proc. z 6935 zł (zgodnie z obwieszczenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 13 października 2022 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2023 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia; M.P. poz. 1014), oraz
  • niższa niż:
1) w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.: 2617,50 zł, tj. 75 proc. z 3490 zł (zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 13 września 2022 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości stawki godzinowej w 2023 r., Dz.U. poz. 1952)
2) w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.: 2700 zł, tj. 75 proc. z 3600 zł.
Oznacza to, że aby ustalić prawidłową kwotę podstawy wymiaru składek dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym, należy porównać:
  • kwotę graniczną odpowiadającą 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, obowiązującą w danym roku oraz
  • kwotę średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie

Przy jego ustalaniu płatnik uwzględnia wynagrodzenie, które wypłacił pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego, o ile to wynagrodzenie stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika w okresie 12 miesięcy przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to osiągnął. Jeśli pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, to w takiej sytuacji należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe trwania stosunku pracy. A jeżeli urlop wychowawczy rozpoczął się przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia, do ustalenia podstawy wymiaru składek należy przyjąć wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy. „Pełny miesiąc kalendarzowy” to także miesiąc, w którym zatrudniono pracownika od pierwszego dnia roboczego. Wynagrodzenie przyjmuje się w pełnej wysokości, a nie po odliczeniu części składek społecznych w wysokości odpowiadającej 13,71 proc.
Przerywasz urlop wychowawczy, nabywasz wypoczynkowy. Ministerstwo przymyka oko
Przerywasz urlop wychowawczy, nabywasz wypoczynkowy. Ministerstwo przymyka oko

Zobacz również
Jeżeli w okresie, za który płatnik uwzględnia wynagrodzenie przy ustalaniu podstawy wymiaru składek, pracownik nie uzyskał pełnego wynagrodzenia, ponieważ nie przepracował części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:
  • nie przyjmuje się wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy;
  • przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad właściwych dla danego rodzaju składników, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.
Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Uzupełnienie polega na przyjęciu wynagrodzenia:
  • miesięcznego określonego w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy – jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości;
  • które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy – jeżeli otrzymuje wynagrodzenie zmienne.
Wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się w jeden z poniższych sposobów:
1) przez podzielenie wynagrodzenia, jakie pracownik osiągnął za przepracowane dni robocze, przez liczbę tych dni i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień;
2) przyjęcie kwoty zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, która została wypłacona za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku – jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.
Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, które stanowi podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe, włącza się do podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego, w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. [przykład 1]
Jeśli zakład pracy zatrudnia pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy, przez co ma on zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, to podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie. Jeśli zaś na urlop wychowawczy idzie pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, który w umowie o pracę ma zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek stanowi odpowiednio obniżona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia, przy czym nie może być ona niższa niż 75 proc. minimalnego wynagrodzenia.

Ważne różnice

Zmiana wymiaru czasu pracy, w przeciwieństwie do ustalania podstawy zasiłków, nie wpływa na sposób ustalania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. To oznacza, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmuje się zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wielkości etatu. Co ważne – i co zarazem odróżnia obliczanie podstawy składkowej od podstawy wymiaru zasiłków – przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych uwzględnia się wszystkie składniki przychodu, które pracownik uzyskał ze stosunku pracy i które nie zostały wykluczone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Należy więc wliczyć w szczególności np.: nagrody uznaniowe, dodatki stażowe, służbowe, funkcyjne, składniki wynagrodzenia, nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, lecz od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, wartość szczepień, dopłat do ubezpieczenia dodatkowego pracownika.
Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek w kwocie wypłaconej pracownikowi za te miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie jest przyjmowane do podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. Jeśli przysługują one za okresy kwartalne, to wówczas wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął urlop wychowawczy. Jeśli przysługują za okresy roczne, uwzględnia się je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął urlop wychowawczy. Takie same zasady mają zastosowanie odpowiednio do składników wynagrodzenia przysługujących za inne okresy.
Płatnik składek nie musi ponownie ustalać podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, gdy:
  • w trakcie urlopu wychowawczego wygaśnie prawo do określonego składnika wynagrodzenia, który został włączony do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia i który w myśl umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy przysługiwał do określonego terminu (np. dodatek funkcyjny, specjalny);
  • zaprzestano wypłacania jakiegoś składnika wynagrodzenia (nie ma znaczenia, czy taki składnik wynagrodzenia został wliczony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia).
Jeśli pracownik rozpoczął urlop wychowawczy albo zakończył go w trakcie miesiąca, należy zmniejszyć proporcjonalnie kwotę ustalonej podstawy wymiaru składek. Dotyczy to wszystkich przypadków, tzn. gdy kwota ta odpowiada:
  • kwocie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop,
  • kwocie równej 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego,
  • kwocie równej 75 proc. minimalnego wynagrodzenia. [przykład 2]

przykład 1

Na cały etat
Pracownica jest na urlopie wychowawczym od 17 stycznia 2023 r. Pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy. W okresie poprzedzającym urlop wychowawczy, tj. styczeń– –grudzień 2022 r.:
• od 26 listopada 2021 r. do 29 stycznia 2022 r. pobierała zasiłek chorobowy;
• od 30 stycznia 2022 r. do 18 czerwca 2022 r. przebywała na urlopie macierzyńskim;
• od 19 czerwca do 30 lipca 2022 r. przebywała na urlopie rodzicielskim (pierwsza część 6 tygodni);
• od 31 lipca do 4 września 2022 r. korzystała z urlopu wypoczynkowego;
• od 5 września do 31 grudnia 2022 r. ponownie korzystała z urlopu rodzicielskiego.
Pracodawca uwzględnia jedynie wynagrodzenie za sierpień 2022 r. (urlopowe). W lipcu i sierpniu 2022 r. kobieta przepracowała mniej niż połowę obowiązującego ją w każdym z tych miesięcy czasu pracy (na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego).

przykład 2

W trakcie miesiąca
Dla pracownicy przebywającej na urlopie wychowawczym od 10 stycznia 2023 r. ustalono podstawę wymiaru składek społecznych w wysokości 4161 zł, tj. 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Za styczeń 2023 r. będzie ona wynosiła 2952,97 zł:
4161 zł : 31 dni stycznia x 22 dni podlegania ubezpieczeniom z urlopu wychowawczego = 2952,97 zł.©℗

Ubezpieczenie zdrowotne

Osoba na wychowawczym podlega też obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli nie ma innych tytułów do tego ubezpieczenia. Podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego. Składka jest miesięczna i niepodzielna, zatem ustalając podstawę jej wymiaru za dany miesiąc rozliczeniowy, nie stosuje się zasady proporcjonalnego jej zmniejszania w stosunku do okresu podlegania temu ubezpieczeniu. Podstawa wynosi więc 620 zł. ©℗
Podstawa prawna
•art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 9 ust. 6, art. 18 ust. 5b, ust. 9, ust. 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2476)
•art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 256; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2770)