Nasi pracownicy otrzymują ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Jest on wypłacany ryczałtowo, lecz pomniejszany o dni nieobecności w pracy. Czy zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania składkami ZUS podlega jedynie ekwiwalent naliczany na podstawie indywidualnych kosztów ponoszonych przez pracownika. W jaki sposób obliczyć te koszty indywidualnie?

odpowiedź

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej powinien obejmować faktycznie poniesione przez pracownika koszty prania. Wypłacanie go w postaci stałej, zryczałtowanej kwoty jest coraz częściej kwestionowane przez ZUS.

Ogólne wymagania...

Zgodnie z ogólnymi przepisami pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W ramach tego obowiązku powinien on nieodpłatnie dostarczać pracownikom środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować pracowników o sposobach posługiwania się tymi środkami. Zgodnie z art. 2377 par. 1 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek dostarczać pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
  • jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
  • ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

...i kwestionowana praktyka

Należy tutaj wyraźnie podkreślić, że przepisy wskazują na ekwiwalent („rzecz równa innej wartością” – internetowy Słownik Języka Polskiego PWN: sjp.pwn.pl; chodzi tu o kwotę odpowiadającą wysokości faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków), a nie ryczałt („kwota o ustalonej z góry wysokości, przeznaczona na jakieś wydatki, wyliczona bez podziału na poszczególne pozycje” – internetowy SJP PWN: sjp.pwn.pl).
Pracodawca nie powinien wypłacać ekwiwalentu pieniężnego wszystkim pracownikom w jednakowej, z góry ustalonej wysokości, obniżając jego wysokość np. jedynie o absencje, lecz na podstawie przedstawionych przez pracowników kalkulacji, z których powinny jednoznacznie wynikać poniesione koszty.
!Przepisy bhp nie określają, w jaki sposób należy ustalać wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, wypłacanego pracownikowi, któremu pracodawca zlecił takie czynności. Wskazują jedynie, że wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez pracownika.
Więzy rodzinne w firmie nie mają wpływu na obowiązek składkowy
Więzy rodzinne w firmie nie mają wpływu na obowiązek składkowy

Zobacz również
Problem w tym, że przepisy bhp nie określają, w jaki sposób należy ustalać wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej wypłacanego pracownikowi, któremu pracodawca zlecił takie czynności – wskazują jedynie, że wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez pracownika. Wieloletnia praktyka, stosowana w większości zakładów pracy, polegała na ustaleniu stałej, zryczałtowanej kwoty, jaką pracownicy zatrudnieni na określonych stanowiskach pracy otrzymywali w okresach miesięcznych lub kwartalnych. Pierwszy zakwestionował ją gdański oddział ZUS, który w decyzji nr 62 z 3 marca 2014 r. (sygn. DI/100000/43/57/2014) wskazał, że wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez konkretnego pracownika. Taka interpretacja, niewątpliwie zbieżna z literalną wykładnią przepisu zawartego w art. 2379 par. 3 k.p., powoduje, że pracodawcy wypłacający personelowi ekwiwalent pieniężny na pranie odzieży roboczej powinni skrupulatniej przyjrzeć się kwestii dokumentacji wykazującej koszty poniesione przez pracowników.

