Nadal mogą składać rozliczenia składek w formie pisemnej. Akurat w ich przypadku przepisy się nie zmieniły. Jednak muszą być czujni, bo obowiązek posiadania profilu na Platformie usług elektronicznych zus dotyczy także ich, a organ rentowy może doręczać tam korespondencję
O wydawałoby się niewinnym przepisie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), który nakazuje wszystkim płatnikom założenie profilu na PUE ZUS, zrobiło się niedawno głośno za sprawą rzecznika praw obywatelskich. Podjął on interwencję w sprawie przedsiębiorcy w wieku ponad 60 lat, który poskarżył się rzecznikowi, że nowe przepisy go dyskryminują, bo wymagają składania miesięcznej deklaracji rozliczeniowej wyłącznie elektronicznie. Prezes ZUS uspokoiła RPO, że wbrew temu, co stwierdzono w skardze, nadal można tego rodzaju dokumenty składać papierowo. Nie rozwiązuje to jednak problemu osób, które nie chcą kontaktować się z zakładem elektronicznie i wolą formę papierową. ZUS może bowiem doręczać wiele informacji jedynie na profilu w PUE, a docelowo będzie to jedyna forma kontaktu z zakładem.
Co nowego
Problematyczny przepis obowiązujący od 1 stycznia 2023 r. to art. 47b ust. 1 ustawy systemowej. Zgodnie z nim płatnik składek jest obowiązany założyć profil w PUE ZUS w terminie 7 dni od:
- daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby;
- daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia, albo na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących.
Jeśli tego nie zrobi, nie zostanie nałożona na niego żadna sankcja, bo profil ten założy płatnikowi ZUS. Ma on jednak obowiązek utrzymania aktywnego profilu oraz przekazania ZUS adresu elektronicznego. Nie ma jednak sankcji za niedopełnienie także tego obowiązku.
Płatnicy, którzy na 31 grudnia 2022 r. już podlegali ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu lub zatrudniali osobę, która mu podlega, byli zobowiązani do założenia profilu do końca 2022 r. Jeśli jednak tego nie zrobili, zrobi to za nich ZUS do końca stycznia 2023 r.
Zgodnie zaś z kolejnym nowym przepisem (art. 47c ustawy systemowej) pismo, które jest doręczane do ZUS w postaci elektronicznej na profilu informacyjnym w PUE ZUS, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo wykorzystuje się sposób potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępniony bezpłatnie przez ZUS. Przepis mówi o „piśmie, które jest doręczane do ZUS w postaci elektronicznej”, co wskazuje, że istnieje także inny sposób doręczenia pism do ZUS. I tak jest w istocie. Nie zmienił się bowiem przepis, który pozwala najmniejszym płatnikom doręczać pisma w wersji papierowej. Skąd więc zamieszanie i interwencja RPO?
Teoretycznie po staremu
Chodziło prawdopodobnie o to, że nie do końca wyjaśniono, po co najmniejszym płatnikom profil na PUE. Przyjrzyjmy się więc przepisom. Zgodnie z niezmienionym art. 47a ust. 1 ustawy systemowej, który ustanawia ogólną zasadę, płatnicy składek są obowiązani przekazywać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe oraz inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS została odpowiednio potwierdzona, lub za pośrednictwem „systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Zakład”, a więc właśnie PUE ZUS. Dokumenty elektroniczne opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów.
Kluczowy dla małych płatników jest tu jednak art. 47a ust. 2, zgodnie z którym płatnicy składek rozliczający składki nie więcej niż za pięć osób, a w tym osoby opłacające składki tylko za siebie, mogą przekazywać wymienione dokumenty w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z oprogramowania, o którym była mowa w ust. 1. Przepis ten nie uległ zmianie i nadal obowiązuje. Nie ma zatem przeszkód, aby mali płatnicy nadal składali dokumenty rozliczeniowe w formie papierowej.
Warto pamiętać, że formę papierową w wyjątkowych sytuacjach mogą stosować także więksi płatnicy. Zgodnie z art. 47a ust. 3 w uzasadnionych przypadkach ZUS może upoważnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż pięć osób do przekazywania dokumentów w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych, z oprogramowania, o którym mowa w ust. 1. Przepis mówi o upoważnieniu do „przekazywania”, a nie tylko do „przekazania”, co prowadzi do wniosku, że chodzi nie tylko o jednorazowe przypadki (np. związane z problemami z elektroniczną wysyłką dokumentów), lecz także o długotrwałą zmianę sposobu przekazywania dokumentów. Jak ma to miejsce w wielu przepisach ubezpieczeniowych, mowa jest o „uzasadnionych” przypadkach, co pozostawia pole do oceny tej sytuacji przez ZUS.
Trzeba także pamiętać o art. 47a ust. 4, zgodnie z którym dokumenty przekazywane w sposób niezgodny z wymienionymi wymogami nie są przez ZUS przyjmowane, co jest równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów. W praktyce najczęściej chodzi o sytuację, gdy płatnik, który jest zobowiązany do złożenia dokumentów w formie elektronicznej, składa je w formie papierowej. ZUS ich wówczas nie uwzględni. Ponadto ZUS nie przyjmuje dokumentów, które „nie mogą być przetworzone przy użyciu technologii automatycznego odczytu stosowanej przez Zakład” i wówczas traktuje się je jako nieprzekazane.