Warto przygotować rozliczenia

Sądzę, że stosunkowo najprostszym rozwiązaniem byłoby przygotowanie dla pracowników wzoru takiego rozliczenia (np. w postaci tabeli) zawierającego, poza danymi identyfikującymi danego pracownika (imię i nazwisko, stanowisko, nazwa komórki organizacyjnej itp.), liczbę prań, zestawienie poniesionych wydatków w postaci: kosztów energii elektrycznej (znajomość posiadanej taryfy oraz zużycie prądu przez pralkę, określone w dokumentacji dostarczonej przez producenta, umożliwiają oszacowanie tych kosztów), kosztów zużytej wody i proszku do prania (ilość zużytego detergentu w odniesieniu do średniej ceny opakowania). Można się również pokusić o rozliczenie kosztów amortyzacji pralki (przyjmując, że średnio w gospodarstwie domowym wykonuje się dwa prania tygodniowo, a pralka powinna służyć przez okres co najmniej pięć lat, można przyjąć, że w trakcie jej eksploatacji urządzenie wykona co najmniej 520 prań; takie założenie pozwala – po ustaleniu ceny zakupu urządzenia – na obliczenie wartości każdorazowego „zużycia”, inaczej mówiąc: amortyzacji pralki). Otrzymaną wielkość należy każdorazowo odnosić do konkretnie wykonywanych, niezbędnych prań odzieży roboczej.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w rozliczeniu uwzględnić również czas, jaki w wolnych chwilach po pracy trzeba przeznaczyć na prozaiczne, ale niezbędne czynności związane z obsługą pralki – zwłaszcza z prasowaniem ubrania, które wcześniej trzeba rozwiesić, aby wyschło – i zużyty na ten cel prąd. Oczywiście przy tym wszystkim trzeba zwrócić uwagę, czy wprowadzenie zbyt drobiazgowych wyliczeń nie prowadzi do absurdów, w których wyniku koszty wykazane przez pracowników w sposób znaczący przewyższą koszty, jakie pracodawca poniósłby, gdyby zlecał pranie odzieży roboczej podmiotowi zewnętrznemu (firmie świadczącej usługi pralnicze).

Zyska tylko firma

W mojej ocenie pracodawca asekuracyjnie powinien samodzielnie obliczyć, zgodnie z powyższymi wskazówkami, średni koszt jednego prania oraz ocenić częstotliwość, z jaką pracownicy powinni prać powierzoną im odzież. Niewątpliwie inaczej będzie się on kształtował w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, a inaczej produkcyjnych. Obliczony przez pracodawcę średni koszt prania pozwoli pracodawcy określić w wewnętrznym akcie prawnym regulującym kwestię zasad zapewnienia i gospodarowania odzieżą roboczą (np. w regulaminie pracy) górny limit, jaki przysługuje pracownikom za pranie odzieży roboczej we własnym zakresie. Warto to zrobić na tyle starannie, aby w razie potrzeby móc wykazać, że wycena jest poparta dokonanymi wyliczeniami. Takie rozwiązanie zabezpieczy pracodawcę przed zaskakującymi wydatkami, a jednocześnie pozwoli zaplanować budżet na powyższy cel.
Pracownicy powinni natomiast otrzymać od pracodawcy wzorcowe formularze rozliczeń ekwiwalentu za pranie i po odpowiednim wypełnieniu, w określonych przez pracodawcę terminach (np. do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje ekwiwalent) składać je do właściwej komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za rozliczenia tego ekwiwalentu (np. działu gospodarczego, sekcji administracyjnej itp.). Naturalnie formularze rozliczeń powinny być przechowywane jako dokumentacja podlegająca kontroli ZUS i urzędów skarbowych. Z uwagi na to, że pracodawca nie ma możliwości precyzyjnej weryfikacji kosztów prania odzieży roboczej ponoszonych przez pracowników (pracownicy nie mają prawa przedstawienia rachunku lub faktury, tak jak robi to przedsiębiorstwo świadczące usługi pralnicze), może on bazować wyłącznie na oświadczeniach złożonych przez pracowników. Pracodawcy trudno będzie również, o ile nie będzie w stanie udowodnić oświadczenia nieprawdy, zarzucić pracownikom zmowę tylko dlatego, że oświadczenia opiewają na podobną lub taką samą kwotę.
Jak już wcześniej wspomniano, zaproponowane powyżej rozwiązanie nie ma umocowania w konkretnych, obowiązujących przepisach prawa. Stanowi ono jedynie próbę odniesienia się do nader literalnej, zastosowanej przez ZUS i urzędy skarbowe wykładni przepisu. Pracodawca, który nie chce dokonywać takich rozliczeń, może oczywiście odstąpić od ich prowadzenia. Niestety odbędzie się to kosztem braku możliwości zwolnienia ekwiwalentu (a raczej w tym przypadku „ryczałtu”) z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i oskładkowania składkami ZUS. Trzeba bowiem przypomnieć, że zwolnieniom podlegają jedynie te świadczenia rzeczowe bądź ekwiwalenty za świadczenia, które są wypłacane (wydawane) zgodnie przepisami bhp. ©℗
Podstawa prawna
•art. 207, art. 2376, art. 2377, art. 2378 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)