Wreszcie warto zwrócić uwagę na ust. 6 omawianego artykułu. Zgodnie z nim płatnikom składek, o których mowa w ust. 1 (a więc tym, którzy mają obowiązek składania elektronicznych dokumentów), ZUS ma prawo przekazywać informacje w formie dokumentu elektronicznego poprzez transmisję danych.
I tak trzeba zaglądać na profil
Nie oznacza to jednak, że gdy mali płatnicy wyślą dokumenty pocztą, to i ZUS w ten sam sposób będzie się z nimi kontaktował. W założeniu będzie on porozumiewał się z płatnikami tylko w formie elektronicznej. Zapowiedzią tego trendu były m.in. formalności związane z pomocą dla płatników przyznawaną w czasie pandemii. Wnioski o umorzenie składek na tej podstawie mogły być np. składane jedynie w formie elektronicznej.
Obecnie elektronicznie płatnik otrzymuje np. informację roczną dla płatnika składek albo informację o stanie konta. Aby otrzymać te dokumenty pisemnie, musi zwrócić się o to również pisemnie. Z kolei np. zawiadomienie o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej płatnika w danym roku składkowym ZUS doręcza wyłącznie w postaci elektronicznej na profilu PUE ZUS. Ważne dla płatników są także przepisy o doręczeniach, które weszły w życie pod koniec ubiegłego roku. Pozwalają one ZUS dokonywać doręczeń na profil na PUE ZUS. Jeśli ktoś nie będzie obsługiwał tego profilu, to może nie zapoznać się z ważnym pismem, co może negatywnie wpłynąć na jego sytuację. Tym samym, nawiązując do przykładu 60-letniego przedsiębiorcy, który złożył skargę do ZUS, może on nadal kontaktować się z ZUS w formie pisemnej, ale powinien pamiętać, że ZUS może pisma urzędowe dla niego doręczać już elektronicznie - właśnie przez PUE ZUS. ©℗
opinie
Nadal istnieje możliwość przekazywania dokumentów do ZUS w formie pisemnej. Zgodnie z art. 47a ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest ona jednak ograniczona wyłącznie do najmniejszych płatników składek, tj. rozliczających składki za maksymalnie pięć osób. Nie można jednak pomijać wyraźnej tendencji ustawodawcy do pełnej elektronizacji postępowań przed organami. Nie inaczej jest w przypadku ZUS, gdzie już teraz każdy płatnik składek zobowiązany jest mieć konto w systemie informatycznym ZUS PUE, a organ rentowy ma możliwość stosowania doręczeń elektronicznych m.in. za jego pośrednictwem. W tym kontekście nie można wykluczyć, że wkrótce problem dyskryminacji osób nieodnajdujących się w pełni w cyfrowej rzeczywistości nabierze znaczenia. Obecne rozwiązania zdają się bowiem mieć charakter przejściowy, a celem niewątpliwie jest pełna elektronizacja postępowań. Z pewnością podniesione przez Radę Praw Człowieka ONZ pojęcie ageizmu będzie wymagało w dobie postępującej cyfryzacji społeczeństwa rozwiązań systemowych i odpowiedniego dostosowania prawa. Problem elektronizacji postępowań przed ZUS ma przy tym najbardziej powszechny charakter, bo dotyczy każdego przedsiębiorcy będącego płatnikiem. Obawiam się jednak, że tendencja jest taka, iż w przyszłości osoby starsze będą miały problem, jeżeli są przedsiębiorcami. Polskie prawo traktuje bowiem przedsiębiorców w sposób bardzo ostry, uznając, że skoro ktoś jest przedsiębiorcą, to musi znać się na wszystkim, co go dotyczy. Wiek nie był dotychczas nigdy okolicznością łagodząca jakieś obowiązki i obawiam się, że nie będzie także w przyszłości.©℗
Obowiązujący od 1 stycznia 2023 r. art. 47b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nakazuje posiadanie aktywnego konta na portalu PUE ZUS przez każdego płatnika składek - niezależnie od tego, za ilu ubezpieczonych opłaca składki. Jeśli nie założy konta samodzielnie, dokona tego za niego sam ZUS. Nowelizacja ustawy systemowej nie zmieniła jednak art. 47a. Zgodnie z nim zasadą jest składanie przez płatników zgłoszeń do ubezpieczeń, imiennych raportów miesięcznych, deklaracji i innych rozliczeniowych za pośrednictwem platformy PUE ZUS. Jednak płatnicy rozliczający składki nie więcej niż za pięć osób mogą przekazywać ww. dokumenty w formie papierowej na urzędowym formularzu.
W uzasadnionych przypadkach (niezdefiniowanych w ustawie) ZUS może upoważnić do składania dokumentów ubezpieczeniowych również płatnika zgłaszającego więcej niż pięciu ubezpieczonych. Przepis nie przewiduje tu górnej granicy.
Nie zmienia to jednak faktu, że wyjątek od formy elektronicznej dotyczy jedynie dokumentów składanych przez płatnika do organu rentowego, nie zaś korespondencji, jaką od 1 stycznia 2023 r. ZUS kieruje do płatnika. ©℗
Podstawa prawna
•art. 47a‒47c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2476)